POSTE A POURVOIR. Assistant(e) de gestion DESCRIPTIF

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1 POSTE A POURVOIR Assistant(e) de gestin DESCRIPTIF Présentatin de l entreprise En 12 ans, l entreprise PHENIX CONSEILS a réussi à se faire recnnaitre cmme un acteur incnturnable de la préventin du risque incendie auprès de grands dnneurs d rdres industriels. Ses missins d ingénierie dans le secteur industriel et nucléaire la cnduise à réaliser des audits, études de dangers pur des infrastructures cmplexes et des ICPE ainsi que des assistances techniques en explitatin. Dans le milieu de l ingénierie industriel, PHENIX CONSEILS se distingue par sa dimensin humaine et sn prfessinnalisme. En 2014, sn CA a atteint 1,3 millins d eurs pur un effectif de 10 persnnes. Au fil des années, PHENIX CONSEILS a fait preuve d adaptatin et d engagement pur accmpagner ses clients et répndre à leurs évlutins réglementaires et techniques. En 2014, PHENIX CONSEILS a btenu la certificatin ISO 9001et la qualificatin EDF/UTO. Sn bjectif est d apprter un service plus cmplet à ses clients en étffant sn champ de cmpétences en préventin du risque industriel. Missin principale Cntribuer au bn fnctinnement, à l rganisatin, à la gestin administrative et la gestin de la sciété. Statut Emplyé (ETAM au sens de la cnventin SYNTEC). Type de cntrat Cntrat à durée déterminée (CDD puis CDI). Recrutement impératif au 08/12/2016. Lcalisatin du pste Pste situé sur la régin Rhône Alpes Auvergne PIERRELATTE Hraires Plein Temps (35 h/semaine). Salaire PHENIX CONSEILS Fiche de pste à purvir 2016_06 «Assistante de gestin» V21/10/2013 1/5

2 A partir de 24 k bruts annuel. Cnventin SYNTEC. Cntact Sciété : Hervé THOMAS Cgérant Rland DEPEYRE - Cgérant Tel : u Tel : u h.thmas@phenix-cnseils.cm rland.depeyre@phenix-cnseils.cm Missins principales Cmptabilité et Gestin financière d entreprise : Gérer et enregistrer les pératins cmptables (enregistrement, rapprchement bancaire et suivi, déclaratin et paiement de la TVA). Actualiser les utils de gestin de la structure au myen de tableaux de brd, d'échéanciers,... Effectuer les virements à l issue de l éditin des fiches de salaire et des avances u rembursements de frais. Assurer les différents muvements bancaires sur rdre de la Directin (paiement furnisseurs, équilibrage de cmpte, affacturage ). Assurer la planificatin, la créatin et le suivi des factures clients et les relances règlements. Alerter en cas de prblèmes dérives. Gestin du persnnel et management : Assurer les enregistrements relatifs à la gestin du temps de travail (absences, cngés, ) Assurer le suivi des dssiers administratifs des persnnels. Assurer le suivi des frmatins et des recyclages bligatires. Assure le suivi des visites médicales. Assurer les suivis administratifs (URSSAF, mutuelle, retraites etc.). Cntrôler les frais de déplacement. Suivre les cmmandes et l attributin des tickets restaurant. Etre l interface entre la directin et les différents acteurs de l entreprise en cas d absence des dirigeants. Faire respecter les règles et décisins de la directin avec diplmatie. Organisatin administrative et cmmunicatin : PHENIX CONSEILS Fiche de pste à purvir 2016_06 «Assistante de gestin» V21/10/2013 2/5

3 Gérer la dcumentatin légale de la Sciété. Réceptinner, trier, diffuser l infrmatin sus cuvert de la Directin (messagerie, téléphne, internet, ). Traiter le currier départ (cntrôle, enregistrement, envi) et arrivée (dispatching), tant le currier pstal qu électrnique. Participer à la planificatin des rendez-vus et réunins internes et externes (salarié/directin, Directin/clients, ). Rédiger et mettre en frme des cmptes rendus. Assurer l rganisatin administrative et lgistique des déplacements, réservatins, Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les curriers mis à la signature de la Directin. Organiser et réaliser le classement et l archivage des dssiers et de la dcumentatin. Assurer la gestin du fichier chrnlgique des dcuments émis et reçus. Mettre en frme et vérifier l rthgraphe des dcuments émis, seln les exigences Qualité de la sciété. Assurer l accueil physique (lgistique et relatinnelle) et téléphnique de la sciété. Alerter sa directin en cas de dérives cnstatées. Assister les dirigeants dans les prjets d rganisatin à cnduire à CT, MT, LT. Cncevir les tableaux de suivi de sa prpre activité. Gestin des Achats : Assurer les cmmandes validées par la Directin. Gérer les matériels et furnitures lgistiques et administratifs de la sciété. Cntrôler le respect des cnditins de réalisatin des différents cntrats d entretien et lgistique (nettyage, espaces verts, véhicules de sciété, ). Alerter en cas d écarts, de dérives. Mettre en œuvre les actins crrectives sus cuvert de la directin. Assure la mise à jur du fichier furnisseurs. Administrative des ventes : Participer à la rédactin et la mise en frme de répnses aux appels d ffre. Réaliser les envis des livrables aux clients. Assurer la gestin et le suivi des frmalités d accès chez les clients. Mettre à jur les tableaux de brd et indicateurs cmmerciaux. PHENIX CONSEILS Fiche de pste à purvir 2016_06 «Assistante de gestin» V21/10/2013 3/5

4 Psitinnement hiérarchique Rattachement hiérarchique à la Directin de la sciété. Relatins fnctinnelles Interne : Externe : Ensemble des cllabrateurs. Médecine du travail. Cmptable. Organismes bancaires. Organismes de frmatin. Furnisseurs. Clients. Cnditins particulières d exercice du pste Savir être : l assistant(e) dit être capable de : S exprimer avec aisance, Travailler en équipe, Faire preuve d autnmie, d initiative et être frce de prpsitin auprès de sa directin, Faire preuve d adaptatin face aux situatins et aux persnnes, Psséder des qualités relatinnelles (sens de l écute, diplmatie, ), Faire preuve d une dispnibilité imprtante dans le respect des hraires, Rendre cmpte à sa hiérarchie, Faire preuve d un devir de réserve, de lyauté et de cnfidentialité, Faire preuve de rigueur et d rganisatin, Cnnaissances : L assistant(e) dit cnnaitre : Les lgiciels, les mdèles de présentatin de dcuments de traitement de texte et de tableurs utilisés dans la sciété, La messagerie et les agendas électrniques, La cmptabilité générale et l utilisatin du lgiciel de cmptabilité (CEGID), Les ntins de calcul de cûts et de gestin d entreprise (Cmpte de résultat, EBE, trésrerie), Les règles de rédactin, PHENIX CONSEILS Fiche de pste à purvir 2016_06 «Assistante de gestin» V21/10/2013 4/5

5 Les techniques de gestin de temps. Savir-faire : L assistant(e) dit être capable de : Appliquer les prcédures et indicateurs qualité de la sciété, Respecter les exigences rganisatinnelles des clients, Anticiper les prcédures d accès aux sites nucléaires. Myens mis à dispsitin Myens bureautiques. Pste infrmatique. Lgiciel de cmptabilité CEGID. Véhicules de service cllectifs uniquement pur des besins prfessinnels et en fnctin des nécessités de service. Evlutin pssible du pste Animer une équipe d assistantes. PHENIX CONSEILS Fiche de pste à purvir 2016_06 «Assistante de gestin» V21/10/2013 5/5