PREFET DE LA REGION GUYANE

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1 PREFET DE LA REGION GUYANE 2014/141224/MP.SGAR-DE PERSONNE PUBLIQUE CONTRACTANTE Préfecture de la région Guyane Rue Fiedmond CAYENNE CAHIER DES CHARGES DU 24 DECEMBRE 2014 ETABLI EN APPLICATION DU CODE DES MARCHES PUBLICS Mission d Assistance à Maîtrise d Ouvrage dans le cadre des suites de l audit de la Commission Européenne sur le Fonds Social Européen (FSE) Le présent cahier des charges comprend 6 pages numérotées de 1 à 6 Page 1 sur 6

2 SOMMAIRE Article 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. 3 Article 2 - NATURE ET DUREE DU MARCHE. 3 Article 3 - CONTENU DES PRESTATIONS Contexte du marché Contenu de la prestation et délai de réalisation 3 Article 4 MODALITES D EXECUTION DE LA PRESTATION Modalités d exécution Suivi d exécution Lieu d exécution Moyens humains Durée du contrat et calendrier d exécution 5 Article 5 - DISPOSITIONS FINANCIERES Composition du prix du marché Avance forfaitaire Facturation-paiement 5 Article 6 - CONDITIONS DE RESILIATION 6 Article 7 - REFACTION 6 Article 8 - REDRESSEMENT ET LIQUIDATION JUDICIAIRE 6 Page 2 sur 6

3 Article 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. La présente consultation a pour objet de confier une mission d assistance à maîtrise d ouvrage dans le cadre de la réponse à apporter aux remarques de la Commission Européenne lors de son audit de système de gestion et de contrôle du PO FSE Les prestations qui font l objet de la consultation sont précisées à l article 3. Article 2 - NATURE ET DUREE DU MARCHE. Il s agit d un marché sous forme de consultation adaptée à tranches conditionnelles à bon de commande conformément aux dispositions des articles 28, 72 et 77 du code des marchés publics. Le marché est alloti. Les candidats ont la possibilité de déposer une offre sur la totalité du marché ou sur un lot. Le marché prendra effet à compter de sa date de notification. Les délais de réalisation sont prévus à l article 2-2 du règlement de consultation. Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée dans le règlement de consultation. Le marché n est pas reconductible. Article 3 - CONTENU DES PRESTATIONS 3-1. Contexte du marché Conformément au règlement n 1083/2006 de la Commission Européenne, et plus particulièrement son article 72 2, la Commission Européenne via son unité d audit de la DG Emploi a réalisé un audit sur place du système de gestion et de contrôle du PO FSE Cet audit s est déroulé du 15 au 25 septembre 2014 et a porté plus précisément sur le fonctionnement de ces systèmes au niveau de l autorité de gestion, le Préfet, de l autorité de certification, la DRFiP, de l organisme intermédiaire, la Région, et au niveau des services instructeurs, DIECCTE et Région. Les auditeurs ont tout d abord examiné la structure, l efficience et l efficacité des systèmes de gestion et de contrôle mis en œuvre par le Préfet de la Guyane en collaboration avec la Direction régionale des finances publiques et la Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles. Ils ont ensuite audités les réalisations des dossiers. Ils ont procédé pour 16 (8 DIECCTE et 8 Région) dossiers à une revue documentaire et ont procéder à un audit sur place pour 8 de ces 16 dossiers (4 DIECCTE et 4 Région). Suite à cette mission, un rapport provisoire a été adressé aux différentes autorités sur lequel figurent différents constats appelant des corrections. La Commission Européenne a également, pour chaque constat, apporté des recommandations que l autorité de gestion devra faire appliquer en local. La Commission Européenne attend en retour des réponses et/ou corrections pour chacun des points soulevés. Le délai de réponse qui est alloué à l autorité de gestion est cours, le Préfet devant transmettre les éléments de réponse sous un délai de deux mois suivant la réception officielle du rapport provisoire Contenu de la prestation et délai de réalisation Une réunion de cadrage sera organisée dès l attribution des lots et la notification aux titulaires du marché. Le titulaire du lot A sera considéré comme le chef de file de ce marché et devra entretenir des liens de communication et une collaboration étroits avec le titulaire du lot B, si différent. - Lot A : Partie Autorité de gestion / dossiers Etat Tranche ferme : Appui à la rédaction de la réponse globale au rapport d audit provisoire en lien avec le prestataire du lot B et l autorité de gestion ; Appui / conseils sur la réflexion de la DIECCTE en lien avec la DGEFP (ministère gestionnaire pour le FSE) sur la nécessité, le périmètre et les modalités d éventuels plans de reprise ; Page 3 sur 6

4 Supervision des travaux menés sur les dossiers de la Région (missions du lot B) ; Appui à la DIECCTE sur les mesures immédiates d amélioration à apporter à la gestion des dossiers Etat ayant fait l objet d observations de la part des auditeurs communautaires. Tranches conditionnelles à bon de commande : Tranche conditionnelle n 1 : Analyse de la situation des dossiers DIECCTE et des irrégularités rencontrées afin de permettre une décision de l autorité de gestion sur les possibilités de corrections envisageables : détermination d un échantillon de dossiers pour mesurer l ampleur des irrégularités, méthode d identification et de détermination du/des périmètre(s) concerné(s), méthodologie à suivre pour la reprise des dossiers, calcul d un montant de correction à appliquer au programme. Formalisation des études dans un rapport à destination de la DIECCTE. Tranche conditionnelle n 2 : Selon les résultats de la tranche conditionnelle 1, le titulaire devra mettre en place la décision choisie par l autorité de gestion : o Plan de reprise par irrégularité : Détermination du périmètre de dossier concerné, établissement de la liste des dossiers concernés, guide méthodologique de reprise des dossiers, supervision des travaux de reprise des dossiers, formalisation des étapes et des résultats obtenus dossier par dossier dans un rapport qui sera transmis à la Commission Européenne. o Correction financière / forfaitaire par irrégularité : Détermination d une méthode de calcul en lien avec l autorité d audit, la CICC, et la DGEFP, formalisation de cette méthode et du montant de cette correction avec les différentes étapes dans un rapport qui sera transmis à la Commission Européenne. - Lot B : Partie Organisme intermédiaire / dossiers Région Le titulaire du lot B devra rendre comptes régulièrement des avancées dans l exécution du marché au titulaire du lot A, à l organisme intermédiaire, la Région, ainsi qu à l autorité de gestion, le Préfet. Tranche ferme : Appui à la gestion des dossiers de l organisme intermédiaire (mesures immédiates d amélioration à apporter pour les dossiers Région ayant fait l objet d observations) en soutient du service instructeur de la Région et aide à la rédaction des réponses au rapport d audit provisoire pour les questions relevant de l organisme intermédiaire ; Participation aux échanges, réflexion et conseil sur la nécessité, le périmètre et les modalités d éventuels plans de reprise et production de compte-rendu ; Tranches conditionnelles à bon de commande : Tranche conditionnelle n 1 : Analyse de la situation des dossiers de la Région et des irrégularités rencontrées afin de permettre une décision de l organisme intermédiaire sur les possibilités de corrections envisageables : détermination d un échantillon de dossiers pour mesurer l ampleur des irrégularités, méthode d identification et de détermination du/des périmètre(s) concerné(s), méthodologie à suivre pour la reprise des dossiers, calcul d un montant de correction à appliquer au programme. Formalisation des études dans un rapport à destination de la Région. Tranche conditionnelle n 2 : Selon les résultats de la tranche conditionnelle 1, le titulaire devra mettre en place la décision choisie par l organisme intermédiaire : o Plan de reprise par irrégularité : Détermination du périmètre de dossier concerné, établissement de la liste des dossiers concernés, guide méthodologique de reprise des dossiers, supervision des travaux de reprise des dossiers, formalisation des étapes et des résultats obtenus dossier par dossier dans un rapport qui sera transmis à la Commission Européenne. o Correction financière / forfaitaire par irrégularité : Détermination d une méthode de calcul en lien avec l autorité d audit, la CICC, la DIECCTE, la DGEFP et la Région, formalisation de cette méthode et du montant de cette correction avec les différentes étapes dans un rapport qui sera transmis à la Commission Européenne. Le titulaire de chaque lot prendra connaissance du rapport d audit complet lors de la notification de l attribution du marché. Page 4 sur 6

5 Article 4 MODALITES D EXECUTION DE LA PRESTATION 4-1. Modalités d exécution Le titulaire réalise les prestations objet du présent marché dans les règles et usages de la profession. Il s engage à répondre à toutes les dispositions du présent cahier des charges. Il ne pourra en modifier le contenu sans l accord du pouvoir adjudicateur. Il affecte à la réalisation les moyens techniques (humains et matériels) nécessaires au bon déroulement de la mission décrite à l article Suivi d exécution Le pouvoir adjudicateur s engage à désigner un interlocuteur responsable du suivi de la mission. De la même manière, le prestataire désigne une personne ressource, interlocuteur unique du pouvoir adjudicateur. Pendant la durée de la prestation, le pouvoir adjudicateur est représenté par les services du Secrétariat général aux affaires régionales Lieu d exécution Le prestataire doit justifier de la capacité des personnels affectés à la réalisation de la prestation à travailler en lien étroit avec la Guyane de manière à assurer de manière optimale la réalisation des prestations décrites à l article Moyens humains Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de juger de la qualité des intervenants et des personnes mandatées pour cette mission et notamment en ayant un droit de regard sur leur curriculum vitae, ainsi que sur leur fiche de poste. En cas de remplacement de l un des collaborateurs, le titulaire s engage à présenter au pouvoir adjudicateur un collaborateur d un niveau équivalent, en termes de connaissances et de compétences par rapport aux prestations du marché Durée du contrat et calendrier d exécution Le délai de réalisation de la tranche ferme est de 2 mois à compter de la date de notification du marché (potentiellement rallongée ou écourtée selon la date de réception du courrier officiel de la Commission Européenne). Le délai de réalisation maximum des tranches conditionnelles est de 6 mois après lancement de la tranche conditionnelle considérée. Ce délai peut être allongé à la discrétion du pouvoir adjudicateur. Article 5 - DISPOSITIONS FINANCIERES. L unité monétaire du marché est l euro Composition du prix du marché Les prix du marché sont fermes Avance forfaitaire Une avance peut être versée sur demande du titulaire dans les conditions des articles 86 et 87 du Code des Marchés Publics Facturation-paiement Le paiement des prestations se fait sur la base des prix figurant dans l acte d engagement. Le règlement du marché s effectue après la réalisation et le rendu des rapports prévus pour chaque tranche. Selon le délai, pour les tranches conditionnelles, entre la commande de la prestation et fin de réalisation, un acompte - n excédant pas 50% du coût de la tranche considérée - pourra être accordé sur demande du titulaire. Devront être jointe aux facturations un état d avancement des travaux et un résumé des actions entreprises. Les facturations des deux acomptes et du solde seront transmis en 2 exemplaires (un original et une copie) portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - la référence du marché, Page 5 sur 6

6 - la période d exécution de la prestation, - les nom et adresse du titulaire, - le numéro de son compte bancaire ou postal, - la dénomination de la prestation et du lot concerné - la date de facturation. Les factures sont adressées à l'adresse suivante : Préfecture de la Région Guyane Secrétariat Général pour les Affaires Régionales Rue Fiedmond BP Cayenne cedex Le paiement s effectue suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues au code des marchés publics. Le mode de règlement est le virement par mandat administratif. Le délai global de paiement est de 30 jours. Article 6 - CONDITIONS DE RESILIATION Le pouvoir adjudicateur peut, à tout moment, qu il y ait faute ou non du titulaire, mettre fin à l exécution du marché avant l achèvement de celui-ci. La résiliation a lieu conformément aux stipulations des articles 29 à 36 du CCAG applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services. Si le titulaire ne respecte pas ses obligations, le pouvoir adjudicateur peut résilier le présent marché aux torts du titulaire après mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception postal. Article 7 - REFACTION En cas de non exécution d une prestation, le pouvoir adjudicateur ne procède pas au paiement du prix correspondant. En cas d exécution partielle d une prestation, il ne paie que le prix des seuls éléments de la mission réellement exécutés. Article 8 - REDRESSEMENT ET LIQUIDATION JUDICIAIRE En cas de redressement ou de liquidation judiciaire du titulaire, le pouvoir adjudicateur fait application de la loi n du 25 janvier 1985 modifiée, relative au redressement et à la liquidation judiciaire des entreprises et à ses textes d application. Pour les titulaires étrangers, il est fait application des mesures prévues dans leur pays pour les procédures équivalentes au redressement et à la liquidation. Page 6 sur 6