Guide d utilisation du module Convention de stage Sciences Po Bordeaux

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1 Guide d utilisatin du mdule Cnventin de stage Sciences P Brdeaux Ce guide a été réalisé à l attentin des étudiants établissant leur cnventin de stage via l util numérique : Le Réseau Sciences P Brdeaux. Il vus apprtera des répnses sur l utilisatin de cet util et la créatin de vs cnventins : - Créer et mdifier des cnventins de stage et les avenants assciés - Rechercher u mdifier une cnventin de stage existante Table des matières Avant de cmmencer...2 Accéder au mdule cnventin de stage...5 Truver le mdule sur le réseau... 5 Accéder au frmulaire pur remplir vtre cnventin de stage... 5 Etape 1 - Remplir vtre cnventin... 6 Infrmatin sur l étudiant... 6 Infrmatin sur vtre respnsable pédaggique à Sciences P Brdeaux... 7 Infrmatin sur l rganisme d accueil... 7 Infrmatin sur vtre tuteur de stage... 8 Prgramme du stage... 9 Durée et rganisatin du temps du stage... 9 Gratificatin Attestatins à furnir Etape 2 Faire valider vtre cnventin Etape 3 Envyer vs cnventins et les faire signer Etape 4 Validatin définitive de vtre cnventin Mdifier vtre cnventin après validatin Evaluer vtre stage

2 Avant de cmmencer Avant de cmmencer la prcédure de stage, merci de prendre en cmpte les infrmatins suivantes : Étudiants des années 1 à 4 Vus devez préalablement truver un tuteur de stage au sein de Sciences P Brdeaux (un prfesseur référent) et un tuteur de stage au sein de l rganisatin d accueil. Vtre tuteur de stage à l'institut dit appser sa signature dans la case "le respnsable de l'encadrement du stagiaire" des cnventins de stage. Étudiants de Master 2 Le chix du stage bligatire de validatin de master dit être sumis à la validatin du respnsable de parcurs, lequel frmalise sn accrd par écrit sur l espace réservé à cet effet sur la cnventin de stage. Vus devez également truver un tuteur de stage au sein de l rganisatin qui vus accueille en stage et un tuteur de stage à Sciences P Brdeaux (enseignant u directeur de parcurs qui évaluera vtre rapprt de stage). Partenariats internatinaux : IngingStudents Pur les étudiants issus d Universités Etrangères et accueillis à Sciences P Brdeaux (ERASMUS, mbilité, partenariats...),cntactez le service Relatins Internatinalesu vtre Respnsable de Filière Étudiants en mutualisatin inter-iep C est à vtre établissement d rigine de vus cnventinner. Stages dans les rganismes habilités à nus furnir leur prpre cnventin : MAEE ; Stages armées-jeunesse, Banque de France Nus vus remercins de bien vulir prcéder à l enregistrement de vtre prjet de stage sur le mdule. Les cnventins riginales finales sernt celles furnies par l rganisme d accueil. Un riginal devra être bligatirement validé par la respnsable des stages u un agent du service et remis au Service des Stages pur archivage. Le MAEE, les Stages armées-jeunesse, et la Banque de France dispsent de cnventins cnfrmes à la législatin en vigueur. Pur tut autre rganisme suhaitant faire signer sa prpre cnventin, une autrisatin spécifique devra être délivrée par le Service des Stages de Sciences P Brdeaux. Avant de cmpléter vtre cnventin, munissez-vus à minima des infrmatins et des éléments suivants : Vus cncernant : Pur un stage en France : Vtre attestatin d affiliatin à la sécurité sciale étudiante Vtre attestatin de respnsabilité civilefaisant figurer impérativement vtre nm et prénm, la mentin "respnsabilité civile", la France, les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée de stage, la mentin "stage", le cachet et la signature de l'assureur. Pur un stage à l étranger : 2

3 Vtre attestatin d affiliatin à la sécurité sciale étudiante Vtre attestatin de respnsabilité civilefaisant figurer chacune des mentins impératives suivantes : - vs nm et prénm, - la mentin "respnsabilité civile", - le pays u la mentin "mnde entier", - les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée de stage, - la mentin "stage" - le cachet et la signature de l'assureur. Vtre assurance rapatriement et prise en charge des frais médicaux à l'étranger, cmprtant chacune des mentins impératives suivantes : - vs nm et prénm, - la mentin "rapatriement" et nn "assistance", - la mentin "prise en charge des frais médicaux à l'étranger", - le pays u la mentin "mnde entier", - les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée de stage, - la mentin "stage" - le cachet et la signature de l'assureur Si vtre assureur rajute une u plusieurs de ses mentins à la main, il devra les authentifier en marge par sn tampn et sa signature utre le tampn et la signature qui figurernt en fin de dcument. Il est inutile de nus faire parvenir les cnditins générales de vtre assurance : elles ne snt pas recevables. Si le mntant de vtre gratificatin est inférieur u égal au 12,5% du plafnd hraire de la Sécurité Sciale (sit 436,05 ) vus devez furnir l'attestatin de prise en charge de la CPAM. Si le mntant de vtre gratificatin est supérieur au 12,5% du plafnd hraire de la Sécurité Sciale, vus devez faire remplir par vtre rganisme d'accueil une attestatin relative à la prtectin cntre les accidents du travail et les maladies prfessinnelles à l'étranger. Attestatin en Français u Attestatin en Anglais Si vtre stage se dérule à l étranger, assurez-vus qu il ne s agit pas d une destinatin à risque (cnsulter le site du ministère des affaires étrangères, rubrique «cnseils aux vyageurs», n ubliez pas de cntacter vtre centre de sécurité sciale avant vtre départ. A nter que dans le cas de stage à l'étranger, l'utilisatin d'éléments scannés u faxés n'est plus autrisée. Vus devez impérativement vus rganiser pur nus faire parvenir tris exemplaires de cnventin signés par vtre rganisme d'accueil (dnt au mins un riginal) une quinzaine de jurs avant le début du stage. Pur pallier aux difficultés liées aux lenteurs des services pstaux internatinaux, il est cnseillé de s'adresser aux prfessinnels privés spécialistes du secteur (ex: DHL,...). Pur tus les stages se dérulant à l étranger dans l'unin eurpéenne, vus devez vus munir de vtre carte eurpéenne d assurance maladie. Cmpte tenu du cût élevé des sins médicaux dans la plupart des pays hrs espace écnmique eurpéen, nus vus cnseillns frtement de vus munir de l'assurance vlntaire de la CFE u une assurance privée. Cncernant vtre rganisme d accueil: Ses crdnnées Pur un stage en France : 3

4 Sn numér SIRET (numér d identité de l entreprise à 14 chiffres) Sn cde NAF/APE (cde représentant le secteur d activité : 4 chiffres + 1 lettre) Sans ces deux numérs, il ne vus sera pas pssible de pursuivre la saisie de vtre cnventin. Vus purrez retruver les infrmatins à ces adresses internet (exemples : u en téléphnant à l entreprise/ rganisme. Cncernant vtre tuteur prfessinnel: Sn nm Sa fnctin Sn service de rattachement Crdnnées mail Cncernant le stage: La thématique et les missins principales Les dates précises : le nmbre de jur de présence et s il s agit d un temps cmplet u partiel La gratificatin 4

5 Accéder au mdule cnventin de stage Pur accéder au mdule cnventin de stage, vus devez vus cnnecter sur le Réseau Sciences P Brdeaux. Attentin, vtre identifiant est vtre adresse mail Sciences P Brdeaux (@scpbx.fr). Truver le mdule sur le réseau En arrivant sur la page d accueil sur réseau, cliquez sur vtre pht de prfil en haut à drite puis cliquez sur l nglet «Mes cnventins de stages». L histrique de vs cnventins de stage apparaît alrs. Accéder au frmulaire pur remplir vtre cnventin Pur créer une nuvelle cnventin de stage cliquez sur : Vus arrivez alrs sur cette page : Respnsable Pédaggique du stage à Sciences P Brdeaux : Le respnsable de stage est l enseignant qui dans le cadre d un stage bligatire u cnseillé assure le suivi de l étudiant pendant tute la durée de sn stage, depuis sa préparatin jusqu à sa validatin éventuelle et sn évaluatin (stage bligatire). 5

6 Chisissez vtre type de cnventin en fnctin sur du pays ù vus serez en stage. ATTENTION! La cnventin de stage «en France» cncerne uniquement les stages effectués sur le territire français et dnc sumis à la législatin française. Pur tus les autres stages, vus devez utiliser le frmulaire «Cnventin à l étranger» même pur les pays francphnes. Etape 1 - Remplir vtre cnventin A tut mment, vus puvez interrmpre la saisie de vtre cnventin. Pur cnserver les infrmatins que vus avez déjà rempli, cliquez sur «Sauvegarder». Infrmatin sur l étudiant Une fis le type de cnventin chisie, vus arrivez autmatiquement sur le frmulaire pré-remplie avec les infrmatins dispnibles sur vtre prfil. Vérifiez l exactitude de ces infrmatins. En cas d erreur, vus puvez les mdifier. Les champs qui divent bligatirement être remplis cmprtent un astérisque (*) mais tutes les infrmatins demandées snt imprtantes. Infrmatin sur vtre respnsable pédaggique à Sciences P Brdeaux 6

7 Vus devez maintenant renseigner les infrmatins cncernant le respnsable pédaggique de vtre stage à Sciences P Brdeaux. Pur les étudiants de 1A à 3A, il dit s agir d un prfesseur référent. En cas de difficulté pur truver un prfesseur référent, nus vus cnseillns de vus adresser à la directin des études. Pur les 4A et 5A, il peut s agir de vtre respnsable de parcurs mais aussi d un autre prfesseur référent en rapprt avec la nature de vtre stage. Attentin, dans cette partie, tus les champs snt bligatires. N hésitez pas à vus servir de l annuaire de Sciences P Brdeaux pur vus aider à recueillir les infrmatins. Infrmatin sur l rganisme d accueil Vus devez maintenant renseigner les infrmatins vtre rganisme d accueil. Cette partie cmprte également un certain nmbre de champs bligatires tels que le nm, l adresse mais aussi les cdes APE/NAF et SIRET. Cdes SIRET, NAF/APE Le numérsiret (numér d identité de l entreprise à 14 chiffres) est un identifiant gégraphique natinalebligatire attribué à chaque établissement seln une cdificatin INSEE. Le cde NAF/APEpermet d identifier la branche d activité de l entreprise u du travailleur indépendant. Il se cmpse de 4 chiffres + 1 lettre. Sans ces deux numérs, il ne vus sera pas pssible de pursuivre la saisie de vtre cnventin. A défaut de retruver ces infrmatins sur le réseau, vus purrez retruver les infrmatins à ces adresses internet (exemples : u en téléphnant à l entreprise/ rganisme. Accueil du stagiaire Il se peut que le lieu d accueil du stagiaire sit différent du lieu d implantatin de la directin de l entreprise/rganisme. Dans ce cas, il faut indiquer sur la cnventin le lieu d accueil permanant du stagiaire en précisant le nm du service dans lequel sera effectué le stage. Si le stagiaire est amené à se déplacer au curs de sn stage, chaque déplacement dit dnner lieu à un rdre de missin et à un avenant signé par le/la stagiaire, l rganisme d accueil et Sciences P Brdeaux. Si le/la stagiaire effectue sn stage en télétravail, il/elle devra indiquer sn dmicile cmme lieu du stage. Représentant administratif de l entreprise/rganisme 7

8 En fnctin de la taille de vtre entreprise/rganisme, la cnventin peut être signée par un représentant administratif et par un tuteur. La persnne nmmée «représentant administratif» dit ccuper une fnctin d encadrement au sein de la directin u de la présidence de l rganisme, elle peut également représenter la Directin des Ressurces Humaines. La fnctin du représentant administratif dit être précisée. Dans le cadre d une petite structure d accueil, le représentant administratif peut également être le tuteur de stage. Ce représentant dit également signer la cnventin en tris exemplaires. Infrmatin sur vtre tuteur de stage Ces crdnnées snt essentielles à l établissement de la cnventin de stage puisqu il s agit de la persnne qui, au sein de l rganisme d accueil, assume la respnsabilité directe et l encadrement de l étudiant stagiaire. Il est le lien entre le/la stagiaire, l établissement d accueil et le respnsable pédaggique à Sciences P Brdeaux. Nus vus recmmandns de cntacter vtre rganisme d accueil pur btenir tutes les infrmatins bligatires. Prgramme du stage 8

9 Pur être validé, le stage a besin d un sujet majeur. Il est également imprtant de détailler les missins qui sernt cnfiées au stagiaire. Le/la stagiaire peut furnir une fiche de pste à sa cnventin. Exemple de sujet : stage d bservatin, stage en cmmunicatin, stage jurnalisme, stage en cpératin, Durée et rganisatin du temps du stage Les dates ainsi que la durée ttale du stage snt des dnnées bligatires pur l établissement d une cnventin. La durée du stage s'entend de façn calendaire, à savir la durée entre le premier et le dernier jur de stage, indépendamment de la qutité de travail (temps plein u partiel). Nus vus rappelns que dans le cadre d un stage à temps cmplet la durée hebdmadaire maximale ne peut dépasser 35h en France.Le/la stagiaire est invité(e) à préciser ses absences et cngés sur la cnventin. S'il est impssible de les prévir en amnt, le stagiaire devra établir un avenant afin de mdifier les termes de sa cnventin. Gratificatin 9

10 Stage en France Pur un stage d une durée inférieure à 2 mis, il n y a pas d bligatinde gratificatin mais le/la stagiaire peut tenter de négcier. Pur un stage dnt la durée est supérieure u égale à 2 mis (u 40 jurs), la gratificatin est bligatire (12,5 % du plafnd hraire de la sécurité sciale, sit au 1 er janvier 2013 : 436,05 pur un temps cmplet). Pur un stage à temps partiel, le/la stagiaire dit être rémunéré(e) au prrata des heures effectuées. En tant que stagiaire, vus devez percevir une gratificatin à partir de 2 mis de stage u 40 jurs de date à date. Seule exceptin : le cas des stages discntinus (stage présentant une interruptin significative). Dans ce cas, la durée de stage se calcule en additinnant les pérides de stage (sans tenir cmpte des pérides d'interruptin). (Cas particuliers cf tableau ci-dessus) STRUCTURE D'ACCUEIL DUREE DU STAGE QUOTITE DE TRAVAIL GRATIFICATION Mins de 2 mis Mins de 40 jurs Pas d'bligatin de gratificatin Administratin publique d'état Mins de 40 jurs Pas d'bligatin de gratificatin Plus de 2 mis 40 jurs u plus Obligatin de gratificatin Entreprises privées / Assciatins/ EPIC Mins de 2 mis Temps plein u temps partiel Pas d'bligatin de gratificatin Plus de 2 mis Temps plein u temps partiel Obligatin de gratificatin Administratin publique territriale Peu imprte Peu imprte Pas d'bligatin de gratificatin Administratin publique hspitalière Peu imprte Peu imprte Pas d'bligatin de gratificatin Si vus avez certains avantages de type : prise en charge de la carte de transprt u tickets restaurants, vus devez les préciser dans l nglet «avantages» Stage à l étranger Les stages effectués à l'étranger dans une rganisatin étrangère ne snt pas sumis à la législatin française cncernant la gratificatin. Les stages effectués au sein d'une rganisatin française snt sumis au drit français et divent de fait être gratifiés seln la législatin en vigueur. Attestatins à furnir Ces attestatins répndent à certains critères qu il est essentiel de respecter. Il est impssible de valider une cnventin de stage sans ces dcuments. Stage en France Si vus êtes un étudiant français u un étudiant étranger ayant réglé ses frais d inscriptin à Sciences P Brdeaux, vus devez bligatirement télécharger vtre attestatin de respnsabilité civile. Cette attestatin dit faire figurer impérativement vtre nm et prénm, la mentin "respnsabilité civile", la France, les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée de stage, la mentin "stage", le cachet et la signature de l'assureur. Tute autre attestatin sera refusée. 10

11 Qu est-ce que l assurance respnsabilité civile? Au cas ù vus causeriez un accident, vus avez l bligatin de réparer les dmmages causés à autrui quelle qu'en sit l'rigine, que ce sit une persnne u un bien.si vtre respnsabilité est mise en cause, vus devez dédmmagement. C est purqui vus devez impérativement cntracter une assurance «Respnsabilité Civile» auprès d une cmpagnie d assurance, d une banque u de vtre mutuelle étudiante (qui inclus cette prise en charge u qui le prpse dans un cntrat spécifique). Ce cntrat prendra en charge le règlement financier du dmmage.si vtre cntrat «Multirisques habitatin» u autmbile ne l inclut pas, pensez dnc à la suscrire ailleurs. IngingStudents: merci de vus adresser au Service Relatins Internatinales Stage à l étranger Si vtre stage se dérule à l étranger, assurez-vus qu il ne s agit pas d une destinatin à risque (cnsulter le site du ministère des affaires étrangères, rubrique «cnseils aux vyageurs» Avant de partir en stage à l étranger, vus devez furnir avec vtre cnventin un certain nmbre de dcuments bligatires dnt l btentin peut prendre un certain temps. Chaque dcument dit cmprter des mentins très précises qu il est essentiel de respecter. Il est dnc indispensable que le stagiaire anticipe sn départ afin de partir en tute sécurité. Uneattestatin d assurance de respnsabilité civile valable à l étranger faisant figurer chacune des mentins impératives suivantes : - vs nm et prénm, - la mentin "respnsabilité civile", - le pays u la mentin "mnde entier", - les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée ttale du stage, - la mentin "stage" - le cachet et la signature de l'assureur. Une assurance rapatriement et prise en charge des frais médicaux à l'étranger, cmprtant chacune des mentins impératives suivantes : 11

12 - vs nm et prénm, - la mentin "rapatriement" et nn "assistance", - la mentin "prise en charge des frais médicaux à l'étranger", - le pays u la mentin "mnde entier", - les dates du stage u une péride plus lngue cuvrant la durée ttale du stage, - la mentin "stage" - le cachet et la signature de l'assureur Si vtre assureur rajute une u plusieurs de ses mentins à la main, il devra les authentifier en marge par sn tampn et sa signature utre le tampn et la signature qui figurernt en fin de dcument. Il est inutile de nus faire parvenir les cnditins générales de vtre assurance : elles ne snt pas recevables. Uneattestatin de prise en charge Accident du Travail / Maladie prfessinnelle (téléchargeable sur l intranet des stages) Si le mntant de vtre gratificatin est inférieur u égal au 12,5% du plafnd hraire de la Sécurité Sciale (sit 436,05 ) vus devez furnir l'attestatin de prise en charge de la CPAM. Si le mntant de vtre gratificatin est supérieur au 12,5% du plafnd hraire de la Sécurité Sciale, vus devez faire remplir par vtre rganisme d'accueil une attestatin relative à la prtectin cntre les accidents du travail et les maladies prfessinnelles à l'étranger. Attestatin en Français u Attestatin en AnglaisAttentin, si l entreprise/rganisme refuse de cuvrir le/la stagiaire, c est au stagiaire de suscrire à une assurance ATMP auprès de la CFE (Caisse des Français à l Etranger) et d en assumer les cûts. L étudiant dit alrs furnir au bureau de stages une cpie de sn cntrat d assurencehttp:// L attestatin d affiliatin à la sécurité sciale étudiante valable pur l année sclaire en curs 12

13 Etape 2 Faire pré-valider vtre cnventin Une fis vtre cnventin dûment cmplétée vus devrez la sumettre infrmatiquement pur prévalidatin au service des stages. Pur cela il suffit de cliquer sur l nglet «Envyer pur validatin».la pré-validatin devrait permettre de limiter vtre aller-retur au bureau des stages avant administratin de vtre cnventin. Si vus n arrivez pas à valider vtre cnventin de stage, c est que certains champs bligatires ne snt pas remplis. Ils s affichent alrs en ruge sur le frmulaire. Pur rappel, s il vus manque certaines infrmatins, vus puvez à tut mment sauvegarder le frmulaire et revenir le cmpléter plus tard. La pré-validatin effectuée, vus recevrez un de ntificatin indiquant que vus puvez imprimer vtre cnventin. Etape 3 Envyer vs cnventins et les faire signer Une fis que le bureau des stages a pré-validé vtre cnventin, vus devez alrs l imprimer en triple exemplaire (u au mins un riginal pur les cnventins à l étranger), la signer, la faire signer par vtre tuteur pédaggique à Sciences P Brdeaux, et seln l rdre requis par vtre rganisme d accueil par le représentant administratif de vtre entreprise/rganisme et par vtre tuteur de stage. En cas de demandes particulières, le bureau des stages purra signer avant l rganisme d accueil. A tut mment, vus purrez suivre l avancée de la validatin de vtre cnventin via sur le mdule. Etape 4 Validatin définitive de vtre cnventin Une fis les cnventins de stage signées par vtre rganisme d accueil, vus devez amener u envyer les tris exemplaires au bureau des stages qui dnnera la validatin finale de vtre cnventin. Vus purrez alrs partir en stage dans les meilleures cnditins. Attentin : Les cnventins sernt cnsidérées cmme valides uniquement après signature et remise d un exemplaire à chacune des parties (étudiant, rganisme d accueil, bureau des stages de Sciences P Brdeaux). 13

14 Nus vus demandns de respecter les délais d administratin. La législatin, prcédure et cas particuliers snt explicités en détails sur l intranet / Stages & Partenaires : Mdifier vtre cnventin après validatin Dans certains cas, il peut arriver que les mdalités du stage divent être mdifiées après la signature de la cnventin vir pendant le stage. Pur tutes mdificatins de date u de durée, interruptins, cngés nn prévus u autre, vus devez impérativement remplir et signer un avenant qui mdifiera les termes de la cnventin initiale. Le stagiaire dit cntacter le bureau des stages ainsi que sn respnsable de stage à Sciences P Brdeaux afin de justifier cette mdificatin. L'avenant dit être signé en tris exemplaires par l'rganisme d'accueil et envyé au bureau des stages de Sciences P Brdeaux pur signature. Pur télécharger l avenant, il vus suffit de vus rendre sur le mdule cnventin de stage. Cliquez sur «Actins» puis «Ajuter un avenant» Evaluer vtre stage Vus arriverez alrs sur un nuveau frmulaire ù vus n aurez plus qu à chisir les mdificatins que vus suhaitez faire sur vtre cnventin. 14

15 L avenant devra être imprimé en tris exemplaires riginaux, signé par le stagiaire et par l rganisme d accueil puis renvyé au bureau des stages pur validatin définitive.l avenant sera cnsidéré cmme valide uniquement après signature et remise d un exemplaire à chacune des parties (étudiant, rganisme d accueil, bureau des stages de Sciences P Brdeaux). Evaluer vtre stage Une fis vtre stage achevé, vus devez rendre 2 fiches d'évaluatin ("entreprise" et "étudiant") que vus puvez télécharger dans la rubrique "démarches administratives - Avant de partir en stage" sur l intranet des stages. Ces fiches d'évaluatin snt bligatires et divent être adressées au service des stages dès la fin du stage. Elles sernt ajutées à vtre dssier sclaire et purrnt être prises en cnsidératin lrs de l évaluatin de vtre stage bligatire de 5 ème année. Le rapprt de stage Stages ptinnels - Années 1 à 5 (hrs stages de validatin de Master) La rédactin d'un rapprt de stage est bligatire pur les stages ptinnels (pssibilité d'envyer le rapprt en versin numérique à sn tuteur pédaggique cpie le service des stages sus tris mis après la fin du stage.) Le rapprt dit se présenter seln le plan type suivant (10 pages envirn) Stages bligatires "Master 2" IL EST OBLIGATOIRE POUR LES STAGES DE FIN D'ÉTUDES DE MASTER 2. Merci de vus rapprcher de vtre respnsable pédaggique 15