Consultation générale et auditions publiques sur le rapport quinquennal 2016 de la Commission d accès à l information intitulé «Rétablir l équilibre»

Transcription

1 CI 005M C.G. Rapprt quinquennal 2016 Rétablir l équilibre Cmmissin des institutins Cnsultatin générale et auditins publiques sur le rapprt quinquennal 2016 de la Cmmissin d accès à l infrmatin intitulé «Rétablir l équilibre» Mémire du Grupe d Expertise en gestin des dcuments au guvernement du Québec 1 er juin 2017

2 Résumé En septembre 2016, la Cmmissin d accès à l infrmatin a dépsé sn rapprt quinquennal. La sectin du rapprt prtant sur la gestin dcumentaire et l bligatin de dcumenter le prcessus décisinnel intéresse particulièrement le Grupe d Expertise en gestin des dcuments au guvernement du Québec. (GEGD) Le rapprt suligne que les rganismes publics invquent de plus en plus suvent l inexistence de dcuments en répnse aux demandes d accès et bserve que ces répnses peuvent parfis déculer d une gestin des dcuments inadéquate. Plusieurs raisns peuvent expliquer cette situatin ntamment le manque de ressurces spécialisées dédiées à la gestin des dcuments dans les ministères et les rganismes. Le rapprt recmmande également l bligatin de dcumenter le prcessus décisinnel. Cette dcumentatin devra se traduire par des gestes cncrets de créatin, d enregistrement institutinnel et de référencement des dcuments relatifs à ce prcessus. Afin de puvir répndre aux ambitins guvernementales en matière d accès, de transparence et de démcratisatin de l infrmatin, le GEGD émet une série de recmmandatins dnt la mise en place d une guvernance de l infrmatin dans l appareil guvernemental. 2

3 À prps du GEGD Histrique Le Grupe d Expertise en gestin des dcuments au guvernement du Québec (GEGD) a été cnstitué le 22 mai Il remplaçait le Grupe des respnsables de la gestin des dcuments au guvernement du Québec (GRGD). Ce grupe avait été créé en mars 1993 après une rencntre des gestinnaires de dcuments des ministères et des rganismes guvernementaux cnvquée en 1992 par les Archives natinales du Québec (devenu BAnQ en 2006) dans le but de dnner suite à l une des recmmandatins du Vérificateur général du Québec dans sn rapprt dépsé en 1991 à l Assemblée natinale. Le Vérificateur qualifiait la gestin des dcuments «[d ] activité de première imprtance» et recmmandait, entre autres, de «faciliter les cmmunicatins et les échanges d infrmatin entre les rganisatins». Missin Dans un véritable esprit de partenariat avec les ministères et les rganismes du guvernement du Québec, prmuvir l excellence dans le dmaine de la gestin des dcuments sur tut supprt entre les spécialistes en gestin des dcuments ainsi qu avec les grupes apparentés et tute autre instance dans le dmaine. OBJECTIFS Les bjectifs du GEGD snt de : Favriser et faciliter la cncertatin et l échange du savir-faire entre les spécialistes en gestin des dcuments dans les ministères et les rganismes guvernementaux; Prmuvir l imprtance de la gestin des dcuments cmme myen de favriser l efficacité et l efficience au sein des rganismes; Furnir des avis et des expertises ainsi que faire des représentatins auprès des rganismes cncernés sur tute questin u rientatin ayant une incidence sur la gestin des dcuments; Prmuvir la frmatin et le perfectinnement des spécialistes qui œuvrent dans le dmaine de la gestin des dcuments; Assurer la veille infrmatinnelle sur tute infrmatin qui tuche le dmaine de la gestin des dcuments; Stimuler la recherche et l innvatin en gestin des dcuments. 3

4 Intrductin En septembre 2016, la Cmmissin d accès à l infrmatin (CAI) a dépsé sn rapprt quinquennal. De par ses recmmandatins, ce rapprt vise «l améliratin du régime d accès aux dcuments et de la prtectin des renseignements persnnels au Québec». La sectin du rapprt prte sur la gestin dcumentaire et l bligatin de dcumenter le prcessus décisinnel; ces pints intéressent particulièrement le GEGD. La gestin des dcuments devrait être une pririté pur l appareil guvernemental au même titre que la gestin des ressurces humaines, financières et matérielles. Malheureusement, frce est de cnstater que ce n est pas le cas malgré l adptin, en 1985, de la Plitique administrative cncernant la gestin des dcuments actifs du guvernement du Québec. Cette plitique a pur bjectifs, entre autres, d assurer une gestin effective et efficace des dcuments au même titre que la gestin des ressurces humaines, financières, matérielles, etc. dans les rganismes publics; d amener les rganismes publics à affecter les ressurces humaines, financières et matérielles requises pur la gestin, l'applicatin et le maintien des systèmes de gestin de dcuments actifs. Dans le cadre de cette plitique, les ministères et rganismes nt la respnsabilité d affecter les ressurces requises à la cnceptin, au dévelppement, à l'implantatin, à la mise à jur et à l'évaluatin d'un système de gestin des dcuments actifs; lrsque la taille de l'rganisme le requiert, cnfie ce rôle à une unité administrative; d affecter les ressurces requises à l'applicatin effective et efficace du système de gestin des dcuments actifs. Il est essentiel d avir un engagement clair et précis afin de se dnner les myens pur mettre en œuvre les ambitins guvernementales. Ces myens passent par une recnnaissance du rôle indispensable, vire bligatire, des spécialistes de la gestin des dcuments dans les ministères et rganismes. 4

5 Cmmentaires 1 Gestin dcumentaire Les rganismes publics invquent de plus en plus suvent l inexistence de dcuments en répnse aux demandes d accès. La Cmmissin bserve que ces répnses peuvent parfis déculer d une gestin des dcuments inadéquate Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette gestin des dcuments inadéquate : Certains ministères et rganismes n nt aucune u peu de ressurces spécialisées et dédiées à la gestin des dcuments. Depuis quelques années, les ressurces affectées à la gestin des dcuments dans les ministères et rganismes snt en décrissance. Une étude menée par le GEGD en 2013 auprès de 26 ministères et rganismes démntre que le nmbre myen d emplyés sutenu par ressurce dédiée à la gestin des dcuments est de 494. Dans certains ministères et rganismes, la gestin des dcuments est cnfiée à une secrétaire, à un cmmis de bureau u à un étudiant qui ne snt pas spécialistes, ni dédiés à temps plein à la gestin des dcuments et qui, malgré tute bnne vlnté, snt incapables de dévelpper un système de gestin dcumentaire qui répnd aux nrmes en la matière (descriptin, classificatin, indexatin, cnservatin, repérage, diffusin, etc.). Certains ministères et rganismes n nt pas encre mis en place un système de Gestin électrnique des dcuments (GED) leur permettant de gérer adéquatement les dcuments électrniques qu ils prduisent et qu ils reçivent. Cela peut se traduire par une incapacité à retracer les dcuments demandés et à cnclure que ces dcuments n existent pas. Certains ministères et rganismes n nt pas de système de Gestin intégrée des dcuments (GID) leur permettant de gérer avec un seul système les dcuments sur supprt papier et électrnique. Dans plusieurs ministères et rganismes, les persnnes dédiées à la gestin des dcuments ne participent pas au chix et à la mise en place des systèmes et utils technlgiques. Cela a pur cnséquence que l emphase est mis sur le «cntenant» de l infrmatin et nn pas sur le «cntenu» (l infrmatin) de ces systèmes rendant ainsi l explitatin de cette infrmatin beaucup plus ardue. 5

6 2 Obligatin de dcumenter le prcessus décisinnel La CAI suligne qu il est essentiel nn seulement que les cnsensus u les décisins définitives sient dcumentés, mais également qu une trace des réflexins, échanges, débats et autres actins qui les précèdent sient cnservés. Recmmandatin : 6- Inclure dans la li une dispsitin générale bligeant les rganismes publics à créer des dcuments dans le but d étayer le prcessus décisinnel (réflexins, délibératins, mesures et décisins imprtantes) assrtie de sanctins apprpriées en cas de nn-cnfrmité La dispsitin générale devrait cmprendre les types de dcuments qui devrnt être créés, les infrmatins qu ils devrnt y cnsigner, le frmat de cnservatin qui devra être utilisé afin d en garantir la pérennité et la limite de restrictin d accès à appliquer à ces dcuments. Les types de dcuments dnt la créatin est bligatire devraient faire partie d un util de référence tel que le thésaurus de l activité guvernementale Biblithèque et Archives natinales du Québec devrait prpser des règles de cnservatin pur ces dcuments dans le Recueil de règles de cnservatin des dcuments cmmuns des ministères et des rganismes guvernementaux. Cnclusin En 1991, le Vérificateur général du Québec qualifiait la gestin des dcuments «[d ] activité de première imprtance». Plus de 25 ans plus tard, la gestin des dcuments n est pas recnnue cmme tel dans un appareil guvernemental qui veut se mderniser afin de répndre aux attentes des cityens en matière de transparence et de redditin de cmptes. L améliratin du régime d accès aux dcuments et de la prtectin des renseignements persnnels au Québec ne peuvent se faire sans une gestin dcumentaire pleinement implantée, avec des ressurces spécialisées et dédiées permanentes, des systèmes de Gestin intégrée des dcuments et un budget récurrent pur faire évluer et supprter le tut. 6

7 Recmmandatins Afin de puvir répndre aux ambitins guvernementales en matière d accès, de transparence et de démcratisatin de l infrmatin, le GEGD recmmande que : 1. Le guvernement se dte d une réelle guvernance de gestin de l infrmatin, qui inclut la gestin des dcuments. 2. Cette guvernance de gestin de l infrmatin se traduise par un engagement frmel (ex. : dispsitins légales) qui vise ntamment l bligatin de dcumenter les prcessus décisinnels. 3. L bligatin de dcumenter cmprend la créatin des dcuments, l enregistrement institutinnel et le référencement de ces dcuments. 4. Le guvernement blige les ministères et rganismes à : Dédier des ressurces spécialisées à la gestin des dcuments; Se dter d un système de gestin des dcuments permettant de gérer l ensemble du cycle de vie des dcuments; Se dter d un système de gestin intégré des dcuments (GID) permettant de gérer les dcuments sur supprt papier et électrnique. 5. Le guvernement mette en place un mécanisme de redditin de cmpte en gestin des dcuments dans les ministères et rganismes. 7