GUIDE DES PROCEDURES REGIE DES MERCREDIS DE LYON (MELY) A l attention. des Directeurs de Centres de Loisirs sous-régisseurs des Mercredis de LYON

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1 DIRECTION DE L EDUCATION POLE EDUCATIF PROJET EDUCATIF LOCAL MERCREDIS DE LYON GUIDE DES PROCEDURES REGIE DES MERCREDIS DE LYON (MELY) A l attentin des Directeurs de Centres de Lisirs sus-régisseurs des Mercredis de LYON ANNEE Lyn le 31 aût 2010 Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 1 sur 11

2 DEBUT DES INSCRIPTIONS Quand? Mercredi 08 septembre 2009 Où? L écle désignée cmme lieu d inscriptin - Si l écle n rganise pas d activités le mercredi, l enfant peut être inscrit dans une autre écle. - Les jurs et hraires des inscriptins sernt affichés dans les écles OUVERTURE DES CENTRES DE LOISIRS MERCREDIS DE LYON Mercredi 22 septembre 2009 Hraires d uverture : 8h30-11h30 13h30-16h30 Pur les 6-12 ans Pas de restauratin le midi Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 2 sur 11

3 INTRODUCTION Vus truverez dans ce guide, les mdalités de fnctinnement de la Régie des Mercredis de Lyn pur l année REGIE ET SOUS REGIES MELY : RAPPEL POUR MEMOIRE 26/06/2003 : Créatin d une Régie de Recettes prlngées auprès de la Missin Prjet Educatif Lcal pur l encaissement des participatins des familles relatives aux Centres de Lisirs sans hébergement "les Mercredis de Lyn". Fnctinnement à cmpter du 01/09/2003 Article 2 mdifié par arrêté du Maire du 30 mai 2005 : «La régie est installée à la Directin de l'educatin, Missin Prjet Educatif Lcal, 198 avenue Jean Jaurès Lyn.» Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 3 sur 11

4 Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 4 sur 11

5 21/07/2003 : Créatin de 19 Sus Régies de Recettes prlngées auprès de la Missin Prjet Educatif Lcal pur l encaissement des participatins des familles relatives aux Centres de Lisirs sans hébergement "les Mercredis de Lyn". Fnctinnement à cmpter du 01/09/2003 Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 5 sur 11

6 Article 6 mdifié par arrêté du Maire du 09 aût 2004 : «L article 6 relatif au fnds de caisse est supprimé.» Article 7 mdifié par arrêté du Maire du 07 février 2007 : «Le mntant maximum de l encaisse que les mandataires sus régisseurs snt autrisés à cnserver est fixé à quinze mille eurs par sus régie ( ).» Nus rappelns à vtre attentin le respect des articles relatifs aux délais de dépôt des fnds que vus aurez encaissés. Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 6 sur 11

7 CALENDRIER RENTREE REGIE 1. Septembre 2010 : inscriptin des enfants dssiers papier 2. Septembre Octbre 2010 : saisie des inscriptins sur EDUCALYON 3. Fin ctbre 2010 : Les saisies snt faites Enregistrement des règlements dans EDUCALYON Chèques à l rdre de «Régie des recettes des Mercredis de Lyn» Editin des factures : bligatire pur remise aux familles Editin des reçus : bligatire pur les versements espèces ; et sur demande des familles pur les versements par chèques Remises des factures aux familles : Remises aux enfants le 21 ctbre, mercredi précédant les vacances de Tussaint. Ou transmises par currier aux parents pendant les vacances de Tussaint. 4. Mi-ctbre à fin nvembre 2010 : entre le et le Dépôts des régies : Dépôt de vs régies crrespndant aux premiers encaissements que vus avez enregistrés. Editin du relevé de recuvrement chèques + espèces en un seul dcument seln la prcédure indiquée dans le guide utilisateur Merci de bien utiliser ce dcument pur le dépôt de vs régies. Prise de Rendez vus auprès de Liliane Bruyère au au plus tard 48H00 avant de venir dépser vs régies. 5. Nvembre 2010 : Les familles qui nt pté pur un versement en 2 fis sernt invitées à régler le slde de leur facture avant le Décembre 2010 : 1 ère semaine de décembre 2010 : saisie des chèques et espèces encaissés pur le 2 ème versement. entre le et le : Dépôt de vs régies auprès de Liliane Bruyère dans les mêmes cnditins que pur la 1 ère régie et avec prise de rendez-vus au préalable. Il est impératif de dépser tus les encaissements chèques et espèces que vus avez en vtre pssessin avant le Les inscriptins en curs d année : la facture est payable en une seule fis au prrata des mercredis cnsmmés, et dit faire l bjet d un dépôt immédiat auprès de Liliane Bruyère. Merci de respecter le calendrier. Tut retard devra faire l bjet d une demande écrite et circnstanciée, par currier u par mail, auprès de Patrick MERCADER. Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 7 sur 11

8 MODALITES RELATIVES AU QUOTIENT FAMILIAL : QF - Les familles divent faire calculer leur Qutient familial en mairie avant le 22 septembre A défaut de ce calcul, la facture pur l'année sera autmatiquement calculée sur un tarif Q5. - Ce QF est enregistré dans EDUCALYON par les mairies. - La facturatin des Mercredis de LYON est directement liée à ce QF. - La facture des Mercredis de Lyn est établie pur les 32 mercredis de l année sclaire et payable en une u deux fis avant le 30 Nvembre 2010 ; u pur 31 mercredis u mins en cas d inscriptin en curs d année. - En cnséquence : La facture initiale ne fera pas l bjet de mdificatin en curs d année pur cause de changement de QF. Tutefis, tute demande expresse des familles purra faire l bjet d une demande exceptinnelle et circnstanciée à transmettre à : MAIRIE DE LYON Directin de l Educatin Pôle Educatif Mnsieur Le Respnsable des Mercredis de Lyn Prjet Educatif Lcal Lyn cedex 01 Nb : Les mairies nt déjà pris du retard dans les rendez vus pur le calcul des QF. Suggestin pratique cncernant les premiers encaissements : Pur les familles dnt le QF est susceptible de changer après passage en mairie, leur demander un premier acmpte de versement à hauteur du tarif Q1 en prenant sin de leur préciser que le slde sera à payer à réceptin de la facture curant ctbre et avant le MODALITES PARTICULIERES RELATIVES AUX INSCRIPTIONS D ENFANTS en prvenance d écles privées Habitant hrs Lyn Inscrits u nn dans une écle de Lyn Cas particuliers : internat Favre ; MME 9. Rattachement d écles aux centres de lisirs Les demandes snt à faire au siège des Mercredis de Lyn, auprès de : Liliane Bruyère - Assistante des Mercredis de Lyn - au Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 8 sur 11

9 MODALITES RELATIVES A LA TARIFICATION 1. Tarificatin Cmme l'an dernier, 2 types de tarificatin snt établis : Tarificatin annuelle : inscriptin dès la rentrée pur 32 mercredis avec un tarif à l année, Tarificatin partielle : inscriptin en curs d année pur 31 mercredis u mins, avec un tarif à la jurnée. Tarif en fnctins de la tranche du qutient familial de Q1 à Q5 (plafnd). Tarif dégressif dès le 2 ème enfant d'une même famille inscrit Unités à la demi-jurnée u à la jurnée. 2. Mdalités d inscriptins Inscriptin de l'enfant à l'activité 10 MELY (et le numér du centre) Inscriptin en début d'année sclaire pur 32 mercredis - à cmpter du 22 sept. 2009, La dégressivité est btenue par le type de cnsmmateur, En cas d inscriptins mixtes des enfants d'une même famille, appliquez le calcul le plus favrable à la famille en enregistrant l'enfant inscrit à la ½ jurnée en 1 er puis celui inscrit à la jurnée en 2 ème inscrit et plus. Le 2 ème enfant bénéficiera du tarif dégressif. MODALITES RELATIVES AUX PRISES EN CHARGE A.I.S. (Aide à l Intégratin Sclaire) ET AUTRES ORGANISMES (Cnseil Général, ASPTT ) Pur certaines familles à revenus mdestes (celles dnt le qutient familial est en Q1), le cût de l inscriptin aux mercredis de Lyn peut faire l bjet d une prise en charge ttale par les services sciaux de la ville de Lyn. (Dispsitif d Aide à l Intégratin Sclaire). Gestin des prises en charge par Cmmissins A.I.S. et prise en charge financière du Cnseil Général : La gratuité n'est pas accrdée d'ffice à tus les Q1. Les familles divent en faire la demande, Lrs de la facturatin, chaque famille devra recevir sa facture avec le mntant à régler. Pur les familles en Q1, cette facture servira de supprt pur faire leur demande de prise en charge auprès des rganismes cncernés (AIS u Cnseil Général) Nus avns cnnaissance des prises en charge par le biais de brdereaux que nus envient les Antennes SOLIDARITES des arrndissements pur chaque cmmissin, nus nus chargerns de mettre à jur les prises en charge au niveau d'educalyon. Il en va, de fait, que les familles n'ayant fait aucune démarche recevrnt une lettre de relance pur le mntant restant dû. Je vus suggère dnc d'inviter les familles relevant de ce cas de figure à faire, rapidement, leurs démarches à réceptin de la facture. Remise des factures aux enfants le mercredi précédant les vacances de Tussaint, nrmalement prévu au mercredi Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 9 sur 11

10 MODALITES RELATIVES A UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT 1- Tute inscriptin aux activités des Mercredis de Lyn, nn démentie au 30 septembre 2009 sera cnsidérée cmme définitive pur l année 2- Rembursement prévu dans les cas suivants Déménagement hrs Lyn Maladie nécessitant une absence de plus de 3 mercredis 3- Les demandes de rembursement accmpagnées des justificatifs, plus un RIB sernt adressées à : MAIRIE DE LYON Directin de l Educatin Pôle Educatif Mnsieur Le Respnsable des Mercredis de Lyn Missin Prjet Educatif Lcal Lyn cedex Les rembursements sernt traités par le siège et calculés au prrata des mercredis nn cnsmmés 5- Tute autre demande fera l bjet d une demande écrite et circnstanciée adressée au respnsable des Mercredis de Lyn. 6- Recmmandatin en cas de demande insistante des familles : Il ne vus incmbe pas d'ppser un refus brutal aux familles risquant de déstabiliser vtre relatin de terrain avec les usagers. La répnse sera faite par la Régie centrale. Attentin : MODALITES RELATIVES A UNE DEMANDE DE RADIATION Les Directeurs de Centres snt invités à cmmuniquer aux familles : que l inscriptin aux Mercredis de Lyn vaudra engagement des familles pur une année cmplète à cmpter du 30 septembre 2010, le mntant est dnc dû pur tute l année, le recrutement des animateurs est directement lié fnctin du nmbre d enfants inscrits dans les grupes. Les absences répétées des enfants pur cnvenance persnnelle déstabilisent frtement les activités des grupes cnstitués en début d année. En cnséquence : Il est dnc impératif de signifier aux familles que l absence de fréquentatin ne vaudra pas annulatin systématique de la facture. Il appartiendra dnc aux familles qui désirent retirer leur(s) enfant(s) de faire une demande de radiatin écrite et circnstanciée adressée au Directeur de Centre ; lequel transmettra au siège pur répnse à l usager, après avir indiqué le nmbre exact de mercredis fréquentés. Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 10 sur 11

11 MODALITES RELATIVES A UNE DEMANDE D ATTESTATION Les demandes d attestatin sernt traitées à partir du 29 juin 2011 par le siège des Mercredis de Lyn. Transmissin à Liliane Bruyère, Assistante des Mercredis de Lyn CONCLUSIONS Les mdalités de fnctinnement déclinées dans ce guide des prcédures de la Régie des Mercredis de Lyn nt pur but de limiter et d anticiper au maximum les différents dysfnctinnements que nus avns pintés sur les années antérieures. Nus remercins, par avance, les Directeurs de Centres du sin particulier qu ils aurnt à relayer les infrmatins auprès de leurs équipes respectives et à la vigilance qu ils prternt au respect de ces cnsignes. En cas de difficultés rencntrées dans la mise en applicatin de ces prcédures et/u de l utilisatin de la base EDUCALYON, merci de cntacter Mme Liliane Bruyère ( ) u M.Serge Oliveri ( ) pur un suivi persnnalisé. Des inchérences rentrées sus EDUCALYON puvant générer de grsses difficultés de slutinnement infrmatique et d imprtantes pertes de temps. Merci à tutes et à tus et bnne rentrée 2010 Directin de l Educatin / Pôle Educatif / Missin Prjet Educatif Lcal / Mercredis de Lyn Page 11 sur 11