Cahier des charges MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE

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1 04/12/06 Cahier des charges «Acquisition d une billetterie informatisée, (matériel et logiciels y afférents) maintenance, et fourniture de tickets» MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE VILLE DE NICE Direction Centrale des Affaires Culturelles CINEMATHEQUE DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES Le 29 janvier 2007 à 16 heures, terme de rigueur 1

2 Sommaire I PARTIE ADMINISTRATIVE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES 1.1 OBJET DU MARCHE 1.2 MODE DE CONSULTATION 1.3 DECOMPOSITION EN LOTS 1.4 RETRAIT DES DOSSIERS ET DEPOT DES OFFRES 1.5 JUSTIFICATION A PRODUIRE QUANT AUX QUALITES ET CAPACITES DU CANDIDAT CRITERE DE CHOIX DES OFFRES ARTICLE 2 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE 2.1 PIECES PARTICULIERES 2.2 PIECES GENERALES ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE RECONDUCTION - RESILIATION 3.1 DUREE 3.2 RECONDUCTION 3.3 CONDITIONS DE RESILIATION ARTICLE 4 DEFINITION DE LA PRESTATION-MODALITES-EXECUTION 4.1 COMMANDES 4.2 LIEU DE LIVRAISON 4.3 DELAI DE LIVRAISON ARTICLE 5 OPERATIONS DE VERIFICATION ET DECISIONS APRES VERIFICATION TRANSFERT DE PROPRIETE ARTICLE 6 PENALITES DE RETARD ARTICLE 7 MODE DE DETERMINATION DES PRIX ARTICLE 8 VARIATION DES PRIX ARTICLE 9 PAIEMENTS 9.1 MODE DE REGLEMENT 9.2 INTERETS MORATOIRES 9.3 FACTURATION 2

3 II PARTIE TECHNIQUE ARTICLE 10 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES ARTICLE 10.1 LE POSTE DE TRAVAIL ET ELEMENTS OBLIGATOIRES DU LOGICIEL DE BILLETTERIE ARTICLE 10.2 LA MAINTENANCE ARTICLE 10.3 LES TICKETS et annexe 1 III PROPOSITION VALANT ACTE D ENGAGEMENT ARTICLE 11 COCONTRACTANT(S) ARTICLE 12 UNITE MONETAIRE ARTICLE 13 PAIEMENTS ARTICLE 14 PROPOSITION DU CANDIDAT 3

4 I PARTIE ADMINISTRATIVE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES 1.1 Objet du marché Le présent marché est composé de 1 lot et a pour objet l acquisition du matériel, des logiciels associés, ainsi que sa maintenance globale (matériel et applications) avec la fourniture de tickets et (ou) tout autre élément nécessaire pour le fonctionnement d une billetterie informatisée adaptée spécialement à la spécificité de la cinémathèque de Nice qui diffuse des films appartenant au patrimoine cinématographique international hors circuit commercial et qui, en régie municipale, doit se conformer aux règles de la comptabilité publique. Le candidat devra assurer l ensemble de ces prestations. 1.2 Mode de consultation Il s agit d un marché à procédure adaptée passé selon les articles 28 du Code des Marchés Publics. 1.3 Description de la prestation Le marché sera traité en trois phases : Pour des raisons évidentes de compatibilité des matériels, l ensemble des phases ne pourra être traité que par une seule et même entreprise qui assurera l ensemble des prestations. - Phase 1 : la fourniture de l ensemble du matériel permettant l utilisation d une billetterie informatisée et logiciels spécifiques obligatoirement adaptés au fonctionnement de la Cinémathèque de Nice, faisant l objet d un marché à prix forfaitaire, - Phase 2 : la maintenance et le dépannage du matériel (technique et applications) faisant l objet d un marché à prix forfaitaire, - Phase 3 : la fourniture de tickets spécifiques pour ce matériel qui fera l objet d un marché à bons de commandes pour un an renouvelable 3 fois. Le montant annuel minimum prévu est de 500 HT, le montant annuel maximum prévu est de 1400 HT. La personne publique est engagée sur le minimum, le titulaire à concurrence du maximum. 1.4 Retrait des dossiers et dépôt des offres Les dossiers, gratuits, sont à retirer à l adresse suivante : MAIRE DE NICE CINEMATHEQUE 3 esplanade Kennedy NICE CEDEX 4 Renseignements : Les plis devront être adressés soit par poste en recommandé avec accusé de réception, soit par dépôt contre récépissé à l adresse ci-dessus. 4

5 1.5 Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat - des références professionnelles - la lettre de candidature (imprimé DC4) - la déclaration du candidat (imprimé DC5) «Conformément à l article R du Code du Travail modifié par le Décret du relatif au travail dissimulé, seront demandés, au(x) titulaire(s), tous les six mois, et jusqu à la fin d exécution du(es) marché(s) les documents suivants : - une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant au cocontractant et datant de moins de six mois. - une attestation sur l'honneur du cocontractant du dépôt auprès de l'administration fiscale, à la date de l'attestation, de l'ensemble des déclarations fiscales obligatoires. Si le candidat n'est pas tenu de s'immatriculer au registre du commerce ou au répertoire des métiers, il devra fournir en plus le récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises. - lorsque le cocontractant emploie des salariés, une attestation sur l'honneur établie à la date de signature du contrat et tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du contrat, de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement au regard des articles L.320, L et r Pour le cas ou le titulaire du marché est établi ou domicilié à l'étranger, à la conclusion du contrat et tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution, il sera fait application de l'article R du Code du Travail. 1.6 Critères de choix des offres Critères : L adaptation et la conformité du système proposé avec le fonctionnement spécifique de la cinémathèque et de sa billetterie, la qualité des prestations, la convivialité du système, le prix La grille des critères de choix fera l objet d une pondération : le prix comptera pour 40 % la qualité des prestations pour 60 % ARTICLE 2 - PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE 2.1 Pièces particulières - Le présent cahier des charges valant acte d engagement, complété, daté et signé - Phase 1 : le DPGF, complété, daté et signé (document contractuel) - Phase 2 : le DPGF, complété, daté et signé (document contractuel) - Phase 3 : le BPU, complété, daté et signé (document contractuel) ainsi que le DDED à compléter. 5

6 - L annexe 1 à valeur contractuelle - Un mémoire présentant, avec schémas, l adaptation et la conformité du système proposé avec le fonctionnement spécifique de la cinémathèque et de sa billetterie, la capacité à traiter l ensemble des prestations demandées, la convivialité du système. 2.2 Pièces générales Les documents applicables étant ceux en vigueur lors de l exécution du marché, il s agit : - du Cahier des Clauses Administratives Générales de Fournitures Courantes et de Prestations de Services - de l ensemble des textes législatifs et réglementaires s appliquant dans le cadre du présent marché. ARTICLE 3 - DUREE DU MARCHE - RECONDUCTION - RESILIATION 3.1 Durée Le présent marché est exécutoire dès sa notification au titulaire. Le marché sera conclu pour une période d UN AN à compter de la notification dudit marché au titulaire, pour la phase 1. En ce qui concerne les autres phases elles pourront être renouvelées 3 fois, par reconduction expresse, pour une même durée selon les modalités prévues à l article 3.2 ci-après, sans que la durée totale puisse excéder 4 ans. Phase 1 : il s agit d une acquisition unique non renouvelable Phase 2 et 3 : la durée du marché sera d une année renouvelable 3 fois dans les conditions sus mentionnées. 3.2 Reconduction pour les phases 2 et 3 La reconduction du marché est expresse. La Ville de Nice adressera au titulaire du marché un courrier précisant son souhait de reconduire le marché au plus tard 3 mois avant la date d échéance du marché, soit par courrier RAR. Le titulaire du marché dispose à compter de lettre de reconduction d un délai 15 jours pour confirmer ou non la demande de reconduction du marché par lettre recommandée avec avis de réception ou télécopie. Faute de réception par la Ville de ladite lettre ou télécopie dans le délai susvisé, le titulaire est réputé avoir accepté la reconduction, ce que le titulaire reconnaît expressément. 3.3 Conditions de résiliation Les différents cas de résiliation sont prévus au Cahier des Clauses Administratives Générales CCAG Fournitures Courantes et Services. 6

7 ARTICLE 4 DEFINITION DE LA PRESTATION MODALITES EXECUTION 4.1 Commandes Les commandes seront faites au moyen de bons de commande à savoir : Phase 1 «fourniture du matériel nécessaire pour le fonctionnement d une billetterie informatisée avec les logiciels» fera l objet d un bon de commande Phase 2 «maintenance, dépannage du matériel» fera l objet de bons de commandes Phase 3 «fourniture de tickets spécifiques» fera l objet de bons de commandes délivrés au fur et à mesure des besoins. Tous les bons de commande seront adressés par la direction susvisée au titulaire, dès notification du marché. La personne habilitée à signer les bons de commande est l Adjoint au Maire délégué à la direction ayant émis le bon de commande. La Ville de Nice notifiera les bons de commande par télécopie, l original sera envoyé le même jour par courrier. Phase 1 : L ensemble du matériel pour le fonctionnement de la billetterie sera installée et devra fonctionner 10 jours maximum après la réception du bon de commande par télécopie. Phase 2 : Concernant la maintenance de l ensemble du matériel et logiciels associés, il faudra pouvoir assurer une assistance -téléphonique, -une assistance par ligne spécialisée ADSL installée par la DIT de la Ville de Nice 7J /7 et 24 h /24, -une maintenance technique sur place du matériel et des logiciels associés Phase 3 : En ce qui concerne le renouvellement de la fourniture de tickets, le délai d intervention ou de livraison sera de 48 heures maximum à compter du lendemain du jour de réception du bon de commande par télécopie. Toute fourniture livrée sans un bon de commande établi par la Ville de Nice sera refusée et le titulaire sera mis en demeure, conformément aux stipulations du C.C.A.G. Fournitures Courantes et Services de reprendre ladite fourniture. Chaque bon de commande comportera : - le nom et l adresse du titulaire du marché - la référence du marché (dénomination) - la date d émission du bon de commande - le lieu de livraison - la désignation de la fourniture - le délai d exécution (délai de livraison) - la quantité 7

8 - le prix unitaire H.T. - le prix total H.T. - le taux et le montant de la T.V.A. - le prix total T.T.C. - le nom et l adresse de la Direction et/ou Service où le fournisseur devra adresser la facture. Ordonnateur : Monsieur le Maire de la Ville de Nice Comptable Public Assignataire des Paiements : Monsieur le Trésorier Principal de NICE-MUNICIPALE 4, rue Gabriel Fauré NICE CEDEX 1 Phase 1 Imputation : 1D Chapitre : 21 Compte : Fonction : Phase 2 Imputation : 2D Chapitre : 011 Compte : 6156 Fonction : Phase 3 Imputation : 2D Chapitre : 011 Compte : Fonction : Lieu de Livraison Le fournisseur devra assurer la livraison à l adresse suivante : MAIRIE DE NICE CINEMATHEQUE 3 esplanade Kennedy NICE CEDEX Délai de livraison et d intervention Phase 1 : L ensemble du matériel pour le fonctionnement de la billetterie sera installée et devra fonctionner 10 jours maximum après la réception du bon de commande par télécopie. Phase 2 : Concernant la maintenance de l ensemble du matériel et logiciels associés, il faudra pouvoir assurer une assistance -téléphonique quotidienne -une assistance par ligne spécialisée ADSL installée par la DIT de la Ville de Nice 7J /7 et 24 h /24, -une maintenance technique sur place du matériel et des logiciels associés 8

9 Phase 3 : En ce qui concerne le renouvellement de la fourniture de tickets, le délai de livraison sera de 48 heures maximum à compter du lendemain du jour de réception du bon de commande par télécopie. ARTICLE 5 OPERATIONS DE VERIFICATION ET DECISIONS APRES VERIFICATION TRANSFERT DE PROPRIETE Ces opérations seront faites conformément aux dispositions des articles prévues au C.C.A.G. Fournitures Courantes et de Services ARTICLE 6 PENALITES DE RETARD Les pénalités de retard sont celles prévues au CCAG Fournitures Courantes et Services ARTICLE 7 - MODE DE DETERMINATION DES PRIX Les prix sont ceux déterminés dans les DPGF pour les phases 1 et 2 et dans le BPU pour la phase 3. ARTICLE 8 VARIATION DES PRIX Pour les phases 2 et 3, les prix sont fermes pour la première année de validité du marché. Ils seront révisés lors de chaque reconduction. Les prix ainsi définis sont réputés établis sur la base des conditions économiques en vigueur au mois qui précède celui au cours duquel se situe la date limite de réception des offres. Ce mois est appelé mois zéro, noté «Mo»(mois de référence). La révision du prix s effectue par l application au prix du marché (P) d un coefficient de révision donné par la formule suivante : P= Po [(0,125)+(0,875 ICHTTS2)] ICHTTS2o Dans laquelle : P= prix révisé HT Po = prix initial HT du marché Avec : ICHTTS2o = indice du coût horaire du travail, tous salariés, services principalement rendus aux entreprises, au mois Mo (Identifiant Insee internet ) ICHTTS2 = dernier indice connu du coût horaire du travail, tous salariés, services principalement rendus aux entreprises, à la date anniversaire du marché (publié dans le bulletin mensuel de statistique rubrique salaires, revenus, coût de la main d œuvre (identifiant Insee internet ) Le coefficient final de révision sera calculé à quatre décimales et arrondi au millième supérieur. 9

10 En cas de disparition de l indice en cours d exécution du présent marché, il sera procédé à son remplacement par application de l indice correspondant. ARTICLE 9 PAIEMENTS 9.1 Mode de règlement Le paiement s effectuera pour chaque phase par mandatement administratif suivant les règles de la comptabilité publique et celles prévues par le Code des Marchés Publics. Le délai maximum de paiement est de 45 jours. Le comptable assignataire chargé du paiement est Monsieur le Trésorier Principal de Nice- Municipale. 9.2 Intérêts moratoires Conformément à l article 96 du Code des Marchés Publics, il est ici précisé que le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autres formalités pour le titulaire du marché ou le sous traitant, le bénéficie d intérêts moratoires à compter du jour suivant l expiration du délai mentionné à l article 9.1 du présent document, le taux desdits intérêts moratoires est le taux d intérêt légal en vigueur à la date de laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de deux points. 9.3 Facturation Le paiement s effectuera pour chaque phase sur présentation d une facture établie en un seul original et deux copies adressées à : MAIRIE DE NICE CINEMATHEQUE 3 Esplanade Kennedy NICE CEDEX 4 La Facture comportera impérativement les renseignements suivants : - le nom et l adresse du créancier, - le numéro d immatriculation SIRET de la Société, - le numéro de la facture et date d établissement, - dénomination et n de référence du marché, - la date de notification du marché, - le numéro et la date du bon de commande, - l intitulé et les références complètes du compte à créditer tel qu il est précisé à l acte d engagement, - la quantité livrée - le prix unitaire hors taxes, - le montant et le taux de la T.V.A., - le montant T.T.C. (en chiffres et en lettres). La première facture devra impérativement être accompagnée d un RIB ou d un RIP. 10

11 En cas de changement de relevé d identité bancaire ou postal en cours d exécution du marché, le titulaire s engage à en informer la Ville de Nice par courrier auquel sera joint le nouveau relevé. II PARTIE TECHNIQUE ARTICLE 10 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES ARTICLE 10.1 LE POSTE DE TRAVAIL DE LA BILLETTERIE : Point de vente de billetterie autonome et spécifique à la cinémathèque de Nice comprenant un écran tactile, l ouverture d un tiroir caisse automatique, une imprimante thermique pour tickets, et (ou) tout autre élément nécessaire ainsi que la configuration et le paramétrage pour son fonctionnement spécifique qui permet -la vente de carte d abonné au prix de 1 ( les cartes ne seront pas délivrées par le système mais fournies par le service reprographie de la ville de Nice, seule la vente et les bordereaux y afférents doivent être enregistrés) -la délivrance de billets pour une séance à 2 -la délivrance de billets à 1,50 pour les scolaires et étudiants -la vente de carnets de 10 tickets à 18, ( les carnets ne seront pas délivrées par le système mais fournis par le service reprographie de la ville de Nice, seule la vente et les bordereaux y afférents doivent être enregistrés) -l édition d un ticket exonéré, Ces différentes catégories, prestations et tarifs sont obligatoires et doivent apparaître obligatoirement, clairement et ensemble à l ouverture de l écran d accueil. Il faut prévoir entrée immédiate et pré-vente, le logiciel doit pouvoir permettre l enregistrement et l édition de l ensemble des bordereaux obligatoires, y compris l enregistrement de la vente de cartes d accès à l atelier de dessin animé et l édition des bordereaux y afférents. Il convient également de prévoir la connexion CNC et WEBCINEDI dans l éventualité d une connexion future. Toute modification de tarif en cours d année doit pouvoir être prise en compte, de même toute modification de titre de films doit pouvoir faire l objet d un changement immédiat sans modification du reste de la programmation enregistrée. La Cinémathèque propose un film différent à chaque séance et de 6 à 25 films différents par semaine, la programmation est renouvelée tous les mardis. La saisie intégrale des titres des films et des horaires doit pouvoir se faire avant la vente des tickets ce qui suppose une mémoire et un disque dur capable d enregistrer et de prendre en compte ces données sur une durée minimum de 3 semaines. Éléments obligatoires du logiciel de billetterie: 1 - Avoir la possibilité d annuler la vente d un billet ou d une carte d abonné, ou d un carnet. Ces annulations doivent être comptabilisées. 2 - À l issue de chaque journée, à la fermeture de caisse, un relevé doit être imprimé indiquant la date, le jour, l année. en cours. Avec pour chaque catégorie de tarif, les éléments suivants : 11

12 Le numéro de départ et le numéro du dernier billet vendu de la journée, Le nombre des billets vendus par catégorie, Le prix du billet à l unité, et par catégories ( 2 et 1,50 ) La recette correspondante, Le numéro, le tarif de chaque billet ou carte d abonné annulés et leur montant total venant en déduction de la recette, Le nombre de tickets exonérés édités Le nombre de cartes vendues ( non imprimées par le système mais avec vente enregistrée par le système) Le nombre de carnets à 10 séances vendus ( non imprimés par le système mais avec vente enregistrée par le système) Le nombre de cartes d accès à l atelier de dessin animé vendues, Le montant en espèces, Le montant et le nombre de chèques postaux, Le montant et le nombre de chèques bancaires Le montant et le nombre de chèques vacances, Le montant du titre de recette s il y en a un, Le montant des encaissements qui doit être égal au montant de la recette des billets vendus spécifié ci-dessus. 3 - Pouvoir éditer un état comportant exactement les mêmes renseignements que ci-dessus mais de date à date. La période doit être mentionnée (exemple : Recettes du 1 janvier 2007 au 15 janvier 2007). 4 Pouvoir éditer la liste des films programmés, les horaires des projections, le chiffre des entrées par jour, semaine, mois, année (étape distincte de la vente des billets ) 5-Annexe 1 à valeur contractuelle Éléments facultatifs : Gestion des réservations. ARTICLE 10.2 LA MAINTENANCE : a)logiciel : Elle comprend : -une assistance téléphonique -l assistance obligatoire annuelle 7 j/7 et 24h/24, y compris les jours fériés, le dépannage rapide du logiciel par prise de contrôle à distance par modem (installation d une ligne téléphonique spécifique (Adsl), hors réseau intranet de la Ville de Nice, autorisée par la Direction du Service Informatique et Télécommunications ), -la mise à jour régulière du logiciel. b)matériel : En cas de panne technique sur le matériel, dès réception d un fax de la Cinémathèque, le titulaire du marché doit obligatoirement intervenir dans les 24 heures sur le site. Le titulaire s engage à communiquer des coordonnées où il peut être joint 7 j/7 et 24h/24 ARTICLE 10.3 LES TICKETS : Les éléments techniques indispensables et obligatoires sont les suivants : 12

13 Le billet d entrée doit obligatoirement être pré découpé et détachable en deux parties distinctes, l une conservée par le contrôleur, l autre gardée par le spectateur. Les éléments suivants doivent être obligatoirement mentionnés : le titre du film l heure de la séance, la date et l heure de l édition du billet, la mention du tarif (2 ou 150 ou la mention exonéré) Les mentions : Cinémathèque de Nice Trésor Public Une numérotation doit être utilisée pour chaque catégorie de tarif (exemple : le premier ticket à 2 vendu le 1 er janvier aura le numéro 1, le deuxième le numéro 2, etc le premier ticket à 1 50 vendu dans l année en cours aura le numéro 1, le deuxième le numéro 2, etc ). Ce numéro doit redémarrer à 1 pour chaque catégorie de tarif au 1 er janvier. Il en est de même pour l enregistrement de la vente des carnets de 10 séances. Les tickets exonérés doivent également être numérotés avec remise à zéro au 1 er janvier. III PROPOSITION VALANT ACTE D ENGAGEMENT ARTICLE 11 CONTRACTANT (S) Je soussigné (Nom, Prénom, Qualité) :..... agissant en vertu des pouvoirs qui m (nous) ont été conférés au nom et pour le compte de (intitulé complet de la société) :.... agissant en tant que mandataire : pour la société qui a signé la lettre de candidature (modèle DC 4 en ce qu il est conforme aux stipulations du nouveau Code des Marchés Publics) Il est ici précisé que : - le groupement est conjoint lorsque chacun des prestataires membres du groupement s engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché, - le groupement est solidaire lorsque chacun des prestataires membres du groupement est engagé pour la totalité du marché. Il est ici précisé que : Dans les deux formes de groupement, conformément à l article 51 du Code des Marchés Publics, l un des prestataires membres du groupement, désigné dans le présent acte d engagement comme mandataire, représente l ensemble des membres, vis à vis de la personne responsable du marché et coordonne les prestations des membres du groupement. Il est ici rappelé, conformément audit article 51 «qu un même prestataire ne peut pas être mandataire de plus d un groupement pour un même marché» 13

14 CAPITAL SOCIAL : ayant son siège social à (adresse complète et numéro de téléphone de la société) immatriculée Numéro INSEE.... Numéro SIRET (14 chiffres).. m'engage dans le cadre du présent marché sans réserve, conformément aux stipulations de ce document, à exécuter les prestations demandées par la Ville de Nice, l offre ainsi présentée ne me liant toutefois, que si son acceptation m est notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres. ARTICLE 12 - UNITE MONETAIRE L unité monétaire demandée par la Ville de Nice est l EURO ARTICLE 13 PAIEMENTS La Ville de Nice se libèrera des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit en compte ouvert au nom de : - NOM et RAISON SOCIALE.. - BANQUE, CENTRE DE CHEQUES POSTAUX, TRESOR PUBLIC (dénomination et adresse et RIB).. ARTICLE 14 PROPOSITION DU CANDIDAT Phase 1 : fourniture de l ensemble du matériel pour le fonctionnement de la billetterie informatisée avec logiciels adaptés à la spécificité de la Cinémathèque 14

15 Le montant de la prestation tel qu il découle du DPGF s élève à Montant total HT..soit. TTC Phase 2 : la maintenance, le dépannage du matériel et des applications des logiciels Le montant de la prestation tel qu il découle du DPGF s élève à Montant total HT..soit. TTC Phase 3 : fourniture de tickets spécifiques Le montant de la prestation tel qu il découle du BPU multiplié par les quantités non contractuelles du DDED s élève à : Montant total HT..soit. TTC Le montant total du marché (3 phases) s élève à : Montant total HT..soit. TTC Date, cachet, signature. Mention "Lu et approuvé" CADRE RESERVE A L ADMINISTRATION Est acceptée la présente offre pour valoir acte d'engagement A NICE, le Notification au cocontractant le. 15