Déplacements. Table des matières

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1 Table des matières 1. Intrductin 2 2. Principes généraux 3 3. Smmaire des allcatins de déplacement 4 4. Services de vyages des députés 5 5. Vyageurs autrisés 6 6. Système de pints de déplacement 7 7. aériens Classes de service Aérnefs nlisés et privés Salns des aérprts rutiers Autres myens de transprt Hébergement et repas Hébergement Indemnité jurnalière Résidence secndaire Prpriété Lcatin Restrictins pur circnstances spéciales Prgrammes de fidélisatin Cmptabilité et rembursement 27 Le 22 mars 2016 Page 1 de 27

2 1. Intrductin Les députés dispsent de ressurces pur faciliter leurs déplacements dans leur circnscriptin, pur se rendre à Ottawa et en revenir, et pur se rendre ailleurs, seln les cnditins établies par le Bureau de régie interne. Tut au lng de ce chapitre, les références aux députés visent également les agents supérieurs de la Chambre, à mins d indicatin cntraire. Le présent chapitre décrit ce qui suit : Principes généraux Smmaire des allcatins de déplacement Services de vyages des députés Vyageurs autrisés Système de pints de déplacement aériens rutiers Autres myens de transprt Hébergement et repas Résidence secndaire pur circnstances spéciales Prgrammes de fidélisatin Cmptabilité et rembursement Pur btenir des renseignements sur les déplacements des emplyés des agents supérieurs de la Chambre et des bureaux de recherche, cnsulter la sectin 3.3 du chapitre Agents supérieurs et partis recnnus. Pur cnnaître les règles particulières en matière de déplacement qui s appliquent pendant la péride de disslutin et à la suite d une électin, cnsulter la sectin 7. du chapitre Disslutin du Parlement et le chapitre Électins, respectivement. Le 22 mars 2016 Page 2 de 27

3 Manuel des allcatins et des services aux députés 2. Principes généraux Les principes suivants régissent l utilisatin des allcatins de déplacement par les députés et leurs vyageurs autrisés : Déplacement au Canada : Les allcatins de déplacement snt accrdées aux députés afin de leur permettre de se déplacer à l intérieur du Canada, à mins d indicatin cntraire. Les députés ne sernt dnc aucunement rembursés pur des billets d avin et pur des déplacements rutiers indiquant un pint de départ u d arrivée (y cmpris les escales) à l extérieur du Canada. Déplacement fficiel : Les députés sernt rembursés pur les frais qu ils engagent lrsqu ils snt en déplacement fficiel, seln certaines cnditins. Les députés snt en déplacement fficiel lrsqu ils se truvent à au mins 100 kilmètres de leur résidence principale et qu ils se déplacent : entre Ottawa et leur circnscriptin; dans leur circnscriptin u la prvince u le territire ù elle se truve; dans la régin de la capitale natinale (RCN); ailleurs au Canada; à Washingtn D.C. u à la ville de New Yrk et entre ces villes et Ottawa u leur circnscriptin. Dépenses payées par d autres myens : Les députés ne peuvent demander le rembursement de dépenses payées autrement (p. ex., les repas furnis pendant un vl, à un événement, sur la clline u ailleurs). Fnctins parlementaires : Les députés ne peuvent utiliser les ressurces furnies aux fins de déplacement par la Chambre des cmmunes que dans le cadre de l exercice de leurs fnctins parlementaires. Tut autre déplacement sera cnsidéré cmme une dépense persnnelle. Chaque déplacement dit avir un but précis lié à l exercice des fnctins parlementaire du député. Aucun frais de transprt qutidien : Les dépenses liées au transprt qutidien snt des dépenses persnnelles. Les députés et leurs vyageurs autrisés ne peuvent demander le rembursement des frais liés aux déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail habituel. Certaines exceptins s appliquent; cnsulter la sectin 8. rutiers du présent chapitre. Trajet le plus direct : Les députés et leurs vyageurs autrisés divent tujurs chisir le trajet le plus direct pur leurs déplacements. Myen de transprt le plus écnmique : Pur tus leurs déplacements, les députés divent chisir le myen de transprt le plus écnmique, pratique et sécuritaire pur se rendre à leur destinatin. Pur les déplacements aériens, les députés et leurs vyageurs autrisés ne sernt rembursés qu au tarif de la classe de service à laquelle ils nt drit. Le 22 mars 2016 Page 3 de 27

4 Manuel des allcatins et des services aux députés 3. Smmaire des allcatins de déplacement Les députés dispsent des allcatins suivantes pur leur permettre de se déplacer dans le cadre de leurs fnctins parlementaires : Cmpte de frais de déplacement fficiel : Les députés peuvent prter à ce cmpte leurs frais d hébergement et de repas, ainsi que leurs faux frais, seln certaines cnditins. Seules les dépenses engagées par les députés peuvent être prtées à ce cmpte. Pur cnnaître la limite actuelle de ce cmpte, cnsulter le Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets. Budget de bureau du député : Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent prter certains de leurs frais de déplacement au budget de bureau du député, seln certaines cnditins. Nrmalement, les frais liés aux déplacements à l intérieur de la prvince u du territire ù se truve la circnscriptin snt prtés à ce budget. Système de pints de déplacement : Les députés reçivent 64 pints de déplacement par exercice pur effectuer des déplacements entre leur circnscriptin et Ottawa, ailleurs au Canada, à Washingtn D.C. et à la ville de New Yrk, seln certaines cnditins. Les frais liés au déplacement de ces pints de déplacement snt prtés au budget central de l Administratin de la Chambre. Pur btenir de plus amples renseignements, cnsulter la sectin 6. Système de pints de déplacement du présent chapitre. Pur btenir de plus amples renseignements sur le prcessus de rembursement, cnsulter la sectin 14. Cmptabilité et rembursement du présent chapitre. Le 22 mars 2016 Page 4 de 27

5 Manuel des allcatins et des services aux députés 4. Services de vyages des députés Les Services de vyages des députés furnissent des services d agence de vyage aux députés, ntamment l émissin de billets d avin et de train, la réservatin de chambres d hôtel u de vitures de lcatin, et l aide à la planificatin des itinéraires. Bien que les députés puissent avir recurs à l agence de vyage de leur chix, les Services de vyages des députés ffrent les avantages suivants : des écnmies imprtantes pur les députés et la Chambre des cmmunes grâce à une remise quantitative; les ptins de déplacement les plus écnmiques et pratiques à la classe de service à laquelle le vyageur a drit; un prgramme de passe de vls crprative qui permet aux vyageurs devant effectuer de lngs déplacements d accéder à une classe de service supérieure à un cût inférieur, seln certaines cnditins; une assurance-accident de $ par persnne est furnie sans frais lrsque le billet d avin u de train est réservé et payé par la vie des Services de vyages des députés; Remarque : Cette assurance cuvre les vyageurs en cas d accident entraînant la mrt, la perte de la vue u d un membre. Les vyageurs qui achètent ces billets d avin u de train auprès d un autre furnisseur ne bénéficiernt pas de cette assurance. Pur désigner un bénéficiaire, les députés et les vyageurs autrisés divent remplir le frmulaire Désignatin du bénéficiaire et l envyer à la Gestin des pératins financières. d autres assurances de vyage, y cmpris pur les bagages perdus u vlés, le retard des bagages, des vls u des trains, snt furnies sans frais lrsque le billet d avin u de train est réservé et payé par la vie des Services de vyages des députés. Remarque : Les vyageurs qui achètent ces billets d avin u de train auprès d un autre furnisseur ne bénéficiernt pas de cette assurance. Pur btenir de plus amples renseignements sur cette assurance, cmmuniquer avec la Gestin des pératins financières. Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent suscrire à des assurances supplémentaires à leurs frais lrsqu ils achètent des billets par la vie des Services de vyages des députés u d autres agences de vyage. Pur cmmander des billets, le frmulaire Demande de billets de vyage dit être rempli et envyé aux Services de vyages des députés, certaines exceptins s appliquent. Pur btenir de plus amples renseignements sur cette assurance, cmmuniquer avec la Gestin des pératins financières. Le 22 mars 2016 Page 5 de 27

6 Manuel des allcatins et des services aux députés 5. Vyageurs autrisés Les députés peuvent attribuer certaines de leurs allcatins de déplacement à leurs vyageurs autrisés, sit leur vyageur désigné, leurs persnnes à charge et leurs emplyés réguliers. Vyageur désigné : Les députés peuvent désigner une persnne, à l exclusin d un de leurs emplyés u d un autre député qui n est pas leur cnjint, à titre de vyageur désigné. À cette fin, les députés divent déclarer le nm de leur vyageur désigné. Cette déclaratin demeure en vigueur jusqu à la fin de la législature u pur une péride minimale de 12 mis, seln la péride la plus curte. Les députés ne peuvent pas nmmer un autre vyageur désigné avant l anniversaire de la déclaratin en vigueur, sauf en cas de décès du vyageur désigné. Pur btenir une cpie du frmulaire Déclaratin de vyageur désigné, cnsulter le Prtail financier. Puisque le nm du vyageur désigné du député apparaît dans le Registre public des vyageurs désignés diffusé sur le site Web du Parlement du Canada, les députés snt respnsables d infrmer leur vyageur désigné que leur nm sera publié et d btenir leur accrd. Persnne à charge : Pur que les persnnes à charge des députés sient en mesure d utiliser les ressurces de déplacement des députés, ces derniers divent déclarer leurs persnnes à charge dans le Prtail financier en furnissant leur nm, leur date de naissance, leur statut d étude (si elles snt âgées entre 21 et 25 ans), de même que la nature de leur relatin avec le député. La déclaratin des persnnes à charge est valide pur tute la durée de la législature. Cependant, les députés divent aviser la Gestin des pératins financières de tut changement au statut de leurs persnnes à charge pendant. Pur btenir une cpie du frmulaire Déclaratin de persnne à charge, cnsulter le Prtail financier. Emplyés admissibles : Afin d être en mesure d utiliser les ressurces de déplacement des députés, les emplyés divent travailler régulièrement pur le député et être rémunérés au mins 15 heures par semaine. Aucune demande de rembursement de frais de déplacement ne peut être présentée pur des frais engagés par un emplyé avant sn embauche. Vyageurs exclus : Les députés et les agents supérieurs de la Chambre ne peuvent pas autriser les emplyés en dispnibilité, les entrepreneurs, les bénévles u les emplyés de ministères u d rganismes du guvernement à utiliser leurs allcatins de déplacement. Le 22 mars 2016 Page 6 de 27

7 Manuel des allcatins et des services aux députés 6. Système de pints de déplacement Les frais de transprt engagés par les députés et leurs vyageurs autrisés dans le cadre des fnctins parlementaires des députés snt habituellement prtés au système de pints de déplacement. Ce système assure l équité dans l attributin des ressurces de déplacement aux députés, sans égard à l emplacement de leur circnscriptin. Allcatin : Les députés reçivent 64 pints de déplacement par exercice. Pur btenir un schéma de l allcatin des pints de déplacement, cnsulter l annexe Système de pints de déplacement - Députés du présent chapitre. réguliers : Au curs de chaque exercice, les députés peuvent utiliser la ttalité de leurs 64 pints pur leurs déplacements réguliers, sit des déplacements entre Ottawa et leur circnscriptin, u les attribuer, en ttalité u en partie, à leurs vyageurs autrisés. Les chefs de parti d ppsitin nt drit à des ressurces de déplacement additinnelles. Pur btenir de plus amples renseignements, cnsulter la sectin 3.3 du chapitre Agents supérieurs et partis recnnus. spéciaux : Les députés peuvent utiliser jusqu à 25 de leurs 64 pints pur des déplacements spéciaux, sit des déplacements au Canada (autres qu entre Ottawa et leur circnscriptin) et à Washingtn D.C. u à la ville de New Yrk. Les députés peuvent également attribuer une partie u la ttalité des 25 pints pur des déplacements spéciaux à leurs vyageurs autrisés. La limite de 25 pints pur les déplacements spéciaux ne s applique pas au Président de la Chambre, aux chefs de parti, aux leaders à la Chambre et aux whips en chef des partis recnnus. Washingtn D.C. et ville de New Yrk : Les députés peuvent utiliser jusqu à 4 des 25 pints de déplacement spécial pur se rendre à Washingtn D.C., dnt 2 de ces 4 pints pur se rendre à la ville de New Yrk. Les cnditins suivantes s appliquent : le député dit présenter une descriptin détaillée de la nature du déplacement, lequel dit être effectué dans le cadre de l exécutin de ses fnctins parlementaires; les déplacements à la ville de New Yrk n nt lieu que pur prendre part à des cnférences, des réunins et des activités citées sur le site Web des Natins Unies, ainsi que pur assister à des réunins prévues avec des représentants des Natins Unies; le député est le seul vyageur autrisé; les déplacements vers ces destinatins divent être des déplacements aller-retur, pur lesquels un pint de déplacement cmplet est déduit; l itinéraire dit être le plus direct et un des pints de départ u d arrivée dit être Ottawa u la circnscriptin du député, u l aérprt frntalier canadien u américain le plus près de la circnscriptin du député; Le 22 mars 2016 Page 7 de 27

8 Manuel des allcatins et des services aux députés les déplacements se fnt sans escales; les pints de déplacement ne divent pas être utilisés pur des déplacements liés aux affaires d une assciatin parlementaire u d un cmité parlementaire. Année au curs de laquelle une électin générale est prévue : Au curs d une année pendant laquelle une électin générale est prévue, le système de pints de déplacement sera calculé au prrata du nmbre de jurs entre le 1 er avril et minuit la veille de l électin générale. Calcul : Un demi-pint est déduit pur chaque déplacement effectué par des députés u par leurs vyageurs autrisés, indépendamment de la classe de service, du myen de transprt u du cût du déplacement. Un déplacement s entend d un déplacement par tut myen de transprt vers une destinatin et pur un but distincts, et qui est direct u sans interruptin, sauf pur un seul arrêt (autre qu une escale) d au plus 12 heures. Les éléments suivants nt une incidence sur le calcul des pints de déplacement : Seulement un quart de pint est déduit pur chaque déplacement effectué par les persnnes à charge de députés de mins de six ans, indépendamment de la classe de service, du myen de transprt u du type de déplacement (régulier u spécial). Pur les déplacements prtés au système de pints de déplacement, le cût du transprt rutier lcal pur se rendre à la gare, au terminus d autbus u à l aérprt et pur en revenir est cmpris dans les frais liés au déplacement. Les vyageurs sernt rembursés pur les frais de taxi et d autbus, et pur le kilmétrage effectué au taux de kilmétrage appruvé, plus les frais applicables de statinnement, de traversier et de péage rutier. Les reçus riginaux snt requis pur tutes dépenses sauf les frais de taxis de mins de 25 $. Pur cnnaître le taux de kilmétrage en vigueur, cnsulter l annexe Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets. Cnditins et restrictins : Les cnditins suivantes s appliquent à l utilisatin des pints de déplacement : Tut déplacement dit avir un but précis et être lié à l exercice des fnctins parlementaires du député. La date du déplacement, et nn la date de l émissin du billet, détermine la péride pendant laquelle le pint est déduit. Les pints inutilisés ne peuvent être reprtés à l exercice suivant. Pur utiliser des pints spéciaux, les emplyés divent accmpagner le député u l agent supérieur de la Chambre. Les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent utiliser les pints de déplacements pur les déplacements ayant pur but de réunir la famille u de représenter le député à un événement. Pur btenir de plus amples renseignements cnsulter la sectin 12. pur circnstances spéciales du présent chapitre. Le 22 mars 2016 Page 8 de 27

9 Manuel des allcatins et des services aux députés Les députés divent surveiller leur utilisatin de pints et s assurer de ne pas dépasser le nmbre ttal de pints allués. Les députés peuvent cnsulter les détails liés à leurs déplacements ainsi que ceux de leurs vyageurs autrisés dans le Prtail financier, y cmpris le nmbre de déplacements effectués et leur date, les destinatins, les cûts liés aux déplacements, ainsi que le slde de pints. L Administratin de la Chambre recuvrera le cût des déplacements qui excèdent l allcatin accrdée au député. Les députés peuvent utiliser le système de pints de déplacement lrsqu ils se déplacent au Canada avec des assciatins u des cmités parlementaires. Ils ne divent cependant pas s en servir lrsqu ils se déplacent à titre de ministres u de secrétaires parlementaires. 7. aériens Les députés et leurs vyageurs autrisés divent chisir le myen de transprt le plus écnmique, pratique et sécuritaire à la classe de service à laquelle ils nt drit pur tut transprteur aérien, ainsi que le trajet le plus direct sur les rutes canadiennes pur se rendre à leur destinatin. Les frais de transprt aérien snt généralement prtés au système de pints de déplacement. Lrs de déplacement par vie aérienne, tut arrêt de plus de 12 heures, autre qu une escale, met fin au déplacement. Une escale s entend d un arrêt nécessaire jusqu au mment ù le déplacement peut être repris à un endrit autre que la destinatin du déplacement, dans l un des cas suivants : L arrêt est causé par des facteurs externes indépendants de la vlnté du vyageur, ntamment une grève u des prblèmes liés aux cnditins métérlgiques. L arrêt est nécessaire afin de pursuivre le déplacement, sit en prenant un vl de crrespndance u en changeant de myen de transprt. En cas d escale, l Administratin de la Chambre paiera les cûts d hébergement, sur présentatin de reçus riginaux. La présente sectin traite aussi des sujets suivants : Classes de service Aérnefs nlisés et privés Salns des aérprts Le 22 mars 2016 Page 9 de 27

10 Manuel des allcatins et des services aux députés 7.1 Classes de service Les députés et leurs vyageurs autrisés snt admissibles à différentes classes de service en fnctin de la durée de leur déplacement cntinu et du recurs aux Services de vyages des députés pur effectuer leurs préparatifs de déplacement. Puisque les Services de vyages des députés gèrent le prgramme de passe de vls crprative au nm de la Chambre des cmmunes, ils veillent à ce que les vyageurs se déplacent tujurs seln l ptin la plus écnmique, pratique et sécuritaire à la classe de service à laquelle ils nt drit. Les députés et leurs vyageurs autrisés ne peuvent se déplacer en utilisant une classe de service à laquelle ils n nt pas drit même si la classe supérieure est mins dispendieuse que la classe de service à laquelle ils nt drit. Les tableaux suivants résument les classes de service permises pur chaque type de vyageur seln les préparatifs de déplacement, à savir s ils nt été effectués u nn par les Services de vyages des députés. Tableau 1 Réservés par les Services de vyages des députés Députés Vyageurs désignés Persnnes à charge Emplyés admissibles réguliers Plus de 2 heures Affaires Affaires Affaires Écnmique au tarif réduit Mins de 2 heures Écnmique Écnmique Écnmique Écnmique au tarif réduit spéciaux Plus de 2 heures Affaires Affaires Affaires Écnmique au tarif réduit Mins de 2 heures Écnmique Écnmique Écnmique Écnmique au tarif réduit Tableau 2 Nn réservés par les Services de vyages des députés Députés Vyageurs désignés Persnnes à charge Emplyés admissibles réguliers Plus de 2 heures Affaires (passe de vls uniquement) Affaires Écnmique Écnmique au tarif réduit Mins de 2 heures Écnmique Écnmique Écnmique Écnmique au tarif réduit spéciaux Plus de 2 heures Écnmique Écnmique Écnmique Écnmique au tarif réduit Mins de 2 heures Écnmique Écnmique Écnmique Écnmique au tarif réduit Le 22 mars 2016 Page 10 de 27

11 Manuel des allcatins et des services aux députés Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent se déplacer aux classes de service suivantes : Déplacement aérien réservé par les Services de vyages des députés : réguliers et spéciaux de plus de deux heures : Les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent demander un déplacement en classe affaires. réguliers et spéciaux de mins de deux heures : Les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent se déplacer en classe écnmique. Emplyés admissibles : Les emplyés admissibles peuvent se déplacer en classe écnmique au tarif réduit, peu imprte la durée du déplacement. Déplacement aérien nn réservé par les Services de vyages des députés : Lrsque les députés et leurs vyageurs autrisés décident d effectuer leurs prpres préparatifs u de recurir aux services d une agence de vyage autre que les Services de vyages des députés, ils ne peuvent se déplacer qu aux classes de service suivantes : réguliers de plus de deux heures : Les députés et les vyageurs désignés peuvent se déplacer en classe affaires, seln les cnditins suivantes : Les députés divent utiliser une passe de vls, autrement ils divent se déplacer en classe écnmique. Les députés et les vyageurs désignés peuvent acheter une passe de vls à une classe de service mindre que la classe affaires purvu que sn cût n excède pas celui de la passe de vls en classe affaires. Les vyageurs désignés peuvent utiliser un billet individuel u une passe de vls. Les persnnes à charge peuvent se déplacer en classe écnmique (jusqu à cncurrence de l équivalent de la classe Latitude) en utilisant un billet individuel u une passe de vls. réguliers de mins de deux heures : Les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent se déplacer en classe écnmique au plein tarif (jusqu à cncurrence de l équivalent de la classe Latitude) en utilisant un billet individuel u une passe de vls. spéciaux : Les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent se déplacer en classe écnmique (jusqu à cncurrence de l équivalent de la classe Latitude) en utilisant un billet individuel u une passe de vls, peu imprte la durée du déplacement. Emplyés : Les emplyés peuvent se déplacer en classe écnmique au tarif réduit (jusqu à cncurrence de l équivalent de la classe Flex) en utilisant un billet individuel, peu imprte la durée du déplacement. Le 22 mars 2016 Page 11 de 27

12 Manuel des allcatins et des services aux députés Passes de vls nn crpratives : Lrsque les députés décident de ne pas recurir aux Services de vyages des députés pur l btentin d une passe de vls, ils divent l acheter directement auprès du transprteur aérien et en demander le rembursement par la vie du Prtail financier. Les achats de passes de vls snt assujettis aux cnditins suivantes : L achat de passes de vls est limité au frfait individuel de 10 segments nn transférables à la classe de service la plus écnmique auquel le vyageur a drit. Seuls les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge peuvent utiliser les passes de vls. Un ttal de cinq pints de déplacement régulier sera déduit du slde de pints du député au mment de l achat de la passe de vls. Ces pints sernt rajustés au mment de leur utilisatin afin de refléter la nature du déplacement (régulier u spécial). Les députés divent dnc s assurer d avir au mins cinq pints de déplacement en banque avant d acheter une passe de vls. Les députés snt respnsables du suivi de leur passe de vls et de l utilisatin cmplète de cette dernière pendant sa péride de validité. Les segments qui n aurnt pas été cmptabilisés pendant la péride de validité de la passe de vls (y cmpris les segments qui n nt pas été utilisés par le vyageur désigné et les persnnes à charge) sernt cnsidérés cmme des dépenses persnnelles du député. Une prlngatin de la péride de validité de la passe de vls peut être pssible, seln les cnditins d achat du transprteur aérien. À la fin de l exercice, les cûts liés aux segments nn utilisés d une passe de vls ainsi que les pints de déplacement déduits pur ces derniers sernt transférés à l exercice suivant à cnditin que la péride de validité des segments ne sit pas expirée. Lrsqu un député cesse d exercer ses fnctins, il est tenu de remburser à la Chambre le cût des segments de passe de vls nn utilisés, y cmpris celui des segments qui n nt pas été utilisés par sn vyageur désigné et ses persnnes à charge. Si le prgramme de fidélisatin du député le permet, ce dernier peut se prévalir des avantages qui lui snt accrdés pur btenir un surclassement en classe affaires. Pur btenir de plus amples renseignements, cnsulter la sectin 13. Prgrammes de fidélisatin du présent chapitre. Pur btenir de plus amples renseignements sur les classes de service, cmmuniquer avec les Services de vyages des députés. Le 22 mars 2016 Page 12 de 27

13 Manuel des allcatins et des services aux députés 7.2 Aérnefs nlisés et privés Aérnefs nlisés : Les députés peuvent demander un rembursement pur les cûts engagés jusqu à cncurrence du cût maximum d un billet cmmercial équivalent pur les jurs ù des vls cmmerciaux snt fferts. Lrsqu aucun vl cmmercial n est ffert, il purra demander le rembursement du cût réel, y cmpris les frais de transprt terrestre lcal admissibles. Lrsqu un député permet à d autres passagers de se déplacer à brd de l aérnef nlisé, les cûts snt divisés également entre tus les passagers. L Administratin de la Chambre ne payera que la part liée au député et aux vyageurs autrisés. Les autres passagers nn admissibles aux déplacements aux frais de l Administratin de la Chambre devrnt payer leur part des cûts directement au transprteur aérien. Un manifeste émis par le transprteur indiquant le nm de tus les passagers dit être jint à tutes les demandes de rembursement u de paiement à verser directement au transprteur. Lrsqu ils se déplacent par aérnef nlisé dans la prvince u le territire ù se truve leur circnscriptin, les députés peuvent prter les cûts de déplacement à leur budget de bureau du député u au système de pints de déplacement. Lrsqu ils se déplacent ailleurs, les cûts de déplacement ne peuvent être prtés qu au système de pints de déplacement. Un demi-pint sera déduit pur chaque déplacement effectué par un député u un vyageur autrisé. Aérnefs privés : Le taux de rembursement accrdé aux députés qui utilisent un aérnef privé qu ils pssèdent u luent est déterminé au cas par cas. Pur btenir de plus amples renseignements, cmmuniquer avec la Gestin des pératins financières. 7.3 Salns des aérprts Lrs de déplacements fficiels, les frais d accès aux salns des aérprts payables au mment de l utilisatin pur les députés et leurs vyageurs désignés, ainsi que pur les persnnes à charge et les emplyés des députés qui se déplacent en cmpagnie du député u du vyageur désigné, peuvent être prtés au budget de bureau du député. Les frais d adhésin annuels aux salns des aérprts canadiens pur les députés et leur vyageur désigné peuvent aussi être prtés au budget de bureau du député. Ces frais cmprennent les frais d accès annuels spéciaux de 200 $ pur le Club Feuille d érable d Air Canada. Les députés divent cmpléter le frmulaire de Demande d adhésin au Club Feuille d érable d Air Canada, également dispnible dans le Prtail financier. Le 22 mars 2016 Page 13 de 27

14 Manuel des allcatins et des services aux députés 8. rutiers Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent se déplacer par vie terrestre dans le cadre de l exercice des fnctins parlementaires du député lrsque ce myen de transprt est le plus écnmique, pratique et sécuritaire. Ils divent emprunter le trajet le plus direct pur se rendre à leur destinatin. Les députés prtent habituellement leurs frais de déplacement rutier dans la prvince u le territire de leur circnscriptin à leur budget de bureau du député, et ceux des déplacements effectués ailleurs au Canada, au système de pints de déplacement. Les dépenses suivantes engagées lrs de déplacements fficiels sernt rembursées : Véhicule persnnel : Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent utiliser leur prpre véhicule et btenir un rembursement pur la distance parcurue au taux de kilmétrage appruvé. Ce taux est déterminé seln la frmule appruvée par le Bureau de régie interne, qui est fndée sur les taux établis par le Cnseil du Trésr. Pur cnnaître le taux de kilmétrage en vigueur, cnsulter le Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets. Les pints suivants s appliquent : Lrsque des députés u des vyageurs autrisés se déplacent ensemble dans un véhicule persnnel, seul le vyageur qui furnit le véhicule sera rembursé. Lrsqu un emplyé se déplace sans le député, il sera rembursé uniquement pur la distance parcurue dans la circnscriptin du député. Les députés peuvent prter à leur budget de bureau du député le cût d une assurance-respnsabilité supplémentaire d affaires pur un de leurs véhicules persnnels. Ils peuvent également autriser cette même dépense pur leurs emplyés réguliers lrsque leur assureur exige une telle plice. La preuve de paiement riginale dit être furnie. Véhicule lué : Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent utiliser un véhicule lué lrsque les cûts cmbinés, y cmpris les cûts de transprt rutier lcal, ne dépassent pas le cût d un vl cmmercial. Ces cûts peuvent être prtés au système de pints de déplacement u au budget de bureau du député, seln le cas. Lrsqu ils se déplacent ensemble en taxi u avec un véhicule lué, les députés et les vyageurs autrisés peuvent chacun demander le rembursement d une part prprtinnelle des frais engagés. Des pints de déplacement sernt déduits pur chaque vyageur présentant une demande de rembursement. Les vyageurs autrisés divent s assurer d être cuverts par une assurance-respnsabilité civile suffisante lrsqu ils luent une viture. Le cût d achat d une assurance supplémentaire sera rembursé s il est inclus dans le cntrat de lcatin. Le mntant du rembursement sera établi en fnctin des cûts réels et raisnnables, jusqu à cncurrence du cût maximum d un vl cmmercial équivalent u du trajet en taxi, s il y a lieu. Le 22 mars 2016 Page 14 de 27

15 Manuel des allcatins et des services aux députés Cnditins et restrictins : Les cnditins suivantes s appliquent aux déplacements rutiers : Trajet le plus direct : Les députés ainsi que leurs vyageurs autrisés divent emprunter le trajet le plus direct lrsqu ils se déplacent par autmbile. Afin d aider les vyageurs à établir l itinéraire le plus direct, l Administratin de la Chambre utilise Ggle Maps, en ne retenant que les principales autrutes canadiennes. Pur chaque demande de rembursement de frais de déplacements rutiers, les députés et leurs vyageurs autrisés divent furnir un itinéraire. Chaque fis qu un vyageur effectue une déviatin majeure de l itinéraire, il dit furnir une explicatin, des renseignements additinnels sur le trajet et des détails sur tute circnstance particulière dans la demande de rembursement de frais de déplacement dispnible dans le Prtail financier. But du déplacement : Tut déplacement rutier dit avir un but précis lié à l exercice des fnctins parlementaires du député. Les députés et leurs vyageurs autrisés divent furnir une descriptin détaillée du but du déplacement. Registre des déplacements rutiers : Lrsqu ils demandent le rembursement de frais de déplacement rutier à partir de leur budget de bureau du député, les députés divent remplir un Registre des déplacements rutiers et le présenter avec leur demande de rembursement de frais de déplacement par la vie du Prtail financier. Le registre présenté dit indiquer les dates et le but du déplacement, ainsi que l adresse de chaque destinatin. Transprt qutidien : Les frais de transprt qutidien entre une résidence et le lieu de travail habituel ne cnstituent pas une dépense admissible pur aucun vyageur. Aux fins de cette sectin, le lieu de travail habituel des députés se définit cmme leurs bureaux parlementaire et de circnscriptin, tandis que celui des emplyés se définit cmme le bureau ù ils travaillent habituellement, sit le bureau parlementaire u de circnscriptin. Les exceptins suivantes s appliquent aux frais de transprt qutidien : Les députés dnt la résidence principale u secndaire est située dans la circnscriptin, mais à plus de 50 kilmètres du lieu de travail habituel, peuvent demander le rembursement de leur frais de transprt au taux de kilmétrage appruvé pur les distances parcurues entre leur résidence et leur lieu de travail habituel. Les députés dnt la résidence principale u secndaire est située à l extérieur de la circnscriptin, mais dans un rayn de 50 à 100 kilmètres du lieu de travail habituel, peuvent demander le rembursement de leur frais de transprt au taux de kilmétrage appruvé pur les distances parcurues entre leur résidence et leur lieu de travail habituel. Lrsque le vyageur autrisé dit assister à un événement u une activité dans sa circnscriptin et qu il dit s y rendre depuis sa résidence, il ne peut demander le rembursement que de la partie du kilmétrage parcuru endeçà de celui nrmalement effectué pur sn transprt qutidien. Les députés dnt la circnscriptin est située dans la régin de la capitale et dnt la résidence principale est située dans un rayn de 50 à 100 kilmètres Le 22 mars 2016 Page 15 de 27

16 Manuel des allcatins et des services aux députés de la cité parlementaire peuvent demander le rembursement de leurs frais de transprt qutidien, au taux de kilmétrage appruvé, pur les distances parcurues entre leur résidence principale et la cité parlementaire afin d exercer leurs fnctins parlementaires. Le Président de la Chambre, les chefs des partis d ppsitin et les ministres n nt pas drit à ce rembursement. dans la RCN : Les députés et les vyageurs autrisés peuvent prter au budget de bureau du député les dépenses suivantes engagées dans le cadre de leurs déplacements dans la régin de la capitale natinale (autre que le transprt qutidien) aux fins de l exercice des fnctins parlementaires du député (la cpie riginale des reçus est requise) : statinnement, sauf les permis mensuels u hebdmadaires; taxis; billets u laissez-passer mensuels de transprt en cmmun utilisés par les députés; le transprt rutier dans un véhicule persnnel au taux de kilmétrage appruvé (reçus nn requis). Remarque : La lcatin de véhicules dans la RCN n est pas permise. Déplacement rutier de lngue distance : Lrsque les députés, les vyageurs désignés et les persnnes à charge présentent une demande de rembursement pur des frais de déplacement rutier de lngue distance, ils purrnt recevir un rembursement jusqu à cncurrence du cût d un segment de passe de vls crprative vers la destinatin la plus raisnnablement près à la classe de service à laquelle ils nt drit. Les emplyés se verrnt remburser jusqu à cncurrence du cût maximal du tarif aérien de la classe écnmique à tarif réduit (Flex). Aux fins de sécurité, les emplyés et les stagiaires parlementaires ne devraient pas être tenus de cnduire plus de : 250 kilmètres après une jurnée de travail cmplète; 350 kilmètres après une demi-jurnée de travail; 500 kilmètres au curs d une jurnée pendant laquelle ils n nt pas travaillé. Le 22 mars 2016 Page 16 de 27

17 Manuel des allcatins et des services aux députés 9. Autres myens de transprt Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent chisir de se déplacer en utilisant les myens de transprt suivants lrsqu ils snt l ptin la plus écnmique, pratique et sécuritaire : Train : VIA Rail Canada accrde aux députés le privilège de passe de train gratuite. VIA Rail accrde également au cnjint et aux persnnes à charge des députés un taux préférentiel de 50 p. cent pur tus leurs billets de train. Pur btenir de plus amples renseignements, cmmuniquer avec VIA Rail Canada. Aucun pint de déplacement n est déduit lrsque les députés se prévalent de ce privilège. Un pint de déplacement sera tutefis déduit lrsque les députés, leur cnjint et leurs persnnes à charge demandent le rembursement de frais de repas, d hébergement u de surclassement. Le mntant de ces frais ne peut excéder le cût maximum autrisé pur le transprt aérien et du transprt terrestre lcal cmbinés. Les emplyés peuvent prendre le train et demander le rembursement des dépenses réelles jusqu à cncurrence du tarif maximum autrisé pur le transprt aérien. Le cût de ces dépenses sera prté au budget de bureau du député u au système de pints de déplacement, seln les circnstances du déplacement. Autbus : Lrsque les députés et leurs vyageurs autrisés se déplacent par autbus, les dépenses réelles sernt rembursées, reçus riginaux à l appui, jusqu à cncurrence du mntant maximum autrisé pur le transprt aérien, en plus des cûts de transprt terrestre lcal pur se rendre au terminus le plus prche et en revenir. Le cût de ces dépenses sera prté au budget de bureau du député u au système de pints de déplacement, seln les circnstances du déplacement. Bateaux nlisés et privés : Bateaux nlisés : Les députés peuvent prter les cûts de déplacement nlisé pur les déplacements dans la prvince u le territire ù se truve leur circnscriptin à leur budget de bureau du député u au système de pints de déplacement. Lrsqu ils se déplacent ailleurs, les cûts ne peuvent être prtés qu au système de pints de déplacement. Un demi-pint sera alrs déduit pur chaque déplacement de chaque député et vyageur autrisé. Les cnditins qui s appliquent aux vls nlisés s appliquent également aux bateaux nlisés. Pur btenir de plus amples renseignements, cnsulter la sectin 7.2 Aérnefs nlisés et privés du présent chapitre. Bateaux privés : Le taux de rembursement accrdé aux députés qui utilisent un bateau privé, qu ils en sient le prpriétaire u le lcataire, est déterminé au cas par cas. Pur btenir de plus amples renseignements, cmmuniquer avec la Gestin des pératins financières. Le 22 mars 2016 Page 17 de 27

18 Manuel des allcatins et des services aux députés 10. Hébergement et repas Lrsque les députés snt en déplacement fficiel, ils peuvent prter à leur cmpte de frais de déplacement fficiel u à leur budget de bureau de député leurs frais d hébergement et de repas, ainsi que leurs faux frais, sus réserve de certaines cnditins. Seules les dépenses engagées par les députés peuvent être prtées au cmpte de frais de déplacement fficiel. La présente sectin traite des sujets suivants : Hébergement Indemnité jurnalière 10.1 Hébergement Lrsque les députés et les vyageurs autrisés snt en déplacement fficiel, leurs frais d hôtel, de mtel u d hébergement privé sernt rembursés de la façn suivante : L hébergement cmmercial est rembursé au cût réel, reçus riginaux à l appui. Les frais d hébergement en lgement privé nn cmmercial (autre qu une résidence secndaire de député dans la régin de la capitale natinale (RCN)) snt rembursés au taux de lgement privé établi et rajusté en fnctin du taux du Cnseil du Trésr. Pur cnnaître le taux actuel, cnsulter l annexe Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets. Cnditins et restrictins : Les cnditins et les restrictins suivantes s appliquent aux demandes de rembursement de frais de d hébergement engagés lrs de déplacements fficiels : Les députés dnt la résidence principale est située à 100 km u mins de la cité parlementaire peuvent demander le rembursement de leurs frais d hébergement lrsqu ils divent rester au travail, sit en Chambre u en cmité, u lrsqu une situatin d urgence u des circnstances exceptinnelles (p. ex., le mauvais temps) les empêchent de rentrer en tute sécurité. Ils divent présenter des reçus riginaux pur btenir un rembursement. Tutefis, les députés dnt la résidence principale se truve à mins de 16 km de la cité parlementaire ne peuvent pas se prévalir de cette dispsitin. Les députés qui nt déclaré une résidence secndaire dans leur circnscriptin peuvent demander le rembursement de frais d hébergement lrsqu ils se truvent à plus de 100 km de cette résidence dans le cadre de l exécutin de leurs fnctins parlementaires. Pur btenir de plus amples renseignements sur les résidences secndaires, cnsulter la sectin 11. Résidence secndaire du présent chapitre. Les députés peuvent demander le rembursement de frais d hébergement jusqu à cncurrence de quatre nuits cnsécutives par endrit. De façn générale, les vyageurs désignés et les persnnes à charge ne peuvent demander le rembursement de frais d hébergement. Le 22 mars 2016 Page 18 de 27

19 Manuel des allcatins et des services aux députés Le premier ministre, le Président de la Chambre et le chef de l Oppsitin fficielle ne peuvent demander le rembursement de frais d hébergement lrsqu ils se truvent dans la RCN. Les députés peuvent demander le rembursement des frais liés à une chambre d hôtel u à un autre hébergement cmmercial lrsque leur cnjint et/u leurs persnnes à charge leur rendent visite dans la RCN, seln les cnditins suivantes : Les députés demeurent avec leur cnjint et/u leurs persnnes à charge pendant la durée du séjur; Les députés qui pssèdent u luent une résidence secndaire dans la RCN divent cnfirmer qu elle ne cnvient pas pur recevir leur cnjint et/u leurs persnnes à charge. Les emplyés peuvent demander le rembursement de frais d hébergement lrsqu ils se déplacent dans le cadre des fnctins parlementaires du député et en prter le cût au budget de bureau du député, sus réserve des cnditins suivantes : Ils se déplacent entre Ottawa et la circnscriptin et se truvent à plus de 100 km du bureau ù ils travaillent habituellement. Ils accmpagnent le député u l agent supérieur de la Chambre dans le cadre d un déplacement spécial. La durée maximum de l hébergement par déplacement puvant faire l bjet d une demande de rembursement est de deux semaines. Les reçus riginaux divent être présentés. Pur btenir de plus amples renseignements sur les frais d hébergement pur les emplyés des agents supérieurs de la Chambre, cnsulter la sectin 3.3. Déplacement du chapitre Agents supérieurs et partis recnnus Indemnité jurnalière Lrsque les députés snt en déplacement fficiel, leurs frais de repas et leurs faux frais snt rembursés seln les taux d indemnité jurnalière appruvés. Ces taux snt fixés en fnctin des taux du Cnseil du Trésr, sujet aux cnditins établies par le Bureau de régie interne. Pur cnnaître les taux d indemnité jurnalière en vigueur, cnsulter le Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets. Cnditins et restrictins : Lrsque des demandes de rembursement de frais d indemnité jurnalière liées à des déplacements fficiels snt présentées, les cnditins et les restrictins suivantes s appliquent : Les députés peuvent demander le rembursement de frais d indemnité jurnalière pur les jurs pendant lesquels ils snt en déplacement et ceux pendant lesquels ils snt dans la régin de la capitale natinale (RCN) et que la Chambre siège. Le 22 mars 2016 Page 19 de 27

20 Manuel des allcatins et des services aux députés Le mntant de l indemnité jurnalière demandé dit être réduit en fnctin des repas furnit, par exemple, pendant un vl u dans les antichambres ainsi que lrs d un événement d accueil. Les députés peuvent demander le rembursement de frais d indemnité jurnalière pur des jurs pendant lesquels ils se truvent dans la RCN et que la Chambre ne siège pas. Ils divent alrs furnir les dates du déplacement et la nature des fnctins parlementaires exécutées. Les députés peuvent demander le rembursement de frais d indemnité jurnalière lrsqu ils se déplacent dans leur circnscriptin; ils divent alrs furnir les dates du déplacement et la nature des fnctins parlementaires exécutées. Les députés dnt la circnscriptin est située dans RCN et dnt la résidence principale est située dans un rayn de 100 kilmètres de la cité parlementaire peuvent demander le rembursement de leurs frais de petit déjeuner et de dîner pur les jurs de séance pendant lesquels ils travaillent au mins 11 heures, y cmpris la durée du trajet aller-retur entre leur dmicile et la cité parlementaire. Ces frais de repas snt rembursés seln le taux d indemnité jurnalière appruvé et snt prtés au cmpte de frais de déplacement fficiel. De façn générale, les vyageurs désignés et les persnnes à charge ne peuvent pas demander le rembursement de frais d indemnité jurnalière. Les emplyés peuvent demander le rembursement de frais d indemnité jurnalière lrsqu ils se déplacent dans le cadre des fnctins parlementaires du député et en prter le cût au budget de bureau du député, dans les situatins suivantes : Ils se déplacent entre Ottawa et la circnscriptin et se truvent à plus de 100 kilmètres du bureau ù ils travaillent habituellement. Ils se déplacent dans la circnscriptin du député, le déplacement est autrisé par le député et ils se truvent à plus de 16 kilmètres de leur lieu de travail habituel aux heures nrmales de repas. Ils accmpagnent le député u l agent supérieur de la Chambre dans le cadre d un déplacement spécial. Pur btenir de plus amples renseignements sur les frais d indemnités jurnalières pur les emplyés des agents supérieurs de la Chambre, cnsulter la sectin 3.3. Déplacement du chapitre Agents supérieurs et partis recnnus. Le 22 mars 2016 Page 20 de 27

21 Manuel des allcatins et des services aux députés 11. Résidence secndaire Puisque les députés divent régulièrement travailler de lngues heures dans la cité parlementaire, ceux dnt la circnscriptin ne se situe pas dans la régin de la capitale natinale (RCN) peuvent décider de se lger dans un hébergement privé u cmmercial, u dans une résidence persnnelle dans la RCN. Les frais liés à l hébergement sernt prtés au cmpte de frais de déplacement fficiel. Les députés chisissent nrmalement d établir leur résidence secndaire dans la RCN puisque leur résidence principale est située dans leur circnscriptin. Cependant, les députés peuvent chisir d établir leur résidence secndaire dans la circnscriptin et leur résidence principale, dans la RCN, seln les cnditins décrites ci-dessus : Résidence principale : Résidence autre qu une habitatin saisnnière u de lisir u un véhicule de lisir, qu ccupe rdinairement le député, qui est dispnible pur sn usage en tut temps et qui n est pas utilisée principalement cmme surce de revenu. Résidence secndaire : Résidence autre qu une habitatin saisnnière u de lisir u un véhicule de lisir, dnt le député dispse en plus de sa résidence principale. Déclaratins : Au début de chaque nuvelle législature, tus les députés divent déclarer leurs arrangements en matière de lgement en remplissant le frmulaire Déclaratin des résidences principale et secndaire dispnible dans le Prtail financier. Les députés qui nt une résidence dans la circnscriptin ainsi que dans la RCN divent préciser laquelle est la principale et laquelle est la secndaire. Les députés qui nt recurs à des hôtels, à un lgement privé u à une résidence partagée avec une autre persnne u un autre député divent également déclarer cet arrangement. Les députés divent remplir une nuvelle déclaratin pur tut changement à leur arrangement en matière de lgement, y cmpris un changement d adresse de résidence déclarée. Les députés divent furnir des pièces justificatives démntrant leur statut de prpriétaire u de lcataire pur leurs résidences déclarées, par exemple : s il est le prpriétaire de la résidence, un reçu d impôt fncier municipal sur lequel figurent les détails de l évaluatin de la prpriété; s il est lcataire, un bail. L Administratin de la Chambre vérifiera le cntenu de la déclaratin du député et mènera une recherche de titre de prpriété, s il y a lieu. Le premier ministre, le Président de la Chambre et le chef de l Oppsitin fficielle ne peuvent demander le rembursement de dépenses liées à une résidence secndaire. Le 22 mars 2016 Page 21 de 27

22 Manuel des allcatins et des services aux députés Les députés se verrnt remburser les dépenses liées à leur résidence secndaire tel que décrit ci-dessus : Prpriété Lcatin Restrictins 11.1 Prpriété Les députés qui pssèdent une résidence secndaire ne peuvent demander le rembursement de frais d hébergement que pur les jurs ù cette résidence n est pas luée à quelqu un d autre et ù ils peuvent s en servir. Les députés snt réputés prpriétaires de leur résidence secndaire lrsque ceux-ci u leur cnjint en snt les seuls prpriétaires, u lrsqu ils snt prpriétaires cnjints avec une autre persnne u leur cnjint. Une seule demande de rembursement de frais d hébergement par résidence par jur peut être présentée pur une résidence dnnée. Le taux est rajusté chaque année au 1 er avril en fnctin de l indice des prix à la cnsmmatin. Pur cnnaître le taux en vigueur, cnsulter le Barème des allcatins et taux divers du chapitre Budgets Lcatin Les députés qui luent une résidence secndaire peuvent demander le rembursement des frais suivants, appuyés de reçus riginaux : les frais de lcatin d un appartement, d un cndminium u d une maisn, que ce lgement sit meublé u nn, et qu il sit lué à la jurnée, à la semaine u au mis, sauf si les cnditins de lcatin incluent une ptin d achat; une ligne téléphnique de base; le service de câble de base; les services publics (huile, gaz naturel, prpane, électricité, eau et réservirs d eau); une place de statinnement. Les députés ne peuvent demander le rembursement des frais de lcatin de leur résidence secndaire s ils la luent d un membre de leur prche famille u d un emplyé de député, d agent supérieur de la Chambre u de bureau de recherche. Paiements de lyer : Les députés peuvent sit demander à l Administratin de la Chambre de verser le lyer mensuel de leur résidence secndaire directement à leur prpriétaire u le payer eux-mêmes et demander un rembursement par la suite. Le 22 mars 2016 Page 22 de 27

23 Manuel des allcatins et des services aux députés Paiements autmatiques : Afin d établir des paiements autmatiques péridiques, les députés divent : déclarer leurs résidences principale et secndaire en utilisant le frmulaire Déclaratin de résidences principale et secndaire dispnible dans le Prtail financier; remplir le frmulaire de bail dispnible dans le Prtail financier afin d indiquer le mntant du lyer mensuel devant être versé au prpriétaire (jusqu à cncurrence du mntant maximum du lyer mensuel indiqué dans le bail); remplir le frmulaire Inscriptin au dépôt direct Entrepreneurs, prpriétaires, furnisseurs et autres dispnible dans le Prtail financier; envyer à la Gestin des pératins financières le bail riginal signé par le prpriétaire et le député. Vérificatin annuelle : Les paiements autmatiques ne peuvent être établis que pur une péride de 12 mis. Afin de veiller à ce que les paiements autmatiques ne sient pas interrmpus, les députés divent valider leur déclaratin de résidences principale et secndaire dans le Prtail financier un mis avant la fin de leur bail, u 12 mis après l établissement des paiements autmatiques u la dernière vérificatin annuelle, seln la première éventualité. Baux nuveaux u mdifiés : Les députés snt respnsables de leur bail et divent envyer à la Gestin des pératins financières un préavis écrit de 30 jurs pur tut changement apprté à leur bail (p. ex., mdificatin du mntant du lyer u du prpriétaire). Les députés divent furnir une cpie riginale du nuveau bail, signé par les deux parties. Le bail dit préciser le mntant du lyer mensuel et les services publics qui snt inclus. Les députés divent également présenter un nuveau frmulaire Déclaratin de résidences principale et secndaire dispnible dans le Prtail financier. S ils n effectuent pas ces mesures, les députés sernt tenus persnnellement respnsables des paiements qui ne sernt pas versés au bn prpriétaire. Rembursement des paiements : Afin d btenir un rembursement pur le paiement du lyer, les députés divent : déclarer leurs résidences principale et secndaire en utilisant le frmulaire Déclaratin de résidences principale et secndaire dispnible dans le Prtail financier; présenter chaque mis une demande de rembursement des frais liés à la résidence secndaire par la vie du Prtail financier; envyer la cpie riginale du reçu mensuel de lyer, qui dit cmprendre les renseignements suivants : le nm et le numér de téléphne du prpriétaire, la signature du prpriétaire u de l agent, l adresse cmplète du lgement, le mntant payé, ainsi que la péride de lcatin. Résidence secndaire partagée : Les députés qui partagent une résidence secndaire divent furnir à la Gestin des pératins financières les détails de l entente de partage des cûts. Seule leur partie respective des cûts sera rembursée u versée autmatiquement au prpriétaire. Le 22 mars 2016 Page 23 de 27

24 Manuel des allcatins et des services aux députés Dépôt de garantie u lyer pur le dernier mis : Lrsque le prpriétaire exige un dépôt de garantie u un lyer pur le dernier mis, les députés divent assumer persnnellement cette dépense. Les députés peuvent demander le rembursement de cette dépense (reçus requis). lrsqu ils quittent la résidence secndaire et que le dépôt est utilisé à titre de lyer pur le dernier mis, seln certaines cnditins Restrictins Les députés qui luent u qui pssèdent leur résidence secndaire ne peuvent pas demander le rembursement des dépenses suivantes : les frais de lcatin d une habitatin saisnnière u de lisir, par exemple, d une maisn de campagne, d un chalet de ski u d un terrain de camping; les frais d accès à Internet ainsi que les cûts d acquisitin et de fnctinnement d un télécpieur (les députés peuvent cependant prter ces frais à leur budget de bureau du député); les lcaux servant de bureau de circnscriptin; les hnraires pur services immbiliers; les frais juridiques; les frais de recherche de lgement; les paiements hypthécaires (ni le capital, ni les intérêts); les frais de résiliatin de baux; les frais de déménagement dans la même ville; les cûts liés aux meubles, aux accessires u à de l équipement; les cûts liés à une maisn mbile u un véhicule récréatif. Le 22 mars 2016 Page 24 de 27

25 Manuel des allcatins et des services aux députés 12. pur circnstances spéciales Les députés et leurs vyageurs autrisés peuvent demander le rembursement de frais de déplacement engagés dans les situatins spéciales suivantes : Déplacement pur assister à des funérailles Déplacement effectué par un vyageur autrisé pur représenter un député lrs d un événement dans la circnscriptin Déplacement effectué par les emplyés pur assister à de la frmatin Déplacement pur participer à des allcutins rémunérées Déplacement pur assister à des funérailles : Les députés et les vyageurs autrisés peuvent prter des frais de déplacement au budget de bureau du député u au système de pints de déplacement, seln le cas, afin d assister aux suivantes : funérailles d État; funérailles d un député décédé en curs de mandat, u du cnjint u d une persnne à charge d un député; funérailles d un ancien député; funérailles d un électeur (lrsqu elles nt lieu dans la circnscriptin du député); funérailles de l un des emplyés du député. Déplacement effectué par un vyageur autrisé pur représenter un député lrs d un événement dans la circnscriptin : Lrsqu un vyageur autrisé dit représenter le député dans le cadre d un événement, il peut demander le rembursement de frais d hébergement et d indemnité jurnalière sus réserve des cnditins suivantes : le déplacement est lié aux fnctins parlementaires du député; le déplacement est effectué dans la prvince u le territire ù est située la circnscriptin du député; le vyageur autrisé qui représente le député se truve à plus de 100 kilmètres du bureau ù il travaille habituellement; les demandes de rembursement cnnexes snt limitées aux dépenses pur quatre nuits cnsécutives à chaque endrit; les reçus riginaux snt furnis. Déplacement effectué par les emplyés pur assister à de la frmatin : Les dépenses de transprt engagées par les emplyés des députés pur assister à de la frmatin peuvent, à la discrétin du député, être prtées au système de pints de déplacement u au budget de bureau du député. Tutefis, pur qu un emplyé puisse utiliser un pint de déplacement à titre d un déplacement spécial, il dit accmpagner le député u l agent supérieur de la Chambre. Les dépenses liées à l hébergement, aux Le 22 mars 2016 Page 25 de 27

26 Manuel des allcatins et des services aux députés repas et aux faux frais peuvent aussi, à la discrétin du député, être prtées au budget de bureau du député. Déplacement pur participer à des allcutins rémunérées : Les députés peuvent utiliser leurs allcatins de déplacement pur participer à une allcutin dans le cadre de leurs fnctins parlementaires. Ils ne peuvent tutefis pas accepter de paiement pur cette allcutin (les paiements nn autrisés cmprennent ntamment les cadeaux d une valeur de plus de 500 $ et les dns à des rganismes de bienfaisance, avec u sans reçu aux fins de l impôt). Les députés ne peuvent pas utiliser leurs allcatins de déplacement pur participer à une allcutin qui n est pas liée à leurs fnctins parlementaires. Ils peuvent cependant accepter un paiement pur ce type d allcutin. Pur btenir de plus amples renseignements, cmmuniquer avec le Bureau du légiste et cnseiller parlementaire. 13. Prgrammes de fidélisatin Les députés peuvent se servir de leurs pints u d autres avantages résultant d une adhésin à un prgramme de fidélisatin pur ce qui suit : les déplacements qui autrement seraient payés par l Administratin de la Chambre, par exemple, par la vie du système de pints de déplacement u pur des délégatins, des assciatins et des cmités parlementaires; les déplacements internatinaux liés à leurs fnctins parlementaires; les déplacements de membres d un cmité permanent u spécial afin d assister à des cngrès u des cllques internatinaux appruvés par le cmité; les déplacements d emplyés de députés, d agents supérieurs de la Chambre et de bureaux de recherche qui divent accmpagner les députés dans le cadre de déplacements au Canada liés à leurs fnctins parlementaires; les déplacements d un vyageur désigné qui accmpagne un député et qui fait partie d une assciatin parlementaire u de la délégatin d un échange; les déplacements persnnels d un député. Si le prgramme de fidélisatin le permet, les députés peuvent, lrsqu ils se déplacent dans l exercice de leurs fnctins parlementaires, utiliser leurs pints u autres avantages pur btenir un surclassement en classe affaires u pur faire un dn à des rganismes de bienfaisance. Le 22 mars 2016 Page 26 de 27

27 Manuel des allcatins et des services aux députés 14. Cmptabilité et rembursement Demande de rembursement des frais de déplacement : Les cnditins suivantes s appliquent lrsqu une demande de rembursement de frais de déplacement est présentée : Tutes demandes de rembursement de frais de déplacement divent être appruvées par le député et présentées par la vie du Prtail financier. Chaque déplacement effectué dit faire l bjet d une seule demande de rembursement qui inclure tus les frais de transprt, d hébergement et d indemnité jurnalière. Les députés et leurs vyageurs autrisés divent présenter un Registre des déplacements rutiers pur le rembursement de leurs frais de déplacements rutiers prtés au budget de bureau du député. Tutes les demandes de rembursement divent être présentées dans les 30 jurs civils suivant la fin du déplacement, y cmpris lrsqu aucun cût supplémentaire a été engagé autre que le billet d avin acheté par la vie des Services de vyages des députés. Les pièces justificatives adéquates (factures et reçus riginaux) snt requises afin que la demande de rembursement sit traitée. Les dcuments suivants ne cnstituent pas des preuves de paiement acceptables : reçus de carte de crédit; reçus pstdatés; relevés de cmpte; cpies de chèques. Demande de rembursement en suspens : Les députés et leurs vyageurs autrisés divent régulièrement effectuer le rapprchement des demandes de rembursement de frais de déplacement en suspens avec les billets d avin achetés par les Services de vyages des députés. Transfert de dépenses : Une fis les frais de déplacement appruvés et présentés par la vie du Prtail financier, les députés ne peuvent les transférer entre le système de pints de déplacement, le cmpte de frais de déplacement fficiel et le budget de bureau du député. Paiement direct : L Administratin de la Chambre ne paie pas les furnisseurs directement, sauf pur les transprts nlisés (aérnefs u bateaux) u les déplacements réservés par la vie des Services de vyages des députés. Le 22 mars 2016 Page 27 de 27