Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels

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1 Fiche pratique Cegid Service assistance prgiciels Guide générer des ASAP dématérialisés Lgiciel : Gestin financière 16 nvembre 2016 Smmaire 1 A qui crrespnd un ASAP dématérialisé? Cntexte en recette Les paramétrages de base La saisie d un titre de recette à destinatin d une entité publique La saisie d un titre de recette à destinatin d une entité privée sans cnventin d éditin avec la trésrerie La saisie d un titre à destinatin d une entité privée avec cnventin d éditin La saisie d un titre à régulariser u d rdre Génératin d un flux PES titre de type ASAP Annexe1 : les hraires des trésreries Annexe 2 : les références Banque De France Guide générer des ASAP dématérialisés 1 / 10

2 1 A qui crrespnd un ASAP dématérialisé? L ASAP est la cntractin de : Avis des Smmes à Payer. On parle aussi de PES ASAP. L ASAP dématérialisé remplace vtre avis des smmes à payer papier. Celui-ci est généré et intégré par le lgiciel cmme une pièce jinte à l intérieur du flux PES titre standard. Cette pièce jinte sera : dépsée sur Chrus si elle cncerne une entité publique, acheminée vers un centre éditique si elle cncerne une entité privée, après signature d une cnventin d éditin entre la trésrerie et la cllectivité. L ASAP dématérialisé est typé facture afin de le distinguer des pièces justificatives cmplémentaires (délibératin par exemple). Le PES ASAP est une versin enrichit du titre, aussi la saisie d infrmatins cmplémentaires est nécessaire et bligatire pur le prduire. Lrsqu un PES ASAP est généré, il n y a plus besin d imprimer d avis des smmes à payer. 2 Cntexte en recette À partir du 1er Janvier 2017, il faut distinguer tris éléments : Si l avis des smmes à payer émis par la cllectivité est destiné à un débiteur public (Etat, cllectivité lcale, établissement publique natinal), alrs celui-ci devra être transmis de manière dématérialisé à Chrus par l intermédiaire du fichier PES. Un Pes ASAP devra alrs être généré. Si l avis des smmes à payer (u la facture pur les lgiciels de facturatin) émis par la cllectivité est destiné à un débiteur privé (entreprise u particulier) alrs il faut distinguer 2 situatins : Une cnventin d éditin entre la cllectivité et le trésrier a été signée : alrs l avis des smmes à payer sera transmis de manière dématérialisée au centre éditique de la DGFIP qui se chargera de l impressin, de la mise sus pli et de l envi au débiteur. Un Pes ASAP devra alrs être généré. Aucune cnventin d éditin n existe entre la cllectivité et sn trésrier, alrs l avis des smmes à payer sera transmis de manière habituelle (impressin papier). Pas de Pes ASAP à générer, il est dnc inutile de renseigner les infrmatins cmplémentaires de la zne ASAP à la saisie du titre. Guide générer des ASAP dématérialisés 2 / 10

3 Si l avis des smmes à payer est une régularisatin (type P503) alrs seul le trésrier sera destinataire du titre. Pas d ASAP à prduire. Là aussi, il est inutile de renseigner les infrmatins cmplémentaires de la zne ASAP à la saisie du titre. Cntexte particulier pur les lgiciels de facturatin : Le fichier ORMC permet uniquement la dématérialisatin des factures à destinatin des entités publiques. Aussi, pur des rôles dits simples (cantine, prtage de repas, OM ), une pssibilité de transfert en gestin financière, sus frme de titre individuel est pssible. Ainsi, après signature de la cnventin d éditin avec la trésrerie, l éditin dématérialisée des ASAP sera intégralement pssible (entités publiques et privées). Exceptin : la facturatin eau/assainissement ne permet aucun transfert en gestin financière sus frme de titre individuel. 3 Les paramétrages de base Afin de réaliser un ASAP dématérialisé, un certain nmbre de paramétrages de base snt bligatires : 3.1 La créatin du tiers Centre d encaissement de Lille Dans la liste de vs tiers vérifiez la présence du tiers Centre d encaissement de Lille avec l adresse suivante : 82 Avenue Kennedy LILLE CEDEX 9. Si vus ne l avez pas, il faut le créer. 3.2 Paramétrages de base au niveau du budget Menu «Fichier/Cmptabilité/Entités cmptables/budgets» Onglet Adresse : L adresse de la cllectivité dit aussi être crrectement renseignée (2ème ligne d adresse, cde pstal et ville) Il faut indiquer les hraires de la cllectivité. La zne est cmplétée par défaut. Vus puvez la persnnaliser, exemple : LM 8h-12h / JV 8h-12h, 14h-17h30. Attentin : la zne est limitée en nmbre de caractères. Sur l nglet Demat Il faut indiquer le centre d encaissement de Lille Recmmencer l pératin sur l ensemble de vs budgets. Guide générer des ASAP dématérialisés 3 / 10

4 3.3 Paramétrages de base au niveau du cmptable Menu «Fichier/Cmptabilité/Entités cmptables/cmptables» Sur l nglet Cmptable Il faut indiquer : - les hraires du cmptable (vir annexe 1) - la référence banque de France. Celle-ci dépend de vtre pste cmptable (vir annexe 2). 3.4 L identificatin d un tiers public Menu Fichier/Tiers/Furnisseurs Débiteurs Afin de distinguer les tiers entités publiques des tiers entités privées l nglet PESV2 s est enrichit d une nuvelle case Tiers CPP. CPP vulant dire Chrus Prtail Pr. Si la case est cchée alrs le tiers est cnsidéré cmme une entité publique. L ASAP dématérialisé est bligatire et sera dépsé sur Chrus. La nuvelle versin a traité l ensemble des tiers en fnctin de la cdificatin de la catégrie et la nature juridique. Il faut dnc être vigilant sur le traitement effectué en autmatique. Imprtant : La case Service CPP permet d indiquer si le débiteur a chisi de rendre le cde service bligatire sur Chrus. Afin d éviter des rejets de dépôt sur Chrus, il faudra alrs ccher la case et renseigner le cde et le libellé du service dnnés par le débiteur. Renseignez-vus, ntamment auprès de vs débiteurs de type : services de l état, grandes administratins grandes cllectivités Attentin : lrs de la génératin du fichier PES Titre, le lgiciel cntrôle l existence du cde service pur les tiers dnt la nature juridique est psitinnée à 07/Etat u rganisme d état sur l nglet PESV2. Il cnvient dnc de s assurer de la bnne affectatin. Exemple : le cdg43 n est pas un service de l état, il peut être cdifié en catégrie 24\grupements de cllectivité et dnc en nature juridique 09\Cllectivité territriale Guide générer des ASAP dématérialisés 4 / 10

5 3.5 La gestin du Siret des tiers publics Pur une entité publique et dnc le dépôt d un ASAP sur Chrus, la fiche du tiers dit bligatirement cmprter un numér SIRET. Pur cntrôler la présence du SIRET, un utilitaire est dispnible dans le menu suivant : Ecritures\Divers\Transfert PESV2\Cntrôle des tiers 1. Ccher Tiers CPP sans Siret 4-la liste des tiers publics sans Siret s affiche 2. Mettre 300 dans la zne nmbre d enregistrements à afficher 3. Rechercher 5. Sit exprter la liste des tiers sus Excel pur impressin puis crrectin directement à partir du fichier des tiers, sit crrectin dans la partie drite de cette fenêtre. Pur apprter la crrectin, il faut : -enlever la référence -chisir siret dans le champ Identifiant -renseigner le siret dans l identifiant natinal -Sauvegarder 4 La saisie d un titre de recette à destinatin d une entité publique ATTENTION : Tant qu aucune cnventin d éditin avec la trésrerie n a été signée, dans le cadre de la dématérialisatin des ASAP des débiteurs privés, vus devez isler vs brdereaux par type de débiteur (publics / privés). On entend par débiteurs privés : entreprises, assciatins, particuliers. Guide générer des ASAP dématérialisés 5 / 10

6 4.1 La saisie du titre pur une entité publique Menu Ecritures / Recettes Au niveau des infrmatins générales, 3 nuvelles znes nt été rajutées : N de marché : si demandé par le débiteur public. N d engagement : si demandé par le débiteur public. N de facture. Ce numér est calculé autmatiquement et est unique pur la cllectivité. Cette zne n est pas mdifiable. Au niveau des imputatins, un blc ASAP a été ajuté, cntenant différentes znes : Retruver ci-dessus les znes bligatires : Qté Mt unitaire Date début du service fait Libellé du prduit (le lgiciel récupère la 1 ère ligne de l bjet du titre Date de début du service fait. Libellé du prduit (zne bligatire) : indique le détail de la ligne de facturatin. Le lgiciel duplique la 1 ère ligne d bjet du titre mais la zne est accessible en mdificatin. Les znes suivantes snt facultatives Unité : zne libre qui indique l unité de facturatin au débiteur: le m3, le m2, le Litre Remise TTC : permet visiblement d indiquer pur inf une remise cmmerciale!!!! La date de fin du service fait Guide générer des ASAP dématérialisés 6 / 10

7 Au niveau des pièces jintes En plus de l ASAP dématérialisé, il est pssible de furnir à Chrus des pièces jintes cmplémentaires au niveau du titre. Afin de les identifier cmme tel, il faut cchée la case «PJ de type ASAP» -Si la case PJ de type ASAP n est pas cchée, la pièce cmplémentaire ira uniquement sur Hélis pur Visa trésrerie. Seul l ASAP dématérialisé sera envyé dans Chrus. -Si la case PJ de type ASAP est cchée alrs, la PJ cmplémentaire ira sur Hélis ainsi que sur Chrus et ceci en même temps que l ASAP dématérialisé. Attentin : cette case ne sert que pur les débiteurs de la sphère publique. L avis des smmes à payer ne dit plus être imprimé. 5 La saisie d un titre de recette à destinatin d une entité privée sans cnventin d éditin avec la trésrerie Vtre brdereau ne dit cmprter que des débiteurs de type privé. La saisie des nuvelles znes ASAP de la fenêtre d imputatin des titres ne sert à rien. Vus devez imprimer vs avis des smmes à payer cmme d habitude. Guide générer des ASAP dématérialisés 7 / 10

8 6 La saisie d un titre à destinatin d une entité privée avec cnventin d éditin Si une cnventin d éditin des ASAP est signée entre vtre cllectivité et la trésrerie, vus devez renseigner les paramétrages suivants sur vtre lgiciel. 6.1 Paramétrages de base au niveau du budget Menu «Fichier/Cmptabilité/Entités cmptables/budgets» Sur l nglet Démat Ccher la case Cnventin TIP Ccher la case Cnventin d éditin Si vus cchez Cnventin TIP alrs il faut renseigner le n ICS de l nglet divers. Recmmencer l pératin sur l ensemble de vs budgets. 6.2 Paramétrage des mdalités de règlement Menu Fichier/Cmptabilité/Entités cmptables/budget par exercice puis nglet Paramètres (en GF nglet Divers) - butn «Libellés d éditin» Deux nuvelles znes nt été ajutées : - Mdalités de règlement - Cnditins générales de facturatin Ces znes snt renseignées par défaut. Il faut dnc vérifier auprès de vtre trésrier la validité des infrmatins. La zne déjà existante «Vie de recurs» est aussi transmise dans l ASAP. Guide générer des ASAP dématérialisés 8 / 10

9 6.3 La saisie du titre Menu Ecritures / Recettes Au niveau de la fenêtre des imputatins Cmme pur un débiteur public, pur prduire un ASAP dématérialisé, la saisie du détail de la recette est bligatire Au niveau des pièces jintes Pur les débiteurs privés, seul l ASAP dématérialisé peut-être envyé au centre éditique. Le centre d éditin n accepte pas de pièce cmplémentaire. Il est dnc inutile de ccher la case Pj de type ASAP. La pj cmplémentaire servira uniquement pur Visa dans hélis. 7 La saisie d un titre à régulariser u d rdre La saisie d un titre à régulariser (P503) u d rdre reste en interne en trésrerie, aucun ASAP dématérialisé n est à prduire. Aussi, il fera l bjet d un brdereau à part et aucune infrmatin de type ASAP (détail du titre) n est à saisir. 8 Génératin d un flux PES titre de type ASAP Lrs de la génératin du fichier PES, il faut indiquer si le lgiciel dit générer dans le flux, de l ASAP dématérialisé u pas. La case dit être cchée pur : un brdereau avec débiteurs publics un brdereau avec débiteurs privés si cnventin d éditin signée avec la trésrerie La case dit être décchée pur : un brdereau avec débiteurs privés si aucune cnventin d éditin signée un brdereau de régularisatin u d rdre Guide générer des ASAP dématérialisés 9 / 10

10 9 Annexe1 : les hraires des trésreries Vici les hraires d'uverture des trésreries: TRESORERIE AUZON-SAINTE-FLORINE LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE BAS-EN-BASSET LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE CAYRES LMMJ 9H-12H L MA 13H30-16H TRESORERIE CRAPONNE-LA-CHAISE-DIEU LMMJ 9H-12H L MA 13H30-16H TRESORERIE LANGEAC LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE LE MONASTIER-SUR-GAZEILLE LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE MONISTROL-SUR-LOIRE LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H TRESORERIE MONTFAUCON-EN-VELAY LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE PAULHAGUET LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE LE PUY VILLE LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H TRESORERIE SAINT-DIDIER-EN-VELAY LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE SAINT-JULIEN-CHAPTEUIL LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE SAINT-PAULIEN LMMJ 9H-12H L MA 13H30-16H TRESORERIE SAUGUES LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE PUY SAINT-JEAN LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H TRESORERIE TENCE LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE VOREY LMMJ 8H30-12H LM 13H-16H TRESORERIE YSSINGEAUX LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H TRESORERIE BRIOUDE LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H PAIERIE DEPARTEMENTALE HAUTE-LOIRE LMMJV 8H30-12H L MA J 13H30-16H 10 Annexe 2 : les références Banque De France Cdique du pste Ref BDF cmptable A DDFiP DE LA HAUTE-LOIRE A TRES. AUZON-SAINTE-FLORINE A TRES. BAS-EN-BASSET A TRES. DE CAYRES A TRES. DE CRAPONNE-LA-CHAISE-DIEU A TRES. LANGEAC A TRES. LE MONASTIER-SUR-GAZEILLE A TRES. MONISTROL-SUR-LOIRE A TRES. MONTFAUCON-EN-VELAY A TRES. PAULHAGUET A TRES. DE LE PUY VILLE A TRES. SAINT-DIDIER-EN-VELAY A TRES. SAINT-JULIEN-CHAPTEUIL A TRES. SAINT-PAULIEN A TRES. SAUGUES A TRES. DE PUY SAINT-JEAN A TRES. TENCE A TRES. VOREY A TRES. D' YSSINGEAUX A TRES. DE BRIOUDE A P.DEP DE LA HAUTE-LOIRE Guide générer des ASAP dématérialisés 10 / 10