SOMMAIRE LETTRE D OPINION

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1 SOMMAIRE LETTRE D OPINION 2 ANNEXE 4 NOTE 1 PRESENTATION DE LA CAVECA Fiche signalétique Cntexte et bjectifs de la missin 6 NOTE 2 REVUE DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDTIONS ANTERIEURES 7 NOTE 3 SYNTHESE DES PRINCIPALES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 10 NOTE 4 EXAMEN DU CONTRÔLE INTERNE Gestin du prtefeuille Gestin de la trésrerie Fnctinnement des rganes Inspectin Gestin des immbilisatins 17 NOTE 5 EXAMEN DU SYSTEME COMPTABLE ET DES COMPTES Organisatin cmptable Travaux de fin d exercice Examen des cmptes et des états financiers 19 ETATS FINANCIERS 21 Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

2 EC EMINENCE CONSEILS Expertise cmptable Audits Etudes Cnseils Frmatin Recrutement OECCA- Bénin n 051-SE A Mesdames et Messieurs les Administrateurs du RENACA Bénin et du Pint de Service de Paraku N 41/12/EC/SP/GER Objet : Lettre d pinin sur les cmptes annuels Mesdames et Messieurs les Administrateurs, En exécutin de la missin que vus nus avez cnfiée cnfrmément au cntrat n 001/12/RENACA Bénin/DIR/R-SCF du 14 Mai 2012, nus vus présentns ntre rapprt relatif à l'exercice cls le 31 décembre 2011 sur : - le cntrôle des cmptes annuels du Pint de Service de Paraku, tels qu'ils snt jints au présent rapprt ; - la justificatin de ns appréciatins ; - les vérificatins et infrmatins spécifiques prévues par les textes. Les cmptes annuels nt été arrêtés par la Directin du réseau. Il nus appartient, sur la base de ntre audit, d'exprimer une pinin sur ces cmptes. I. Opinin sur les cmptes annuels Nus avns effectué ntre audit seln les nrmes d exercice prfessinnel internatinalement recnnues et applicables au Bénin à l exceptin des deux pints décrits dans le paragraphe suivant. Ces nrmes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d'btenir l'assurance raisnnable que les cmptes annuels ne cmprtent pas d'anmalies significatives. Un audit cnsiste à vérifier par sndages u au myen d autres méthdes de sélectin, les éléments justifiant des mntants et infrmatins figurant dans les cmptes annuels. Il cnsiste également à apprécier les principes cmptables suivis, les estimatins significatives retenues et la présentatin d'ensemble des cmptes. Nus estimns que les éléments que nus avns cllectés snt suffisants et apprpriés pur fnder ntre pinin. Ntre cntrat n'étant signé qu en mai 2012, nus n avns pas pu assister à l inventaire physique des éléments d actif et de passif qui s est dérulé le 29 décembre 2011 et nus n avns pas pu nus assurer par d autres myens, de l existence des quantités figurant dans les stcks à cette date. Par ailleurs, nus avns cnstaté que: Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

3 la valeur du dmaine qui abrite les lcaux n a pas été prise en cmpte dans le patrimine de la caisse ; le cmpte de régularisatin «charges à payer» présente un slde de F A ntre avis, sus réserve des bservatins ci-dessus, les cmptes annuels snt, au regard des règles et principes cmptables applicables aux SFD dans l espace UEMOA, réguliers et sincères et dnnent une image fidèle du résultat des pératins de l'exercice éculé ainsi que de la situatin financière et du patrimine du pint de service de Paraku à la fin de l'exercice cls le 31 décembre II. Justificatin des appréciatins Les appréciatins prtées dans le paragraphe ci - dessus s inscrivent dans le cadre de ntre démarche d audit des cmptes annuels, pris dans leur ensemble, et nt dnc cntribué à la frmatin de ntre pinin exprimée dans la première partie de ce rapprt. Nus ne frmulns dns pas de justificatins cmplémentaires à la descriptin mtivée de ladite pinin. III. Vérificatins et infrmatins spécifiques En applicatin des dispsitins spécifiques aux SFD, nus nus smmes assurés du respect des bligatins relatives à la réglementatin prudentielle, à la cnstitutin d un fnds de réserve u de slidarité, à la prductin dans les frmes et délais des rapprts sur l rganisatin du cntrôle interne et à la prductin du rapprt annuel. A l exceptin du pint relatif au fnds de réserve qui fait l bjet d un rapprt spécial cnfrmément aux dispsitins en vigueur, les bservatins relatives aux différents pints snt expsées dans les annexes au présent rapprt. Ctnu, le 26 juin 2012 Serge Armand CODO Expert Cmptable Diplômé Cmmissaire aux cmptes Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

4 ANNEXES Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

5 NOTE 1 : PRESENTATION DE LA CAVECA, CONTEXTE ET OBJECTIFS DE LA MISSION 1.1- Fiche signalétique Dénminatin sciale POINT DE SERVICE DE PARAKOU Frme juridique Sciété à capital variable sans but lucratif régie par la li n du 08 aût 1997 prtant règlementatin des institutins mutualistes u cpératives d épargne et de crédit, par le décret d applicatin n du 09 février 1998 de ladite li et par ses statuts. Date de créatin Février 2008(Démarrage des activités) Histrique Le pint de service de Paraku est le fruit d une lngue cllabratin entre l ONG CBDIBA et les rganisatins paysannes de la cmmune de ZE et envirns. Dans sn évlutin, cette cllabratin a été appuyée par plusieurs prjets de dévelppement et rganisatins internatinales Siège scial 2 ème Arrndissement, Quartier BANIKANNI, Lieudit PLAISIR dans la cmmune de PARAKOU Activités Nmbre d adhérents au 31 /12/2011 Capital scial au 31/12/2011 Mntant ttal de l Encurs de crédit & de Dépôts au 31/12/2011 Cmptes Bancaires Cllecte et sécurise l épargne de ses membres Octrie des crédits aux membres Favrise la slidarité et la cpératin entre les membres Effectue la prmtin de l éducatin écnmique, sciale et cpérative de ses membres. Sciétaires : 505 dnt H : 239 ; F : 109 ; PM : 157 Épargnants : FCFA FCFA (Encurs de crédit) : FCFA (Encurs de dépôts) : Cmpte ECOBANK Bénin, avec FCFA au 31/12/2011 Ressurces humaines CAVECA Albarika, avec FCFA au 31/12/2011 ; Cmpte Caisse Centrale / Dépôts statutaires, avec un slde nul au 31/12/2011. (03) Permanents (Gérant, Assistant Gérant, Caissière), (01) Occasinnel (Gardien), Néant (seul un cmité de Crédit a été créé pur le PS) Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

6 1.2- Cntexte et bjectif de la missin Cette missin s inscrit dans un système permanent de cntrôle, de fiabilisatin des infrmatins cmptables et financières afin de rassurer les partenaires de l utilisatin ratinnelle des ressurces. Dans un suci de prfessinnalisatin de la Caisse, cette missin devrait avir une dimensin pédaggique. Elle a pur bjectifs : identifier les frces et faiblesses du Pint de Service ; prter un jugement sur la pérennité de l institutin ; apprécier la régularité, la sincérité des états financiers et l image fidèle ; s assurer de l utilisatin ratinnelle et judicieuse des fnds mis à dispsitin par les partenaires au curs de l exercice 2011 ; dnner des assurances raisnnables que : les dcuments cmptables justificatifs nt été tenus pur tutes les transactins (ressurces et emplis) ; les dcuments fndamentaux nécessaires pur la cnduite et la gestin des pératins et les transactins existent ; les rganes existent et fnctinnent cnfrmément aux textes et prcédures en vigueur ; les indices de pérennité de l institutin existent ; les rapprts financiers dnnent une image fidèle de la situatin financière du Pint de Service de Paraku ; les synthèses des dnnées cmptables et financières du Pint de Service de Paraku snt prduites ; les dispsitins des cnventins de financement et de paiement snt bien respectées. Nus avns utilisé une apprche participative fndée sur une démarche itérative dans l exécutin de ntre mandat. Ntre missin d audit s est dérulée au siège du RENACA, à la Pint de Service de Paraku et au Cabinet Eminence Cnseils. Ntre cntrat n étant signé qu en mai 2012, nus n avns pas pu participer à la levée d inventaire des éléments d actif et de passif de fin d exercice Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

7 NOTE 2 : REVUE DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES Lrs de la missin d audit du Pint de Service de Paraku au titre de l exercice 2010, des insuffisances nt été relevées et des recmmandatins nt été frmulées. Au curs de la présente missin, nus avns tenu à nus rendre cmpte de la mise en œuvre effective desdites recmmandatins. On nte que les recmmandatins frmulées au curs de l audit des cmptes de l année 2010 nt été glbalement mises en applicatin, à raisn de deux (02) entièrement appliquées, sept (07) en début d applicatin, et deux (02) nn appliquées, sit un taux myen de mise en applicatin des recmmandatins de l audit de l exercice antérieur d'envirn 45%. Il cnvient tutefis de maintenir le cap pur la mise en applicatin effective et entière de tutes les recmmandatins. Le pint de ntre revue se présente cmme suit : N INSUFFISANCES REVELEES RECOMMANDATIONS ETAT OBSERVATIONS Nus n avns pas btenu 1 tus les livres cmptables bligatires (le livre d inventaire, le livre des immbilisatins et la balance Instaurer dans la caisse tus les livres cmptables bligatires DA Seul le livre des immbilisatins est cté et paraphé, mais il n est pas à jur mensuelle). Le livre jurnal de caisse mise Il faut faire cter et 2 en place n est pas cté et paraphé par les autrités parapher le livre jurnal et le livre d inventaire à NA cmpétentes. instaurer. Le cffre frt est blqué depuis deux mis et les fnds ne snt plus gardés en tute 3 sécurité. Un mntant de serait à l intérieur Réparer dans un bref délai le cffre blqué A du cffre ce qui cnstitue une encaisse inexplitée. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

8 4 Les dispsitins sécuritaires de caisse ne snt pas respectées : Le seuil de caisse n est pas respecté ; Le cntrôle de caisse et la vérificatin des pératins Respecter le seuil de caisse ; Que le gérant fasse de façn qutidienne le billetage et la vérificatin des pératins du jur. DA ne snt pas faits de façn qutidienne par le gérant. La méthdlgie de l inventaire des éléments Réaliser l inventaire des d actif et du passif au éléments d actif et de 31/12/2010 ne garantie pas passif suivant une 5 la fiabilité des infrmatins cntenues dans les états méthdlgie fiable et apprpriée DA financiers. Cet inventaire n est aussi pas suffisamment dcumenté Tutes les immbilisatins ne snt pas prises en cmpte Les travaux de fin dans l inventaire. Seules d exercice divent prter 6 celles qui nt été acquises en 2010 nt été sur tutes les immbilisatins. DA dénmbrées, cdifiées et amrties. Le pint de service ne Cncevir un manuel de dispse pas de manuel de plitique de crédit et de 7 plitique de crédit et de prcédure cmptable et NA prcédure cmptable. l appliquer. Envirn 56% du prtefeuille se 8 retruve en impayé et 64% des crédits suffrants snt supérieurs à 12 mis. 9 Légèreté dans le mntage et l analyse des dssiers de crédit Les frais d assurance snt mal traités et ne snt pas pris Mettre en place des stratégies de recuvrement pur assainir le prtefeuille. Être rigureux dans le prcessus de mise en place de crédit. Revir le traitement cmptable des frais DA DA A Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

9 10 en cmpte dans le résultat du pint de service alrs qu il s agit des prduits de l exercice. Le principe de répartitin de résultat n est pas respecté 11 ntamment le fnctinnement du cmpte reprt à nuveau n est pas respecté. d assurance en tenant cmpte du fait que les frais d assurance perçus cnstituent des prduits et que les fnds versés aux cmpagnies d assurance cnstituent des charges. Cnstituer de réserve facultative pur réduire au maximum le slde du cmpte reprt à nuveau afin de respecter le principe de répartitin du résultat. DA Légende : NA = Nn Appliquée ; DA = Début d applicatin ; A = Appliquée Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

10 NOTE 3 : SYNTHESE DES PRINCIPALES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS Les principaux cnstats que nus avns faits ainsi que les recmmandatins essentielles y afférentes snt résumées dans le tableau suivant : N Insuffisances relevées Recmmandatins Le registre de banque n'a pas été tenu manuellement au curs de l'exercice sus revue Les états de rapprchement bancaires établis n'nt pas été datés. Par ailleurs, l'état de rapprchement bancaire établi au 31 décembre 2011 a pris en cmpte un chèque émis le 05 janvier 2012 pur le paiement à la faîtière de la cntributin du Pint de Service aux salaires et frais de fnctinnement du réseau (Chèque n du 05/01/2012 de FCFA ). En cnséquence, le slde rapprché au 31/12/2011 est errné et nn cnfrme à la réalité. Le slde du cmpte ECOBANK tel qu'il figure à la balance après inventaire au 31/12/2011 n'est ni cnfrme au slde du relevé bancaire, ni cnfrme au slde rapprché. L'encaisse maximale autrisée est suvent dépassée ; Elle n'est pas cuverte par une plice d assurance Aucun cntrôle inpiné de la caisse n a été effectué par le gérant. Les pièces de banque ne snt pas cnvenablement dcumentées ; elles se résument pur la plupart du temps à un brdereau de versement d'espèces en banque u à une phtcpie de chèque sans aucune inscriptin puvant renseigner explicitement sur le Tenir régulièrement et en temps réel le jurnal de banque pur chacun des cmptes bancaires et assimilés. Établir mensuellement et à bnne date les états de rapprchement bancaire et les faire signer et appruver par les persnnes habilitées. Crriger dans le slde bancaire rapprché au 31 décembre Crriger le slde du cmpte Ecbank et le rendre cnfrme à la réalité. Respecter l'encaisse maximale fixée par la Directin ; Prendre les dispsitins nécessaires en vue d assurer l encaisse maximale, ceci, afin d éviter à la caisse des mntants imprtants de perte en cas de vl u d incendie. Le gérant dit faire fréquemment des cntrôles inpinés de caisse et les dcumenter cnvenablement. Cnstituer cnvenablement les liasses de justificatins des transactins effectuées. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

11 mtif de l'encaissement u du décaissement Les prcédures d'acquisitin de biens et services du RENACA ne snt pas parfis appliquées pur des achats d'un certain mntant et lesdites transactins ne snt pas suffisamment dcumentées : absence de preuves d'appel à cncurrence, de bn de cmmande, de brdereaux de livraisn, etc. (Exemple : cnfectin de dcuments de gestin). Les pièces justificatives de certaines dépenses snt peu prbantes et ne snt pas suffisamment renseignées ; Des états de paiement nt été utilisés en lieu et place de reçus, quittance u de facture pur justifier le règlement d'achats u de prestatins aux furnisseurs u aux prestataires. Aucun rdre de missin, ni de rapprt de missin n'est jint aux états de paiement des frais de vyage, d'hébergement et d'entretien du gérant pur ses déplacements à Ctnu au mtif du recuvrement des impayés. La dcumentatin de l'inventaire physique des dépôts et des crédits n'a pas été cmplète : seul le pintage des listes nminatives a été fait ; le PV d'inventaire ayant sanctinné les travaux d'inventaire des dépôts et crédits n'a pu être furni à la missin. Le registre de suivi des garanties a été mal tracé, et n'a pas été cnvenablement renseigné par endrits, avec des places blanches nn renseignées. Les prcédures d'acquisitin des biens et services devrnt être respectées: (autrisatins, dcumentatin du d'appel à cncurrence). Cnstituer cnvenablement les liasses de justificatin des transactins ; Mieux renseigner les pièces justificatives. Tute persnne envyée en missin fficielle dit se faire délivrer un rdre de missin par le supérieur hiérarchique habilité. Une cpie du rapprt de missin dit être annexée à la liasse de justificatin des dépenses engagées dans le cadre de la missin. Dcumenter cnvenablement l'inventaire physique des encurs de dépôts et de crédits Renseigner cnvenablement le registre des garanties et veiller à la signature des clients et/u avaliseurs au dépôt et au retrait desdites garanties. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

12 Aucune cpie des riginaux des titres de prpriété dépsés par les clients ne figure dans les dssiers de crédit pur faciliter les cntrôles. Pur les titres de prpriété déjà retirés par les clients u avaliseurs, il n'existe dans leurs dssiers aucune phtcpie déchargée desdits dcuments pur permettre une meilleure traçabilité des transactins. Les "rapprts" d'apprbatin des dssiers de demandes de crédit snt peu détaillés et ne renseignent pas sur les mtivatins des décisins du cmité de crédit. Certains dcuments devant accmpagner les rapprts d'apprbatin (annncés en pièces jintes : fiche de présentatin de dssiers au cmité de crédit) n'y nt jamais été annexés. Le rating de prgressivité indiqué dans la plitique de crédit du réseau n'est pas parfis respecté lrs des renuvellements de crédit, ntamment pur les cas de retards de rembursement. L'étude des demande de crédit de grs mntants est faite avec légèreté (les fiches de demande de crédit, fiche d'analyse financière, fiche d'identificatin, fiche de présentatin de dssiers ne snt pas parfis cnvenablement renseignées). Les visites de terrain en prélude à l'étude des dssiers de crédit n'nt pas été dcumentées. Il en est de même des actins de recuvrements. Les taux de PAR au 31/12/11 et au 30/04/12 s'élèvent respectivement à 23,05% et 23,26% (cf. rapprts mensuels de décembre 2011 et d'avril 2012) : ce qui purrait cmprmettre la viabilité du Pint de Service si des mesures idines de recuvrement ne snt diligemment prises pur inverser cette tendance. Faire figurer dans les dssiers de crédit, une cpie des titres de prpriété acceptés en garantie. Faire décharger cette cpie par le dépsant (client/avaliseur) lrs du retrait de sa garantie. Renseigner crrectement les PV d'analyse et d'apprbatin des dssiers de demande de crédit, et jindre tus les dcuments annncés cmme pièces jintes. Veiller au respect de la plitique de crédit. Éviter d'encurager les mauvaises pratiques en matière de nn-respect de l'échéancier de rembursement des crédits. Étudier les dssiers de demande de crédit de grs mntants avec mins de légèreté et veiller surtut à bien dcumenter ces dssiers. Dcumenter cnvenablement les visites de terrain et les actins de recuvrements effectuées. Redynamiser les actins de recuvrement afin de réduire de façn remarquable le taux de prtefeuille à risque qui purrait cmprmettre la viabilité du PS de Paraku Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

13 Le tableau des immbilisatins et des amrtissements jints aux états financiers n'est pas cnfrme aux résultats de l'inventaire physique des immbilisatins : Tus les équipements affectés au Pint de Service par le RENACA (la faîtière) n'nt pas été pris en cmpte. Les manuels de prcédures du RENACA Bénin existant au niveau du Pint de Service snt déjà caduques u en versin prvisire ; les versins révisées desdits manuels ne snt pas encre dispnibles au niveau du PS. Sur le plan sécuritaire, le Pint de Service ne dispse d'extincteur. Certains registres ctés et parafés par le Tribunal n'nt pas encre été renseignés : registres des persnnes apparentées, des immbilisatins, etc. Les dubles de la clé et de la cmbinaisn du cffre-frt ne snt pas scellés et gardés au niveau de la Directin du réseau. Reprendre de façn exhaustive le tableau des immbilisatins du PS Paraku. Rendre dispnible au niveau du Pint de Service de Paraku des manuels de prcédures actualisés. Dter le Pint de Service d'un extincteur et frmer les acteurs de la Caisse à sn utilisatin. Renseigner cnvenablement tus les registres bligatires déjà acquis, ctés et parafés par le Tribunal. Pur ce faire, la faîtière dit cncevir des tracés et un guide de remplissage apprpriés et unifrmes pur tutes les entités. Les dubles de la clé et de la cmbinaisn du cffre-frt du Pint de Service divent être scellés et gardés à la faîtière cnfrmément aux dispsitins requises en la matière. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

14 NOTE 4 : EXAMEN DU CONTROLE INTERNE 4.1- Gestin du prtefeuille Pints frts Existence d un manuel de plitique de crédit. Existence d un cntrôle avant débursement des crédits. Existence de plusieurs niveaux d apprbatin des demandes de crédit en particulier les dssiers de crédit de grs mntants. Pints faibles Nn-respect de la plitique de crédit, Inadéquatin entre les échéanciers de rembursement des crédits et les activités financées ; Inventaire physique des dépôts et des crédits nn dcumenté ; Visites de terrain en prélude à l'étude des dssiers de crédit nn dcumentées. Absence de cpie des riginaux des titres de prpriété dans les dssiers de crédit. Mauvaise valrisatin des garanties matérielles ayant servi à la mise en place des crédits surtut ceux de mntants imprtants. Recmmandatins R1 : Respecter rigureusement la plitique de crédit. R2 : Redynamiser les actins de recuvrement afin de réduire de façn remarquable le taux de prtefeuille à risque qui purrait cmprmettre la viabilité du Pint de Service. R3 : Dcumenter cnvenablement les travaux d'inventaire physique des éléments d'actif et de passif. R4 : Vérifier l adéquatin entre la péride de rembursement de crédits et les activités financées. R5 : Renseigner cnvenablement les PV des séances d'études de dssiers de crédits Gestin de la trésrerie Pints frts Existence de cffre frt scellé. Fixatin d une encaisse maximale fficiellement autrisée par la directin. Bnne tenue des dcuments de gestin de la caisse ; Respect des prcédures de gestin de la caisse ; Mesures sécuritaires respectées ; Existence d un jurnal de caisse pur le suivi des pératins de caisse. Enregistrement en temps réel des pératins de la caisse. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

15 Pints faibles Tenue manuel du jurnal de banque au curs de l'exercice sus revue ; Absence de cntrôles inpinés de caisse. Nn-respect de l'encaisse maximale Etats de rapprchement bancaires mal établi Prcédures d'acquisitin de biens nn appliquées. Pièces justificatives de certaines dépenses peu prbantes Absence d rdre de missin, de rapprts et de pièces justificatives relatifs aux missins du gérant. Recmmandatins R6 : Respecter l encaisse maximale. R7 : Elabrer à la fin de chaque mis les états de rapprchement bancaire. R8 : Faire cuvrir l encaisse maximale par une plice d assurance. R9 : Réaliser et dcumenter les cntrôles inpinés de caisse. R10 : Respecter les prcédures d'acquisitin des biens et services du RENACA Fnctinnement des rganes Cncernant le fnctinnement des rganes, le Pint de Service de Paraku n'est pas encre dté d'rganes de gestin. N Organes Nmbre de réunins prévues Nmbre de réunins réalisées Taux de réalisatin Observatins 1 Assemblée Générale (AG) NA NA NA 2 Cnseil d Administratin (CA) NA NA NA 3 Cnseil de Surveillance (CS) NA NA NA 4 Cmité de Crédit (CC) NA NA NA NA = Nn Applicable Pints faibles Inexistence des manuels de prcédures. Absence de cntrats de prestatin de services signés entre le gardien et les respnsables du Pint de Service. PV d'études de dssiers de crédits mal renseignés. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

16 La cpie des dubles de la clé et de la cmbinaisn du cffre frt est tujurs gardée au niveau du pint de service. Recmmandatins R11 : Signer un cntrat de prestatin de services qui précise clairement les bligatins du gardien et celles des acteurs du Pint de Service. R12 : Renseigner cnvenablement tus les registres bligatires déjà acquis, ctés et parafés par le Tribunal. R13 : Faire sceller et garder les dubles de la clé et de la cmbinaisn du cffre frt au niveau faîtière Inspectin Pints frts Existence d un service inspectin. Existence d'un registre d'inspectin. Dispnibilité des rapprts d inspectin. Pints faibles Absence de suivi des recmmandatins des diverses missins d'audit, de cntrôle u d inspectin. Irrégularité des inspecteurs sur le terrain. Absence d un travail apprfndi des inspecteurs dans les caisses autur des axes de cntrôle. Absence d'un guide de l'inspecteur. Recmmandatins R14 : Frmer les inspecteurs sur les axes de cntrôles prpsés dans le guide de cntrôle de la BCEAO. R15 : Exiger des techniciens un plan de mise en œuvre des recmmandatins des missins d'audit, de cntrôle u d inspectin. R16 : Dnner aux inspecteurs des frmatins spécifiques apprpriées pur leur permettre d'amélirer et d'apprfndir leurs prestatins dans les caisses autur des divers axes de cntrôle. R17 : Sumettre les drafts des états financiers aux inspecteurs pur recueillir leur avis technique avant leur finalisatin. R18 : Multiplier les missins d inspectin dans les caisses. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

17 4.5- Gestin des immbilisatins Pints frts Existence d un registre d immbilisatin cté et paraphé. Tenue d un inventaire smmaire des immbilisatins. Immbilisatins cdifiées. Pints faibles Registre des immbilisatins nn renseignés. Inventaire physique des immbilisatins nn exhaustif Equipements nn cdifiés et marqués à l'encre indélébile. Recmmandatins R19 : Frmer les élus et les techniciens dans la tenue des différents registres suivant la règlementatin. R20 : Tenir à jur le registre des immbilisatins. R21 : Réaliser et dcumenter cnvenablement l'inventaire physique des immbilisatins. R22 : Cdifier et marquer tutes les immbilisatins à l'encre indélébile. R23 : Prendre en cmpte dans le tableau des amrtissements et dans les états financiers l'exhaustivité des immbilisatins du Pint de Service. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

18 NOTE 5 : EXAMEN DU SYSTEME COMPTABLE ET DES COMPTES 5.1- Organisatin cmptable La prcédure cmptable du Pint de Service de Paraku se présente cmme suit : Les pératins enregistrées dans le cahier de caisse snt jurnalisées dans le jurnal des pératins avant l élabratin du grand livre. Tutes ces pératins snt effectuées au niveau de la caisse. Ensuite les brdereaux de versement et de retraits snt utilisés à nuveau par le SIG pur le retraitement infrmatique de tutes les pératins (versements, retraits, tutes autres dépenses liées à la caisse) dans la base des dnnées. Pints frts La Pint de Service de Paraku est infrmatisée en temps réel et est dtée d un lgiciel de gestin intégré perfrmant. Le lgiciel incrémente autmatiquement un numér d enregistrement. Pints faibles Il n'existe aucune trace d'imputatin cmptable/budgétaire sur les pièces cmptables pur permettre un référencement des pièces cmptables aux articles du jurnal, et faciliter ainsi la vérificatin de l enregistrement exhaustif des pératins dans la base de dnnées. Le système d archivage des pièces cmptables n'est pas satisfaisant : Les pièces cmptables ne snt pas classées de façn chrnlgique pur faciliter la vérificatin de l enregistrement exhaustif des pératins dans la base de dnnées. Les balances mensuelles bligatires n'nt pas été prduites et classées. Les livres cmptables ne snt pas à jur. Absence des livres cmptables bligatires. Recmmandatins R24 : Mentinner les imputatins cmptables et les cdes autmatiquement générés par le lgiciel (après chaque saisie) sur les pièces cmptables. R25 : Classer les pièces cmptables de façn chrnlgique. R26 : Tenir systématiquement le jurnal des pératins. R27 : Mettre en place les livres cmptables bligatires. R28 : Prduire la balance mensuelle pur se cnfrmer aux dispsitins de la Li et pur la validatin des infrmatins par le service technique. R29 : Rendre plus perfrmant le SIG pur l élabratin à temps réel des infrmatins financières. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

19 5.2- Travaux de fin d exercice Une fis les pièces cmptables enregistrées, le lgiciel génère les balances auxiliaires, la balance générale, le bilan et le cmpte de résultat. Avant d éditer les états financiers, l inventaire de caisse, de stck, des immbilisatins est réalisé de façn manuelle. Il faut aussi nter qu une séance de validatin des cmpte d épargnes et de crédit est réalisée (rapprchement des mntants de la balance auxiliaire aux mntants de la fiche d épargne u de crédit). Pints frts Les états financiers et leurs annexes snt autmatiquement générés par le lgiciel. Les états financiers générés par le lgiciel snt cnfrmes au nuveau référentiel en vigueur. Pints faibles Il n'y a pas parfis de cncrdance entre les infrmatins financières furnies par le système de gestin avec celles déterminées sur le terrain, ntamment en ce qui cncerne les immbilisatins et les crédits et dépôts. Insuffisance de dcumentatin de la valrisatin des stcks après l inventaire. L inventaire physique en fin d'exercice des immbilisatins n'a pas été exhaustif et cnvenablement dcumenté et s'est limité à un simple dénmbrement. Il n'a pas pris en cmpte les latrines cnstruites et mises en service en 2011, ni ne renseigne sur les cas de disparitin, de destructin, d bslescence entrainant une dtatin exceptinnelle d amrtissement. Recmmandatins R25 : Réaliser de façn exhaustive et dcumenter cnvenablement, seln les dispsitins en vigueur et la méthdlgie requise en la matière, l inventaire des éléments d actif et de passif à la fin de chaque exercice, ntamment l inventaire des épargnes et des encurs de crédits. R26 : Dcumenter crrectement la valrisatin des stcks. R27 : Veiller à une parfaite cncrdance entre les tableaux des immbilisatins et des amrtissements et les résultats issus des travaux d'inventaire physique des immbilisatins. Mettre en place le livre d'inventaire Examen des cmptes et des états financiers Les états financiers mis à ntre dispsitin nt été élabrés sus la respnsabilité de la Directin du Réseau et suivant le nuveau référentiel cmptable applicable aux institutins de micr finance. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

20 Pints frts Respect du canevas de présentatin des états financiers de synthèse prévu par le référentiel cmptable. Etats financiers élabrés seln le nuveau référentiel cmptable des IMF. Etats financiers directement édités par le lgiciel. Respect des principes et nrmes cmptables. Pints faibles Absence de cncrdance dans les ttaux des reprts à nuveau des cmptes générés par le lgiciel, surtut au niveau des balances à six (6) clnnes. Nn-cnfrmité de certaines cdificatins cmptables par rapprt à ce qui est prévu par le lgiciel. Recmmandatins R28 : Faire crriger par le cncepteur les anmalies relevées au niveau des ttaux des reprts à nuveaux dans les balances à six (6) clnnes. R29 : Analyser les sldes des cmptes pur faciliter leur validatin par la missin d'audit. R30 : Respecter la cdificatin cmptable exigée par le nuveau référentiel cmptable et passer tutes les écritures de régularisatins apprpriées, afin que les états financiers définitifs reflètent effectivement l'image fidèle de la situatin patrimniale et financière du Pint de Service. Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N

21 ETATS FINANCIERS 1 Balance générale au 31 décembre Situatin patrimniale au 31 décembre Cmpte de résultat Exercice Sldes intermédiaires de gestin Exercice Etat des crédits en suffrance au 31 décembre Tableau des infrmatins annexes 7 Liste des dix (10) débiteurs les plus imprtants au 31 décembre Tableau de déterminatin de l encurs ttal des prêts aux dirigeants Tableau de calcul des ratis prudentiels 10 Tableau de déterminatin des ratis PARMEC 11 Tableau de calcul des indicateurs financiers 12 Quelques indicateurs financiers Eminence Cnseils Sarl 01 BP 3255 Recette Principale - Ctnu (République du Bénin) - eminencecnseils@yah.fr - Tél. (229) / / RCCM RB /COT/11-B-7468 IFU N