ORGANISATION DE TOURNOI ECOLE DE RUGBY

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1 CAHIER DES CHARGES ORGANISATION DE TOURNOI ECOLE DE RUGBY

2 SOMMAIRE 1. MODALITES DE PARTICIPATION DECLARATION DU TOURNOI GESTION SPORTIVE INFRASTRUCTURES LOGISTIQUE GESTION ADMINISTRATIVE SECURITE MEDICAL HEBERGEMENT ET RESTAURATION FINANCES COMMUNICATION CHECK LIST ORGANISATION FFR-DS

3 1. MODALITES DE PARTICIPATION A. Cnditins de participatin Pur puvir participer à un turni Ecle de Rugby autrisé par la FFR, chaque jueur devra être titulaire d une carte de qualificatin «rugby éducatif» en curs de validité, dans la catégrie cncernée et devra ne pas être sur le cup d une suspensin. Tute persnne membre de l encadrement devra être titulaire d une carte de qualificatin en curs de validité et devra ne pas être sus le cup d une suspensin. Les équipes étrangères purrnt participer au turni si elles dispsent d une autrisatin de leur fédératin sprtive qui devra être transmise à la FFR lrs de la demande d autrisatin de turni : cf «Article 411 des Règlements Généraux». Catégries de jueurs et jueuses saisn : Classes d âge Années d âge cncernées ; Jueurs / jueuses né(e)s en MASCULINS Mins de 14 ans 2007 et 2008 Mins de 12 ans 2009 et 2010 Mins de 10 ans 2011 et 2012 Mins de 8 ans 2013 et ans révlus au plus tard le 30 juin 2021 (pur la participatin Mins de 6 ans à des plateaux premiers pas à l EDR) A partir de 3 ans révlus : Baby Rugby FEMININES Mins de 15 ans 2006, 2007 et 2008 Mins de 12 ans 2009 et 2010 Mins de 10 ans 2011 et 2012 Mins de 8 ans 2013 et ans révlus au plus tard le 30 juin 2021 (pur la participatin Mins de 6 ans à des plateaux premiers pas à l EDR) A partir de 3 ans révlus : Baby Rugby

4 2. DECLARATION DU TOURNOI A. Frmulaire demande d autrisatin de turni Un club qui suhaite rganiser un turni Ecle de Rugby devra dispser d un label Ecle de Rugby en curs de validité. Il devra bligatirement dispser d une autrisatin fédérale (de sn Cmité Départemental et sa Ligue Réginale s il s agit d un turni territrial u natinal et de la FFR en supplément s il s agit d un turni internatinal). Pur ce faire il devra envyer à sa ligue réginale la demande d autrisatin de turni cmplétée. L autrisatin d rganisatin de turni délivrée par la FFR u la ligue réginale sera cnditinnée ntamment par le respect : Des nrmes relatives à l rganisatin d un turni décrites dans le dcument ci-jint Du respect des dates du calendrier fédéral Ecle de Rugby (le turni ne dit pas être en cncurrence avec une cmpétitin fédérale qui s adresse à la même catégrie d âge). De l applicatin de la frme de pratique crrespndante à la catégrie d âge et à la péride de la saisn. De la mise en applicatin et du respect du Rugby Educatif des bligatins du jeu à XV De la mise en place du dispsitif d arbitrage nécessaire. Dcuments à télécharger: AUTORISATION DE TOURNOI CALENDRIER ECOLES DE RUGBY FFR-DS

5 3. GESTION SPORTIVE A. Organisatin sprtive Un respnsable sprtif sera nmmé par l rganisateur. Il veillera avec sn équipe au bn dérulement de la cmpétitin et aura les missins suivantes : Créer le frmat du turni tableau des ppsitins, prgramme des jurnées, plan d ccupatin des terrains. Etre capable de mdifier le frmat sprtif en cas d absence d une équipe S assurer de la bnne rganisatin et de la crdinatin des tables de marques Statuer sur les litiges et les régler Animer la réunin des respnsables des équipes (prgrammatin, règlement du turni, frmat du turni, infrmatins sur la restauratin ) Valider les scres et s assurer de la saisie des résultats Faire respecter le timing du turni Table de marque : Gestin feuille de scre, feuille de régulatin Chrnmétrage des rencntres Frmes de pratiques et Règles du jeu : L rganisateur s engage à respecter les frmes de pratiques et les règles du jeu indiquées dans le rugby éducatif crrespndant à la catégrie d âge et à la péride de la saisn. Dcuments à télécharger RUGBY EDUCATIF FORMES DE PRATIQUES CATEGORIES Mins de 8 Mins de 10 Mins de 12 Mins de 14 Mins de 15 F FORMES DE JEU 5x5 (T+2) 5x5 (J CO) 5x5 (T+2) 5x5 (J CO) 10X10 (RE) 5x5 (T+2) 5x5 (J CO) 10X10 (RE) 7X7 (T+2) 7X7(J CO) 10X10 (RE) 15X15 (RE) 7X7 (T+2) 7X7(J CO) 10X10 (RE) 15X15 (RE) FFR-DS

6 B. Arbitrage Seln les catégries d âge qui snt cncernées, le dispsitif mis en place diffère. Tutes les infrmatins snt à retruver dans les dcuments «L Arbitrage à l Ecle de Rugby» Dcument à télécharger : L ARBITRAGE A L ECOLE DE RUGBY C. Outils sprtifs L rganisateur utilisera les utils sprtifs suivants (des exemples snt mis à dispsitin par la FFR à la fin du dcument) les utils sprtifs sernt ensuite transmis au Cmité Départemental dnt dépend le turni. La gestin sprtive sera assurée par l administratin du turni et la table de marque avec les différents utils sprtifs : Feuille de match Cmpsitin de l équipe : (jueurs et éducateur) à cmpléter par le manager de l équipe et à dépser avec les licences le premier jur avant le début du turni. Feuille de régulatin A cmpléter par le manager de l équipe et à dépser à la mi-temps du match précédent à la table de marque qui devra y indiquer les remplacements et les cartns Indiquer les titulaires par un «T» La table de marque y indique les remplacements en précisant le jueur remplacé et le remplaçant. La feuille de régulatin devra être cnservée pur tute la durée du turni Feuille de scre La table de marque devra y indiquer pur chaque actin (essai, transfrmatin, pénalité, drp) et pur chaque cartn (jaune u ruge) le numér de maillt du jueur cncerné. L arbitre, la table de marque et les deux managers signent la feuille de scre pur valider les éléments de scres. Après signature aucune réclamatin ne sera acceptée. Dcument à télécharger : OUTILS SPORTIFS FFR-DS

7 4. INFRASTRUCTURES LOGISTIQUE A. Infrastructures Seln le nmbre d équipes présentes, le nmbre de terrains, vestiaires purra varier : - les rencntres devrnt se déruler sur un site unique englbant : un u plusieurs terrains tracés (herbe u synthétique), Un tableau général cmprtant le prgramme des matchs et les résultats Des vestiaires cmprtant des duches Une zne d accueil et administratif cntenant PC, accès internet cnseillé (cntrôle des licences, feuilles de matchs) Un endrit pur le briefing des équipes Une zne médicale, de récupératin (antenne de securs, médecin, tables de massage) Une zne cuverte (type chapiteau) servant à la restauratin assise des équipes Un système de snrisatin des terrains (musique, animatin, speaker) Une signalétique pur chacun des espaces B. Matériel Matériel indispensable sur chaque terrain utilisé pur la cmpétitin : - Une table de marque cmprenant une table et des chaises + un barnum - 1 chrnmètre par table de marque - Des bancs u chaises pur les équipes (remplaçants) - Feuilles de scres / feuilles de matchs / feuilles de régulatin - Crne de brume FFR-DS

8 5. GESTION ADMINISTRATIVE Un respnsable administratif sera nmmé par l rganisateur. Il veillera avec sn équipe au bn dérulement du suivi administratif de la cmpétitin : En amnt de la cmpétitin : Déclaratin du turni - autrisatins Envi du dssier d accueil - recueil des bns de réservatins Le jur J Distribue le dssier du turni avec les dernières évlutins Accueille et infrme les équipes sur site au secrétariat central Recueille les licences et la feuille de match cmplétée par le manager de l équipe. Vérifie les licences et les feuilles de matchs (avec le respnsable sprtif, le crdnnateur des arbitres, le respnsable de la table de marque). S assure de la cllecte de tus les utils sprtifs A. Les dssiers L rganisateur s engage à envyer aux équipes en amnt de la cmpétitin un dssier d accueil qui cmprendra : Dates, heures, lieux du turni (plan d accès) Hraires et prgramme Cntacts des rganisateurs Cmpsitin des pules et dérulement du turni Matériel à prévir (ballns, chasubles, pharmacie) Prcédure de réservatin de repas et/u infrmatin sur des lgements à prximité Le règlement sprtif du turni Les utils sprtifs que l équipe purra remplir en amnt (feuille de match, feuille de régulatin) L rganisateur s engage à dnner aux équipes lrs du briefing de la cmpétitin le dssier de l rganisatin sprtive qui cmprendra : Une feuille de régulatin pur tute la durée du turni La feuille de match Le planning des matchs Le règlement Le plan du stade Les tickets u bracelets pur l accès aux repas FFR-DS

9 B. Le respnsable d équipe Le respnsable d équipe / manager : Sera le représentant de l équipe Assistera au briefing de la cmpétitin Remettra à l rganisatin une feuille de match cmplétée et les licences (numér de licence, etc.) lrs de la réunin des respnsables d équipes. Il récupérera alrs sn dssier Présentera sa feuille de régulatin à la table de marque qui gère le terrain ù aura lieu la rencntre Signera, à la fin de la rencntre, la fiche de scre et récupérera sa feuille de régulatin pur les matchs suivants. Sera l interlcuteur privilégié de l rganisateur FFR-DS

10 6. SECURITE MEDICAL Tutes les dispsitins devrnt être prises afin d assurer l assistance médicale nécessaire au curs de cette manifestatin, cela pur les participants cmme pur le public. Tut rganisateur de turni a le devir de prendre tutes les dispsitins permettant d assurer la sécurité nrmale des participants : encadrement, jueurs et spectateurs. Lrsqu un club rganise un turni et quels que sient les effectifs, il est recmmandé de prendre les dispsitins suivantes : Prévenir par currier le centre de securs le plus prche de la tenue de la manifestatin, Avir les crdnnées du médecin de service le plus prche et le myen de le jindre rapidement, Prévenir, par currier, la structure hspitalière la plus prche de la tenue de la manifestatin, Laisser libre un accès pur les véhicules de securs, Identifier et rendre repérables, ntamment parmi les éducateurs frmés, les persnnes présentes titulaires d un PSC1 (sachant que la frmatin PSC1 est bligatire pur la frmatin de l éducateur!) Avir une pharmacie de securs à dispsitin (avec une liste minimale de prduits établie par le médecin du club). FFR-DS

11 7. HEBERGEMENT ET RESTAURATION A. L hébergement Seln la durée du turni, l rganisateur purra prpser aux équipes un listing des différents hôtels à prximité du site de cmpétitin avec les tarifs des chambres et les dispnibilités. B. La restauratin Seln le prgramme du turni, l rganisateur mettra en place sur le site de la cmpétitin un service de restauratin à destinatin des équipes, arbitres, rganisateurs et vlntaires. L rganisateur mettra en place des cllatins / un guter pur les équipes participantes, les arbitres,... Des pints d eau permettant aux équipes de remplir leurs gurdes devrnt être en libre accès à prximité des terrains. FFR-DS

12 8. FINANCES A. Les cûts d rganisatin Pur aider les rganisateurs à établir le budget du turni, ci-dessus, quelques pstes que l n truve habituellement dans les centres de dépenses des turnis. Cette liste n est pas exhaustive. Il cnvient de l adapter à la cnfiguratin du turni. Les dépenses à prévir cncernent : La lcatin du matériel : snrisatin, tentes, tables, chaises Le médical (antenne de securs, médecin) L achat de matériel sprtif (balln, crnes de brumes, chrnmètres, chasubles) Les récmpenses : trphées La restauratin (équipes, arbitres, bénévles) Les animatins (speaker, sn) La cmmunicatin (flyers, affiches, bjets prmtinnels) Le phtgraphe/caméraman Les recettes à prévir cncernent : La restauratin des équipes Les frais d inscriptin au turni Les buvettes Stands, tmbla FFR-DS

13 9. COMMUNICATION La cmmunicatin autur de l événement est imprtante afin d infrmer les clubs, jueurs du dérulement du turni, et ainsi recruter les équipes, prmuvir le turni. L rganisateur se chargera de la prmtin de sn turni, pur cela il purra : Réaliser des visuels (affiches, flyers) de l événement. Apparaitre dans le recensements des turnis autrisés sur les site de la FFR : la Ligue après avir dnné sn autrisatin renseignera le turni via le lien qui lui a été cmmuniqué pur apparaitre dans le recensements des turnis autrisés. Enfin, il est imprtant de prendre cntact avec les médias lcaux (presse, télévisin) deux semaines avant l évènement pur en faire la prmtin. Dcument à télécharger : RECENSEMENT DES TOURNOIS AUTORISES EDR FFR-DS

14 10. CHECK LIST ORGANISATION Liste nn exhaustive En amnt du turni : Slliciter l autrisatin du club et de la municipalité pur l utilisatin des installatins Déclarer le turni à la Ligue Réginale sur laquelle se dérule l événement et avir l autrisatin de la Ligue (turni natinal et territrial) et de la FFR (turni internatinal) Prendre les mesures nécessaires en termes de sécurité et de médical Slliciter la municipalité pur la mise à dispsitin de matériel, traçage des terrains Etablir le budget du turni Envyer les infrmatins utiles à la venue des équipes (adresse, plan, hraires, prgramme des matchs, cntacts sur place) Organiser le frmat du turni et du prgramme des matchs (hraires, ppsitins, arbitres) Prévenir les médias lcaux dnt le magazine de la ville Imprimer tus les utils sprtifs (feuilles de scres, feuilles de match, feuilles de régulatin). Prévir une équipe de bénévles pur la gestin du turni Le jur J : Accueillir et briefer les bénévles sur leurs missins Mettre en place les différents espaces et la signalétique des espaces (vestiaires, terrains, zne de restauratin, ) Récupérer les feuilles de matchs cmplétées Vérifier les licences Récupérer les paiements Distribuer aux équipes le prgramme de la jurnée, ppsitins, hraires, la feuille de régulatin, le règlement du turni Réaliser le briefing des managers d équipe Réaliser le briefing des tables de marque Tenir à jur et afficher les scres, classements, prgrammes des phases finales Animer le site par la présence d un speaker, par de la musique, animatins, jeux. Après le turni : Cmmuniquer sur l événement : résultats, phts, articles FFR-DS

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