Règles relatives à la COMMISSION DES KOTS A PROJET INSTITUTIONNELS Année académique 2021/ ère édition

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1 Règles relatives à la COMMISSION DES KOTS A PROJET INSTITUTIONNELS Année académique 2021/ ère éditin Article 1 : Chix des thématiques et texte fndateur des kts à prjets institutinnels - Texte fndateur : déclaratin de plitique rectrale de Mme Isabelle Parmentier. - Les prjets divent être en cncrdance avec les valeurs et les prirités annuelles de l Université. (AAA) - Les thématiques snt validés en Cmmissin des affaires sciales. Article 2 : Cmpsitin de la cmmissin des kts à prjets Le secrétariat est assuré par le permanent AGE : Félix PACCO (Réceptin, analyse des pièces factuelles du dssier, envi, mdératin lrs de la réunin, PV de réunins, suivi apprté au dssier auprès des demandeurs) La Cmmissin est cmpsée de : Représentants VéCU (GROUPE A): Respnsable du pôle accmpagnement, prjets, évènements Slange DEBERG Adjint à la directin - M. Olivier Dulieu (pur la dernière année). Représentant Cellule Prjets Evénements VéCU - Laurent TALLIER Représentant Cellule Prjets Evénements VéCU Françis BOUHARMONT Sus réserve de la dispnibilité de chacun des membres du grupe A. Représentants Etudiants de l'année en curs (GROUPE B): Président AGE - Thmas BOUILLON Vice-Président Animatin AGE - Germain Tixhn Représentant des kts à prjet Hadrien Drict Représentant des kts à prjet - Antine BAESTLE Sus réserve de la dispnibilité de chacun des membres du grupe B. 1

2 Expert.e.s dans l une des thématiques des kts à prjet institutinnel (Grupe C) : L envi des dssiers reçus sur l adresse mail : candidature-kap@unamur.be pur les kts institutinnels snt envyés par Slange, via le secrétariat de la cmmissin, c est-à-dire Félix PACCO, au parrain. (Descriptif des thématiques, vir article 3). Experte identifiée et validée pur le kt institutinnel - Réductin des risques : Gaëlle Meert - Psychlgue au Centre-médic-Psychlgique (CMP) respnsable du grupe de travail réductin des risques. Expert identifié et validé pur le kt institutinnel - Pratiques artistiques : Françis Buharmnt - Gestinnaire de prjets sci-culturels Service Vie de la Cmmunauté Universitaire Expert identifié et validé pur le kt institutinnel maisn internatinale : Henrich BRUNKE - Crdinatr fr Internatinal Relatins Institutinal Mbility Crdinatr Article 3 Thématiques des kts institutinnels pur l année 2021/2022 Les thématiques validées lrs de la Cmmissin des Affaires Sciales du 01/10/2021 snt : 1 er kt Institutinnel - Réductin des risques : La missin est de favriser, via des actins de sensibilisatin et d infrmatin auprès des étudiants, un cmprtement respnsable en milieu festif (cnsmmatin d alcl, préventin des IST, cnsentement, ) ainsi que la santé au sens large (bien-être, stress, ). Ces actins sernt pensées dans la cadre de la stratégie de réductin des risques qui vise à rendre les étudiants acteurs de leur santé et de leur bien-être ; qui privilégie une sensibilisatin par les pairs pur maximiser l impact du message ; qui évite le jugement, la culpabilisatin u la recherche du risque zér ; et qui veille à la qualité de l infrmatin dnnée pur permettre des chix éclairés de cmprtement. Dans ce cadre, le kt travaillera en étrite cllabratin avec le grupe RdR de l UNamur et les assciatins partenaires. 2 ème kt institutinnel - Pratiques artistiques : Ces derniers mis nus nt mntré l imprtance de la culture dans ns vies, sa pratique, ce qu elle nus apprte. L'Université de Namur vudrait redynamiser la place des pratiques artistiques sur le campus, au travers d un kt institutinnel dédié à celles-ci. Sn bjectif est d accueillir des étudiant.e.s passinné.e.s de musique, peinture, sculpture, chant, théâtre u de tutes autres frmes d arts. Les membres du kt aurnt pur bjectifs d rganiser des activités et des prjets en lien avec une discipline artistique chisie afin de partager leurs passins avec les autres étudiants de l UNamur. 3 ème kt institutinnel - Maisn internatinale : Le mnde est un village, et l échange entre les cultures sn terreau. La missin sera de prpser aux étudiants Erasmus différentes activités qui leur permettrnt de cnnaître la Belgique, et de nus faire cnnaître la leur, à travers différentes activités.

3 Article 4 Mdalités spécifiques du grupe C Cmmissin des kts institutinnels. Le Grupe C est la spécificité de la cmmissin des kts à prjet institutinnels. Il n existe pas dans la cmmissin des kts à prjet classique. La cmpsitin du grupe C de la cmmissin est en lien avec les thématiques des kts institutinnels et est renuvelable chaque année. Le critère d appartenance pur ce grupe est De faire partie des membres académiques u administratifs de l Université de Namur D avir une expertise sur l un des thèmes des kts à prjet institutinnels Le rôle du grupe C est de dnner un avis éclairé sur : - Le dssier à remplir, préalable à l envi aux étudiants, afin d rienter les infrmatins s y truvant en lien avec la thématique dnt il est expert. - Le dssier cmplété par les étudiants, reçu 48h avant la cmmissin au plus tard. - L accmpagnement du prjet tut au lng de l année du prjet. - Être la persnne de référence pur le dssier. Article 5 : Cmpsitin des kts à prjets institutinnels : A la différence des kts à prjet classiques ù une parité est admise, Les kts à prjet institutinnels divent être cmpsés d étudiants exclusivement de l UNamur. Tut changement de cmpsitin d équipe entre le mment de l btentin et la rentrée académique dit être signalé à la cmmissin par le respnsable du kt à prjet. Le respnsable du kt est garant de la mtivatin du remplaçant ptentiel. La lettre de mtivatin ainsi que la validatin du respnsable snt bligatirement à envyer à la cmmissin. La cmmissin prendra alrs la décisin de l acceptatin u nn de la mdificatin de l équipe. La cmmissin se réserve la mdalité de prise de décisin à ce sujet. La pririté sera dnnée aux étudiants ayant déjà effectué une année sur le campus de l UNamur.

4 Article 6 - Calendrier des échéances pur les cmmissins des kts institutinnels et classiques, et échéance de remise des dssiers. Ce calendrier cncerne : La publicatin des dssiers à remplir par les étudiants. Ceux -ci sernt relus par le grupe C pur les kts à prjet institutinnels. La péride de la tenue des réunins de cmmissin, c est-à-dire la principale et celle de rattrapage. La cmmissin des kts institutinnels se tiendra tujurs avant celle des kts classiques. Calendrier validé préalablement lrs des rencntres Akap / Vécu : Du 01/03/2021 Publicatin du dssier pur les prjets, et les kts à prjet institutinnels, AVEC et SANS LOGEMENT. Date ultime pur la remise des dssiers pur la relecture : Dimanche 28 mars 2021 à 23h59 (heure de mail faisant fi). Jeudi 01/04/2021 de 9h30 à 17h : Cmmissin des kts à prjet. (Institutinnels et classiques en même temps). Jeudi 22/04/2021 de 9h30 à 12h30 : Sessin des rattrapages pur les prjets recevables administrativement mais qui divent cmpléter u répndre à des interrgatins de la cmmissin. Les répnses snt transmises 48h au plus tard avant la tenue de la cmmissin. Article 7 : Qurum de la cmmissin Une prcuratin par persnne, en cas d'absence, peut être attribuée pur une persnne du même grupe. Une présence de 50% du grupe A/B est bligatire. Pur le grupe C en cas d absence un avis écrit dit être envyé préalablement aux autres membres de la cmmissin, au plus tard 24h avant la tenue de la réunin. La réunin de la Cmmissin sera annulée si le quta de présences des différents grupes n'est pas atteint. Dans le cas d'annulatin, une date ultérieure dit être truvée en accrd avec les 2 délégatins. Article 8 : Règles appliquées par la cmmissin de lecture des prjets Des critères de fnd et de frme fernt l bjet d une analyse apprfndie par tus les membres de la cmmissin. La créativité dans l apprche apprtée sera valrisée dans les critères d btentin, à travers l angle de vue spécifique des étudiants, dans le descriptif de leur prjet.

5 Le dssier d'btentin dit être cmplet pur être recevable, celui est vérifié au préalable par le secrétariat. Sur la page de garde figurera un encart Réservé à la Cmmissin. Les critères de recevabilité administrative, avec une case à ccher si les critères snt remplis, sernt analysés : Date de réceptin du dssier cmplet, dans les temps impartis. Cmpsitin d équipe (entre 5 et 9 étudiants de l UNamur) Descriptin du prjet relative à un des thèmes institutinnels prpsés Lettre de mtivatin et des cmpétences individuelles et cllectives, de chacun pur la réalisatin du prjet. Charte du bien vivre ensemble du kt mentinnant ce qui sera mis en place cncrètement pur l rganisatin du vivre ensemble au qutidien. En cas de cmmissin de rattrapage, les répnses aux questins cmplémentaires divent être rentrées pur maximum 48h avant la date cmmuniquée de la cmmissin de rattrapage (vir article 6 - calendrier et échéances). Article 9 : Prcédures de ctatin pur les prjets La Cmmissin, dnt la cmpsitin est décrite à l article 2, évalue la demande d btentin sur base de la qualité du dssier jint en annexe. La cmpétence et la dynamique relatives au thème prpsé, sernt évaluées par la cmmissin. Les activités prpsées sur le thème du prjet divent être en accrd avec les valeurs de l UNamur. Prcédure de ctatin : A = bn B = myen C = refusé La partie écrite, c est-à-dire le dssier remis, cmpte pur 2/3 de la nte d btentin. Cette dernière devra cmprter deux lettres, sur l riginalité du prjet et sur la planificatin de l actin. Deux cas de figure snt pssibles, sit : - Le dssier est refusé s il btient plus d un tiers de lettres C.

6 - Des questins cmplémentaires peuvent être demandées au prjet et fait l bjet alrs d un deuxième passage lrs de la secnde éditin de la cmmissin, dite rattrapage. La cmmissin demandera aux demandeurs de revir, cmpléter u mdifier le prjet. - Le grupe C aura une valeur délibérative, lrs de la prise de cnnaissance des ntes des deux autres grupes, et purra ainsi appuyer u nn le prjet. Un seul parrain par thématique. La partie rale, c est-à-dire la présentatin devant la cmmissin, cmpte pur 1/3 de la ctatin. Elle devra dnc cmprter une lettre. La présentatin rale se fait par 2 membres maximum de l équipe en charge du prjet pur l année 2021/2022. L bjet de la présentatin rale sera évalué seln : - L argumentatin de la valeur ajutée du kt à prjet présenté sur le campus - La réapprpriatin du prjet - Des questins supplémentaires par rapprt à l écrit. Article 10 : ctri des lgements lrs des demandes des prjets AVEC lgements. Le dssier remis dit mentinner le nmbre suhaité de chambres inhérentes au prjet, et l acceptatin u nn d un étudiant Erasmus dans sn équipe. Le nmbre d espaces lcatifs pur les kts à prjet institutinnels sera identique aux nmbres de kts institutinnels acceptés. Pur rappel, il n y a qu un dssier retenu par thématique de kt institutinnel. En fnctin des unités lcatives dispnibles, la cmmissin se réserve le drit de relancer un nuvel appel à prjet en juillet Article 11 : Vtes Le vte se fait à la majrité des deux tiers de lettres psitives (A-B). Si un représentant étudiant de la Cmmissin est un futur membre d un nuveau prjet, il ne peut participer au vte. Les tris représentants du grupe B sernt les seuls vtants La décisin de la cmmissin est prtée par tus ses membres, et fait une cmmunicatin fficielle de la part du secrétaire quant à la teneur de celle-ci. Aucun recurs ne sera accepté, que ce sit pur les dssiers nn - recevables, en raisn de lacunes administratives, u pur les dssiers ayants reçus une décisin négative de la cmmissin.

7 Article 12 : Règles pur l évaluatin et budgets des prjets tut au lng de l année Les critères prennent en cmpte d une part : La qualité du prjet, sa préparatin et la bnne gestin pendant et après Durant l année académique, deux budgétaires snt rganisées, en fnctin des dispnibilités de la cmmissin budgétaire, pur les évènements futurs à rganiser au Q1 et au Q2. L bjectif des budgétaires est de : - Cnnaitre l avancée des évènements mis en place par le kt à prjet et sn impact budgétaire - Evaluer les demandes financières pur le quadrimestre suivant, en fnctin de l argumentaire lié à l rganisatin de l évènement futur. - Vérifier que les aspects bancaires et juridiques snt mis à jur. Pur les kts à prjets institutinnels, les experts snt cnviés à cette partie lrs des cmmissins budgétaires. Pur les prjets AVEC LOGEMENT. Si des prblèmes de lcatin surviennent : seul le Service lgement est cmpétent pur prendre des mesures en cas de nn-respect du règlement d rdre intérieur des lgements, remis lrs de la signature du bail par le SIGEC. S il s agit de prblèmes d investissement dans le prjet : le vice-président Animatin AGE sumet une prpsitin de sanctin à la Cmmissin qui prendra une décisin. Pur accrd, (lu et appruvé) Représentant du Grupe A Représentant du grupe B Représentant du grupe C (VéCU) (Etudiants) (Expert)