Mandat de vérification externe pour l exercice financier Éducation préscolaire et enseignement primaire et secondaire

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1 Mandat de vérificatin externe pur l exercice financier Éducatin présclaire et enseignement primaire et secndaire Établissements d enseignement privés agréés aux fins de subventins

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3 Mandat de vérificatin externe pur l exercice financier Éducatin présclaire et enseignement primaire et secndaire Établissements d enseignement privés agréés aux fins de subventins DIRECTION GÉNÉRALE DU FINANCEMENT ET DE L ÉQUIPEMENT

4 Guvernement du Québec Ministère de l Éducatin, du Lisir et du Sprt ISBN (PDF) ISSN Dépôt légal- Biblithèque et Archives natinales du Québec, 2009 Dépôt légal- Biblithèque et Archives Canada, 2009

5 Cnfnnément à l'article 94 de la Li sur J'enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1), la ministre de J'Éducatin, du Lisir et du Sprt, ici représentée par mnsieur Michel Bivin, sus-ministre, précise, par la présente, le mandat applicable aux vérificateurs externes nmmés par les établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventins pur l'exercice financier MICHEL BOIVIN Sus-ministre date ôt V.J-?

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7 TABLE DES MATIÈRES PAGE I. INTRODUCTION Présentatin du mandat Exigences en matière de technlgie de l infrmatin Transmissin des résultats de la vérificatin externe au Ministère... 2 II. MISSION DE VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS... 5 III. MISSION DE VÉRIFICATION DES MÉCANISMES DE CONTRÔLE INTERNE À L ÉGARD DE LA DÉCLARATION DE L EFFECTIF SCOLAIRE Présentatin Instructins relatives aux questinnaires de vérificatin Questinnaire sur l effectif sclaire jeune en frmatin générale (étape 1) Questinnaire sur l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle (étape 1)... 9 IV. MISSION D APPLICATION DE PROCÉDÉS DE VÉRIFICATION SPÉCIFIÉS À L ÉGARD DES DIFFÉRENTES CATÉGORIES D EFFECTIF SCOLAIRE Présentatin Instructins relatives aux questinnaires de vérificatin Effectif sclaire jeune en frmatin générale Effectif sclaire en frmatin prfessinnelle ANNEXE A ANNEXE B LISTE DES PRINCIPAUX DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE UTILES OU NÉCESSAIRES POUR LE TRAVAIL DE VÉRIFICATION VÉRIFICATION DE L EFFECTIF SCOLAIRE JEUNE EN FORMATION GÉNÉRALE - GRILLE DE DÉTERMINATION DE LA TAILLE DES ÉCHANTILLONS ANNEXE C LACUNES POUVANT ÊTRE OBSERVÉES LORS DE LA VÉRIFICATION DE L EFFECTIF SCOLAIRE i

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9 I. INTRODUCTION 1. PRÉSENTATION DU MANDAT Les établissements d enseignement privés agréés aux fins de subventins, ci-après appelés «établissements», reçivent du ministère de l Éducatin, du Lisir et du Sprt des fnds publics qui sernt utilisés pur réaliser leurs activités. Les dirigeants des établissements nt la respnsabilité de planifier, de gérer et de cntrôler les activités, ainsi que de préparer des rapprts, y cmpris des états financiers, dans lesquels ils rendent cmpte de leur gestin. De plus, en tant que bénéficiaire de fnds publics, ils divent rendre cmpte à la ministre de l Éducatin, du Lisir et du Sprt. En vertu de l article 94 de la Li sur l enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1), l établissement nmme une vérificatrice u un vérificateur externe qui dit prduire un rapprt de vérificatin sur ses pératins financières. C est également en applicatin de cet article que la ministre a le puvir de préciser le mandat applicable à l ensemble des vérificateurs externes. Pur l exercice financier , le mandat applicable à l ensemble des vérificatrices et vérificateurs externes cmprte tris types de missin : à l égard des états financiers, une missin de vérificatin des états financiers; à l égard de l effectif sclaire : une missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire; une missin d applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire. À titre d entités bénéficiant de fnds publics, les établissements snt régis par les dispsitins de nmbreuses autrisatins législatives et autrisatins cnnexes. Les vérificatrices et les vérificateurs externes des établissements divent avir une bnne cnnaissance des autrisatins qui régissent l établissement et les pératins dnt il a la respnsabilité. Dans le présent mandat, n entend par «autrisatins législatives», la législatin, les règlements, décrets, directives, les règlements administratifs des établissements et tut autre instrument par lequel des puvirs snt établis et délégués. 2. EXIGENCES EN MATIÈRE DE TECHNOLOGIE DE L INFORMATION Afin d être en mesure de réaliser le présent mandat de vérificatin et de transmettre les différents rapprts requis, la vérificatrice u le vérificateur externe devra avir à sa dispsitin un pste de travail sur lequel est installée la suite Micrsft Office Prfessinnel 2007 u tut autre lgiciel cmpatible avec celle-ci. Ce pste de travail ne dit pas être utilisé ni être accessible par le persnnel de l établissement faisant l bjet de la vérificatin de manière à ce que la vérificatrice et le vérificateur externe cnserve sn indépendance à l égard de celui-ci. 1

10 Les travaux de vérificatin de l effectif sclaire s exécutent à l aide d une applicatin infrmatique dévelppée avec le lgiciel ACCESS versin Cette applicatin permet aux vérificatrices et aux vérificateurs externes : d avir accès aux questinnaires et au fichier d impressin de diverses listes et de divers rapprts; d enregistrer directement les répnses dans un fichier qui cmptabilisera les erreurs (une erreur par dssier); d unifrmiser les répnses et de prduire des statistiques pur un établissement u pur l ensemble des établissements. Pur chaque catégrie d effectif sclaire, les utils suivants sernt accessibles à la rubrique «Prductins» du site Internet de la Directin générale du financement et de l équipement (DGFE), à l adresse sus l item «Vérificatin de l effectif sclaire (privé)» : l applicatin infrmatique qui cntient les questinnaires pur recueillir directement les cnstats déculant de la vérificatin externe et la liste des élèves à vérifier un guide détaillé pur les utilisateurs, dans lequel snt précisées tutes les étapes pur remplir et transmettre les questinnaires infrmatisés au Ministère. Les applicatins crrespndantes sernt dépsées sur le site Internet de la DGFE seln l accessibilité des dnnées qui divent être échantillnnées dans les banques de dnnées ministérielles. L effectif sclaire jeune en frmatin générale sera échantillnné vers la mi-mai L effectif sclaire en frmatin prfessinnelle sera échantillnné vers la mi-septembre. Un cde d usager et un mt de passe sernt furnis aux vérificatrices et aux vérificateurs externes dès que les établissements aurnt transmis leurs crdnnées au Ministère sur le frmulaire de désignatin prévu à cet effet. 3. TRANSMISSION DES RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION EXTERNE AU MINISTÈRE 3.1 Vérificatrice u vérificateur externe La vérificatrice u le vérificateur externe dit transmettre au Ministère, les dcuments suivants, au plus tard le 31 ctbre 2009 : i) le rapprt du vérificateur sur les états financiers de l établissement accmpagné des ntes cmplémentaires aux états financiers. Le rapprt du vérificateur dit indiquer le numér de la versin fficialisée des états financiers. Le rapprt dit être transmis en versin papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe et en versin électrnique frmat PDF. Le nm du fichier dit avir le frmat suivant : EP08_RAPEFeee.PDF ù «eee» crrespnd au numér de l établissement; ii) les dcuments fficiels suivants résultant de la missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire et de la missin d applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire, en versin fficialisée des fichiers infrmatiques et en versin frmat papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe : 2

11 a) Frmatin générale des jeunes (fichier VE08eeeJ-x) «Vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard du de la déclaratin de l effectif sclaire jeune en frmatin générale» avec l identificatin et la signature de la vérificatrice u du vérificateur externe (étape 1); «Rapprt synthèse» avec l identificatin et la signature de la vérificatrice u du vérificateur externe (étape 2); «Fiches individuelles en erreur financière» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2); «Fiches individuelles en erreur administrative» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2); «Fiches individuelles avec nte seulement» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2). b) Frmatin prfessinnelle (fichier VE08eeeP-x) «Vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard la déclaratin de l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle» avec l identificatin et la signature de la vérificatrice u du vérificateur externe (étape 1); «Rapprt synthèse» avec l identificatin et la signature de la vérificatrice u du vérificateur externe (étape 2); «Fiches individuelles en erreur financière» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2); «Fiches individuelles en erreur administrative» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2); «Fiches individuelles avec nte seulement» accmpagné des pièces justificatives afférentes (étape 2). De plus, la vérificatrice u le vérificateur externe dit transmettre au Ministère, au plus tard le 30 nvembre 2009 : iii) le détail des inexactitudes (quantitatives et qualitatives, réelles u ptentielles) ainsi que de tutes les cmmunicatins écrites transmises à l établissement relatives à des cnstatatins faites lrs de la vérificatin des états financiers. Le rapprt du vérificateur dit indiquer le numér de la versin fficialisée des états financiers. Ces dcuments divent être transmis en versin papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe et en versin électrnique frmat PDF. Le nm du fichier dit avir le frmat suivant : EP08_RAPDIeee.PDF ù «eee» crrespnd au numér de l établissement; iv) la liste des lacunes détectées ainsi que les recmmandatins sur le cntrôle interne cmmuniquées à l établissement dans le cadre de la missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire. Ces dcuments divent être transmis en versin papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe et en versin électrnique frmat PDF. Le nm du fichier dit avir le frmat suivant : EP08_RAPLReee.PDF ù «eee» crrespnd au numér de l établissement. 3

12 3.2 Directrice générale u directeur général de l établissement La directrice générale u le directeur général de l établissement dit transmettre sn rapprt financier annuel au plus tard le 31 ctbre 2009 en versin fficialisée des fichiers infrmatiques (fichiers V08eeeCF.TXT et V08eeeC6.TXT) et en versin frmat papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe. 3.3 Adresses de transmissin La versin fficialisée des fichiers infrmatiques dit être transmise par currier électrnique à l adresse suivante : trafep@mels.guv.qc.ca. La versin fficialisée frmat papier signée par la vérificatrice u le vérificateur externe dit être transmise à la Directin des pératins financières aux réseaux à l adresse suivante : Directin des pératins financières aux réseaux Directin générale du financement et de l équipement Ministère de l Éducatin, du Lisir et du Sprt Édifice Marie-Guyart, 14 e étage 1035, rue De La Chevrtière Québec (Qc) G1R 5A5 4

13 II. MISSION DE VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS Le but de la vérificatin des états financiers est de permettre à la vérificatrice u au vérificateur externe d exprimer une pinin sur la questin de savir si les états financiers dnnent, à tus égards imprtants, une image fidèle de la situatin financière, des résultats d explitatin et des flux de trésrerie de l établissement seln les principes cmptables généralement recnnus. Lrsque la vérificatrice u le vérificateur externe prcède à la vérificatin des états financiers de l établissement, elle u il se cnfrme aux nrmes de vérificatin généralement recnnues. Le rapprt du vérificateur devra être cnfrme au chapitre RAPPORT DU VÉRIFICATEUR : LE RAPPORT TYPE du Manuel de l ICCA - Certificatin. Lrs de la planificatin de ses travaux pur l exercice , la vérificatrice u le vérificateur externe devra tenir cmpte du fait que cet exercice en est un de transitin. En effet, depuis le 1 er juillet 2008, les établissements divent cmptabiliser leurs pératins et établir leurs états financiers seln les principes cmptables généralement recnnus. Ce changement peut avir un effet sur le calendrier et l étendue du travail de vérificatin en particulier pur les pstes suivants : les immbilisatins la prvisin pur cngés de maladie et vacances les stcks les revenus Enfin, la vérificatrice u le vérificateur externe devra, en plus de sn rapprt du vérificateur, transmettre au Ministère le détail des inexactitudes (quantitatives et qualitatives, réelles u ptentielles) ainsi que tutes les cmmunicatins écrites à l établissement relatives à des cnstatatins faites lrs de la vérificatin des états financiers. 5

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15 III. MISSION DE VÉRIFICATION DES MÉCANISMES DE CONTRÔLE INTERNE À L ÉGARD DE LA DÉCLARATION DE L EFFECTIF SCOLAIRE 1. PRÉSENTATION Le mandat de vérificatin externe à l égard de l effectif sclaire cmprend deux types de missin pur chaque catégrie d effectif sclaire : une missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire décrite dans la présente sectin; une missin d applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire décrite à la sectin IV. Le financement des établissements, défini dans les règles budgétaires annuelles, repse sur la déclaratin de l effectif sclaire au Ministère. Les dirigeants des établissements nt la respnsabilité de maintenir des systèmes de cntrôle adéquats afin d btenir une assurance raisnnable quant à l intégralité et à la réalité de l effectif sclaire déclaré et à la fiabilité des renseignements transmis au Ministère cnfrmément aux autrisatins législatives. À cet égard, la missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne cnsiste à recenser u à prendre cnnaissance de la descriptin des mécanismes de cntrôle interne mis en place par l établissement mentinnés à l étape 1 des questinnaires sur l effectif sclaire et à vérifier s ils snt adéquatement dcumentés, appruvés et appliqués. Lrsque la vérificatrice u le vérificateur externe n est pas en mesure d bserver u de tester l applicatin des mécanismes de cntrôle, elle u il peut btenir les éléments prbants en examinant la dcumentatin relative au cntrôle interne u par la prise de renseignements auprès des persnnes respnsables de mettre en place des mécanismes de cntrôle interne et de celles respnsables de l applicatin de ces mécanismes. S il y a lieu, la vérificatrice u le vérificateur externe devra, en plus des questinnaires de vérificatin, transmettre au Ministère la liste des lacunes détectées ainsi que les recmmandatins sur le cntrôle interne cmmuniquées à l établissement. La missin de vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif représente la première étape de la vérificatin de l effectif sclaire. En effet, celle-ci est préalable à la deuxième étape sit la missin d applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire décrite à la sectin IV. 2. INSTRUCTIONS RELATIVES AUX QUESTIONNAIRES DE VÉRIFICATION 2.1 Instructins Les questinnaires relatifs à la vérificatin des mécanismes de cntrôle interne à l égard des différentes catégries d effectif sclaire (étape 1) snt présentés aux pints 3 à 4. Seules les questins y snt présentées. Cependant, dans l applicatin infrmatique, des espaces snt prévus afin d ajuter, s il y a lieu, des ntes u cmmentaires. De plus, des espaces snt prévus pur y inscrire les crdnnées de la firme cmptable, la date et la signature de la vérificatrice u du vérificateur externe qui a prcédé à la vérificatin. 7

16 L étape 1 de chaque questinnaire dit dnc être cmplétée pur que la vérificatrice u le vérificateur externe sit en mesure de cmpléter l étape 2 sit le prgramme de travail relatif à l applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire (vir sectin IV). L absence de mécanismes de cntrôle interne u les lacunes bservées par la vérificatrice u le vérificateur externe devrnt faire l bjet d un suivi de la part de l établissement, et ce, le plus tôt pssible. Tus les établissements nt l bligatin de mettre en place des mécanismes de cntrôle interne u de cmbler les lacunes bservées dans leurs mécanismes. 3. QUESTIONNAIRE SUR L EFFECTIF SCOLAIRE JEUNE EN FORMATION GÉNÉRALE (ÉTAPE 1) Vérificatin des mécanismes de cntrôle interne 1.1 Est-ce que l établissement a mis en place des mécanismes de cntrôle interne afin de s assurer de la fiabilité des renseignements transmis au Ministère au regard de la déclaratin de l effectif sclaire jeune en frmatin générale? (Vir le dcument «Descriptin des pièces justificatives nécessaires pur le cntrôle des déclaratins») 1.2 Est-ce que l établissement s assure que ces mécanismes de cntrôle interne snt : dcumentés et mis à jur annuellement? appliqués par les intervenants cncernés? (persnnel de l établissement) 1.3 Ce dcument est-il daté et appruvé par la directin? 1.4 Est-ce que l établissement s est assuré que les mécanismes de cntrôle interne nt fnctinné tel que décrit lrs de la déclaratin de l effectif sclaire jeune en frmatin générale? Élèves au secndaire 2.1 Est-ce que l établissement a mis en place des mécanismes de cntrôle interne afin de s assurer du respect des règles prescrites lrs de la déterminatin du nmbre d heures à déclarer pur les élèves au secndaire? 2.2 Est-ce que l établissement s assure que ces mécanismes de cntrôle snt : dcumentés et mis à jur annuellement? appliqués par les intervenants cncernés? (persnnel de l établissement) 2.3 Est-ce que l établissement s est assuré que les mécanismes de cntrôle interne nt fnctinné tel que décrit lrs de la déterminatin du nmbre d heures à déclarer au Ministère pur les élèves au secndaire? Cnclusin 4.1 Est-ce que les lacunes cnsignées u les recmmandatins sur le cntrôle interne relatif aux activités de déclaratin de l effectif sclaire de l exercice précédent nt été crrigées? Sinn, expliquer dans la nte. 4.2 Avez-vus détecté des lacunes imprtantes lrs de vtre vérificatin du cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire? Si ui, dnner une brève descriptin de la nature des lacunes détectées. 8

17 4.3 Avez-vus émis des cmmentaires u des recmmandatins sur le cntrôle interne relatif aux activités de déclaratin de l effectif sclaire pur l exercice ? Si ui, préciser lesquels. 4. QUESTIONNAIRE SUR L EFFECTIF SCOLAIRE EN FORMATION PROFESSIONNELLE (ÉTAPE 1) Vérificatin des mécanismes de cntrôle interne 1.1 Est-ce que l établissement a mis en place des mécanismes de cntrôle interne afin de s assurer de la fiabilité des renseignements transmis au Ministère au regard de la déclaratin de l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle? (Vir le dcument «Descriptin des pièces justificatives nécessaires pur le cntrôle des déclaratins») 1.2 Est-ce que l établissement s assure que ces mécanismes de cntrôle interne snt : dcumentés et mis à jur annuellement? appliqués par les intervenants cncernés? (persnnel de l établissement) 1.3 Ce dcument est-il daté et appruvé par la directin? 1.4 Est-ce que l établissement s est assuré que les mécanismes de cntrôle interne nt fnctinné tel que décrit lrs de la déclaratin de l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle? Cnclusin 2.1 Est-ce que les lacunes cnsignées u les recmmandatins sur le cntrôle interne relatif aux activités de déclaratin de l effectif sclaire de l exercice précédent nt été crrigées? Sinn, expliquer dans la nte. 2.2 Avez-vus détecté des lacunes imprtantes lrs de vtre vérificatin du cntrôle interne à l égard de la déclaratin de l effectif sclaire? Si ui, dnner une brève descriptin de la nature des lacunes détectées. 2.3 Avez-vus émis des cmmentaires u des recmmandatins sur le cntrôle interne relatif aux activités de déclaratin de l effectif sclaire pur l exercice ? Si ui, préciser lesquels. 9

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19 IV. MISSION D APPLICATION DE PROCÉDÉS DE VÉRIFICATION SPÉCIFIÉS À L ÉGARD DES DIFFÉRENTES CATÉGORIES D EFFECTIF SCOLAIRE 1. PRÉSENTATION L applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés à l égard des différentes catégries d effectif sclaire a pur bjectif de s assurer : de la présence de l élève; de la réalité des services rendus; de l exactitude des renseignements transmis au Ministère par les établissements pur décrire ces services; de la cnfrmité de ces tris éléments aux autrisatins législatives. Les mdalités de calcul du financement diffèrent seln qu elles s appliquent à l effectif sclaire jeune en frmatin générale u à l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle. En cnséquence, les prcédés de vérificatin spécifiés, le nmbre de sndages et les questinnaires de vérificatin snt particuliers à chacune de ces catégries d effectif sclaire. 2. INSTRUCTIONS RELATIVES AUX QUESTIONNAIRES DE VÉRIFICATION 2.1 Instructins Pur l applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés au dssier de l élève (étape 2 du questinnaire), le questinnaire cmprend déjà les renseignements dnt le Ministère dispse, ntamment sur l identité de l élève et les services que l établissement a déclaré lui avir rendus. La vérificatrice u le vérificateur externe btient la liste des élèves qui cmpsent l effectif sclaire à vérifier par le biais de l applicatin infrmatique (vir page 3, sectin I). Elle u il ne dit pas infrmer au préalable l établissement du cntenu de cette liste, mais présenter celle-ci lrs de la première jurnée de vérificatin sur place; en aucun mment, il n est permis à la vérificatrice u au vérificateur externe de faire en srte, qu au mment de la transmissin de la liste à l établissement, cette dernière ait la pssibilité de mdifier ses dssiers. Tutefis, pur éviter de signaler une erreur due au fait qu un dcument n est pas accessible au mment de la vérificatin, il est imprtant que la vérificatrice u le vérificateur externe s infrme du mde de gestin dcumentaire de l établissement et des mdalités d accessibilité à ces dcuments. Pur réaliser ces travaux, la vérificatrice u le vérificateur externe dit se référer aux dcuments pertinents présentés à l annexe A. De plus, l annexe C présente les principales lacunes qui peuvent être bservées lrs de la vérificatin de l effectif sclaire. Les questinnaires sur l applicatin de prcédés de vérificatin spécifiés pur chaque catégrie d effectif sclaire snt présentés aux pages suivantes. Seules les questins y snt présentées. Cependant, dans l applicatin infrmatique, des espaces snt prévus afin d ajuter, s il y a lieu, des ntes u cmmentaires, et ce, pur chaque dssier d élève à vérifier. 11

20 2.2 Transmissin des résultats de la vérificatin externe La vérificatrice u le vérificateur externe dit fficialiser, par le biais de l applicatin infrmatique, sn fichier de travail et ainsi générer les vecteurs et les rapprts finaux à transmettre au Ministère. Il revient à la vérificatrice u au vérificateur externe de retransmettre ensuite à la DGFE tus les dcuments précisés aux directives des pages 3 et 4 de la sectin I. 3. EFFECTIF SCOLAIRE JEUNE EN FORMATION GÉNÉRALE 3.1 Descriptin Pur cette secnde étape (l étape 1 étant la vérificatin du cntrôle interne à l égard du recensement et de la déclaratin de l effectif sclaire sectin III), la vérificatin devra permettre de déterminer la prprtin de dssiers errnés dans un établissement et dans l ensemble des établissements. L annexe B présente la grille utilisée par le Ministère pur établir le nmbre ttal de dssiers à vérifier seln la taille de l établissement. 12

21 3.2 Questinnaire sur l effectif sclaire jeune en frmatin générale (étape 2) Dssier de l élève 1 Existe-t-il un dssier de l élève? (Dans le cas d une répnse négative, passer au dssier de l élève suivant.) Identité de l élève 2.1 Truve-t-n dans le dssier de l élève un u des dcuments fficiels pruvant sn identité? 2.2 La cmparaisn entre les renseignements sur l identité de l élève prvenant du u des dcuments fficiels recnnus par le Ministère et ceux qui snt inscrits sur la fiche individuelle fait-elle la démnstratin qu il s agit de la même persnne? Lieu de résidence 3 Le cde pstal du lieu de résidence de l élève crrespnd-il à celui déclaré par l rganisme sclaire? (Dans le cas d une répnse négative, inscrivez l adresse cmplète de la résidence de l élève dans le cmmentaire.) Présence u fréquentatin de l élève 4.1 Truve-t-n dans le dssier de l élève un dcument attestant sa présence la jurnée du 30 septembre 2008? u Si l élève est présent la jurnée du 30 septembre, le dcument qui atteste sa présence cmprte-t-il les renseignements prescrits par le dcument «Descriptin des pièces justificatives tuchées par le cntrôle des déclaratins» : l identificatin (nm, lg u autre) de l installatin? le cde permanent de l élève? les nm et prénm de l élève? la désignatin de l rdre d enseignement (éducatin présclaire, enseignement primaire u secndaire)? la cnfirmatin, par un signe distinctif, de la présence u de l absence de l élève le 30 septembre? la signature et la date manuscrites appsées par le persnnel enseignant de l installatin qui a été respnsable de la prise de présence et qui dit signer la jurnée même du recensement? la signature et la date manuscrites appsées par la directrice u le directeur de l établissement? Tutefis, une autre persnne peut être désignée par délégatin écrite de la directin? Vir annexe A 1 1 Descriptin des pièces justificatives nécessaires pur le cntrôle des déclaratins 13

22 4.2 Truve-t-n dans le dssier de l élève un dcument attestant sa présence avant et après la jurnée du 30 septembre lrsque celui-ci a été absent le 30 septembre 2008? Si l élève est absent la jurnée du 30 septembre, le dcument qui atteste sa fréquentatin avant et après cette date cntient-il : l identificatin (nm, lg u autre) de l installatin? le cde permanent de l élève? les nm et prénm de l élève? la désignatin de l rdre d enseignement (éducatin présclaire, enseignement primaire u secndaire)? la cnfirmatin que l élève a fréquenté cet rganisme sclaire avant le 30 septembre? la cnfirmatin de la fréquentatin de l élève dans cet rganisme sclaire après cette date? Précisez la date de retur en classe la signature et la date manuscrites appsées par l autrité parentale de l élève u par l élève lui-même, s il est majeur, qui cnfirmera le retur en classe? (S il est impssible d btenir l une de ces signatures, le directeur de l établissement inscrira une justificatin dans le dssier de l élève.) La signature et la date manuscrites appsées par la directrice u le directeur de l établissement? Tutefis, une autre persnne peut être désignée par délégatin écrite de la directin. Vir Annexe A 1 Registre d assiduité (registre de présences u d absences) 5 Le registre d assiduité cnfirme-t-il la présence de l élève au 30 septembre u sa fréquentatin avant et après cette date, dans cette installatin? Ordre d enseignement 6 L rdre d enseignement crrespnd-il à celui qui est indiqué dans le dernier bulletin sclaire délivré par l établissement pur l année ? u Si l élève a quitté l établissement avant la délivrance du premier bulletin, l rdre d enseignement crrespnd-il à celui qui figure dans sn hraire u dans tut autre dcument prduit à ce jur par l écle et versé dans sn dssier? Précisez la date de départ, le cas échéant. Cnfirmatin des services rendus à l élève au secndaire 7.1 Le nmbre d heures de services d enseignement établi seln l hraire de l élève en vigueur au 30 septembre, crrespnd-il à celui qui est déclaré par l rganisme sclaire? Nte : Le financement de l élève au secndaire est fnctin d un nmbre d heures minimal de 900 heures de services éducatifs pur une année sclaire. Ainsi, un élève, qui est déclaré à temps plein dit avir un hraire démntrant une sclarisatin minimum de 25 heures par semaine. 14

23 7.2 Truve-t-n dans le dssier de l élève un bilan des apprentissages u un bulletin sclaire démntrant les services éducatifs rendus à l élève au curs de l année sclaire ? 15

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25 4. EFFECTIF SCOLAIRE EN FORMATION PROFESSIONNELLE 4.1 Descriptin Pur cette secnde étape (l étape 1 étant la vérificatin du cntrôle interne à l égard du recensement et de la déclaratin de l effectif sclaire sectin III), la vérificatin devra permettre de prter un jugement sur la prprtin de dssiers errnés dans un établissement et dans l ensemble des établissements. Le nmbre de dssiers à vérifier dans un établissement sera équivalent à 10 p. 100 de l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle financé par le Ministère. Ce nmbre ne sera pas inférieur à 25 élèves (sauf si l établissement enregistre un effectif inférieur à 100 élèves, auquel cas une pndératin sera appliquée) ni supérieur à 250. Pur chaque dssier d élève à vérifier, un échantilln de 50 p. 100 des curs sanctinnés sera transmis à la vérificatrice u au vérificateur externe. Une erreur à incidence financière décule d une répnse négative à au mins une des questins prtant sur la fréquentatin u la sclarisatin de l élève pur au mins un de ses curs. 4.2 Questinnaire sur l effectif sclaire en frmatin prfessinnelle (étape 2) Dssier de l élève 1 Existe-t-il un dssier de l élève? (Dans le cas d une répnse négative, passer au dssier de l élève suivant.) Identité de l élève 2.1 Truve-t-n dans le dssier de l élève un u des dcuments fficiels pruvant sn identité? 2.2 La cmparaisn entre les renseignements sur l identité de l élève prvenant du u des dcuments fficiels recnnus par le Ministère et ceux qui snt inscrits sur la fiche individuelle fait-elle la démnstratin qu il s agit de la même persnne? Lieu de résidence 3 Le cde pstal du lieu de résidence de l élève crrespnd-il à celui déclaré par l rganisme sclaire? (Dans le cas d une répnse négative, inscrivez l adresse cmplète de la résidence de l élève dans le cmmentaire.) 17

26 Surce de financement 4 La surce de financement est-elle crrectement déclarée par l rganisme sclaire tel que stipulé au cntrat de services éducatifs de l année sclaire , dûment signée par l élève u ses parents, s il est mineur, et l établissement? Fréquentatin de l élève 5.1 Truve-t-n un dcument attestant la présence de l élève à l examen u à l évaluatin finale? 5.2 Le dcument utilisé pur la saisie des résultats cnfirme-t-il: le type de service de frmatin reçu par l élève? le résultat de l ensemble des évaluatins des apprentissages de l élève? 5.3 Si le curs prte la mentin «échec», truve-t-n l examen u l évaluatin finale de l élève pur ce curs? Nte : Il est pssible pur certains curs que l n retruve une épreuve thérique et une épreuve pratique. Dans les cas ù l élève s est présenté à l une de ces épreuves et qu il ne s est pas présenté pur l autre, il est cnsidéré cmme étant en échec et nn en abandn. Registre d assiduité 6 Le registre d assiduité u tus les autres dcuments jugés pertinents cnfirment-ils la présence u la participatin de l élève au curs? 18

27 ANNEXE A Liste des principaux dcuments de référence utiles u nécessaires pur le travail de vérificatin Dcuments s appliquant à tus les établissements d enseignement privés 1. Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11). 2. Li sur l instructin publique (L.R.Q., c. I-13.3). 3. Li sur l enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1). 4. Règlement d applicatin de la Li sur l enseignement privé. 5. Règlement sur les établissements d enseignement privés à l éducatin présclaire, au primaire et au secndaire. 6. Règlement sur la définitin de résident du Québec. 7. Règles budgétaires pur l année sclaire des établissements d enseignement privés agréés aux fins de subventins. 8. Manuel de cmptabilité sclaire 9. Guide de gestin du dssier de l élève au présclaire, au primaire et au secndaire Descriptin des pièces justificatives nécessaires pur le cntrôle des déclaratins 1. Dcuments s appliquant aux établissements ffrant des services éducatifs en frmatin générale 11. Règles budgétaires pur les années sclaires à du transprt sclaire. 12. Règlement sur l admissibilité exceptinnelle à l éducatin présclaire et à l enseignement primaire. 13. Régime pédaggique de l éducatin présclaire, de l enseignement primaire et de l enseignement secndaire. 14. Instructin de la frmatin générale des jeunes. Dcuments s appliquant aux établissements ffrant des services éducatifs en frmatin prfessinnelle 15. Régime pédaggique de la frmatin prfessinnelle. 16. Instructin de la frmatin prfessinnelle ainsi que le Guide de vérificatin des cnditins d admissin de la frmatin prfessinnelle. 1 Ces dcuments snt dispnibles sur le site internet du MELS à l adresse chisir la rubrique «Dcumentatin». Pur y accéder, inscrire: - le cde d accès : 456charlemagne - le mt de passe : regina. 19

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29 ANNEXE B Vérificatin de l effectif sclaire jeune en frmatin générale - Grille de déterminatin de la taille des échantillns TAILLE DE L ÉTABLISSEMENT (NOMBRE ÉLÈVES) NOMBRE ÉTABLISSEMENTS CONCERNÉS NOMBRE DE DOSSIERS À VÉRIFIER - de variant de 1 à à à à à à à à de

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31 ANNEXE C Lacunes puvant être bservées lrs de la vérificatin de l effectif sclaire CONCEPT D ERREURS À CARACTÈRE FINANCIER OU ADMINISTRATIF Au secteur des jeunes en frmatin générale Erreur financière Le dssier de l élève est intruvable. L attestatin de présence au 30 septembre est absente u le nm de l élève est absent de cette attestatin. L attestatin de fréquentatin individuelle pur l élève qui est absent le 30 septembre u aucune cnfirmatin de sa date de retur en classe après cette date est intruvable. L élève est arrivé après le 30 septembre et déclaré présent au 30 septembre par l établissement. Le registre d assiduité ne démntre pas la présence de l élève le 30 septembre u si l élève est absent le 30 septembre, le registre ne démntre pas une fréquentatin de l élève avant et après le 30 septembre. L rdre d enseignement de l élève ne crrespnd à aucun dcument se retruvant au dssier de l élève. L hraire de l élève au secndaire ne démntre pas l équivalent temps plein (ETP) déclaré au financement. Erreur administrative Le cde pstal de la résidence de l élève ne cïncide pas avec celui déclaré par l rganisme sclaire. L absence d une signature u d une date manuscrite sur l attestatin de présence u de fréquentatin par un membre du persnnel ayant effectué le cntrôle des présences, de l autrité parentale u de l élève, s il est majeur. L absence d une signature et d une date nn manuscrite de la directrice u du directeur de l établissement u l utilisatin d un fac-similé de signature et d une date nn manuscrite sans réslutin à cet effet u le remplacement de la signature de la directrice u du directeur de l établissement par la signature d une autre persnne, sans délégatin écrite de la directrice u du directeur. L attestatin de présence au 30 septembre u de fréquentatin avant et après ne cmprte pas tus les renseignements prescrits. 23

32 En frmatin prfessinnelle Erreur financière Le dssier de l élève est intruvable. Le registre d assiduité en frmatin prfessinnelle ne démntre pas une présence de l élève à un curs dispensé. Il y a absence de la cpie de l examen u de l évaluatin finale au dssier de l élève pur le curs sanctinné. Il y a présence d une cpie de l examen u de l évaluatin finale d un autre élève (élève ayant le même nm). La présence u la participatin de l élève au curs n a pu être cnfirmée par aucune dnnée sur l assiduité (examen de reprise seulement). L élève aurait abandnné sa frmatin au lieu d avir le résultat échec déclaré au Ministère. La surce de financement est différente de celle déclarée par l établissement. Erreur administrative Le cde pstal de la résidence de l élève ne cïncide pas avec celui déclaré par l rganisme sclaire. Le résultat de l élève à l examen u à l évaluatin finale est succès et nn échec u vice versa Ces erreurs sernt cmptabilisées par l applicatin infrmatique, mise à la dispsitin des vérificatrices u des vérificateurs externes, en tenant cmpte qu un dssier, même s il présentait plus d une erreur de ce Tutes les erreurs bservées lrs de la vérificatin servirnt de base à une analyse ministérielle plus glbale de chacun des établissements et de l ensemble des établissements. Seln le prtrait qu il en sera établi, tant au niveau des mécanismes de cntrôle interne que des dssiers des élèves, le Ministère se réserve le drit d apprter des cmmentaires et d exiger des crrectifs auprès des établissements afin de rétablir la fiabilité des renseignements menant à la recnnaissance aux fins du financement et cela pur les années sclaires u , seln la nature du crrectif en cause. 24

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