FICHE 5 : OPTIMISER LA LOGISTIQUE

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1 Suivre la démarche de participatin FICHE 5 : OPTIMISER LA LOGISTIQUE POURQUOI CETTE FICHE? L anticipatin des aspects lgistiques est indispensable pur : d une part sécuriser la participatin des persnnes (ntamment pur les persnnes en situatin de précarité), lever les freins et dnner les myens aux persnnes de participer ; d autre part pur faciliter le bn dérulement des mments de rencntre, favriser une participatin de qualité, l expressin des participants et créer une ambiance agréable. COMMENT PROCÉDER? Les éléments lgistiques à prévir et anticiper snt : les cnditins d accueil des participants au sein de l instance à laquelle ils snt cnviés, la prise en charge des frais de déplacement, de restauratin, et le cas échéant, de lgement des persnnes pur lever les freins matériels à la participatin des persnnes, les défraiements u indemnisatins assciés. 1. Les mdalités d accueil des participants 1.1 Chisir un lieu de rencntre adapté au type de réunin Le type de lieu Tut lieu crée un climat et impacte le cmprtement de chacun. L état d esprit sera différent dans un restaurant assciatif, dans une salle de cnférence, dans des espaces extérieurs, etc. Un lieu institutinnel peut permettre d affirmer la légitimité de l instance mais aussi rappeler des histires vécues u entendues liées à des injustices, des sanctins, u encre avir un impact sur la liberté d expressin des participants. Exemples : les participants d un grupe d allcataires du RSA réunis dans les lcaux du Cnseil départemental purrnt être mins enclins à questinner le dispsitif au sein de l institutin qui leur attribue l allcatin que s ils snt réunis dans un autre lieu plus neutre. Inversement, une réunin uverte sur la plitique de la Ville dans les lcaux institutinnels u à l Hôtel de Ville valrise l instance, dnne un signal d intérêt vire de prise en cmpte de la parle, affirme le caractère démcratique de l instance. Un lieu neutre, distinct de la structure prteuse, peut encurager un regard distancié vis-àvis de la structure cncernée et favriser la liberté d expressin. Exemple : réunin sur l améliratin de l aide alimentaire en dehrs des lcaux du centre de distributin auprès duquel les persnnes participantes viennent chercher des clis. L accessibilité du lieu et les cnditins de déplacements Le lieu dit être accessible à tute persnne qui suhaite participer, et ntamment aux persnnes à mbilité réduite. 1

2 Les persnnes cnviées divent puvir identifier facilement le lieu de la réunin. Pur cela, elles divent recevir suffisamment en amnt des réunins les infrmatins pratiques et lgistiques, en particulier : Un plan d accès et les différents myens d accès en transprt. Un plan d accès à la salle de réunin s il s agit de grands bâtiments ; Les crdnnées d une persnne jignable en cas de besin. Par ailleurs, il est nécessaire de vérifier cmment chaque participant purra se rendre à la réunin : transprt en cmmun, véhicule persnnel, c-viturage Si la persnne n est pas en capacité de se déplacer (islement, handicap), il est alrs nécessaire de truver une slutin pur l accmpagner. Il peut également être nécessaire d aider les persnnes dans leurs réservatins de billets u de s assurer que la structure prescriptrice s en charge. Exemple : une cncertatin rganisée sur la mbilité en milieu rural peut nécessiter d aller chercher les persnnes à leur dmicile, d rganiser un système de cviturage 1.2 Garantir les cnditins pur un accueil cnvivial Les cnditins d accueil et de cnvivialité et les mments infrmels snt particulièrement imprtants pur favriser l expressin des participants. S il s agit d une instance de participatin pérenne, il faut leur dnner envie de revenir à la réunin suivante. Ces temps d échange infrmels permettent suvent d abrder les sujets sans cntraintes et facilitent la prise de parle lrs de la reprise des travaux. Prévir une cllatin d accueil (café, vienniseries ) permet d initier un climat chaleureux, invite les persnnes à échanger quelques mts. Ceci est d autant plus imprtant si les participants viennent de lin et n nt pas eu le temps de prendre leur petit-déjeuner u n en nt pas eu les myens. Des therms café et petits gâteaux dispnibles tut au lng de la réunin créent un cadre plus sympathique. La dispsitin de la salle a également un impact sur la psture et la prise de parle des persnnes : en dehrs des interventins frmelles, éviter les espaces hiérarchisés avec une scène par exemple. Préférer une dispsitin en cercle u en petits grupes. 1.3 Anticiper les cnditins de restauratin Dans le cas d un grupe qui se réunit sur une jurnée, u même sur une demi-jurnée, le mment du repas cnstitue un élément imprtant pur créer des liens et de la cnvivialité au sein du grupe. Ce temps peut également permettre de pursuivre les échanges de manière plus infrmelle et valriser l implicatin des participants. Exemple : prévir une grande table u restauratin de type buffet ; réservatin dans un restaurant à prximité, et repas réglé par la structure rganisatrice. Anticiper les cnditins de restauratin implique également d identifier en amnt s il y a des régimes alimentaires particuliers : allergies, régime végétarien, régime lié à une religin. 2. Prévir les défraiements pur lever les freins matériels à la participatin des persnnes Les questins matérielles nt un frt impact sur la participatin effective des persnnes. Une mauvaise gestin de cet aspect peut générer beaucup de stress pur les persnnes ainsi que des difficultés budgétaires lurdes. De ce fait, l impact peut être néfaste pur la persnne elle-même, et pur le grupe dans sn ensemble, la persnne n étant pas dispnible «psychlgiquement». 2

3 Dans l idéal, la prise en charge directe des frais par la structure est la meilleure ptin pur éviter les lurdeurs administratives. La prise en charge des frais peut également être réalisée par une autre structure que celle rganisant la démarche de participatin, en particulier celle qui accueille et accmpagne des persnnes en situatin de pauvreté et de précarité amenées à participer à l instance. L autre ptin est alrs d rganiser les défraiements des participants. Ceux-ci avancent les frais et snt rembursés à psteriri. Vir en annexe la fiche «Les pstes à prévir et les mdalités pur le défraiement u l avance de frais». 3. L indemnisatin des persnnes participant aux réunins S il ne fait aucun dute sur la nécessité de défrayer les persnnes de leurs frais de déplacement, la questin de l indemnisatin / rétributin des persnnes reste uverte et dit être psée, faire l bjet d un débat et de décisins explicites pur prévir la répnse dès le mment ù les persnnes snt sllicitées. Il est nécessaire d identifier seln les mdalités, les risques assciés (exemple : impact fiscal, impact sur les minima sciaux ) à cette rétributin mnétaire : est-elle à déclarer dans les impôts et dans tutes les déclaratins que les persnnes réalisent pur bénéficier d un minimum scial? Risque-telle d amener à une rupture d autres drits u avir un effet de «perte» de ressurces? Celle-ci dit dans tus les cas être examinée en fnctin du type de démarche u d instance de participatin mise en place et du niveau d implicatin des participants. Vir en annexe la fiche «Les mdalités de défraiement u d avance de frais et la rétributin des persnnes participant aux réunins». QUELS OUTILS DISPONIBLES? Fiche 10 Outils Rubrique 3. Organiser la démarche et prévir le budget Rubrique 4. : Animer, restituer : feuilles de rutes, feuilles de présence, cmpte-rendus et relevés de décisins. FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS Anticiper et prévir un budget pur l rganisatin cncrète de l instance u de la démarche de participatin, incluant : Les défraiements ; Les indemnisatins le cas échéant ; L rganisatin lgistique : lcatin de salle, cllatins, matériel à prévir Cmmuniquer clairement à l avance auprès des participants sur les aspects pratiques de la réunin : lieu et accès à la salle, hraires, cnditins de rembursement des frais et d indemnisatin le cas échéant. 3

4 Les pstes à prévir et les mdalités pur le défraiement u l avance de frais (Annexe fiche 5) Les pstes à prévir dans le défraiement Organiser la participatin des persnnes en situatin de pauvreté et de précarité implique de prendre en charge les frais liés à la participatin. Les prblématiques de transprt et d hébergement snt les plus immédiates, mais d autres divent également cnsidérées, parmi lesquelles la garde des enfants u encre la questin linguistique (nn exhaustif). En fnctin du type de réunin u d instance et du public asscié, il est nécessaire d anticiper les défraiements : Des déplacements : Prise en charge u rembursement des billets de train, bus, métr, taxi Rembursement des frais liés à l utilisatin d un véhicule persnnel (frais de carburant ntamment) Des hébergements : Si les participants viennent de lin et/u si la rencntre a lieu sur plusieurs jurs, un hébergement dit être prévu et financé par l rganisateur (hôtel ) Des repas : Si la persnne dit prendre un u plusieurs repas individuellement du fait de sn déplacement, il est préférable de prévir la prise en charge des frais assciés. Exemple : restauratin assciée à un hébergement le sir De la garde d enfants : La participatin de persnnes avec enfants, en particulier les familles mnparentales, peut être freinée par la questin de la garde d enfants et par les frais qu elle engendre. Pur y répndre, il est pssible de : Remburser les frais liés à la garde des enfants, Dédier un espace pur les enfants et prévir les prfessinnels en charge de s en ccuper (en fnctin de leur âge) sur le lieu de la réunin si les parents décident de venir avec eux. Autres frais pssibles, en fnctin du public u des mdalités de participatin : Traducteur / interprète : cncernant les questins linguistiques, la questin dit être psée en fnctin des participants invités et ayant manifesté un intérêt pur la réunin, si certains nt des difficultés à cmprendre le français. Frais liés à l accès à l infrmatin : la mise à dispsitin d espaces internet u la prise en charge des frais liés à l accès à internet et à la téléphnie mbile peut s avérer nécessaire dans certains cas (participatin pérenne, institutinnelle ). Frais de représentatin : la questin de l image de si est imprtante à prendre en cmpte, ntamment dans le cadre de la participatin à des instances institutinnelles (rencntre des élus par exemple ). Il peut être nécessaire de prévir des frais de ciffeur, d habillement, etc. Il peut également être nécessaire de prévir les défraiements d une persnne accmpagnatrice en cas de besin (ex : persnne à mbilité réduite qui ne peut se déplacer seule). Les mdalités de défraiement u d avance de frais Les frais engagés pur permettre la participatin des persnnes peuvent être pris en charge avant u après la participatin des persnnes par l rganisateur de la réunin u par sa structure prescriptrice. Les mdalités de défraiements snt variables en fnctin de la structure u institutin rganisatrice, seln ses pssibilités et les aspects réglementaires assciés. Une cllectivité n aura pas les mêmes

5 Les pstes à prévir et les mdalités pur le défraiement u l avance de frais marges de manœuvre sur les lignes budgétaires qu une entreprise u une assciatin, sauf si celle-ci inscrit la participatin dans le cadre d appels à prjets spécifiant des mdalités précises de justificatin des dépenses. Dans tus les cas, il est nécessaire de prévir un budget seln les pstes déterminés, précisant : Les lignes budgétaires sur lesquelles purra s inscrire cette dépense (en fnctin du statut de la structure) : financement externe (appel à prjet) u interne, budget sur des aides financières nn fléchées, ligne budgétaire dédiée, etc. Les barèmes pur chaque pste de dépense Les mdalités cncrètes de prise en charge des dépenses : avance / prise en charge directe des frais, rembursements, frfait et s interrger sur quelle structure désigner cmme payeur (régie, trésrier payeur, externaliser.)? Quel supprt de paiement?

6 Les mdalités de défraiement u d avance de frais et la rétributin des persnnes participant aux réunins (Annexe fiche 5) Les mdalités de défraiement u d avance de frais Dans tus les cas, il est nécessaire de prévir un budget seln les pstes déterminés, précisant : Les lignes budgétaires sur lesquelles purra s inscrire cette dépense (en fnctin du statut de la structure) : financement externe (appel à prjet) u interne, budget sur des aides financières nn fléchées, ligne budgétaire dédiée, etc. Les barèmes pur chaque pste de dépense Les mdalités cncrètes de prise en charge des dépenses : avance / prise en charge directe des frais, rembursements, frfait et s interrger sur quelle structure désigner cmme payeur (régie, trésrier payeur, externaliser.)? Quel supprt de paiement? Dans l idéal, la prise en charge directe des frais par la structure est la meilleure ptin pur éviter les lurdeurs administratives tant pur la structure que pur les persnnes vire pur sécuriser la participatin (éviter des avances trp imprtantes pur des persnnes n ayant pas les ressurces suffisantes, éviter les risques type interdit bancaire, frais de décuverts, etc. liés aux avances de frais). Exemple : prise des billets de train, paiement direct des hôtels par la structure elle-même. La prise en charge des frais peut également être réalisée par une autre structure que celle rganisant la démarche de participatin, en particulier celle qui accueille et accmpagne des persnnes en situatin de pauvreté et de précarité amenées à participer à l instance. Il s agit alrs de prévir les cnditins de rembursement de la structure par celle qui rganise la démarche de participatin. Exemple : une institutin remburse à psteriri un centre d hébergement u une assciatin qui a pris en charge les frais des persnnes accmpagnées pur qu elles participent à l instance. Pur autant, en fnctin du type de structure u de l instance de participatin, cela n est pas tujurs réalisable vire peut s avérer plus cmplexe. Exemple : en milieu rural, se déplacer au siège de la structure pur récupérer un billet de train peut entrainer d autres frais de déplacements. L autre ptin est alrs d rganiser les défraiements des participants. Ceux-ci avancent les frais et snt rembursés à psteriri. Il est nécessaire : De cmmuniquer de manière transparente aux participants : Les barèmes Les mdalités de rembursements (sur présentatin d un devis, sur la base d une fiche de rembursement à transmettre, avec u nn justificatifs u factures à présenter, frfait ) Les délais de rembursement De préciser la persnne u le service en charge de cette rganisatin De prévir des cnditins de rembursement réactives

7 Les mdalités de défraiement u d avance de frais et la rétributin des persnnes participant aux réunins Deux types de défraiements peuvent être envisagés : frfait u rembursement. Mdalité Frfait Rembursement Détail Défraiement des persnnes seln un panier de frais standard (ex : 100 eurs pur lgement et restauratin). justificatifs. Avantages - Evite l avance par les participants eux-mêmes car peut être versé en amnt - Flexibilité, simplicité de gestin Incnvénients - Nn-maitrise de l utilisatin de l avance - Risque de perte des fnds avancés si la persnne annule sa participatin Défraiement à psteriri, au réel. Eventuellement sur présentatin des - Maîtrise de la dépense - Avance des frais par les participants - Cmplexité de gestin pur la structure La rétributin des persnnes participant aux réunins Si le principe de la rétributin est acté : Elle peut être limitée à certains types de participatin, par exemple pur des réunins régulières des persnnes dans un temps limité, dans le cadre d une instance qui demande un investissement imprtant et être cnditinnée à la régularité de présence des persnnes. Cela peut se cncrétiser par : Une indemnisatin frfaitaire (ex : 50 pur la participatin à une équipe pluridisciplinaire sur une demi-jurnée) ; Une indemnisatin matérielle (exemple : l ctri de chèques cadeaux...). La questin de l indemnisatin des participants génère des débats ; ci-dessus quelques éléments (nn-exhaustifs) qui reprennent certains arguments en faveur et cntre la rétributin. Rétributin des persnnes cncernées : arguments.. en faveur de la rétributin Recnnaitre et valriser l investissement Image innvante et psitive de la démarche cllabrative Peut être un élément favrisant la mbilisatin des persnnes A partir du mment ù les gens cntribuent et passent du temps, il est nrmal de les rétribuer Equité : lrs de réunins mixant les prfessinnels et les persnnes cncernées, les prfessinnels eux snt rémunérés pur le temps passé car inclus dans leur salaire ; rétribuer les persnnes peut permettre plus d égalité entre les membres d une même instance, mêlant prfessinnels et nn prfessinnels. Hrizntalité : rétribuer met plus à l aise pur demander des éléments Recnnaissance de l expertise, cmpétence. cntre la rétributin La participatin (vlntaire) cmme acte cityen Pur ceux qui bénéficient de la slidarité publique, la participatin (vlntaire) cmme cntrepartie de cette aide (dn et cntre-dn) La participatin n est pas un travail et ne dit pas devenir un frein aux démarches d insertin sciprfessinnelle des persnnes Risque que la participatin sit biaisée par le fait de vulir uniquement venir pur l argent La rémunératin peut induire une mindre indépendance et liberté d expressin