Marchés publics de services ou de fournitures

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1 Marchés publics de services ou de fournitures COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME BEARN-PAYS BASQUE 22 ter rue Jean-Jacques de Monaix Pau Tél. : Fax : Mail : cdt@tourisme64.com CAMPAGNE PUBLICITAIRE PAYS BASQUE Vendredi 6 mars 2015 à 12h00 Contacts et renseignements : Renseignements d ordre administratif : Annie Larre Darrort : a.larre@tourisme64.com Renseignements d ordre technique : Frédérique Martin : f.martin@tourisme64.com Dossier de Consultation des Entreprises DCE Campagne de communication Pays basque Page 1 sur 16

2 Table des matières OBJET DE LA CONSULTATION... 3 Etendue de la consultation... 3 Objet de la consultation... 3 Décomposition de la consultation... 3 REGLEMENT DE LA CONSULTATION... 3 Durée du marché... 3 Forme du marché... 3 Déroulement de la procédure... 4 Affermissement des tranches... 4 Critères de sélection des candidatures... 5 Durée de validité des offres... 5 Modalités de dépôt des offres... 5 Contenu de la réponse... 5 Négociation... 6 PIECES CONSTITUTIVES... 6 CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES... 6 Sous-traitance : Rappel... 6 Prix variation et clauses de règlement... 6 Pénalités... 6 Acte de cession de droits... 7 Exécution de la prestation aux frais et risques du titulaire... 7 Liste des dérogations au CCAG... 7 CONTACTS ET RENSEIGNEMENTS... 7 ACTE D ENGAGEMENT... 8 Objet de la consultation :... 8 Identification... 8 Bordereau de prix Sous-traitance Co-traitance Paiements Déclarations Approbation du marché DCE Campagne de communication Pays basque Page 2 sur 16

3 OBJET DE LA CONSULTATION Etendue de la consultation Le présent marché est passé en procédure adaptée conformément à l ordonnance du 6 juin La procédure respecte les modalités suivantes : - un avis d appel public à la concurrence est envoyé à la publication dans un JAL, sur Marchés Online, sur le BOAMP, sur le site internet du Comité Départemental du Tourisme Béarn-Pays basque et sur la plate-forme eadministration64, - le dossier de consultation ainsi que toutes les pièces annexes sont téléchargeables sur le site internet du Comité Départemental du tourisme Béarn-Pays basque, ou peuvent être envoyés gratuitement aux prestataires qui en font la demande. - les offres seront examinées par notre commission des achats. Objet de la consultation Créé en 2001 par le Conseil général des Pyrénées-Atlantiques, le Comité départemental du Tourisme (CDT) Béarn Pays basque regroupe les principaux acteurs institutionnels et professionnels du tourisme départemental. Il a pour mission, entre autres, d assurer la promotion de la destination. Depuis 2014, la communication touristique menée par le CDT s appuie sur deux stratégies de communication distinctes : Béarn-Pyrénées et Pays basque. La présente consultation a pour objet de sélectionner le prestataire qui élaborera le concept publicitaire Pays basque et sa déclinaison opérationnelle. Tous les éléments figurent dans le cahier des charges. Décomposition de la consultation Il n est pas prévu de décomposition en lots. REGLEMENT DE LA CONSULTATION Durée du marché Le marché a une durée de 3 ans. Il s agit d un marché à tranches : - une tranche ferme de la notification du marché au 31 décembre une tranche conditionnelle d une durée d un an, du 1 er janvier 2016 au 31 décembre une tranche conditionnelle d une durée d un an, du 1 er janvier 2017 au 31 décembre Budget Le budget alloué à cette opération en 2015 est de : TTC sur le concept, TTC sur son déploiement en 2015 (budget CDT) TTC de partenariat avec les offices du tourisme du Pays basque (sous réserve de confirmation). En tout état de cause, le budget du marché n excèdera pas HT pour l ensemble des tranches. Forme du marché Tranche 1 : Les premiers livrables sont détaillés dans le cahier des charges à la page 17. Pour les tranches conditionnelles, les prestations suivantes seront demandées dans le cadre d un accord cadre mono attributaire. DCE Campagne de communication Pays basque Page 3 sur 16

4 A chaque survenance d un besoin, le CDT enverra, par mail, une demande de devis accompagnée d un cahier des charges précisant les conditions de réalisation de la prestation et les délais, au prestataire retenu. Suite à la réponse du candidat retenu, le CDT signifiera son accord par retour du devis signé. En cas de désaccord entre les parties, le CDT se laisse la possibilité de négocier les conditions de réalisation et le prix avec le prestataire. Déroulement de la procédure La sélection du prestataire s effectuera en 2 temps, une phase de sélection des candidatures et une seconde d audition des candidats retenus. Dans un premier temps, le CDT sélectionnera 3 candidats sur la base des critères énoncés dans le règlement de la consultation (voir «critères de sélection des candidatures»). Les candidats retenus pour la seconde phase de la consultation seront rémunérés à hauteur de 1000 ttc chacun. Dans un second temps, les candidats retenus seront convoqués le mardi 17 mars 2015, afin de présenter leur proposition de concept et sa déclinaison opérationnelle La commission des achats du CDT jugera leurs présentations sur les critères suivants : - Qualité du concept proposé (40%). Ce critère sera jugé sur la proposition du concept argumentée. Le CDT sera attentif aux points suivants : créativité, originalité, respect du positionnement Pays basque, durabilité dans le temps du concept, possibilité de déclinaisons opérationnelles sur différents supports et médias, possibilité d être utilisable par nos partenaires offices de tourisme. - Pertinence et cohérence de la déclinaison opérationnelle (40%). Ce critère sera jugé sur une présentation de l action ou des actions, la plus explicite possible selon le type d opération proposée. Le CDT sera attentif aux points suivants : transformation de la notoriété en attractivité, favorisation de la viralité, permettre de proposer du partenariat/co branding. - Faisabilité de la déclinaison opérationnelle (10%). Ce critère sera jugé sur le calendrier proposé. - Aisance relationnelle (10%). Ce critère sera jugé sur la capacité à répondre aux questions posées et sur l enthousiasme pour la destination et le projet. Lors de cette présentation orale, le CDT pourra négocier les points suivants avec le candidat : - Conditions de mise en œuvre, - Calendrier. Avant la phase d audition et afin de garantir un même niveau d information aux 3 candidats, les prestataires sont invités à poser leurs questions par mail. Les questions et leurs réponses seront systématiquement envoyées aux prestataires retenus. Aucune réponse ne sera faite par téléphone. Affermissement des tranches L affermissement des tranches conditionnelles se fera selon les modalités suivantes : Deux mois avant la fin de la tranche en cours, le CDT enverra un courrier simple, indiquant au prestataire, l intention du CDT d affermir la tranche conditionnelle. Le titulaire aura 15 jours pour donner son accord ou signifier son refus. Le non affermissement d une tranche conditionnelle n ouvre droit à aucune indemnité pour le titulaire. L affermissement de chacune des tranches conditionnelles se fera : - d une part, à l obtention des crédits nécessaires à la bonne exécution du marché par le pouvoir adjudicateur, DCE Campagne de communication Pays basque Page 4 sur 16

5 - et d autre part, à l appréciation, par le pouvoir adjudicateur, des résultats obtenus par le titulaire du marché. Critères de sélection des candidatures Sur la première phase, les candidats seront retenus selon les critères suivants et leur pondération : - Prix du concept publicitaire et de sa déclinaison opérationnelle (20%). Ce critère sera jugé sur le bordereau de prix. Le CDT regardera plus particulièrement la ventilation du budget. - Efficience du concept et de sa déclinaison opérationnelle (70%). 1 - Qualité du concept proposé (40%). Ce sous critère sera jugé sur la proposition du concept argumentée Le CDT sera attentif aux points suivants : créativité, originalité, respect du positionnement Pays basque, durabilité dans le temps du concept, possibilité de déclinaisons opérationnelles sur différents supports et médias, possibilité d être utilisable par nos partenaires offices de tourisme. 2 Pertinence et cohérence de la déclinaison opérationnelle (40%). Ce sous critère sera jugé sur une présentation de l action ou des actions, la plus explicite possible selon le type d opération proposée. Le CDT sera attentif aux points suivants : transformation de la notoriété en attractivité, favorisation de la viralité, permettre de proposer du partenariat/co branding. 3 - Faisabilité de la déclinaison opérationnelle (20%). Ce sous critère sera jugé sur les CV de l équipe dédiée et le calendrier proposés. - Références (10%). Ce critère sera jugé sur des exemples d opérations similaires dans le domaine de la communication. Durée de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. Modalités de dépôt des offres La transmission par voie électronique est possible sur le site eadministration64.fr. Les offres peuvent être remises en mains propres, contre récépissé, ou par courrier à l adresse suivante : Comité Départemental du Tourisme Béarn-Pays basque M. Le Président Marchés Publics 22 ter rue Jean-Jacques de Monaix Pau Préciser sur l enveloppe : «Campagne Pays basque + nom de votre société» La date limite de remise des plis est fixée au Vendredi 6 mars 2015 à 12h00. Contenu de la réponse Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les attestations prévues par l article 17 du décret n du 30 décembre 2005 : - s il est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés, - ou une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée, justifiant qu il ne fait pas l objet des interdictions de soumissionner énoncées à l article 8 de l ordonnance n du 6 juin 2005 Lors de la sélection des candidatures, le candidat joindra au dossier : - le bordereau de prix dûment complété, - une proposition de concept argumentée, - une présentation de la mise en œuvre du concept sous la forme la plus explicite possible selon le type d opération, - une présentation de l agence, DCE Campagne de communication Pays basque Page 5 sur 16

6 - Les CV de l équipe dédiée, - des références et des exemples de réalisation d opérations similaires dans le domaine de la communication, - une méthodologie de travail détaillée, - un calendrier. En outre, le candidat retenu aura à produire et ce dans un délai de 10 jours les éléments figurants dans le NOTI 1. Négociation Une fois le candidat retenu et au sein de l accord-cadre, le CDT se laisse la possibilité de négocier les prix des prestations. PIECES CONSTITUTIVES Les pièces constitutives du marché sont les suivantes : - le DCE comprenant le règlement de la consultation, le CCAG FCS, le cahier des clauses administratives particulières et l acte d engagement, - le cahier des charges, - et l offre du candidat retenu. CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Il est fait application du Cahier des Clauses Administratives Générales Fournitures Courantes et Services Les dérogations au CCAG/FCS sont listées ci-dessous. Sous-traitance : Rappel Le titulaire du marché pourra sous-traiter l exécution de certaines prestations de son marché à condition d avoir obtenu du CDT, l acceptation de chaque sous-traitant et l agrément des conditions de paiement de chaque contrat. Prix variation et clauses de règlement Le marché est traité à prix forfaitaire et ferme de la notification du marché au 31 décembre Par la suite, les prix seront révisés au 1 er janvier de chaque année. Chaque année, la variation de prix ne pourra pas dépasser 5 % du prix fixé dans le devis initialement fourni. Le prix est réputé comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents à sa réalisation. Le prix comprendra notamment la cession de droits pour le concept publicitaire et son déploiement. Les sommes dues seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. Pénalités Les pénalités seront calculées selon la formule suivante : P = V * R / 300 Dans laquelle : P = le montant de la pénalité ; DCE Campagne de communication Pays basque Page 6 sur 16

7 V = La valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale au montant du prix de base, hors variations de prix et hors champ d application de la TVA, de la partie des prestations en retard ou de l ensemble des prestations, si le retard d exécution d un partie rend l ensemble inutilisable ; R = le nombre de jours de retard. Le titulaire est exonéré des pénalités dont le montant total ne dépasse pas 100 euros (HT) pour l ensemble du marché. Acte de cession de droits L option B est retenue, à savoir la cession des droits d exploitation sur les résultats. Cette cession vaut pour les usages propres du CDT. Cependant, le CDT mettra ponctuellement à disposition de tiers la campagne créée. Nous entendons par tiers : les offices de tourisme et les professionnels du département. Le prix de la cession de droit du concept créé et de son déploiement intègrera ce postulat. Elle est concédée pour 10 ans sur le territoire français et à l étranger. La cession consentie s'étend aux supports suivants : diffusion sur tous supports et médias (presse, magazine, affichage, radio), dispositif web et numérique (sites internet, newsletter, réseaux sociaux, jeu concours, affichage dynamique, mobilité) et dans le cadre d événements privés ou publics (salon, manifestation, street marketing, PLV, goodies). Exécution de la prestation aux frais et risques du titulaire En cas de résiliation, le pouvoir adjudicateur se laisse la possibilité de faire procéder par un tiers à l exécution des prestations prévues par le marché, aux frais et risques du titulaire, soit en cas d inexécution par ce dernier d une prestation qui, par sa nature, ne peut souffrir aucun retard, soit en cas de résiliation du marché prononcée aux torts du titulaire. Liste des dérogations au CCAG Les articles suivants font l objet d une dérogation : - articles 10, 11, - article 14, - Et article 36. CONTACTS ET RENSEIGNEMENTS Pour obtenir des renseignements complémentaires, les candidats pourront s adresser à : Pour la partie administrative, à Mme Annie Larre Darrort a.larre@tourisme64.com Pour la partie technique, à Mme Frédérique Martin, f.martin@tourisme64.com DCE Campagne de communication Pays basque Page 7 sur 16

8 ACTE D ENGAGEMENT Objet de la consultation : Marché de réalisation d un concept de communication et de son déploiement. Cet acte d engagement correspond : o A l ensemble du marché public ou de l accord cadre o Au lot n. de la procédure de passation du marché public ou de l accord cadre o A l offre de base o A la variante suivante : o Aux prestations supplémentaires ou alternatives suivantes : Identification Le contractant est une entreprise individuelle : compléter la rubrique (A) Le contractant est une société : compléter la rubrique (B) Le contractant est un groupement : compléter la rubrique (C) (A) Je soussigné,... Nom et prénoms - Agissant en mon nom personnel - Domicilié à. adresse complète : numéro de téléphone :... - Immatriculé (e) à l INSEE :... - Numéro d identité d entreprise (SIREN) :... - Numéro d identité d établissement (SIRET) :... - Code d activité économique principale (APE) :... - Numéro d inscription au Registre du Commerce :... (B) Je soussigné,... Nom et prénoms - Agissant au nom et pour le compte de la société (intitulé complet et forme juridique de la société) : Ayant son siège social à :. adresse complète : numéro de téléphone :... - Immatriculé (e) à l INSEE :... DCE Campagne de communication Pays basque Page 8 sur 16

9 - Numéro d identité d entreprise (SIREN) :... - Numéro d identité d établissement (SIRET) :... - Code d Activité Economique Principale (APE) :... - Numéro d inscription au Registre du Commerce :... (C) Nous soussignés, Nom et Prénom : A compléter (1 fiche par entreprise), au choix, selon la nature de l entreprise Agissant en mon nom personnel Domicilié à : Téléphone : Immatriculé(e) à l INSEE : Numéro d identité d établissement (SIRET) : Code d activité économique principale (APE) : Numéro d inscription au registre du commerce et des sociétés : (1) Nom et Prénom : Agissant pour le nom et pour le compte de la société : (2) Ou Au capital de : Ayant son siège social à : Téléphone : Immatriculé(e) à l INSEE : Numéro d identité d établissement (SIRET) : Code d activité économique principale (APE) : Numéro d inscription au registre du commerce et des sociétés : (1) DCE Campagne de communication Pays basque Page 9 sur 16

10 (1) Remplacer, s il y a lieu, «registre du commerce et des sociétés» par «répertoire des métiers» (2) Intitulé complet et forme juridique de la société Après avoir pris connaissance du cahier des charges et du DCE, - M'ENGAGE, (NOUS NOUS ENGAGEONS) sans réserve, conformément aux conditions, clauses et prescriptions des documents visés ci-dessus à exécuter les prestations aux conditions ci-après qui constituent mon (notre) offre. - AFFIRME, (AFFIRMONS) sous peine de résiliation de plein droit du marché, que la société pour laquelle j (nous) interviens (intervenons) est titulaire d'une police d'assurance garantissant l'ensemble des responsabilités qu elle encourt : Compagnie :... N Police :... L'offre ainsi présentée ne me (nous) liant toutefois que si son acceptation m' (nous) est notifiée, dans un délai de 90 jours à compter de la date de remise de l'offre. Dans le cas d un groupement : L entreprise est le mandataire des entrepreneurs groupés solidaires. DCE Campagne de communication Pays basque Page 10 sur 16

11 Bordereau de prix Réalisation du concept publicitaire (cession de droit comprise) Prix hors taxe Détail du budget : Déclinaison opérationnelle du concept (cession de droit comprise) Détail du budget : DCE Campagne de communication Pays basque Page 11 sur 16

12 Sous-traitance Il est envisagé de sous-traiter avec paiement direct les prestations suivantes aux sous-traitants et pour les montants figurant au tableau ci-après. Sous-traitants Nature de la prestation En conséquence, le montant maximal de la créance qui pourra être cédée ou nantie par les sous-traitants est de : 1 er sous-traitant : TTC 2 ème sous-traitant : TTC 3 ème sous-traitant : TTC 4 ème sous-traitant : TTC...TTC Chaque annexe constitue une demande d acceptation du sous-traitant concerné et d agrément de ses conditions de paiement, demande qui est réputée prendre effet à la date de notification du marché. Co-traitance Il est envisagé de recourir à la co-traitance pour les montants figurant au tableau ci-après : Co-traitants Nature de la prestation DCE Campagne de communication Pays basque Page 12 sur 16

13 Créances présentées au nantissement La créance maximale que je pourrai présenter en nantissement est ainsi de : nous pourrons TTC euros (en lettres) DCE Campagne de communication Pays basque Page 13 sur 16

14 Paiements Le maître de l ouvrage se libérera des sommes dues au titre du présent marché par règlement dans les conditions prévues à l'article 2 du CCAP. Prestataire unique Le Comité Départemental du Tourisme se libérera des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : Code guichet : Clé : (Joindre un RIB ou RIP) Groupement Paiement des sommes sur un compte unique. Les soussignés entrepreneurs groupés solidaires ou conjoints autres que le mandataire, donnent par les présentes à ce mandataire qui l accepte, procuration à l effet de percevoir pour leur compte les sommes qui leur sont dues en exécution du marché par règlement au compte ci-dessous du mandataire. Ces paiements seront libératoires vis-à-vis des entrepreneurs groupés solidaires. Le Comité Départemental du Tourisme se libérera des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : Code guichet : Clé : (Joindre un RIB ou RIP) Paiement des sommes sur des comptes séparés Les paiements seront effectués suivants les modalités définies ci-après : Répartition des paiements en % Désignation de l entreprise DCE Campagne de communication Pays basque Page 14 sur 16

15 Le Comité Départemental du Tourisme se libérera des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit des comptes suivants : Co-traitant 1 : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : (joindre un RIB ou RIP) Code guichet Clé Co-traitant 2 : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : (joindre un RIB ou RIP) Code guichet Clé Co-traitant 3 : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : (joindre un RIB ou RIP) Code guichet Clé Co-traitant 4 : Compte ouvert à l organisme bancaire : A : Au nom de : Sous le numéro : Code banque : (joindre un RIB ou RIP) Code guichet Clé DCE Campagne de communication Pays basque Page 15 sur 16

16 Toutefois, le Comité Départemental du Tourisme se libérera des sommes dues aux sous-traitants payés directement en faisant porter les montants au crédit des comptes désignés dans les annexes ou les actes spéciaux. Déclarations Fait en un seul original à... le... Mention(s) manuscrite(s) "Lu et approuvé" Signature(s) du (ou des) prestataire(s) Approbation du marché Est acceptée la présente offre pour valoir acte d'engagement. Le représentant légal du maître de l'ouvrage A Bayonne, le... Le Président du Comité Départemental du Tourisme Béarn-Pays basque, DCE Campagne de communication Pays basque Page 16 sur 16