Dossier de Consultation Logiciel de billetterie et de réservation/ gestion de boutique et de stock.

Transcription

1 Maitre d ouvrage Syndicat Mixte pour la Gestion du Domaine de la Palissade Dossier de Consultation Logiciel de billetterie et de réservation/ gestion de boutique et de stock. Marché de fournitures Procédure adaptée Article 28 du code des marchés public Cahier des charges n 1/2011 1/5

2 Article 1 : Objet de la consultation La présente consultation concerne l équipement de la boutique d accueil du Syndicat Mixte pour la Gestion du Domaine de la Palissade en logiciel de gestion de la billetterie, de la gestion des ventes de la boutique y compris la gestion des stocks des produits en vente, et de la gestion du planning des réservations des guides animateurs. La localisation de l équipement sera le Domaine de la Palissade situé sur le cd36d Route de la Plage Salin de Giraud. 1.1Contexte Le Syndicat Mixte pour la Gestion du Domaine de la Palissade a pour objet de gérer le site du Domaine de la Palissade, propriété du Conservatoire du littoral et des rivages lacustre. La mission principale est la gestion d un espace naturel dans le cadre du respect des équilibres écologiques et biologiques. Dans ce cadre le site est ouvert au public qui peut visiter le site soit sur des sentiers aménagés, soit dans le cadre de visites guidées sur réservation, soit dans la cadre d une découverte équestre. Une petite boutique de livres et de produits divers vient compléter les prestations offertes aux visiteurs. (pour plus d informations : Gestions des prestations La gestion de la billetterie, des ventes de la boutique et des réservations des visites (pédestres et équestres) se fait dans le cadre d une régie municipale avec soit la remise de billets pour les droits d entrée, soit la délivrance de titres de recette pour les paiements différés. Le suivi de ces opérations est aujourd hui pour une part manuelle (organisation des réservations) et pour une autre part suivi sur des tableurs (billetterie, gestion des stocks). Les tickets d entrée sont édités par un imprimeur. 1.3 Régie de recette La régie de recette assure la totalité des encaissements sous la forme de chèques, de chèques vacances et d espèces. Ponctuellement une partie des recettes fait l objet d émissions de titre de recette par le service comptabilité (voucher, groupe avec paiement différé). La structure n est pas équipée en terminal de paiement électronique. 1.4 Équipement informatique Le service d accueil dispose d un poste informatique connecté au réseau du syndicat (accès internet, imprimantes, sauvegarde automatique). Le poste tourne sous Mac OS 10.6 et dispose d une émulation Windows Fonctionnalité attendue Les fonctionnalités minimales attendues sont énoncées ci-dessous. Pourront être proposées des variantes jugées pertinentes par le prestataire. L offre devra proposer les 2/5

3 dispositifs informatiques (logiciel, équipement matériel) permettant de répondre aux besoins déclinés ci-dessous. La gestion de la billetterie devra être conforme à la réglementation en vigueur et notamment aux préconisations données par Instruction codificatrice n A-B-M du 21 avril 2006 relative aux régies du secteur public local et en particulier son Titre 3 - Fonctionnement des régies de recettes ( titr_3.html#chap3704) et son chapitre 3 Informatisation des régies de recettes présentée ci après : Chapitre 3 - Informatisation des régie de recettes Compte-tenu de l'importance des opérations de la régie, les services ordonnateurs peuvent décider d'informatiser les procédures liées au fonctionnement des régies de recettes. 1. Les conditions de mise en oeuvre La mise en œuvre d'une application informatique doit répondre aux conditions générales suivantes : - mise en conformité avec les dispositions incluses dans la présente instruction ; - le logiciel doit permettre au régisseur de recettes, au comptable assignataire et aux autorités chargées des contrôles, d'exercer pleinement leurs responsabilités, telles qu'elles sont définies par les dispositions réglementaires (article R du CGCT, D. n du 15/11/66 - art 1a). 2. Fonctions obligatoires de l'application Doivent impérativement être intégrées dans l'application, les fonctions suivantes : - saisie obligatoire d'un mot de passe, pour l'accès au logiciel ; - édition d'une facture remise à l'usager du service public, valant quittance comportant, entre autres: les coordonnées du débiteur ; la date de paiement ; le mode de règlement ; un numéro de quittance séquentiel ; la saisie de certains renseignements sur le débiteur visant à améliorer le recouvrement forcé de la créance. afin d'éviter qu'une copie d'écran ne puisse être utilisée à des fins de facture, la mention "attention : ceci n'est pas une facture "doit être intégrée. en cas de versement d'arrhes, édition d'une première facture valant reçu ; le paiement définitif donnant lieu à l'édition d'une seconde facture, prenant en compte les arrhes préalablement encaissés ; - annulation de quittance ; - mémorisation des données comptables annulées ; - édition d'un état journalier, retraçant les produits encaissés par modes de règlement et reprenant distinctement les antérieurs ; - édition des journaux comptables par imputation budgétaire de recettes. Il appartiendra au comptable assignataire avec l aide de la trésorerie générale d'apprécier, dans chaque cas, si le système proposé par l'ordonnateur répond aux objectifs d'exactitude et de sécurité prévus par la présente instruction. 3/5

4 1.5.1 Billetterie : droits d entrée et prestations (visites guidées, visites pédestres), location de jumelles, édition de tickets (personnalisation selon l activité de la prestation) réservation de groupes et individuels des prestations (prestation unique y compris) : devis, réservation, facture, encaissements Traçabilité complète des opérations d édition de billets, d encaissement, de réservation et d annulation (exigence comptabilité publique et régie de recette). Plannings des intervenants, du personnel d accueil, des prestations par catégorie de prestations. Relations avec les publics ( ing, invitations, newsletters ). Statistique de fréquentation (origine géographique, etc.) Boutique : éditions des justificatifs de paiement : tickets de caisse, facture suivi de stocks des produits vendus gestion des réapprovisionnements, des commandes et fichiers fournisseurs gestions des stocks des supports de communications gratuits édités par la structure (flyers, topoguide, dépliant) L agent régisseur devra pouvoir paramétré seul le logiciel pour les prestations et billets donnant lieu à des recettes et réservations le dispositif devra permettre une souplesse de prise en main de la fonction encaissement. Différents personnels pouvant être affectés à cette tâche. Article 2 : Critères de jugement des offres Les offres seront examinées et classées en fonction des critères suivants : Qualités des dispositifs et matériels proposés, adaptabilité au matériel en place : 20 % Facilité de mise en oeuvre et de prise en main : 20 % Référence professionnelle de l entreprise : 20 % Prix HT et TTC de chacun des matériels et de l ensemble : 40 % Article 3 : Caractéristique du Marché La validité des offres est de 60 jours à compter de la date limite de réception. Article 4 : Délais et livraison Les dates prévisionnelles d exécution du marché sont indiquées ci-dessous : installation sur site : 1er juin Formation et paramétrage : entre le 1 et le 15 juin. Prise en main par le personnel : semaine du 20 juin. 4/5

5 Article 5 : Conditions de remise des offres 5.1 liste des documents à fournir par le candidat Candidature : liste de référence capacités techniques capacités financières Offre : Le présent cahier des charges L acte d engagement (annexe 1) complété, daté, tamponné et signé accompagné d un RIB le bordereau de prix fournit par la société valant devis estimatif daté, tamponné et signé le descriptif détaillé des équipements et des fonctionnalités proposés. 5.2 Date, limite et lieux de remise des offres. Date limite des offres le 13 mai à 17h Caque offre devra être envoyé ou déposée à l adresse suivante : Domaine de la Palissade, cd 36d BP Salin de Giraud. Le pli portera impérativement l indication de l opération à laquelle il se rapporte : «Logiciel billetterie/boutique Domaine de la Palissade : Ne pas ouvrir» Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limite fixée, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. Article 6 : Facturation Le paiement sera réalisé par mandat administratif dans les 30 jours suivant la réception de la facture, celle-ci sera envoyée après réception en bon fonctionnement de la fourniture selon une procédure contradictoire. Article 7 : Renseignement complémentaire Des renseignements complémentaires peuvent être obtenues : auprès de : Madame Sophie Charitos Tel , scpalissade@palissade.fr sur les questions concernant des aspects administratifs ou auprès du responsable de la structure : Monsieur Jean-Christophe BRIFFAUD Tel , jcbpalissade@palissade.fr notamment sur des précisions sur les besoins et pour valider les prérequis matériels de la solution proposée. Le dossier complet est téléchargeable sur le site : 5/5

6 Marché de Fourniture - Actes dʼengagement passé en application de lʼarticle 28 du Code des marchés publics Contractant Syndicat Mixte pour la gestion du Domaine de la Palissade : Personne représentant le pouvoir adjudicateur : M. Jacky GÉRARD, désigné par délibération n du Comité syndical en date du 28 avril 2008 Ordonnateur : M. le Président du Syndicat Mixte pour la gestion du Domaine de la Palissade Comptable assignataire des paiements : Trésor Public de Arles ET La société Représentée par Demeurant qui s engage sans réserve pour la fourniture des besoins exprimées ci-dessous Objet du marché : Fourniture, paramètrage et mise en fonction d un logiciel de billeterie et de réservation/ gestion de boutique et de stock Cet acte d'engagement correspond : (Cocher les cases correspondantes.) 1. à l ensemble du marché public 2. à l offre de base. à la variante suivante : aux prestations supplémentaires ou alternatives suivantes : Après avoir pris connaissance des pièces constitutives du marché public suivants : 1/3! Annexe 1 acte dʼengagement

7 cahier des charges n 1/2011 décrivant les besoins du syndicat. et conformément à leurs clauses et stipulations, Prix du Marché Le signataire s engage, sur la base de son offre et pour son propre compte à livrer les fournitures demandées ou à exécuter les prestations demandées : aux prix indiqués ci-dessous ; Taux de la TVA : Montant hors taxes : Montant hors taxes arrêté en chiffres à :. Montant hors taxes arrêté en lettres à :... Montant TTC3 : Montant TTC arrêté en chiffres à :... Montant TTC arrêté en lettres à :..... Durée dʼexécution du marché public : La durée d exécution du marché public est de. jours à compter de : la date de début d exécution prévue par le marché public. Disposition particulière Condition de paiement : Le mandatement sera effectué à réception de la facture établie en 3 exemplaire dans un délais de 30 jours. Conditions de réception des prestations : la constatation du service fait fera l objet d une procédure contradictoire. Pénalités de retard : pénalités journalière de 50 par jour. Conditions de résiliation : le tribunal administratif de Marseille est seul compétent en cas de litiges 2/3! Annexe 1 acte dʼengagement

8 Signature de lʼoffre par le candidat. Nom, prénom et qualité Est accepté la présente offre du signataire (*) Pour valoir acte d engagement Lieu et date de signature La personne représentant le pouvoir adjudicateur «lu et approuvé» A Salin de Giraud Le Signature Original du marché à retouner au Syndicat Mixte pour la gestion du Domaine de la Palissade Date de réception du marché par le titulaire, valant date de notification du marché A le Signature du titualire 3/3! Annexe 1 acte dʼengagement