Marché à Procédure Adapté (MAPA) Cahier des Charges. LOCATION et MAINTENANCE des PHOTOCOPIEURS de la COMMUNE DU ROURET

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1 Marché à Procédure Adapté (MAPA) Cahier des Charges LOCATION et MAINTENANCE des PHOTOCOPIEURS de la COMMUNE DU ROURET 1- Objet de la consultation : La présente consultation a pour objet la location et la maintenance de 6 photocopieurs numériques de la Commune du ROURET Le marché comporte un lot unique avec variante possible qui, tout en répondant aux besoins cidessous énoncés, pourrait permettre des économies budgétaires à un niveau plus global. Le soumissionnaire devra prendre en compte dans son offre le règlement des sommes encore dues au titre des matériels existants conformément au tableau joint (Maintenance et Location). Dans le cadre d un MAPA, vous pourrez prendre contact avec le Directeur Général des Services pour définir au plus juste la variante si vous en proposez une. De plus, toute proposition permettant une gestion informatisée du parc des équipements et des consommations sera appréciée. 2- Durée du marché : Le présent marché prendra effet à compter du 15 juillet 2015 pour une durée de 5 ans. Aucune formalité d achèvement de marché ne sera nécessaire. La Commune et le titulaire du marché s autoriseront un avenant par an (notamment suite à l étude des consommations prévue au paragraphe 4.5-). 3- Détail des besoins matériels : 3.1- Photocopieur numérique couleur neuf au 1 er étage de la Mairie - 30 ppm min 4 magasins finisher avec agrafes. 1

2 3.2- Photocopieur numérique noir et blanc neuf pour le rez de chaussée de la Mairie Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : Noir et Blanc - 30 ppm min 4 magasins finisher externe avec agrafes Photocopieur numérique couleur neuf pour l école maternelle - 30 ppm min 4 magasins Photocopieur numérique couleur neuf pour l école élémentaire - 30 ppm min 4 magasins Photocopieur numérique couleur neuf pour la mairie annexe - 30 ppm min 4 magasins finisher avec agrafes Photocopieur numérique noir et blanc pour la Police Municipale Les caractéristiques minimales proposées doivent être les suivantes : Noir et Blanc - 20 ppm min 4 magasins. - FAX 2

3 4- Description des prestations: 4.1- Connexion au réseau informatique de la Commune : Tous les appareils devront être connectés au réseau à la mise en service. Compatible avec les systèmes d exploitation en mairie Le soumissionnaire veillera à la comptabilité de son matériel au système d exploitation du réseau de la Commune 4.2- Installation, mise en marche, assistance, formations reprise des équipements La livraison du matériel et l installation dans les locaux de la Mairie doivent être réalisées avant la date d effet du marché afin de permettre la continuité du service. La livraison et les frais d installation sont à la charge du titulaire du marché. Les câbles électriques, multiprises, prolongateurs, câbles de raccordement au réseau informatique et plus généralement, tous équipements nécessaires à l installation pour un bon fonctionnement sont à la charge du titulaire. De plus le prestataire s engage, sans supplément de coût, à installer les logiciels (fax, scanner, gestion informatisée des consommations..) sur les postes serveurs et clients et à installer le réseau comme fonctionnel pour les établissements. Il s engage également à fournir et installer les mises à jour concernant les produits et à intervenir pour assister la Commune en cas de raccordement de postes supplémentaires au réseau. Toute proposition relative à une gestion informatisée devra être portée en ANNEXE 2, fournie par le prestataire (voir paragraphe 5-). Le titulaire assurera, sans frais supplémentaire, une formation à destination des différents utilisateurs des équipements. Les conditions de cette prestation de service seront également proposées dans l ANNEXE 2. A la fin du marché ou en cas de résiliation, tous les frais d enlèvement du matériel sont à la charge du titulaire et la date d enlèvement devra être convenue par les parties afin de permettre la continuité du service Maintenance des équipements : La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative. La maintenance préventive ayant pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir les performances des matériels, elle consistera à une intervention semestrielle. Le titulaire du marché devra solliciter la Commune pour prendre rendez-vous (pendant les jours et horaires d ouverture de la Commune) afin d assurer ses visites préventives qui couvriront les opérations de vérification, contrôle, test, réglage, entretien courant et remplacement des pièces d usures courantes. La maintenance corrective ayant pour objet la remise en état de fonctionnement de tous les équipements (fonctions associées) suite à une défaillance, les visites se feront à la demande de la Commune. Les interventions ne sont pas limitées en nombre et ni les déplacements, ni la main d œuvre, ni les pièces remplacées ne seront facturés à la Commune. Le dépannage ne devra pas excéder 4 heures ouvrables suite au signalement par la Commune et se fera pendant les jours et horaires d ouverture de la Commune. En cas d impossibilité de procéder au dépannage dans le délai imparti, le prestataire devra proposer une solution d attente à ses frais dans les 48 heures. En cas de manquement, les pénalités fixées au paragraphe 7.1- seront appliquées. Le soumissionnaire fournira à l appui de son offre, dans l ANNEXE 2 (voir paragraphe 5-), les coordonnées directes du standard du service de dépannage avec ses horaires d ouverture. 3

4 Toutes interventions, préventives ou correctives, feront l objet d un compte-rendu par le technicien, porté sur un carnet de bord mis à disposition par le prestataire pour chaque équipement. Seront portés notamment : les dates, heures et délais d intervention, la nature des pannes constatées et les mesures prises, la description des pièces remplacées, le nom et la signature du technicien ainsi que le nom et la signature de la personne ayant demandé l intervention Fourniture de consommables : Le présent contrat prévoit la livraison gratuite sous 48h de toner, agrafes et autres consommables (hors papier). Le soumissionnaire s engage à fournir des produits agréés par le constructeur ou l installateur, en quantité suffisante. La demande sera faite par la Commune par téléphone (n à préciser dans l ANNEXE 2, voir paragraphe 5- ), et la livraison sera sans frais pour la Commune. Au-delà du délai de 48 heures, et sauf cas de force majeur, les pénalités fixées au paragraphe 7.1 seront appliquées Relevé des compteurs-machine et Etude des consommations : Les relevés de compteurs seront faits trimestriellement. Ils devront être réalisés par le titulaire du marché par la méthode de sa convenance : relevé à distance par logiciel ou manuellement sur place). Le titulaire pourra demander à la Commune, de faire lui-même ces relevés, en cas d accord, les relevés seront communiqués par le lycée au prestataire par l intermédiaire d une fiche faxée. Chaque année, au moins à la date d anniversaire, le prestataire s engage à rencontrer la personne responsable du marché à la Commune ou un collaborateur, afin d analyser ensemble la situation et de faire un bilan qui portera notamment sur : - Le nombre de copies réalisées - Le cas échéant, le dépassement constaté par rapport au volume défini dans le contrat (avenant possible) - Le nombre de consommables utilisés - Le nombre d interventions correctives et leur objet 5 Conformité aux normes et règlements, références et pièces constitutives du marché : Le matériel loué doit être conformes aux directives, décrets et normes françaises ou équivalentes en vigueur. Il devra notamment répondre aux exigences du marquage de la communauté européenne. Le titulaire garantit : - Que le matériel livré respecte les normes de sécurité en vigueur, particulièrement au regard de l émission de rayonnement électromagnétique et d antiparasitage - Que les consommables respectent les consignes d hygiène et sécurité normes CE. La certification ISO 9001 du matériel et fournisseur est souhaitable. La certification et le label Energie Star sera appréciée. Le candidat devra par ailleurs fournir tous documents permettant d apprécier les mesures employées pour le respect de l environnement. Le candidat devra fournir en outre les documents ci-dessous : - Son bilan comptable - La composition et l organisation de son équipe technique pour les interventions de maintenance préventive et curative - La documentation technique des matériels, en langue française, qui permettra une utilisation optimale - Une notification de sa police d assurance 4

5 Les documents contractuels du marché sont les suivants : - Le présent cahier des charges - Une annexe 1 fournie par le soumissionnaire où figurent les prix pour l ensemble des prestations et les caractéristiques des photocopieurs - Une annexe 2, également fournie par le soumissionnaire, qui rappelle et défini les conditions relatives aux prestations de maintenance (délais d intervention à respecter ) et de service Le soumissionnaire retournera ces 3 documents en 2 exemplaires signés en originaux avant le 12 juin 2015 à 12h Une notification sera retournée par la Commune avant le 19 juin 2015 stipulant si le soumissionnaire a été retenu ou non. L entreprise retenue se verra retourner un exemplaire des 3 documents signés par la Commune et valant ACTE d ENGAGEMENT (qui fera foi en cas de litige) 6 Prix, facturation et paiement 6.1- Offre de prix proposée par le candidat (pour la première année) : Les prix proposés feront l objet d une ANNEXE 1 (voir paragraphe 5-) qui établira pour chacun des 6 appareils de reprographie : - La redevance de location trimestrielle, payable à terme à échoir. - La redevance de maintenance, payable à terme échu. C est un forfait déterminé à partir d un volume annuel de copies comme estimé par la Commune par appareil (voir paragraphe 3-). Ce volume de copie sera repris explicitement dans l ANNEXE 1. Ce forfait inclut les visites d entretien préventives et de maintenance, la main d œuvre, le matériel, les déplacements, les consommables, la livraison, la mise en place, les mises à jour et l enlèvement à l expiration du contrat, ainsi que la formation et l ensemble des services proposé par le soumissionnaire comme la gestion informatisée du parc et des consommations s il y a lieu. A la fin de chaque période annuelle, les deux parties établiront ensemble un relevé du nombre total des copies réalisées. Un lissage sera alors effectué sur l ensemble des appareils de reprographie. - Les copies supplémentaires effectuées en dépassement du volume annuel global seront facturées annuellement selon le barème prévu par le soumissionnaire en ANNEXE 1. - Si une variante est proposée pour le parc d imprimantes de la Commune ou toute autre variante, les offres de prix et de service seront détaillées en ANNEXES 1 et Prix fermes et variation des prix : Les prix des redevances de location figurant en ANNEXE 1 sont fermes pour toute la durée de la location du matériel. Les prix des redevances de maintenance figurant en ANNEXE 1 sont fermes pendant les 12 premiers mois d exécution du marché. Ils seront ensuite indexables à date anniversaire. Le calcul d indexation proposé par le soumissionnaire figurera dans l ANNEXE 1 et les données d indexation devront être communiquées tous les ans. 5

6 6.4- Modalités de facturation et de paiement Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies, elles porteront les indications suivantes : - Nom et adresse du créancier - Numéro de son compte bancaire ou postal - Numéro et date du marché - Identification des appareils concernés - Nature et détail de la prestation facturée - Taux et montant de la TVA - Date Elles seront adressées en Mairie du Rouret, Allée des Anciens Combattants, Le Rouret Le paiement des factures se fera par mandat administratif dans les 45 jours (30 jours pour le mandatement par l ordonnateur et 15 jours pour le paiement par l agence comptable) qui suivent la réception de la facture trimestrielle à terme échu. En cas de non-respect par la Commune du délai de paiement, les intérêts moratoires sont dus au titulaire du marché sur demande de celui-ci. 7 Gestion des litiges : 7.1- Pénalités de retard : En cas de retard dans la fourniture de consommables ou dans le dépannage des appareils au-delà des délais fixés aux articles 4.3- et 4.4- des pénalités de retard seront appliquées au titulaire du marché. Le montant de la pénalité est de 30 HT par jour de retard. Les pénalités seront décomptées sur les sommes à valoir et peuvent, le cas échéant, donner lieu à ordre de reversement 7.2- Résiliation du marché en cas de défaillance du titulaire : La Commune pourra prononcer la résiliation du marché si l engagement pris n est pas assuré et notamment dans les cas suivants : - La mauvaise qualité de la maintenance - Le manquement aux prestations de maintenance et de service tel que défini au paragraphe 4 De plus, la finalité des prestations étant de garantir tout au long du marché la qualité des copies et un fonctionnement satisfaisant des équipements, la résiliation pourra être prononcée si le matériel présente des pannes répétitives et si la qualité des opies n est plus assurée. 7 Responsabilité et assurances : La Commune s engage à respecter les conseils d utilisation du constructeur du matériel loué et à ne pas déplacer le matériel sans intervention de l entreprise titulaire du marché. La Commune devra rembourser tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la durée de la location, à concurrence de sa valeur résiduelle qui devra être justifiée par l entreprise par un écrit comptable, afin de faire valoir auprès de l assurance de la Commune. Le titulaire du marché, devra lui, justifier qu il est titulaire d une police d assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d être engagée pour les dommages matériels et corporels du fait du matériel mis à disposition (voir paragraphe 5 - ). 6

7 Le Rouret, le Le soumissionnaire, l entreprise L ordonnateur Représenté par Le à Le à Signature et cachet Signature et cachet 7

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