Rapport d examen de la conformité du processus d appel d offres

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1 Cmmissin permanente sur l examen des cntrats Rapprt d examen de la cnfrmité du prcessus d appel d ffres Mandat SMCE Accrder un cntrat de services prfessinnels aux firmes Régis Côté et assciés, SDK et assciés inc. Buthillette Parizeau et Vinci Cnsultants pur la furniture de services prfessinnels en architecture, ingénierie et accmpagnement LEED pur le prjet de rénvatin majeure de la cur de services Mercier Hchelaga-Maisnneuve, site Dicksn Dépense ttale de ,83 $, taxes incluses - Appel d'ffres public ( ) - (3 sum.) / Appruver un prjet de cnventin à cette fin. Rapprt dépsé au cnseil municipal Le 28 avril 2014

2 Directin générale Directin du greffe Divisin des électins et du sutien aux cmmissins 275, rue Ntre-Dame Est, bureau R-134 Mntréal (Québec) H2Y 1C6 La cmmissin : Présidente Mme Émilie Thuillier Arrndissement d Ahuntsic-Cartierville Vice-présidente Mme Karine Bivin Ry Arrndissement de Mercier Hchelaga- Maisnneuve Membres M. Richard Celzi Arrndissement de Mercier Hchelaga- Maisnneuve Mme Marie Cinq-Mars Arrndissement d Outremnt M. Jean-Françis Clutier Arrndissement de Lachine M. Richard Deschamps Arrndissement de LaSalle Mme Marianne Giguère Arrndissement du Plateau Mnt-Ryal Mme Sylvia L Bianc Arrndissement de Mntréal-Nrd Mme Lili-Anne Tremblay Arrndissement de Saint-Lénard Mntréal, le 28 avril 2014 M. Denis Cderre Maire de Mntréal Membres du cnseil d agglmératin Hôtel de ville de Mntréal 275, rue Ntre-Dame Est Mntréal (Québec) H2Y 1C6 Mesdames, Messieurs, Cnfrmément au mandat SMCE , nus avns l hnneur de dépser, au nm de la Cmmissin permanente sur l examen des cntrats, le rapprt de la cmmissin cncernant l ctri d un cntrat de services prfessinnels aux firmes Régis Côté et assciés, SDK et assciés inc. Buthillette Parizeau et Vinci Cnsultants pur la furniture de services prfessinnels en architecture, ingénierie et accmpagnement LEED pur le prjet de rénvatin majeure de la cur de services Mercier Hchelaga- Maisnneuve, site Dicksn Dépense ttale de ,83 $, taxes incluses - Appel d'ffres public ( ) - (3 sum.) / Appruver un prjet de cnventin à cette fin. Nus vus prins d agréer, Mnsieur le Maire, l expressin de ns sentiments les meilleurs. (ORIGINAL SIGNÉ) (ORIGINAL SIGNÉ) Émilie Thuillier Présidente Pierre G. Laprte Secrétaire recherchiste 2

3 TABLE DES MATIÈRES Intrductin...4 Critères d examen...4 Mandat SMCE Cnclusin...7 3

4 Intrductin La Cmmissin permanente sur l examen des cntrats s'assure de la cnfrmité du prcessus d'appel d'ffres à l'égard des cntrats qui lui snt sumis et en fait état aux instances cmpétentes, avant l ctri. Cette cmmissin peut également prpser, le cas échéant, des améliratins au prcessus. Les mdalités de fnctinnement de la cmmissin snt prévues dans le Règlement sur la Cmmissin municipale sur l'examen des cntrats (11-007) et le Règlement sur la Cmmissin d agglmératin sur l'examen des cntrats (RCG ). Cmpte tenu du caractère cnfidentiel et stratégique des renseignements cntenus dans une sumissin, chaque membre de la cmmissin est tenu au respect de la plus stricte cnfidentialité à l égard des renseignements reçus dans le cadre de l examen d un dssier. L'accès aux travaux de la cmmissin est également limité aux persnnes cncernées pur le traitement du dssier visé. La cmmissin prcède péridiquement à une révisin des critères d examen et dresse annuellement un bilan de ses activités. Le rapprt de la cmmissin est cnsidéré cmme étant une partie intégrante du dssier décisinnel et du mandat desquels il décule et ce, cnfrmément aux articles 2 du Règlement sur la Cmmissin municipale sur l'examen des cntrats et du Règlement sur la Cmmissin d agglmératin sur l'examen des cntrats. Critères d examen et mdalités de fnctinnement Les cntrats examinés par la cmmissin divent répndre à certains critères fixés par les cnseils. Ceux-ci nt fait l bjet de réslutins du cnseil municipal (CM ) et du cnseil d agglmératin (CG ). Les cntrats répndant à l un u l autre des critères suivants fnt ainsi l bjet d un examen de la cnfrmité du prcessus d appel d ffres : 1. Cntrat de plus de 10 M$ 2. Cntrat de biens et services u cntrat d exécutin de travaux d une valeur de plus de 2 M$ u cntrat de services prfessinnels de plus de 1 M$ et répndant à l une des cnditins suivantes : Une seule sumissin cnfrme reçue suite à un appel d ffres; Aucun appel d ffres effectué, le furnisseur étant cnsidéré unique en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de l article de la Li sur les cités et villes; Cntrat accrdé à un cnsrtium; Écart de prix de plus de 20 % entre l adjudicataire et le deuxième plus bas sumissinnaire cnfrme u celui ayant btenu la deuxième meilleure nte ttale suite à l utilisatin d une grille d évaluatin; 4

5 Écart de plus de 20 % entre l estimatin interne effectuée pendant le prcessus d appel d ffres et la sumissin de l adjudicataire; L adjudicataire en est à sn trisième ctri de cntrat cnsécutif pur un cntrat récurrent; Une transactin cnclue de gré à gré à un mntant différent de la juste valeur marchande. 3. Cntrat que le cmité exécutif u un cnseil d arrndissement juge nécessaire de sumettre à la cmmissin. Mandat SMCE Accrder un cntrat de services prfessinnels aux firmes Régis Côté et assciés, SDK et assciés inc. Buthillette Parizeau et Vinci Cnsultants pur la furniture de services prfessinnels en architecture, ingénierie et accmpagnement LEED pur le prjet de rénvatin majeure de la cur de services Mercier Hchelaga-Maisnneuve, site Dicksn Dépense ttale de ,83 $, taxes incluses - Appel d'ffres public ( ) - (3 sum.) / Appruver un prjet de cnventin à cette fin. À sa séance du 26 mars 2014, le cmité exécutif a mandaté la Cmmissin permanente sur l examen des cntrats d étudier le dssier Ce dssier répndait au critère suivant : - Cntrat de services prfessinnels de plus de 1 M$ présentant un écart de prix de plus de 20 % entre l'adjudicataire et celui ayant btenu la deuxième meilleure nte finale à la suite de l'utilisatin d'une grille d'évaluatin. Le 9 avril, les membres de la cmmissin se snt réunis lrs d une séance de travail afin d étudier la cnfrmité du prcessus d appel d ffres relativement au mandat SMCE qui lui avait été cnfié. Des respnsables de la Directin des stratégies et transactins immbilières (DSTI) nt répndu aux questins des membres de la cmmissin. Les respnsables du dssier nt d abrd rappelé le cntexte dans lequel s inscrit le présent cntrat. L'arrndissement de Mercier Hchelaga-Maisnneuve dispse actuellement de deux curs de virie : une première, plus imprtante, sur la rue Dicksn, au sud de la vie ferrée ù n retruve également des ateliers de la Directin du matériel rulant et des ateliers (MRA) et une secnde située sur la rue Hnré- Beaugrand, au cin de la rue Hchelaga. L'arrndissement désire redévelpper le site de la cur Hnré-Beaugrand à des fins résidentielles et cmmerciales. Il suhaite implanter sur ce site quelques 330 unités de lgements, dnt une sixantaine d'unités de lgements sciaux et des unités pur les familles, des espaces cmmerciaux d'envirn mètres carrés ainsi que des espaces de statinnement et un espace vert public. Dans ce cntexte, la DSTI et le Service des finances nt réalisé une analyse financière sur la base des cûts et revenus du prjet (vir pièce jinte n 1 : cût glbal du prjet de mise à niveau des curs de services de l'arrndissement de Mercier Hchelaga-Maisnneuve). Le regrupement des activités de cur de virie sur le site Dicksn et les revenus prvenant de la vente et du dévelppement du terrain Hnré- Beaugrand s'avèrent avantageux pur la Ville. 5

6 Le présent dssier vise à accrder un cntrat de services prfessinnels pur la furniture de services prfessinnels en architecture, ingénierie et accmpagnement LEED pur le prjet de rénvatin majeure de la cur de services Mercier Hchelaga- Maisnneuve, site Dicksn. Ce prjet de cnstructin vise à réaménager le bâtiment principal, sis au 2150 rue Dicksn, ainsi que la cur de services Dicksn, seln les paramètres généraux suivants : relcaliser à la cur Dicksn les effectifs et activités de la cur satellite Hnré- Beaugrand; mettre à niveau l'ensemble du site Dicksn, cnfrmément au prgramme de mise à niveau des curs de services; btenir une accréditatin LEED de niveau Argent, cnfrmément à la Plitique du dévelppement durable de la Ville de Mntréal. Vingt firmes (architectes, ingénieurs, etc.) se snt prcuré les dcuments d'appels d'ffres. Huit preneurs parmi l'ensemble snt des firmes d'architecture. Au ttal, tris sumissins nt été dépsées. Chacune des tris sumissins dépsées regrupe une firme d'architecture et plusieurs firmes d'ingénierie. Ces sumissins nt été analysées seln une grille d'évaluatin pré-autrisée. Les tris sumissins nt été analysées en première étape (évaluatin de la cnfrmité et qualificatin de l'ffre de services prfessinnels sans les hnraires - envelppe n 1) et nt btenu le pintage minimal requis afin d'être admissibles à la deuxième étape du prcessus (évaluatin de l'ffre de services prfessinnels incluant les hnraires - envelppe n 2). Suite à la secnde étape, une sumissin a été jugée nn-cnfrme à la Plitique de gestin cntractuelle de la Ville de Mntréal. Il existe un écart de prix de 27,58 % entre l adjudicataire et le sumissinnaire ayant btenu la deuxième meilleure nte. Cet écart purrait s expliquer par le fait que le deuxième plus bas sumissinnaire aurait établi sn prix en se basant sur un cntrat semblable qu il a btenu pur une autre cur de virie. Les membres de la cmmissin nt sulevé de nmbreuses questins sur le prcessus d appel d ffres dans le présent dssier. Les membres nt rapidement fait cnsensus quant à la cnfrmité du prcessus d appel d ffres dans ce dssier. Ils nt particulièrement apprécié la clarté des explicatins dnnées en ce qui a trait aux dépenses incidentes prévues au dssier. Les membres nt aussi échangé avec les représentants de la DSTI sur les délais entre l uverture des sumissins et le début des activités. Tus nt cnvenu que des délais plus curts seraient de nature à favriser la sumissin de prix plus avantageux pur la Ville. 6

7 Au terme de leurs délibératins, les membres de la Cmmissin permanente sur l examen des cntrats nt estimé avir scrupuleusement exercé leur devir de vigilance à l égard du dssier présenté. En cnséquence, la cmmissin émet le cnstat suivant. Cnclusin À l'issue de ses travaux, la Cmmissin permanente sur l examen des cntrats remercie les fnctinnaires de la Directin des stratégies et transactins immbilières pur leurs interventins au curs de la séance de travail de la cmmissin. La cmmissin adresse la cnclusin suivante au cnseil d agglmératin: Cnsidérant que le dssier sumis à l examen répnd aux critères établis par le cnseil d agglmératin à savir : Cntrat de services prfessinnels de plus de 1 M$ présentant un écart de prix de plus de 20 % entre l'adjudicataire et celui ayant btenu la deuxième meilleure nte finale à la suite de l'utilisatin d'une grille d'évaluatin.. Cnsidérant les renseignements qui nt été sumis aux membres de la cmmissin; Cnsidérant les nmbreuses questins adressées par les membres de la cmmissin aux respnsables du dssier; Cnsidérant l analyse apprfndie faite par les membres de la cmmissin sur les nmbreux aspects liés à ce dssier; À l égard du mandat SMCE qui lui a été cnfié, la Cmmissin permanente sur l examen des cntrats cnstate, à l unanimité, la cnfrmité du prcessus tenu dans le cadre de ce dssier. 7