Commune de Saint-Jory Consultation Photocopieurs CAHIER DES CHARGES. Article 1 - Objet du marché - Dispositions générales - Intervenants

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Article 1 - Objet du marché - Dispositions générales - Intervenants 1-1 Objet du marché Les stipulations du présent Cahier des Charges concernent : Fourniture, installation et maintenance de 4 copieurs multifonctions pour les services administratifs et la Maison Petite Enfance Le présent marché est soumis aux dispositions du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Fournitures Courantes et de Services. La description des prestations et leurs spécifications techniques sont indiquées dans l'article Sous-traitance Le titulaire est habilité à sous-traiter ses ouvrages, provoquant obligatoirement le paiement direct de celui-ci pour des prestations supérieures à 600 Euros TTC. L'entreprise sous-traitante devra obligatoirement être acceptée et ses conditions de paiement agréées par le maître de l'ouvrage. L'acceptation de l'agrément d'un sous-traitant ainsi que les conditions de paiement correspondant est possible en cours de marché selon les modalités définies au CCAG-FCS. Toute sous-traitance occulte pourra être sanctionnée par la résiliation du marché aux frais et risques de l'entreprise titulaire du marché. 1-3 Recueil des informations nécessaires Avant la remise de leurs offres, les soumissionnaires devront prendre connaissance de tous les documents mis à leur disposition et s'enquérir de toutes les informations qui leurs sembleraient utiles pour répondre au mieux aux exigences de la commune de Saint-Jory. Ils devront également avoir pris connaissance des lieux d'intervention pour la livraison et la maintenance dans le cadre de la garantie. Tout soumissionnaire ne pourra en aucun cas faire valoir son manque de connaissance des sites concernés ou son manque d'information. 1/7

2 Article 2 - Pièces constitutives du marché Les pièces contractuelles du marché sont les suivantes, par ordre de priorité : 1. Acte d'engagement (AE) et ses annexes éventuelles, dont l'exemplaire conservé dans les archives du maître de l'ouvrage fait seul foi; 2. Présent Cahier des Charges et annexes éventuelles, dont l'exemplaire conservé dans les archives du maître de l'ouvrage fait seul foi. 3. Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Fournitures Courantes et Services 2009 Article 3 - Prix et mode d'évaluation des prestations - Variation dans les prix - Règlement des comptes 3-1 Contenu des prix - Mode d'évaluation des prestations et règlement des comptes Contenu des prix Les prix du marché sont hors TVA Caractéristiques des prix pratiqués Les prestations d'installation et configuration seront réglées par des prix unitaires / forfaitaires, fermes et définitifs. Ils comprennent toutes les taxes en vigueur et frais de livraison. Les prix portés sur l'acte d'engagement devront concerner les prestations de base et les options répondant aux caractéristiques demandées. Pour la prestation de maintenance, les prix sont révisables à la date d'anniversaire du contrat. Le prix proposé sera un coût par copie, au vu des relevés de compteurs réalisés Règlement des comptes-paiements Le règlement des dépenses se fera mensuellement par mandat administratif suivi d un virement. Le délai global est de 30 jours. 3-2 Variation dans les prix Pour le contrat de maintenance, les prix seront révisés automatiquement et de plein droit à l issue de la première année selon la formule suivante : P = Po [0, ,875 (0,80 (ICHTTS / ICHTTSo) / + 0,20 (IPP/IPPo))] dans laquelle : P = nouveau prix et Po = prix de base ICHTTS = Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés. La valeur est celle connue au moment de la révision des prix (dernier indice connu ). 2/7

3 ICHTTSo= Coût du travail - Indices du coût horaire du travail révisé - Tous salariés. La dernière valeur connue est celle de janvier 2014 : 112,6. IPP = Indice de Prix de Production des services français vendus aux entreprises françaises - Services de réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques La valeur est celle connue au moment de la révision des prix (dernier indice connu). IPPo = Indice de Prix de Production des services français vendus aux entreprises françaises - Services de réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques. La dernière valeur connue est celle de 2014 : 108,6. En tout état de cause, la formule de révision ne pourra pas conduire à une augmentation de prix supérieure à 10% par an. 3-3 Paiement des co-traitants et des sous traitants La signature du projet de décompte par le mandataire vaut, pour chaque co-traitant, acceptation du montant d'acompte ou de solde à lui payer directement, déterminé à partir de la partie du décompte afférent au lot assigné à ce co-traitant. Pour les sous-traitants, le titulaire joint en double exemplaire au projet de décompte une attestation indiquant la somme à régler par la commune à chaque sous-traitant concerné; cette somme tient compte d'une éventuelle révision ou actualisation des prix prévue dans le contrat de sous-traitance et inclut la TVA. 3-4 Mode de règlement La commune paiera les prestations facturées par la Société dans le respect de la comptabilité publique. Le comptable public assignataire chargé du paiement est le Receveur de Fronton. La commune se libérera des sommes dues en faisant porter le montant du crédit au compte ouvert au nom du titulaire dont les coordonnées seront indiquées dans le marché. La Société prestataire facture à la commune, à l issue de la prestation pour les prestations d'installation et de configuration, et chaque trimestre pour la prestation maintenance après relevé du compteur. Toute facture n ayant fait l objet d aucune contestation écrite, dans les quinze jours de sa réception, adressé à la Société prestataire par lettre recommandée avec avis de réception, le cachet de la poste faisant foi, est réputée acceptée par la commune. Il est entendu que la cessation du présent marché, pour quelque cause que ce soit, rend en tout état de cause immédiatement exigible la totalité des sommes dont la commune est redevable vis-à-vis de la Société prestataire à raison des prestations effectuées par cette dernière. Article 4 - Durée d'exécution - Pénalités et primes 4-1 Durée d'exécution du marché La durée d exécution des prestations d'installation et de configuration prévisionnelle est de 1 mois à compter de la notification du marché. 3/7

4 La durée du contrat de maintenance sera pour un an reconductible 4 fois. Le pouvoir adjudicateur prend, par écrit, la décision de reconduire ou non le marché. En cas de reconduction, le titulaire est tenu d accepter la décision qui lui est notifiée. La décision prise par le pouvoir adjudicateur est notifiée au titulaire au plus tard trente jours avant la date d expiration de la période en cours. Le marché pourra en outre être dénoncé à tout moment par l une ou l autre des parties par lettre recommandée avec avis de réception moyennant le respect d un préavis d'un mois en cas de manquement grave à une obligation essentielle des présentes et notamment en application des dispositions de l article 5 ci-après, suite à mise en demeure de payer. 4-2 Pénalités Des pénalités seront appliquées en cas de : - Non respect des délais d'intervention pour les prestations de maintenance Le titulaire du marché subira dans ce cas une pénalité correspondant à 10% du montant journalier facturé. Ces pénalités seront toutefois plafonnées à 10% du montant annuel facturé. - Non remise des documents demandés. Le titulaire du marché subira dans ce cas une pénalité correspondant à 10% du montant journalier facturé. Ces pénalités seront toutefois plafonnées à 10% du montant facturé. Article 5 - Résiliation Il pourra être mis fin au marché à tout moment sans préavis ni indemnité : en cas de non respect régulière et répétée des points énoncés au 4-2 ; en cas de non respect des clauses du marché (un mois après la mise en demeure infructueuse). Article 6 - Responsabilités 6-1 Continuité du service Le prestataire s engage à assurer régulièrement la continuité du service. En cas de défaillance de sa part, et sauf cas de force majeure, la commune prendra toutes les mesures pour assurer le service aux frais et risques dudit prestataire. 6-2 Garanties Le candidat devra faire figurer sur son offre les modalités de mise en œuvre de la garantie (pièces, main d œuvre et déplacements). Le titulaire fournira les notices techniques et d'utilisation des matériels et logiciels qu'il propose. Toute la documentation devra être en langue française. 4/7

5 6-3 Assurances Responsabilité civile Le prestataire s engage à souscrire toutes assurances nécessaires pour couvrir d une manière suffisante par une ou plusieurs compagnies la responsabilité qu elle peut encourir, soit de son fait, soit du fait des personnes travaillant sous sa direction, à l occasion de l occupation des locaux de la mairie ou de l utilisation des installations et du matériel mis à sa disposition ainsi qu à l occasion des actes de toutes natures accomplis dans l exercice de son activité ou celle de ses préposés. Le prestataire s engage à justifier de la régularité de sa situation à toute demande de la commune par présentation d une attestation d assurance. Le prestataire et ses assureurs renoncent à tous recours contre la commune et ses assureurs pendant la durée du marché. Article 7 Descriptions des prestations attendues Le présent article a pour objet de décrire les prestations et services qui devront être proposés pour répondre aux besoins de la ville de Saint-Jory en matière d'acquisition, d'installation et de maintenance de photocopieurs. 7-1 Lot n 1 : Acquisition d'un copieur multifonctions pour le service urbanisme Les caractéristiques demandées sont les suivantes : Copieur A4/A3 noir et blanc et couleur Imprimante Scanner 25 ppm recto-verso Nombre de copies annuel approximatif : Paramétrage de 2 postes 7-1 Lot n 2 : Acquisition de deux copieurs multifonctions pour la Maison Petite Enfance et le Secrétariat du Maire Les caractéristiques demandées sont les suivantes : Copieur A4 noir et blanc et couleur Imprimante Scanner 25 ppm recto-verso Nombre de copies annuel approximatif : Paramétrage de 2 postes 7-1 Lot n 3 : Acquisition d'un copieur multifonctions pour le service administratif Les caractéristiques demandées sont les suivantes : 5/7

6 Copieur A4/A3 noir et blanc et couleur Imprimante en réseau Scanner en réseau Nombre de copies annuel approximatif : en N&B, en couleur Vitesse : 55 ppm minimum recto-verso Papier 50 à 250g/m² Chargeur automatique de documents : 50 originaux minimum Codes utilisateur : 5 Stockage confidentiel Module de finition : tri, agrafage Meuble support à roulette Paramétrage de 13 postes 7-4 Prescriptions communes à l'ensemble des lots : Installation, configuration et Formation Le titulaire devra fournir les pilotes nécessaires aux fonctions d'impression et de numérisation des copieurs. Il en assurera l'installation et le paramétrage. Les pilotes seront compatibles avec l'environnement informatique existant. Le titulaire sera responsable du bon fonctionnement de la fonction impression, sans pouvoir évoquer des problèmes de dysfonctionnement des postes informatiques. Les résultats de numérisation devront être exploitables sur les postes clients sans autre installation de logiciel que le pilote d'impression. Les formats.jpeg et.pdf seront obligatoirement disponibles. Le titulaire assurera la formation des utilisateurs. Elle répondra aux objectifs suivants : présentation général de l'appareil et des modules complémentaires mise en place des fournitures utilisation des fonctionnalités conduite à tenir face aux dysfonctionnements de l'appareil et interprétation des messages d'erreur. 7-5 Maintenance des photocopieurs Après avoir assuré l installation, la mise en place et les tests des matériels et services ci-dessus décrits, le prestataire en assurera l entretien, le dépannage et la maintenance. La maintenance intégrera la période de garantie constructeur des machines. Elle a pour objectif de garantir la performance des machines et leur longévité. Elle prend en compte tous les coûts nécessaires pour assurer le bon fonctionnement (matériels, logiciels, main d œuvre, frais de déplacement). 1/ dépannage Suite à un incident bloquant tout ou partie du système le prestataire devra intervenir sous un délai de 24H ouvrées à compter de la réception de l appel téléphonique ou du courriel d'une personne habilitée demandant l'intervention. 6/7

7 2/ entretien et maintenance Le prestataire sera chargé de l entretien, du réglage et de la vérification des photocopieurs. Le remplacement des pièces défectueuses sera effectué par le prestataire après accord de la commune Les pièces remplacées seront facturées en supplément de la prestation. Cette maintenance comprend : le remplacement des pièces défectueuses, la fourniture du toner et reprise des consommables usagés l'assistance à l'évolution des produits logiciels des matériels fournis les mises à jour des logiciels, l'installation et le paramétrage sur des nouveaux PC S'il n'est pas possible d'effectuer sur place les modifications ou réparations de l'équipement, la commune ne s'opposera pas à ce que le technicien effectue des modifications ou réparations dans ses proches ateliers. Le déplacement de l appareil n entraînera aucune facturation supplémentaire. Le titulaire s engage à fournir gratuitement à la commune un appareil de remplacement ayant les caractéristiques équivalentes à celle de la machine remplacée durant le temps de l immobilisation. Un compte rendu détaillé sera remis au secrétariat de la mairie à l issue de chaque intervention sous forme papier ou électronique. Article 8 Conditions d'exécution 8-1 Réunion de lancement Avant démarrage de la mission du candidat retenu, une réunion de lancement aura lieu avec le titulaire et le Responsable des Finances. 8-2 Protection de l'environnement Le candidat devra préciser les modalités concernant le recyclage des matériels en fin de vie. Le matériel proposé devra répondre aux préoccupations environnementales. De plus, une attention particulière sera portée aux émissions sonores des solutions techniques proposées. 8-3 Livraison Le transport, le déchargement, la manutention ainsi que l'évacuation des emballages seront exclusivement à la charge du titulaire. Fait à Saint-Jory, le 19 juin 2014 Le Maire de Saint-Jory Thierry FOURCASSIER Lu et accepté, Le prestataire (Date, cachet, signature) 7/7