Réservation de prestations de transport et d hébergement Université d été francophone en santé publique

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1 MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE UNIVERSITE DE FRANCHE-COMTE 1, RUE CLAUDE GOUDIMEL BESANCON CEDEX : : DOSSIER DE CONSULTATION PROCEDURE ADAPTEE Marché n Réservation de prestations de transport et d hébergement Université d été francophone en santé publique Le présent marché est passé selon la procédure adaptée, prévue à l article 28 du code des marchés publics. Date limite de réception des offres : Mardi 1 er décembre 2009 à 12h00 Tous les documents sont à nous retourner datés, paraphés et signés. Dossier de consultation - Procédure adaptée

2 DOSSIER DE CONSULTATION DANS LE CADRE D UNE PROCEDURE ADAPTEE *************************** SECTION I REGLEMENT DE CONSULTATION A. Identification des parties 1. Nom et adresse officiels de l'acheteur public : Dénomination : Université de Franche-Comté A l attention de : Monsieur le Président Adresse : 1 rue Claude Goudimel Besançon Cedex Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique (mél) : Adresse internet (URL) : 2. Adresse auprès de laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues : a) Pour les renseignements administratifs : Dénomination : Université de Franche-Comté A l attention de : Christelle GUEHO Adresse : 1 rue Claude Goudimel BESANCON CEDEX Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique (mél) : Adresse internet (URL) : b) Pour les renseignements techniques : Dénomination : Université de Franche-Comté A l attention de : Solène BOICHAT Adresse : Université d été francophone en santé publique UFR Sciences Médicales et Pharmaceutiques Place Saint Jacques BESANCON CEDEX Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique (mél) : Adresse internet (URL) : 3. Adresse auprès de laquelle les documents peuvent être obtenus : La même qu'au point 2 a) 4. Adresse à laquelle les offres/demandes de participation doivent être envoyées : Dénomination : Université de Franche-Comté A l attention de : Monsieur le Président Adresse : Service financier / Bureau des marchés n rue Claude Goudimel Besançon Cedex Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique (mél) : Adresse internet (URL) : Les plis contenant les offres sont à envoyer en recommandé avec accusé de réception ou déposés contre récépissé. La transmission des offres par voie électronique n est pas autorisée. Dossier de consultation - Procédure adaptée 2

3 B. Objet du marché 1 - Description / objet du marché : Objectif de la mission Centraliser auprès du même interlocuteur : - les réservations hôtelières ainsi que la prise en charge des transports des intervenants inscrits à l Université d été francophone en santé publique qui aura lieu du 4 au 9 juillet Par intervenant, il convient d entendre les personnes qui dispensent un enseignement dans les différents modules au cours de cette Université d été et dont la liste précise sera fournie à l agence. Pour chaque intervenant, le prestataire se charge de la réservation de l hôtel, des titres de transport, de l émission de ces titres et de l envoi direct de ces derniers à l intervenant. L agence est également chargée d envoyer une confirmation écrite de réservation d hébergement contenant au minimum les dates de réservation, le nom, l adresse ainsi qu un plan de situation de l hôtel. - les réservations hôtelières des invités internationaux inscrits à l Université d été francophone en santé publique qui aura lieu du 4 au 9 juillet Par invité international, il convient d entendre les personnes qui bénéficient d une bourse pour participer à la formation dispensée par cette université et dont la liste précise sera transmise à l agence. Pour chaque invité international, le prestataire se charge de la réservation de l hôtel. L agence est également chargée d envoyer une confirmation écrite de réservation d hébergement contenant les mêmes informations précédemment citées. Il sera également demandé à l agence de fournir à l Université d été une estimation du coût du voyage de chaque invité international, en fonction de son pays et de sa ville d origine. Le prestataire sera chargé de faire l interface entre les intervenants/invités internationaux et l Université. Il sera aussi chargé des relations avec les hôtels (demandes de devis, prise d options de réservations, réservations définitives ). Procédure Chaque intervenant ou invité international communiquera ses besoins de réservation de transport et/ou d hébergement à l agence, grâce à un questionnaire qu il renseignera. Il revient tout d abord à l agence de concevoir deux questionnaires, l un destiné aux intervenants et l autre destiné aux invités internationaux. L agence transmettra ces questionnaires à l Université d été, qui se réserve le droit de demander des modifications. Le questionnaire pour les intervenants : il doit leur permettre d exprimer leurs besoins en transport et en hébergement. Ce document a pour objectif de fournir à l agence tous les renseignements nécessaires pour effectuer les réservations souhaitées par les intervenants (informations sur l envoi des billets, sur les confirmations de réservation d hôtel, notamment l adresse d envoi des billets). Le questionnaire pour les invités internationaux : il doit leur permettre d exprimer leurs besoins en hébergement (dans la limite de 6 nuits, sauf cas exceptionnels pour lesquels l Université d été aura décidé d accorder des nuits supplémentaires). Ensuite, l agence devra communiquer à chaque participant le questionnaire qui le concerne, ce dernier le renseignera et le transmettra directement à l agence qui traitera les demandes. Les dates de réservations d hébergement et/ou de transport pour les intervenants/invités internationaux seront fixées en fonction du temps de présence de ces derniers pendant l Université d été. En cas de divergences entre les dates de réservation d hébergement et/ou de transport demandées par les intervenants/invités et leur temps de présence lors du congrès, l Université d été se réserve le droit de demander à l agence de modifier les réservations. Dossier de consultation - Procédure adaptée 3

4 Précisions sur la gestion des réservations de transport des intervenants Les intervenants résidant en France ou dans les pays limitrophes (Belgique, Suisse ) utiliseront le train comme moyen de transport. Les intervenants résidant dans les pays non limitrophes utiliseront l avion jusqu à un aéroport français puis ils termineront leur trajet en train. Des locations de voitures pourront être effectuées de manière exceptionnelle pour certains intervenants qui en font la demande et qui auront reçu l accord de l Université. Pour le transport en train : les intervenants voyageront en première classe. Pour le transport en avion : une seule catégorie possible : la classe économique. Le type de billets de transport (papier ou électronique) à utiliser est laissé à l appréciation de l agence. Les titres de transport sont envoyés à l adresse personnelle ou professionnelle indiquée par l intervenant dans le questionnaire. Précisions sur la gestion des réservations hôtelières pour les intervenants et pour les invités internationaux - Location et catégorie de l hébergement De préférence et en fonction des coûts et des capacités d accueil proposés par les hôteliers, les deux catégories de personnes (intervenants et invités internationaux) seront logées dans un hôtel différent. Les intervenants seront regroupés dans un hôtel, les invités internationaux seront dans l autre. Les deux catégories de personnes devront impérativement être logées dans des hôtels au centre ville ou à proximité du centre ville de Besançon (au maximum à 5 minutes à pied du centre ville) et ce pour la totalité du congrès du 4 au 9 juillet 2010, afin de limiter les transports en bus. Les hôtels où seront logés les participants doivent être classés deux (2) étoiles. Seules quelques personnalités nationales et internationales qui en font la demande et dont la liste sera communiquée à l agence seront logées dans un hôtel trois (3) étoiles. - Gestion des réservations hôtelières L agence devra demander un devis à trois hôtels deux (2) étoiles au minimum (sur papier à en-tête avec coordonnées des hôtels) qui seront situés en centre ville ou à proximité. Elle devra ensuite soumettre ces offres (prix des nuitées avec petit déjeuner et nombre de chambre pré retenues) à l Université de Franche- Comté, à qui reviendra le choix final des hôtels retenus. Les options sur les chambres doivent être prises le plus tôt possible (au plus tard fin janvier 2010). En effet, l insuffisance de chambres ne pourra être évoquée par le titulaire du marché du fait de la demande précoce de réservations faite par l Université de Franche-Comté. Lors de la prise d options sur les chambres, il est à noter que certains intervenants ou invités internationaux sont susceptibles d arriver la veille et de repartir le lendemain de la manifestation. Des chambres sont donc à retenir sur la période du 3 au 10 juillet Lors du traitement des souhaits des participants pour la réservation hôtelière, il est demandé à l agence de s assurer que l hôtel a bien confirmé la bonne prise en compte des demandes de réservation de l agence. Assurance Dans un délai de 7 jours francs à compter de la réception de la notification du marché et avant tout commencement d exécution, le fournisseur doit justifier qu il est titulaire d une assurance responsabilité civile Dossier de consultation - Procédure adaptée 4

5 garantissant les tiers en cas d accident ou de dommages causés par l exécution des prestations du présent marché. Pour la billetterie aérienne, le fournisseur propose systématiquement ses différentes formules d assurance (annulation, rapatriement ). L Université ne fait pas obligation aux personnels d y souscrire. Résiliation Le marché peut être résilié selon les dispositions du chapitre V du CCAG/FCS. Outre les cas de résiliation prévus aux articles 25 à 28 inclus du CCAG/FCS, l établissement peut résilier le marché sans indemnités, en cours d exécution, par décision avec date d effet (envoyée en recommandé avec accusé de réception) si après mise en demeure du titulaire assortie d un délai, les dysfonctionnements constatés n étaient pas corrigés. L attention du titulaire est attirée sur le fait qu après la résiliation du marché, les deux parties demeurent liées jusqu à achèvement des obligations contractées. Récapitulatif des documents à la charge de l agence - Conception, réalisation avec expéditions personnalisées des documents destinés aux intervenants : Un questionnaire relatif au transport et à l hébergement, La confirmation écrite de réservation d hébergement avec au minimum les dates, le nom, l adresse de l hôtel et un plan de situation, Les billets de transports. - Conception et réalisations avec expéditions personnalisées de documents destinés aux invités internationaux : Un questionnaire d hébergement, La confirmation écrite de réservation d hébergement avec au minimum les dates, le nom, l adresse de l hôtel et un plan de situation. - Conception et réalisation de documents destinés à l Université de Franche-Comté : Production de minimum trois (3) devis d hôtels classés deux (2) étoiles (sur papier à en-tête des hôtels, avec leurs coordonnées), situés au centre ville ou proches du centre ville de Besançon et indication du nombre de chambres pré retenues par l agence, Transmission de renseignements périodiques, à raison d une fois par semaine, des états d hébergement par hôtel, pour les intervenants et pour les invités internationaux, précisant au minimum le nom de la personne et les dates de réservation de l hébergement. Des états intermédiaires pourront être demandés selon des cas particuliers, Diffusion du listing définitif des intervenants et invités internationaux par hôtel (avec les dates de réservation) à transmettre une semaine avant la manifestation, Transmission à raison d une fois par semaine des renseignements périodiques sur l état des réservations de transport effectuées pour les intervenants, précisant au minimum le nom de la personne et le mode de transport choisi (train / avion / moyen personnel). Diffusion du listing définitif du transport choisi par chacun des intervenants à transmettre une semaine avant l Université d été. Communication des copies des billets de transport à transmettre au fur et à mesure de leur émission, afin de tenir régulièrement informée l Université d été de l heure d arrivée et de départ à la gare de Besançon de chaque intervenant. L Université devra avoir reçu la totalité des copies des titres de transport une semaine avant la manifestation. Dossier de consultation - Procédure adaptée 5

6 Documents à la charge de l Université d été Réalisation et communication à l agence des listes des intervenants et des invités internationaux avec leurs coordonnées (au minimum l adresse ). Coûts et tarifs Les prix proposés par l agence à l Université de Franche-Comté pour l hébergement ne devront être en aucun cas supérieurs aux prix affichés dans les chambres. Facturation L agence devra fournir une facture globale à l Université, comprenant à la fois le montant de ses propres prestations ainsi que les frais d hôtellerie et de billetterie. Ces différents frais devront être détaillés dans la facture. Cette facture comportera tous les éléments nécessaires à sa gestion interne par l Université : - la référence de la commande, - la date de départ, - le nom du voyageur, - les nom et adresse du service émetteur, - le montant des différentes prestations détaillées, - le montant total, - le cas échéant, le montant du paiement intermédiaire. Le règlement de la facture sera effectué à l agence par l Université de Franche-Comté, une fois le service fait, après réception de la facture, dans un délai global de trente (30) jours. Cette facture sera établie en trois (3) exemplaires dont un original. La facture sera adressée par l agence à : Université de Franche-Comté Service des Marchés 1 rue Claude Goudimel BESANCON CEDEX A la demande du prestataire, un paiement intermédiaire peut être effectué sur présentation d une facture. Cette facture, établie à mi-parcours, portera uniquement sur des services déjà effectués et sera accompagnée de justificatifs attestant du travail réalisé et le cas échéant des frais avancés. La facture finale qui sera établie au terme de la manifestation, devra faire mention de ce paiement intermédiaire. Demandes spécifiques de l Université de Franche-Comté Si des intervenants ou des invités internationaux contactés ne souhaitent pas être pris en charge par l agence, ces derniers sont libres de leur choix. Toutefois, leurs frais ne seront pas pris en charge par l Université de Franche-Comté. Au besoin, des réunions peuvent être à prévoir entre l Université, le prestataire et les hôtels retenus. 2 - Lieu d'exécution des travaux, de livraison des fournitures ou de prestation des services : Les prestations auront lieu à Besançon. Dossier de consultation - Procédure adaptée 6

7 3 - Les variantes seront-elles interdites? : Oui Non 4 - Quantité à fournir : Quantité globale : Les prévisions initiales * sont d environ : 90 intervenants : 70 (France) 10 (Suisse et Belgique) 10 internationaux Et 15 invités internationaux. * Le nombre d intervenants et d invités internationaux est susceptible de changer. 5 - Durée ou délai d'exécution : La mission commence avant et dure pendant la manifestation, notamment pour le règlement des litiges éventuels. L agence peut être sollicitée après l évènement, jusqu à entente sur la facture. Les options sur les chambres d hôtel doivent être prises le plus tôt possible (au plus tard fin janvier 2010). L insuffisance de chambres ne pourra être évoquée par le titulaire du marché du fait de la demande précoce de réservations de l Université de Franche-Comté. La période de travail d interface avec les invités internationaux et les intervenants se déroulera d avril à début juillet Délai de garantie : Sans objet. C. Procédure 1 - Critères d'attribution : Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous (par ordre de priorité décroissante) : 1 60% Prix 2 40% Qualité de la réponse à la demande Le critère prix sera analysé d après un devis type établi en fonction des éléments suivants : Nature Quantité estimée * (qui permettra au candidat d avoir des éléments pour son devis) Frais pour les demandes de devis aux hôtels et prise d options sur les chambres Frais d élaboration des questionnaires Frais de réservation et d émission de billets d avion (Aller / Retour) - 2 questionnaires 10 Dossier de consultation - Procédure adaptée 7

8 Frais de réservation et d émission de billets de train (Aller / Retour) Frais de réservation d hôtels et de confirmation de réservations intervenants + 15 invités internationaux Frais de location de voiture 1 Frais de modifications de réservations de transport (train, avion, hôtel) 35 Frais d annulation de transport ferroviaire 5 Frais d annulation de transport aérien 1 Frais d annulation de réservation d un hôtel 5 Frais d élaboration et de transmission à l Université des différents états de réservation et des billets de transport Coûts d envoi : - Billets électroniques - Courriers simple - Recommandés - Chronopost Coûts de copie et d impression de document Frais de téléphonie - 90 envois dont 10 Chronopost internationaux Donner un prix à la copie Donner un prix à la minute * Les quantités estimées sont données à titre indicatif. Le critère de la qualité de la réponse du candidat sera analysé en fonction de sa capacité à répondre aux obligations suivantes : - Demander des devis aux hôtels et poser des options sur les chambres, en tenant compte des délais souhaités par l Université d été, - Prendre en compte la catégorie et de la localisation de l hébergement souhaitées par l Université, - Elaborer des questionnaires de renseignements, les envoyer aux participants et gérer leurs réponses, - Transmettre une estimation du coût du voyage des invités internationaux, - Faire voyager les passagers en transport aériens en classe économique et les passagers en transport ferroviaire en première classe, - Effectuer les réservations d hôtels et de transports des intervenants, - Effectuer les réservations d hôtels pour les invités internationaux, - Vérifier que les hôtels ont bien confirmé les demandes de réservations, - Envoyer la confirmation de la réservation hôtelière aux intervenants et aux invités internationaux, - Expédier les billets de transports aux participants, - Transmettre à l Université d été des états des réservations hôtelières et de transport, à raison d au moins une fois par semaine, - Transmettre les copies des billets de transport à l Université d été. Dossier de consultation - Procédure adaptée 8

9 2- Remise d'échantillons ou de matériels de démonstration : Oui Non 3- Documents contractuels : Les pièces constitutives du dossier comprennent, par ordre de priorité décroissante : Le présent dossier de consultation, L offre sous forme de devis détaillé, Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Fournitures Courantes et Services. Le titulaire déclare parfaitement bien connaître ce document bien qu il ne soit pas matériellement joint au marché. En cas de contradiction ou de différence entre les pièces constitutives du marché, ces pièces prévalent dans l ordre ci-dessus. 4- Date limite de réception des offres : Mardi 1 er décembre 2009 à 12h00 5- Langue : Les offres et les divers documents et courriers, se rapportant au marché, devront être rédigés en FRANÇAIS. 6- Délai de validité de l offre : Deux mois (2) à compter de la date limite de réception des offres. 7 Monnaie de compte : La monnaie de compte est l EURO. 8 - Justifications à produire par les entreprises : Renseignements et formalités nécessaires à l évaluation des candidats en application des articles 43, 44, 45, 46 et 52 du Code des Marchés Publics, ou une déclaration sur l honneur datée et signée pourra remplacer les attestations à fournir. Toutefois, le marché ne pourra être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci produise, dans un délai inférieur à 10 jours après sollicitation par courrier simple ou courrier électronique, les justificatifs nécessaires. 9- L offre sera remise sous forme : - de devis détaillé exprimé en Euros. Il devra respecter l ensemble des prescriptions indiquées par l Université et indiquer le délai d exécution des prestations qui ne peut être supérieur à la durée prévue au point B 5. Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation. 10 Procédure en cas d infructuosité du marché ou prestations complémentaires imprévues. Le Pouvoir Adjudicateur se réserve la possibilité, en application de l Article 35 I -1 du code des marchés publics, de recourir à l utilisation de la procédure négociée en cas d infructuosité déclarée de la mise en concurrence ainsi que de recourir à la passation de marchés complémentaires en application de l Article 35 II- 5 du code des marchés publics. 11 Pénalités de retard : conformément au C.C.A.G Dossier de consultation - Procédure adaptée 9

10 12- Délai et procédures de voies de recours - Référé précontractuel (article L du code de justice administrative) jusqu à la date de signature du marché ; - Recours pour excès de pouvoir contre les actes détachables dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision contestée ou recours de pleine juridiction contre le contrat dans un délai de deux mois à compter de l avis d attribution. Instance compétente pour l introduction des procédures de recours : Tribunal administratif 30 rue Charles Nodier Besançon Téléphone : Télécopie : Dossier de consultation - Procédure adaptée 10

11 SECTION II ACTE D ENGAGEMENT VARIANTES / OPTIONS (Le candidat remplit un imprimé pour chaque variante ou option et donne les précisions ci-dessous) Cet acte d'engagement : correspond à la solution de base unique de la consultation ; correspond à une ou des option(s) ; correspond à une ou des variante(s). Préciser laquelle ou lesquelles : Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché : Monsieur le Président de l Université de Franche-Comté Pouvoir adjudicateur : Collectivités territoriales, établissements publics : le signataire, est le représentant de la collectivité ou de l établissement, compétent pour signer le marché Désignation et téléphone de la personne habilitée à donner les renseignements prévus à l article 109 du code des marchés publics : Monsieur le Président de l Université de Franche-Comté Désignation, adresse, téléphone du comptable assignataire : Monsieur l Agent Comptable de l Université de Franche-Comté 1 rue Claude Goudimel BESANCON Cedex 1 Engagement du candidat : Nom, prénom et qualité du signataire : Adresse professionnelle et téléphone : Après avoir pris connaissance du présent dossier de consultation et des documents qui y sont mentionnés, je m engage à exécuter les prestations demandées au prix figurant sur le devis détaillé annexé au présent acte d engagement. Cette offre, exprimée en euros, porte sur : - la prestation de services : Réservation de prestations de transport et d hébergement Montant de l offre Montant hors TVA (1)... Taux de la TVA (2)... Montant TTC (3)... ( 1 ) Le montant est indicatif si le marché comporte des prix unitaires. ( 2 ) Ne pas remplir lorsque les règles de TVA intracommunautaire prévoient le paiement de la TVA par l acheteur. Dans ce cas, celui-ci doit indiquer son numéro d identification au titulaire avant la date de facturation. Dossier de consultation - Procédure adaptée 11

12 2 Paiement : Le règlement de la facture sera effectué à l agence par l Université de Franche-Comté, une fois le service fait, après réception de la facture, dans un délai global de trente (30) jours. Compte à créditer joindre un relevé d identité bancaire ou postal Numéro : Banque : Centre de chèques postaux de : Trésor public : 3- Délai maximum de paiement - taux des intérêts moratoires : L Administration se libérera des sommes dues par mandat administratif et virement au compte du titulaire. Le paiement s effectuera suivant les règles de la comptabilité publique, dans les conditions prévues à l article 11 du C.C.A.G. - F.C.S., et dans un délai global de paiement de trente jours à compter de : - la date de réception des factures au service financier de la ou des composante(s) concernée(s) - ou de la date de fin d installation du matériel si la facture est antérieure à cette date. En cas de dépassement de ce délai contractuel, le taux des intérêts moratoires applicable est conforme à la réglementation en vigueur. 4- Bénéfice de l avance : Sauf refus du titulaire, une avance sera versée dans les conditions réglementaires (montant du marché initial ou de la tranche supérieur à euros HT - article 87 du CMP). je ne renonce pas au bénéfice de l'avance je renonce au bénéfice de l'avance 5 Délai d exécution : Je m engage à respecter les délais mentionnés dans le présent dossier de consultation. 6 Durée de validité de l offre : L engagement figurant au 1 de la section II me lie pour la durée de validité des offres indiquée au 6 du C de la section I du présent dossier de consultation. 7 - Documents à retourner par le candidat : - le présent dossier (pages 1 à 12) paraphé, daté et signé, - le devis détaillé, - les documents administratifs (cf section I. C. 10). A, le Cachet et signature de l entreprise Dossier de consultation - Procédure adaptée 12

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