CRITÈRES D EXPLOITATION DES SERVICES À L ENFANCE DE TORONTO CRITÈRES DE GESTION FINANCIÈRE NOM DE L ORGANISME : SITE : DATE : CONSEILLER/CONSEILLÈRE :

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1 NOM DE L ORGANISME : SITE : DATE : CONSEILLER/CONSEILLÈRE : CRITÈRES D EXPLOITATION DES SERVICES À L ENFANCE DE TORONTO CRITÈRES DE GESTION FINANCIÈRE Janvier 00

2 CRITÈRES DE GESTION FINANCIÈRE Pur tus les prgrammes subventinnés : garderies, rganismes de garde en milieu familial, prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et prgrammes d aide à la famille Des plitiques et pratiques financières saines fnt partie intégrante du système de cntrôle interne qui existe au sein d un rganisme. Vici quelques-uns des principaux avantages d un système de cntrôle interne : Furnir des renseignements fiables en vue de la prise de décisins au sein de l rganisme et prduire les dcuments cmptables nécessaires à la rédactin d états financiers et à l établissement de rapprts financiers Cntribuer à la préventin et à la détectin des erreurs et des fraudes Prtéger cntre l expsitin invlntaire aux risques en exigeant des cmparaisns régulières entre les actifs cmptabilisés et les actifs réellement dispnibles u en limitant l accès aux actifs Mesurer l efficacité des activités Garantir le respect des lis et règlements applicables L explitant u le prpriétaire est respnsable des finances de l entité. Les plitiques et pratiques financières saines telles que celles présentées ici visent à guider le prcessus décisinnel et à permettre au prestataire de services de dispser de renseignements fiables en vue du cntrôle des finances de l rganisme. Ces lignes directrices peuvent également aider l rganisme à mener ses affaires de façn rdnnée et efficace. Il incmbe à l rganisme de cnserver ses dcuments financiers cnfrmément aux principes cmptables généralement recnnus. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page Janvier 0

3 ÉTAPES DE L ÉVALUATION L évaluateur lit les attentes présentées dans la secnde clnne (clnne ). Une fis que les éléments snt bservés u cnfirmés par le persnnel, l évaluateur cche les cases pur cnfirmer que l attente a été satisfaite. Il cnvient de ccher les cases placées à côté de chaque descripteur une fis que l élément a été bservé u cnfirmé tel qu indiqué dans la descriptin. La présence d un cercle à côté d un élément indique que ce dernier ne dit faire l bjet d une évaluatin que si cela est pertinent. Il y a deux clnnes dans la sectin financière : Clnne n, ntatin n = Clnne n, ntatin n = Échelle d évaluatin n, clnne n = Si tutes les cases snt cchées dans la clnne n, l élément satisfait aux attentes et cet élément reçit la nte de dans la clnne la plus à drite de la page. Si tutes les cases de la clnne n ne snt pas cchées, passez à la clnne n. Échelle d évaluatin n, clnne n = Si une case de la clnne n est cchée, l élément ne satisfait pas aux attentes et cet élément reçit la nte de dans la clnne la plus à drite de la page. S.O. Le prgramme évalué n est pas cncerné par cet élément. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 3 Janvier 0

4 Plitiques et prcédures financières Cntrôle interne et gestin des risques Administratin et cnservatin des dssiers Planificatin des activités et établissement du budget Caisse et dépôts Livre de paie Apprvisinnement et cmptes créditeurs Recettes et cmptes débiteurs Inventaire et actifs Rapprts financiers Numér de l élément de critère Descriptin Plitiques et prcédures financières Détectin et préventin de la fraude Cnservatin des dssiers Dssiers bligatires Prcès-verbaux des assemblées générales annuelles Dcuments/renseignements sumis à la ville Budget Prévisins de trésrerie Recettes et dépenses Gestin des inscriptins Petite caisse Transactins préautrisées Dépôts Signature de chèques Rapprchement bancaire Frmulaires TD Cnditins d empli Dssiers d empli Renseignements relatifs à la paie Frmulaires T4 Versement des retenues à la surce Subventins salariales Apprvisinnement Entente de services cnclus avec des tiers Facture de furnisseur Présence Frais payés par les parents Rapprchement des frais payés par les parents Frais pas encre réglés par les parents Chèques sans prvisin Autres cmptes débiteurs Inventaire et actifs États financiers vérifiés Rapprts financiers Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 4 Janvier 0

5 Cntrôle interne et gestin des risques Plitiques et prcédures financières Absence u caractère incmplet des plitiques et prcédures financières écrites L rganisme dispse de plitiques et prcédures datées dans les dmaines suivants : a. Administratin et cnservatin des dssiers b. Planificatin des activités et établissement du budget c. Caisse et dépôts d. Livre de paie e. Apprvisinnement et cmptes créditeurs f. Recettes et cmptes débiteurs g. Inventaire et actifs h. Rapprts financiers Nte Détectin et préventin de la fraude Absence u caractère incmplet des plitiques et prcédures écrites en matière de détectin et de préventin de la fraude Les plitiques et prcédures écrites en matière de détectin et de préventin de la fraude incluent les éléments suivants : Cde de déntlgie Frmatin de sensibilisatin à la fraude Rtatin des respnsabilités financières Des persnnes suppléantes snt frmées et dispnibles pur assumer des tâches et respnsabilités financières Suivi, examen et signalement des irrégularités Enquête et mesures apprpriées en répnse aux allégatins et aux plaintes Administratin et cnservatin des dssiers (y cmpris les dssiers électrniques) 3 Cnservati n des dssiers Absence u caractère incmplet de la prcédure de cnservatin des dssiers La prcédure écrite en matière de cnservatin des dssiers inclut les éléments suivants : Les dssiers à cnserver La durée de cnservatin des dssiers La méthde et le lieu de cnservatin des dssiers La date et la méthde de destructin des dssiers Les dssiers financiers divent être cnservés au mins sept ans. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 5 Janvier 0

6 Les dssiers ne snt pas dispnibles aux fins de cnsultatin Les dssiers suivants snt dispnibles aux fins de cnsultatin : Applicatin Administratr fr n-line services (n 3) Balance de vérificatin (n 34) Budget pur l rganisme et le site (n 7) Cntrats et annexes signés avec la ville (n 3) Cntrats d embauche u lettres d empli (n 7) États/rapprts financiers (n 34) États des versements furnis par le guvernement pur RPC, AE, impôts, TVH, ISE, CSPAAT (n ) Factures de furnisseurs (n 5) Frmules T4 et récapitulatif T4 (n ) Frmules TD (n 6) Livres de paie (n 9) Plices d assurance (n 3) Plitiques et prcédures de gestin financière (n ) Puvir de signature pur les pératins bancaires (p. ex., cartes de signature) (n 4) Rapprchements des cmptes bancaires (n 5) Registres de paiement (n s, 4, 5, 3, 4, 5) Registres des cmptes créditeurs (n s,, 4, 3, 4, 5, 3, 34) Registres des cmptes débiteurs (n s 3, 7, 9, 30, 3, 34) Registres des dépôts bancaires (n s 3, 5) Relevés de cmpte, frmules de chèque et chèques annulés (n s 5, 3) Rembursement/rapprchements petite caisse (n s, 4) Signataire autrisé de l rganisme (n s 3,, 4, 4, 33) Cnventin cllective (n s 3, 7, 7) Cntrats ayant frce exécutire signés entre l rganisme et une tierce partie (n 4) Déclaratin de renseignements des rganismes de bienfaisance enregistrés (T300) (n 3) Déclaratin de renseignements des rganismes sans but lucratif (T044) (n 3) Dcument de cnstitutin de persnne mrale u lettres patentes u permis principal d entreprise (n 3) Dssier d empli des emplyés (n 8) Nte 4 Dssiers bligatires Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 6 Janvier 0

7 Dssiers bligatires Dssiers sur les subventins salariales (n s 9, ) Feuilles de présence des emplyés (n 9) Guide du cnseil d administratin (n s 7,, 4, 4, 33, 34) Nm, adresse, numér de téléphne, adresse curriel et pste des membres du cnseil d administratin (n 3) Numér d inscriptin de l entreprise (n 3) Plan d équité salariale et rdnnance (cmparaisns de l extérieur) (n ) Prcès -verbaux des réunins du cnseil d administratin (n s 7,, 4, 3, 4, 33, 34) Règlement interne de l rganisme (n 3) Pur les garderies et les prgrammes de garde en milieu familial Letres aux parents cncernant les fraits et listes des frais (n s 7, 7, 8) Permis d'explitatin d' une gardeire (n 7) Registres de présence des enfants (n s 6, 8) City's Fee Letters fr Subsidy Assessed Fee (n s 7, 8) City's Grup Centre / HCC Attendance Reprt (n s 6, 8 City's Grup Centre Invices (n s 7, 8) City's Grup Centre / HCC Invice Transactin Detail Reprts (n s 7, 8) Échelle des salaires (n ) Guide des parents (n s 7, 9, 30 Reçus des frais payés par les parents (n 7) Pur les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille : Rapprts depuis le début de l exercice (trimes triels) ( n 34) Nte Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 7 Janvier 0

8 Nte 5 Prcèsverbaux des assemblées générales annuelles Les prcès-verbaux de l assemblée générale annuelle ne fnt pas état de l apprbatin (cncerne uniquement les rganismes à but nn lucratif) Les prcès-verbaux de l assemblée générale annuelle fnt état des éléments suivants (cncerne uniquement les rganismes à but nn lucratif) : Cnfirmatin / électin du cnseil d administratin Apprbatin des éléments suivants : S.O. : Prgrammes cmmerciaux États financiers vérifiés de l année précédente Vérificateur pur l année en curs Prcès-verbal de l AGA de l année précédente S.O. 6 Dcuments/ Renseignements sumis à la ville Les dcuments/renseignements bligatires ne snt pas sumis à la ville régulièrement Les dcuments/renseignements suivants snt sumis à la ville chaque année dans les délais impartis : Budget annuel Liste des frais à payer par les parents pur les garderies et les prgrammes de garde en milieu familial États financiers vérifiés Renuvellement du certificat d assurance désignant la ville de Trnt cmme autre assuré avec cuverture à hauteur de millins de dllars Renuvellement de bail Factures pur les dépenses d amrtissement Cnventin cllective en curs de validité Lettre de recmmandatins du vérificateur Répnse à la lettre de recmmandatins Prcès-verbal de l assemblée générale annuelle Utilisatin des subventins salariales et des améliratins salariales Rapprt sur l équité salariale depuis le début de l exercice Pur les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille Les dcuments/renseignements suivants snt sumis à la ville tus les trimestres dans le délai imparti : Rapprt depuis le début de l exercice Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 8 Janvier 0

9 Pur les garderies et les prgrammes de garde en milieu familial Les dcuments/renseignements suivants snt sumis à la ville tus les mis dans le délai imparti (au plus tard le 7 e jur uvrable du mis suivant le mis au curs desquels les services de garde nt été rendus) : Feuille de présence des enfants Nte Dcuments/ Renseignements sumis à la ville Une lettre de ntificatin est sumise à la ville avant la date de la mdificatin prpsée : Jur de fermeture Liste des frais à payer Offre de prgramme Offre de service Capacité autrisée Adresse de l rganisme u du lieu du prgramme Nm de l rganisme u du prgramme Clôture de l exercice Fermeture du prgramme (minimum 60 jurs avant) Changement de prpriétaire (minimum 90 jurs avant) Résiliatin du cntrat de service avec la ville de Trnt (minimum 60 jurs avant) Planificatin des activités et établissement du budget 7 Budget Le budget n est pas élabré avant le début de l exercice financier Le budget n est pas examiné et appruvé par le cnseil d administratin u le prpriétaire Le budget est élabré envirn 3 mis avant le début de l exercice financier Le budget est examiné et appruvé par le cnseil d administratin u le prpriétaire 8 Prévisins de trésrerie L état relatif aux prévisins de trésrerie n est pas élabré chaque mis L état relatif aux prévisins de trésrerie est élabré chaque mis Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 9 Janvier 0

10 Nte Prévisins de trésrerie Les écarts entre les chiffres réels et les prévisins ne snt pas cmparés mensuellement Les écarts entre les chiffres réels et les prévisins snt cmparés mensuellement Les états relatifs aux prévisins de trésrerie ne snt pas présentés au cnseil d administratin/au prpriétaire u sn représentant Le cnseil d administratin/prpriétaire examine l état relatif aux prévisins de trésrerie et demande des explicatins en cas d écart imprtant par rapprt aux chiffres réels Le cnseil d administratin/prpriétaire ne demande pas d explicatins en cas d écart imprtant par rapprt aux chiffres réels et ne réalise pas de suivi 9 Recettes et dépenses L rdre de pririté des dépenses est déterminé sans référence au budget et aux prévisins de trésrerie mensuelles Le budget et les prévisins de trésrerie snt utilisés pur : Déterminer l rdre des prirités des dépenses Les frais payables par les parents snt déterminés sans référence au budget et aux prévisins de trésrerie mensuelles Établir les frais payables par les parents pur les garderies et les prgrammes de garde en milieu familial 0 Gestin des inscriptins Les statistiques sur les inscriptins réelles ne snt pas cmparées aux prévisins budgétaires relatives aux inscriptins Les chiffres sur les inscriptins réelles snt cmparés aux prévisins établies au mment de l élabratin du budget S.O. : Prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et prgrammes d aide à la famille Absence de prcédure de gestin des inscriptins La dtatin en persnnel n est pas adaptée au nmbre d enfants réellement inscrits Les prcédures de gestin des inscriptins incluent la planificatin du changement de niveau des enfants et la gestin de la liste d attente La dtatin en persnnel est adaptée au nmbre d enfants réellement inscrits S.O. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 0 Janvier 0

11 Caisse et dépôts Petite caisse Les registres de la petite caisse snt incmplets Un membre du persnnel et un suppléant snt en charge de la petite caisse La petite caisse est cnservée en lieu sûr Le mntant de la petite caisse est apprprié Chaque paiement est asscié à un reçu et à un justificatif. Le reçu écrit à la main est accmpagné d une explicatin Le mntant est appliqué au cmpte apprprié La petite caisse est régulièrement réapprvisinnée La persnne en charge effectue le rapprchement de la petite caisse régulièrement. Le frmulaire de rapprchement inclut une liste des justificatifs, les espèces dispnibles et le mntant ttal Transactins préautrisée s Absence d apprbatin pur les dépôts directs et (u) les retraits Des apprbatins préalables snt btenues auprès du cnseil d administratin/prpriétaire pur tutes les transactins (dépôts directs, retraits directs et cartes de crédit) S.O. : Si l rganisme ne réalise pas de transactins préautrisée s u si les parents ne versent pas de frais pur le prgramme Les dcuments relatifs aux autrisatins de dépôts directs/retraits directs ne snt pas signés Les dcuments relatifs aux autrisatins de dépôts directs/retraits directs ne snt pas dispnibles Les frais payés par les parents ne snt pas dépsés sur le cmpte bancaire de l rganisme Les versements effectués par la ville de Trnt ne snt pas dépsés sur le cmpte bancaire de l rganisme Les pièces justificatives pur les dépôts directs/retraits directs ne snt pas dispnibles Les dcuments signés autrisant les dépôts directs et (u) les retraits directs snt cnservés Tus les frais payés par les parents snt dépsés sur le cmpte bancaire de l rganisme Tus les versements effectués par la ville de Trnt snt dépsés sur le cmpte bancaire de l rganisme Les pièces justificatives pur tus les dépôts directs (p. ex., frais payés par les parents) et (u) les retraits directs (p. ex., factures et facturatins) snt cnservées afin de puvir vérifier tutes les transactins cnsignées sur les relevés de cmpte S.O. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page Janvier 0

12 3 Dépôts (espèces et chèques) 4 Signature de chèques Les espèces, les chèques et autres frmes d argent liquide ne snt pas cnservés en lieu sûr en attendant leur dépôt Les espèces u les chèques ne snt pas dépsés régulièrement sur le cmpte bancaire de l rganisme Le livret de dépôt u les pièces justificatives ne fnt pas état du bénéficiaire et du mntant de chaque versement Absence u caractère incmplet de la prcédure de signature des chèques Absence de cpie du puvir de signature Les espèces, les chèques et autres frmes d argent liquide tels que les mandats snt cnservés en lieu sûr en attendant leur dépôt Les espèces et les chèques snt dépsés régulièrement sur le cmpte bancaire de l rganisme au fur et à mesure des paiements (n incite les clients à ne pas payer en espèces) Le livret de dépôt u les pièces justificatives fnt état du bénéficiaire et du mntant de chaque versement Existence d une prcédure écrite de signature des chèques qui cmprend les éléments suivants : la cnservatin des puvirs de signature à des fins bancaires les signataires autrisés snt chargés d examiner les pièces justificatives afin de vérifier l authenticité et l exactitude des factures avant de signer des chèques tus les chèques divent être libellés au nn du bénéficiaire (ex. Petite caisse) les chèques snt signés par les signataires autrisés de l rganisme les chèques snt signés par deux signataires autrisés (rganismes à but nn lucratif seulement) et une cpie du puvir de signature furni par l rganisme à chaque banque u établissement financier figure au dssier Nte 5 Rapprchement bancaire Les cmptes bancaires ne fnt pas l bjet d un rapprchement mensuel Les tâches et la respnsabilité de la réceptin des espèces et des chèques, des dépôts et du rapprchement des cmptes bancaires snt assumées par une même persnne alrs que tris persnnes u plus ccupent les pstes d administrateur, de superviseur et de cmmis-cmptable. Existence d une prcédure écrite de rapprchement bancaire qui cmprend : un rapprchement mensuel effectué entre les relevés de cmpte et les dcuments cmptables de l rganisme Lrsque tris persnnes u plus ccupent les pstes d administrateur, de superviseur et de cmmis-cmptable, les tâches et respnsabilités divent être assumées par des persnnes distinctes : () réceptin d espèces et de chèques () dépôts bancaires (3) rapprchement des cmptes bancaires Lrsqu un prgramme emplie mins de tris persnnes, la séparatin des tâches et des respnsabilités est recmmandée. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page Janvier 0

13 Livre de paie 6 Frmulaires TD Les frmulaires TD- des emplyés ne snt pas remplis u mis à jur Les frmulaires TD- de chaque emplyé snt remplis et mis à jur, ce qui inclut la vérificatin du numér d assurance sciale et du taux de déductin fiscale 7 Cnditins d empli Absence u caractère incmplet du cntrat de travail u de la lettre d embauche Les distributins de subventins salariales ne snt pas cmmuniquées au persnnel par écrit Le directeur du cnseil d administratin est un emplyé de l rganisme (rganismes à but nn lucratif seulement) Le cntrat de travail u la lettre d embauche inclut : les cnditins générales d empli (p. ex., date de début, heures de travail, drit aux cngés payés, cngés de maladie, statut de membre en règle de l Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance, péride d essai, etc.) titre et descriptin du pste salaire brut/salaire de base plus subventins applicables signatures de l emplyeur et de l emplyé date de signature du cntrat/de la lettre d embauche par l emplyeur et l emplyé Avantages sciaux / déductins (p. ex., assurance-vie cllective, assurance-maladie cmplémentaire, assurance dentaire, REER, pensin et cngés payés) et Des dcuments écrits cncernant les allcatins de subventins salariales et un calendrier des paiements snt remis au persnnel Les directeurs du cnseil d administratin snt bénévles (rganismes à but nn lucratif seulement) 8 Dssier d empli Le dssier d empli n est pas remis dans le délai imparti (vir l annexe pur les détails) Aucune cpie du dssier d empli n est versée au dssier de l emplyé Le dssier d empli est furni lrsque cela est nécessaire, dans le délai prescrit (dans les 5 jurs uvrables de l arrêt de rémunératin) Des cpies du dssier d empli snt versées au dssier de l emplyé Les rémunératins et prestatins en suspens (p. ex., cngés payés et heures supplémentaires) ne snt pas réglées cnfrmément aux exigences Tutes les rémunératins et prestatins en suspens snt calculées cnfrmément au cntrat de travail u aux nrmes d empli et réglées au curs de la péride de paie suivante S.O. Les paiements ne snt pas effectués cnfrmément à l entente de règlement Les paiements snt effectués cnfrmément à l entente de règlement Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 3 Janvier 0

14 Les feuilles de paie cmprtent les renseignements suivants : nm de l emplyé(e) numér d assurance sciale salaire annuel u taux hraire heures de travail par péride de paie pur les emplyés à temps plein rémunératin par péride de paie et cumul depuis le début de l année déductins par péride de paie et cumul depuis le début de l année Nte 9 Renseignements relatifs à la paie Absence u caractère incmplet des feuilles de paie Les emplyés snt payés en espèces Les emplyés snt payés par chèque u par virement autmatique sur leur cmpte bancaire Les emplyés ne snt pas payés à la date prévue Les emplyés snt payés à la date prévue (chaque semaine, tutes les deux semaines, deux fis par mis, etc.) Absence u caractère incmplet des renseignements furnis aux emplyés cncernant la rémunératin et les déductins Les emplyés reçivent un taln de chèque de paie u un relevé qui cmprte les renseignements suivants : rémunératin brute déductins rémunératin nette péride cuverte et date du relevé nmbre d heures travaillées taux hraire 0 Frmulaires T4 Les frmulaires T4 ne snt pas préparés à temps Le récapitulatif T4 ne fait pas l bjet d un rapprchement avec les dcuments relatifs à la paie Les frmulaires T4 snt préparés et remis aux emplyés au plus tard le 8 février suivant l année civile à laquelle les renseignements s appliquent Le récapitulatif T4 fait l bjet d un rapprchement avec les dcuments relatifs à la paie Les frmulaires T4 et (u) le récapitulatif snt remis tardivement Les frmulaires T4 et le récapitulatif T4 snt sumis à l Agence du revenu du Canada au plus tard le 8 février suivant l année civile à laquelle les renseignements s appliquent Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 4 Janvier 0

15 Nte Versement des retenues à la surce Les versements requis snt échus (vir l annexe pur les détails) Les versements des retenues à la surce snt sumis régulièrement aux rganismes u établissements guvernementaux apprpriés tel qu exigé : Le Statement f Accunt fait état des versements à l Agence du revenu du Canada au titre l impôt sur le revenu, du RPC et de l AE Le Statement f Accunt fait état des versements de l impôtsanté des emplyeurs au guvernement de l Ontari Le Relevé de pensins et d avantages sciaux destiné aux emplyés fait état des cntributins de l emplyé aux établissements financiers Le relevé d assurance de l emplyé fait état des cntributins de l emplyé aux cmpagnies d assurance (p. ex. prestatins d assurance-santé, ILD) Subventins salariales Les dssiers de subventins salariales ne snt pas à jur Les dssiers snt à jur cncernant tutes les subventins salariales reçues et fnt état des versements au persnnel et du slde impayé S.O. : Le prgramme ne bénéficie pas de subventins salariales Les subventins salariales ne snt pas distribuées au persnnel cnfrmément à la plitique et aux lignes directrices sur les subventins salariales destinées aux prestataires de services Les subventins pur l équité salariale ne snt pas distribuées au persnnel cnfrmément aux lignes directrices sur l équité salariale Les subventins salariales snt distribuées au persnnel cnfrmément à la plitique et aux lignes directrices sur les subventins salariales destinées aux prestataires de services Les subventins pur l équité salariale snt distribuées au persnnel cnfrmément aux lignes directrices sur l équité salariale S.O. Les subventins destinées à l améliratin des salaires ne snt pas distribuées au persnnel cnfrmément à l échelle salariale et au plan de mise en œuvre Les subventins destinées à l améliratin des salaires snt distribuées au persnnel cnfrmément à l échelle salariale et au plan de mise en œuvre Les subventins salariales ne snt pas utilisées pur payer les salaires et les prestatins Les subventins salariales snt utilisées pur payer les salaires et les prestatins Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 5 Janvier 0

16 Apprvisinnement et cmptes créditeurs 3 Apprvisinn e-ment Aucune planificatin de l apprvisinnement Aucun plafnd de dépenses et aucune autrité désignée Les achats imprtants snt effectués sans l autrisatin préalable du cnseil d administratin u du prpriétaire/de sn représentant Aucun devis n est btenu pur les achats imprtants Existence de plitique et de prcédures d apprvisinnement Plafnd de dépenses et autrité désignée snt définis dans la plitique sur l apprvisinnement Les achats imprtants snt planifiés à l avance avec l apprbatin préalable du cmité des finances u du cnseil d administratin u du prpriétaire/de sn représentant Plusieurs devis snt btenus pur les achats imprtants Nte Les biens et services snt achetés auprès du directeur, d un membre du cnseil d administratin u d une persnne prche du directeur u d un membre du cnseil d administratin (pur les rganismes à but nn lucratif seulement) L rganisme achète des biens et services qui peuvent générer directement u indirectement un avantage financier pur un membre du cnseil d administratin (pur les rganismes à but nn lucratif seulement) Les biens et services ne snt pas achetés auprès du directeur, d un membre du cnseil d administratin u d une persnne prche du directeur u d un membre du cnseil d administratin (pur les rganismes à but nn lucratif seulement) L rganisme n achète pas de biens et services qui peuvent générer directement u indirectement un avantage financier pur un membre du cnseil d administratin (pur les rganismes à but nn lucratif seulement) Les achats de biens et services auprès d une tierce partie se fnt à un tarif supérieur au marché u pas au tarif le mins élevé En cas d achat de biens et services auprès d une tierce partie, l achat se fait au tarif le mins élevé u à un tarif inférieur au marché à l issue de l btentin d au mins tris devis furnis par des furnisseurs nn apparentés Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 6 Janvier 0

17 4 Entente de services cnclus avec des tiers Absence d entente écrite pur les services cnclus avec des tiers Les ententes écrites ne snt pas cnservées Existence d une entente écrite signée par tutes les parties pur tus les services cnclus avec des tiers, ntamment : vérificatin fiscale tenue de livres cnciergerie services de traiteurs (pur les garderies seulement) imprtants travaux de renvatin Persnnel furni par un rganisme externe (S.O. pur les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille) Cntrat de crédit-bail/lcatin Cntrat de prêt Nte 5 Factures de furnisseur Absence de vérificatin de la réceptin des biens et services figurant sur les factures et les brdereaux de marchandises Vérificatin de la réceptin des biens et services figurant sur les factures de furnisseur et les brdereaux de marchandises (le cas échéant) Infrmatin incmplète sur les factures Les factures impayées ne snt pas rganisées Les crédits ne fnt pas l bjet de suivi, ce qui entraîne un trp-perçu Les factures ne snt pas réglées à la date d exigibilité Des frais bancaires snt appliqués en raisn de prvisin insuffisante pur cuvrir le paiement (p. ex., chèques sans prvisin) La même facture est réglée deux fis Les factures de furnisseur incluent les renseignements suivants : nm, adresse, numér de téléphne du furnisseur date de la facture mntant facturé descriptin des biens et services prix unitaire nmbre d unités numér d inscriptin aux fins de la TPS (TVH) Les factures impayées snt rganisées pur garantir leur règlement à la date d exigibilité Les crédits relatifs aux articles nn expédiés fnt l bjet d un suivi Les factures snt réglées à la date d exigibilité Les factures réglées snt signalées (p. ex., par l inscriptin de la mentin «PAYÉ») au mment du règlement et des prcédures existent pur éviter qu une même facture sit réglée deux fis Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 7 Janvier 0

18 Recettes et cmptes débiteurs 6 Présence S.O. : Prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et prgrammes d aide à la famille Les registres de présence des enfants ne crrespndent pas aux infrmatins furnies dans le cadre du rapprt de présence sumis à la ville Les registres de présence en classe ne snt pas cnservés Les registres de présence des enfants crrespndent aux infrmatins furnies mensuellement dans le cadre du rapprt de présence sumis à la ville Les registres de présence en classe snt cnservés pendant ans Nte S.O. 7 Registre des frais payés S.O. : Prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et prgrammes d aide à la famille Registre des frais payés incmplet u inexact Les registres individuels des frais payés par les parents (u le grand livre clients) incluent les renseignements suivants : nm de l enfant et (u) nm du parent grupe d âge mntant dû pur le mis mntant payé pur le mis slde à la fin du mis La liste des frais à payer affichée dans les lcaux de la garderie u de l rganisme est cnfrme au budget sumis à la ville Les frais facturés aux parents bénéficiant d une place subventinnée snt cnfrmes aux frais payables par les parents, évalués par la ville Le tarif cmplet facturé est cnfrme au budget sumis à la ville Le tarif cmplet facturé est cnfrme à la liste des frais à payer affichée dans les lcaux de la garderie u de l rganisme Une facture u un autre dcument mentinnant les frais dus est remis(e) aux parents avant la date d exigibilité S.O. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 8 Janvier 0

19 Registre des frais payés Absence de reçu remis aux parents en cas de versement d espèces Un reçu est remis aux parents en cas de versement d espèces Nte Les reçus annuels aux fins de l impôt ne snt pas remis aux parents au plus tard le 8 février suivant l année civile à laquelle les renseignements s appliquent Les reçus annuels aux fins de l impôt snt remis aux parents au plus tard le 8 février suivant l année civile à laquelle les renseignements s appliquent 8 Rapprchement des frais payés par les parents Absence u caractère incmplet du rapprchement des frais payés par les parents Rapprchement des frais par les parents effectué de façn irrégulière Les registres des frais payés par les parents (u le grand livre clients) fnt l bjet d un rapprchement mensuel avec les dcuments suivants : Livre de présence de la garderie Registres de présence de la ville Factures de la ville S.O. Aucune mesure prise pur remédier aux écarts Les écarts snt identifiés et des mesures snt prises pur y remédier 9 Frais pas encre réglés par les parents Aucun suivi sur les frais pas encre réglés par les parents Les frais pas encre réglés par les parents fnt l bjet d un suivi à la fin du mis Des plans de versement/des calendriers de rembursement snt établis si nécessaire, signés par les parents et cnservés S.O. 30 Chèques sans prvisin Absence de plitique sur les chèques sans prvisin Existence d une plitique sur les chèques sans prvisin Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 9 Janvier 0

20 Nte 3 Autres cmptes débiteurs Les cmptes débiteurs d autres surces de financement ne snt pas surveillés mensuellement. Les écarts et les retards de paiement ne fnt l bjet d aucun suivi mensuel. Les écarts et les retards de paiement des cmptes débiteurs de tutes les autres surces de financement (guvernement et autres surces) fnt l bjet d un suivi mensuel. S.O. Inventaire et actifs 3 Inventaire et actifs Absence u caractère incmplet de l inventaire et des registres des actifs Absence de dénmbrement physique L inventaire et les actifs ne snt pas prtégés Utilisatin inacceptable de l inventaire et des actifs La prcédure écrite pur l inventaire et les actifs cmprend les éléments suivants : Ce qui est inclus dans l inventaire et dans les registres des actifs Les registres de l inventaire et des actifs fnt l bjet d un suivi Un dénmbrement physique de l inventaire et des actifs est effectué chaque année Cmment prtéger l inventaire et les actifs Utilisatin acceptable de l inventaire et des actifs Absence de suivi des dssiers d amrtissement u de dépréciatin des immbilisatins Suivi des dssiers d amrtissement u de dépréciatin des immbilisatins Rapprts financiers 33 États financiers vérifiés Absence d états financiers vérifiés Les états ne snt pas sumis dans le délai appruvé Caractère incmplet des renseignements furnis dans les états financiers vérifiés Les états financiers vérifiés snt sumis à la ville dans les quatre mis suivant la fin de l exercice financier de l rganisme u de l extensin accrdée Les états financiers vérifiés cmprennent les renseignements suivants : Signature du vérificateur Signature du signataire autrisé de l rganisme (deux signatures pur les rganismes à but nn lucratif) Ventilatin des recettes et des dépenses pur chaque prgramme et (u) chaque site recevant des fnds de la ville Ventilatin des dépenses administratives u autres dépenses se rapprtant à chaque prgramme et chaque site (pur les rganismes multiservices u multiprgrammes) Rapprt sur les subventins à des fins particulières pur les prgrammes recevant des subventins salariales Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 0 Janvier 0

21 34 Rapprts financiers Les états financiers ne snt pas établis mensuellement Les états des recettes et dépenses n effectuent pas de cmparaisn entre le budget et les chiffres réels pur identifier d éventuels écarts Absence de prcédure écrite cncernant les rapprts financiers Le cnseil d administratin u le prpriétaire/sn représentant n examinent pas les rapprts financiers Les états financiers snt établis mensuellement Les états des recettes et dépenses effectuent une cmparaisn entre le budget et les chiffres réels pur identifier d éventuels écarts La prcédure écrite cncernant les rapprts financiers inclut les renseignements suivants : Remise des rapprts financiers aux membres du cnseil d administratin u au prpriétaire/à sn représentant sur une base mensuelle Le cnseil d administratin u le prpriétaire/sn représentant examinent les rapprts financiers pur prendre des décisins Nte Renseignements supplémentaires pur les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille : Rapprts depuis le début de l exercice incmplets Renseignements supplémentaires pur les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille : Les rapprts trimestriels depuis le début de l exercice cmprennent les dnnées financières, les dnnées sur le service et le rapprt sur les écarts, le cas échéant La répartitin des cûts de main-d œuvre entre les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille ne crrespnd pas aux heures de travail effectuées réellement par le persnnel dans le cadre du prgramme financé par la ville Le livre de paie et les livres cmptables incluent les heures de travail effectuées réellement par le persnnel. La répartitin des cûts de main-d œuvre entre les prgrammes visant les enfants ayant des besins particuliers et les prgrammes d aide à la famille crrespnd aux heures de travail effectuées réellement par le persnnel dans le cadre du prgramme financé par la ville Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page Janvier 0

22 ANNEXE : N 8 Dssier d empli Le dssier d empli dit être remis dans les cinq (5) jurs uvrables de l arrêt de rémunératin u le jur ù l emplyeur a cnnaissance de l interruptin. N Versement des retenues à la surce Le Relevé de cmpte fait état des versements à l Agence du revenu du Canada au titre l impôt sur le revenu, du RPC et de l AE La Retenue mensuelle myenne (RMM) pur la deuxième année précédant une année dnnée détermine le type d auteur de versement : a) Dans le cas ù la RMM effectuée par l rganisme pur la deuxième année précédant une année dnnée est égale u supérieure à $, celui-ci peut effectuer des versements mensuels en tant qu auteur de versements réguliers. La date d exigibilité du versement est le 5 du mis suivant le mis au curs duquel les déductins nt été effectuées. b) Dans le cas ù la RMM effectuée par l rganisme pur la deuxième année précédant une année dnnée est inférieure à $ et que l rganisme n a aucun antécédent d inbservatin de la li, celui-ci peut effectuer des versements trimestriels en tant qu auteur de versements trimestriels. Les dates d exigibilité snt le 5 avril, le 5 juillet, le 5 ctbre et le 5 janvier. c) Dans le cas ù la RMM effectuée par l rganisme pur la deuxième année précédant une année dnnée est inférieure à $ et supérieure à $, celui-ci peut effectuer des versements deux fis par mis en tant qu auteur de versements accélérés de seuil. La date d exigibilité pur le mntant déduit durant les 5 premiers jurs est le 5 du même mis; pur le mntant déduit du 6 à la fin du mis, la date d exigibilité est le 0 du mis suivant. d) Dans le cas ù la RMM effectuée par l rganisme pur la deuxième année précédant une année dnnée est supérieure à $, celui-ci est cnsidéré cmme auteur de versements accélérés de seuil. La date d exigibilité pur le mntant déduit au curs du mis est le trisième jur uvrable suivant la déductin. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page Janvier 0

23 Le Relevé de cmpte fait état des versements de l impôt-santé des emplyeurs au guvernement de l Ontari a) Si la masse salariale d un rganisme est inférieure à $, il n est pas tenu de payer l ISE. b) Si la masse salariale d un rganisme est inférieure à $, la date d exigibilité est le 5 mars de l année suivante. c) Si la masse salariale d un rganisme est supérieure à $, un versement mensuel est exigé. Critères de gestin financière des Services à l enfance de Trnt Page 3 Janvier 0

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