POLITIQUE ACHATS TRAVAUX

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1 POLITIQUE ACHATS TRAVAUX Table des matières 1 Intrductin Prcessus Général Définitins Agréatin Cntractants Prcédure d agréatin...3 Liste des entreprises agréées Prcédure de suspensin Intrductin Suspensin suite à 1 évaluatin négative...5 Suspensin suite à 2 évaluatins négatives Exclusin suite à minimum 3 évaluatins négatives...5 Règles cmplémentaires Attributin des Prjets Intrductin Mise en cncurrence & attributin via prix Prcessus d attributin TCO Debriefing Cntractants et système bnus-malus Template Debriefing + système d'évaluatin...8 Debriefing Chantier Gestin Database Debriefings Système bnus-malus...8 Evènement en fin de prjet...9 Annexe 1: Flw-Chart Suspensin / exclusin...10 Annexe 2: Tâches cmplexes et phases critiques...11 Annexe 3: Suivi de prjets piltes...11 Annexe 4: Vendr évaluatin template...11 Annexe 5: Système pass-fail...11 Page 1 de 11

2 1 Intrductin Ce dcument décrit la méthdlgie chisie pur la mise en pratique des principes pur l attributin de prjets d entreprise ù la sécurité et la qualité snt intégrées dans le prcessus de sélectin d un Cntractant lrs de travaux avec mise en cncurrence. Ce dcument est d applicatin pur tutes les catégries d achat qui cncernent les travaux d entreprise (Ligne / Câble / Pste / Fibres Optiques / Peintures / Elagages). L acheteur peut si nécessaire et myennant mtivatin, dérger à ce dcument. La nuvelle plitique est d applicatin pur tute nuvelle cmmande à partir du 01/07/ Prcessus Général Offre Attributin Chantier Vendr Evaluatin System Debriefing Shrtlist cntractants agréés Préqualificatin 3 Définitins Prjet (nn pilte) Prjet qui cnsiste en une cmplexité trp grande afin qu il puisse servir à qualifier un nuveau cntractant Prjet pilte Prjet qui peut servir à qualifier un nuveau cntractant Qualificatin Cmplète Qualificatin pur tus les prjets Qualificatin partielle Qualificatin uniquement pur les prjets piltes TCO (Ttal Cst f Ownership) Désigne le mdèle utilisé pur l attributin des prjets. Ce mdèle tient cmpte de différents paramètres financiers cmme le risque pur suppléments. Tâches cmplexes et phases critiques Vir annexe 2 Page 2 de 11

3 4 Agréatin Cntractants 4.1 Prcédure d agréatin L agréatin du Cntractant cmprend une agréatin financière, technique et sécurité. Le département «Cntract Management» au sein du service achat est respnsable du prcessus d agréatin. L agréatin financière est réalisée par le Cntract Manager. L agréatin technique est réalisée par Engineering Methds. L agréatin sécurité est réalisée par Safety. Prcessus de qualificatin Phase 1 : phase administrative Phase 2 : appel d ffre et phase technique et sécurité Phase 3 : chantier pilte Pur plus de détail, vir le dcument «prcédure de qualificatin» par catégrie de travaux dispnible sur demande. Elia cntrôlera chaque année le fait que les cntractants maintiennent leur cnfrmité aux critères d exclusin de la prcédure de qualificatin, phase 1 et peut suspendre un Cntractant pur au mins un an si les chiffres sumis ne satisfnt plus à la nrme d Elia. Accrd cadre Chaque cntractant sera demandé de valider les cnditins de l accrd cadre dans la phase 1 du prcessus de qualificatin. Tus les appels pur le cntractant sernt alrs cmmandés suivant les cnditins de l accrd cadre cnvenu. S il n y a pas d accrd entre Elia et le Cntractant sur les termes de l accrd cadre, le Cntractant ne sera pas retenu pur la phase 2. Audit & prjets piltes Des cntractants qui nt parcuru la phase administrative du dssier de qualificatin (phase 1), peuvent être cnsultés pur un appel d ffre d un prjet pilte en ceci en accrd avec l ingénieur de prjet du prjet respectif. A la sumissin d une ffre cnfrme et cmpétitive du Cntractant lrs de l appel d ffre, les interview et/u audit technique et safety sernt planifiés par Cntract Management. Avant d attribuer une cmmande de manière définitive, les résultats des interviews/audits divent être cnnus et psitifs. Les prjets attribués à des nuveaux cntractants sernt suivis par achat cntract management ensemble avec les autres stakehlders des prjets (vir annexe 3 : «prcessus suivi d un prjet pilte») Elia apprtera une attentin particulière au suivi du prjet pilte et apprtera tut le sutien nécessaire pur que le cntractant se familiarise avec les spécificités d Elia. Lrsqu un cntractant reçit une cmmande pur la réalisatin d un chantier pilte, les ffres remises par le cntractant pur d autres prjets ne snt plus prises en cnsidératin par Elia, à l exceptin des prjets pur lesquels la date prbable d attributin est pstérieure à la date estimée de l agréatin définitive du cntractant. Le Cntractant ne sera plus cnsulté pur d autres prjets avant que le debriefing intermédiaire du prjet pilte a été prnncé. Page 3 de 11

4 Un debriefing intermédiaire du prjet pilte est effectuée après minimum 3 mis de chantier, pur autant que l avancement du chantier permette d effectuer une évaluatin représentative. La date présumée du débriefing du prjet est cmmuniquée au cntractant au mment de la cmmande. L évaluatin btenue par le cntractant lrs d un debriefing peut être psitive, neutre u négative en fnctin des scres Safety & Quality cmme repris dans le tableau ci- dessus : Evaluatin Safety Quality Psitive >70% >70% eutre >70% 60% évaluatin 70% eutre 60% évaluatin 70% >70% Dans le cas d une évaluatin intermédiaire psitive, le cntractant est agréé définitivement et il entre de nuveau en cnsidératin pur l attributin de prjets en sumissin. Le debriefing final du prjet sera alrs traité cmme pur tut autre Cntractant agréé définitivement. Dans le cas d une évaluatin intermédiaire neutre le cntractant purra de nuveau sumissinner pur des prjets entrant dans la catégrie des prjets piltes. Sn agréatin ne deviendra définitive que quand il aura btenu au mins une fis une évaluatin psitive. Dans le cas d une évaluatin intermédiaire mins que neutre, un plan d actin devra être sumis par le cntractant et appruvé par Elia. Une secnde évaluatin du prjet pilte sera effectuée lrs du debriefing final. Entretemps, le Cntractant ne purra tujurs pas participer à d autres appels d ffres. Lrsque le Cntractant reçit sn agréatin définitive, celle -ci est valable pur tus les lts de travaux pur lesquels il était agréé prvisirement 4.2 Liste des entreprises agréées Une liste des entreprises agréées par catégrie est maintenue par Cntract Management 4.3 Prcédure de suspensin Intrductin Le Cntractant est évalué à la fin de chaque prjet. Pur les chantiers dnt la durée est supérieure à 1 an, une évaluatin intermédiaire est également rganisée chaque année. Pur les élagages, une myenne annuelle sera calculée afin d évaluer les critères ci-dessus. Le Cntractant a l pprtunité de challenger sn évaluatin lrs du Debriefing. En cas de désaccrd u de nn-participatin du Cntractant au Debriefing, le scre établi par Elia sera pris en cmpte. Le scre minimum à atteindre lrs d une évaluatin (Debriefing) est de 60% pur la sécurité et pur la qualité. Ces 2 éléments snt évalués indépendamment l un de l autre. Lrsqu un Cntractant btient un Debriefing négatif (Q u S < 60%), il est suspendu pur une certaine péride. L exclusin débute immédiatement après le debriefing, aussi sur les ffres en curs. Plusieurs Debriefings négatifs successifs peuvent mener à l exclusin du Cntractant. Le détail du prcessus d exclusin est repris sur le flw-chart en annexe 1. Page 4 de 11

5 4.3.2 Suspensin suite à 1 évaluatin négative Un Cntractant ayant btenu un Debriefing négatif pur 1 prjet est suspendu : Pur une péride de 1 mis avec minimum 1 et maximum 3 appels d ffre si le scre myen des Debriefings au curs des 24 derniers mis est supérieur u égal à 70%; Pur une péride de 3 mis avec minimum 1 et maximum 3 appels d ffre si le scre myen des Debriefings au curs des 24 derniers mis est inférieur à 70% Suspensin suite à 2 évaluatins négatives Un Cntractant ayant btenu 2 évaluatins négatives cnsécutive s u 2 évaluatins négatives nn cnsécutives sur une péride de 12 mis est suspendu pur une péride de minimum 4 mis. Dans le cas ù le Cntractant n a plus de prjet en curs d exécutin, la suspensin est de 4 mis. A l issue de cette péride, Il recuvre une qualificatin partielle. La qualificatin cmplète purra être btenue après l btentin de 2 Debriefings psitifs cnsécutifs sur des prjets piltes. Dans le cas ù le Cntractant a encre des prjets en curs, un Debriefing intermédiaire sera réalisé sur les prjets en-curs après 3 mis. Le scre de ces Debriefings ainsi que des Debriefings finaux ayant eu lieu depuis la date de suspensin snt utilisés pur la requalificatin suivant la règle suivante : 1. Si le Cntractant btient un scre >70% en Qualité et en Sécurité pur tus les Debriefings, il recuvre sa requalificatin cmplète après 4 mis. 2. Si le Cntractant ne répnd pas au critère 1 mais btient un scre >60% en Qualité et en Sécurité pur tus les prjets, il recuvre une qualificatin partielle. La requalificatin cmplète purra ensuite être btenue après l btentin de 2 Debriefings psitifs cnsécutifs. 3. Si le Cntractant btient un scre <60% en Qualité et en Sécurité pur au mins un prjet, la suspensin est prlngée jusqu au premier Debriefing final. Si ce Debriefing est psitif, il recuvre une qualificatin partielle. La qualificatin cmplète purra être btenue après l btentin de 2 Debriefings psitifs cnsécutifs Exclusin suite à minimum 3 évaluatins négatives 3 Debriefings négatifs cnsécutifs entrainent une suspensin de 2 ans à partir de la date du dernier Debriefing négatif. Dans le cas ù le Cntractant aurait encre des prjets en curs d exécutin et qu il btient un Debriefing négatif sur l un de ces prjets, les 2 ans snt calculés à partir de la date du dernier Debriefing négatif btenu. Un Cntractant exclu purra se faire ré-agréer au but de sa péride d exclusin et sera alrs cnsidéré cmme un nuveau Cntractant. La prcédure d agréatin pur les nuveaux Cntractants de la catégrie d achat cncernée est alrs d applicatin Règles cmplémentaires Un Cntractant agréé pur plusieurs catégries d achat, n est suspendu que pur la catégrie dans laquelle sn scre est insuffisant. En cas d assciatin mmentanée, l évaluatin est attribué aux Cntractants ayant cnstitué cette assciatin mmentanée. Un plan d actin peut tujurs être demandé au Cntractant (décisin au cas par cas). Des infractins graves (degré le plus élevé) cncernant Safety et enregistrés en Safeguard peuvent cnduire à une suspensin de persnnes Page 5 de 11

6 de durée déterminée u indéterminée avec effet immédiat (à définir au cas par cas) ; Un Cntractant purra tujurs être exclu dans le cas ù un prjet dit être arrêté en vertu des cnditins générales d achat d Elia. Les critères d exclusin suivants sernt revus annuellement (pur les travaux élagages, seulement le premier pint est d applicatin). L'entrepreneur ne répnd plus aux critères d'exclusin de la prcédure de qualificatin. Le Cntractant n a réalisé aucun prjet Elia représentatif lié à sn agréatin durant une péride de 24 mis crrespndant à sa qualificatin. Le cntractant n a pas furni de répnse cmpétitive dans un appel d ffre (+15%/myenne prix) sur 3 appels d ffres cnsécutifs. Le Cntractant n a remis aucune ffre pur un prjet Elia lié à sn agréatin durant une péride de 6 mis. (pur les prduits ligne, câble et peinture, ce délai est prté à 12 mis) Le Cntractant n a tujurs pas remprté de prjet après 10 appels d ffre. Page 6 de 11

7 5 Attributin des Prjets 5.1 Intrductin La règle générale pur l attributin des prjets est la suivante : Type Prjet Budget 5000k (prcédure EU) Budget 50k Budget 50k Appel d ffre Plitique à définir au sein du Multi Functinal Team ELIA Mise en cncurrence & attributin via prix après applicatin du système pass/fail sur la première ffre Atrributin directe spécifique par catégrie (**) (**) n décrit dans cette prcédure Ceci n est pas d applicatin pur les travaux d élagages. 5.2 Mise en cncurrence & attributin via prix Prcessus d attributin RFQ Rund 1 Technical Alignment RFQ Rund 2 Shrtlisting RFQ Rund 3 RFQ = Request fr qutatin (Appel d ffre) Technical alignment (Alignement technique) RFQ Rund 1 Les appels d ffre snt envyés aux Cntractants qui snt qualifiés pur les travaux à exécuter. Les ffres, pur être acceptées, devrnt satisfaire les critères décrits par le fichier en annexe 5 (pass/fail system). Le Cntractant devra cnfirmer être cnfrme à des critères cmmerciaux, technique et safety. Il sera imprtant de bien identifier les phases critiques & tâches cmplexes et les règles de sus-traitance. Si le Cntractant n est pas cnfrme (dnc «pass») sur tus les critères, l ffre du Cntractant ne sera pas retenue indépendamment des autres éléments de l ffre. Technical alignment Lrs de la réceptin des ffres, un alignement technique est fait et, si nécessaire, il est demandé aux Cntractants des infrmatins cmplémentaires sur leur ffre. RFQ Rund 2 Si l alignement technique entraine une mdificatin du prix du Cntractant, celui-ci sera invité à cnfirmer sn prix après alignement technique. Page 7 de 11

8 5.2.2 TCO Les Cntractants devrnt avir tenu cmpte intégralement des remarques transmises suite à l alignement technique. Tute ffre cnsidérée cmme nn cnfrme après l alignement technique sera écartée. Shrtlisting Les ffres après alignement technique dnt le mntant est plus que xx% supérieur à l ffre la mins chère snt écartées, sauf si cela a pur cnséquence qu une seule ffre reste pur le secnd tur. La valeur indicative de xx% est de 15% et peut être adaptée en fnctin des particularités de la catégrie u de l appel d ffre. RFQ Rund 3 Les Cntractants restant après l alignement technique snt invités à remettre leur ffre finale. Elia infrme le Cntractant au début du Rund 3 si l ffre finale dit être remise via une la méthde standard u via e -auctining. Durant l e-auctin, le Cntractant peut réduire sn prix final et reçit un feed-back sur sn classement tenant cmpte de sn scre TCO. Les ffres finales snt cmparées sur base du prix. Le prjet est attribué au Cntractant avec le prix le plus bas. Prix Le prix est cmpsé de plusieurs parties : 1. Le prix de l ffre (Valeur standard : 90) 2. Le risque de supplément simulatin sur les taux en régie de l accrd cadre (Valeur standard : 10) La valeur standard peut être mdifiée par le Buyer. 6 Debriefing Cntractants et système bnusmalus 6.1 Template Debriefing + système d'évaluatin Le questinnaire pur tus travaux hrs élagage et peinture se truve en annexe 4. Le questinnaire pur travaux élagage et peinture se truve en annexe 4. Le questinnaire peut être révisé par Elia à tut mment pur tute nuvelle cmmande. 6.2 Debriefing Chantier Le Debriefing chantier est de la respnsabilité de l ingénieur de prjet (travaux infrastructure) et le maintenance manager MAC (travaux peintures et élagages). Les résultats des Debriefings de chantier cnstituent un input pur la réalisatin du mécanisme de la présente nte ( 4.3 Suspensin & 6.4 bnusmalus). 6.3 Gestin Database Debriefings La base de dnnées des Debriefings est gérée par achat et alimentée par le client interne 6.4 Système bnus-malus Le système bnus-malus se base sur le scre du Debriefing cntractant : Scre safety Scre quality Bnus (+) ; malus (-) Page 8 de 11

9 95% S >80% 2% 90% S<95% >80% 1% 65% S<90% 0% 60% S<65% -1% 50% S<60% -2% S<50% -4% Le bnus-malus sera calculé sur la valeur finale (rdres de travail cmpris) de la cmmande du prjet de l entité cntractuelle avec Elia. Le mntant maximum pur le bnus cmme pur le malus est de 50 K. Exceptin : travaux d élagage: le bnus-malus sera calculé sur la myenne du scre du cntractant sur un an. Le mntant maximum pur le bnus cmme pur le malus est de 10 K. Le bnus u malus sera entrer par le cntractant en REFI avec le décmpte final du prjet. Dans le cas ù le décmpte serait négatif, Elia facturera le malus au Cntractant. Pur les élagages et peintures, le bnus-malus sera décmpter sur base annuelle et facturer par une des parties. 6.5 Evènement en fin de prjet Après la dernière mise en service d un prjet, Elia rganisera un évènement cllectif (fd truck,...) afin de remercier l équipe du prjet cntractant & Elia au cas ù il n y a pas eu d incidents lié à la sécurité, c est à dire : Pas d accidents fluides u accidents avec incapacité» de travail Pas d infractins niveaux 2 / 3 Pas d infractins répétitives niveau 1 Cet évènement purra être rganisé sur des prjets avec cmmandes > 250 k. Ce principe est d applicatin pur élagages et peintures sur base annuelle. Page 9 de 11

10 Annexe 1: Flw-Chart Suspensin / exclusin In Scre Q u S <60% =1 (*) =2 (*) 3 (*) (*) nmbre de Debriefings négatifs d affilée M 24 = Myenne des Debriefings sur les 24 derniers mis M 24 70% Suspensin 1 mis Min. 1 max. 3 prjets Max. 3 prjets Suspensin 3 mis Min. 1 max. 3 prjets Suspensin Min. 4 mis Exclu pur 2 ans à partir de la date du dernier Debriefing négatif Prjets en curs? Debriefing après 3 mis (**) Pur tus les prjets en curs Q & S > 60% (**) Q & S > 70% (**) Requalificatin cmplète après 4 mis Qualificatin partielle pur prjets piltes après 4 mis Attendre 1 Debriefing Final Prjet(s) en curs Q & S > 60% Qualificatin partielle pur prjets nn à risque 2 Debriefings cnsécutifs avec Q et S > 60% In Requalificatin cmplète Page 10 de 11

11 Annexe 2: Tâches cmplexes et phases critiques Annexe 3: Suivi de prjets piltes Annexe 4: Vendr évaluatin template Annexe 5: Système pass-fail Page 11 de 11