APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N Responsable administratif(ve) - inscription/rendez-vous (H/F)

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1 Centre Hspitalier Universitaire de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement Liège, le 14/02/2017 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N Le CHU de Liège suhaite s adjindre pur ses divers sites d activités : 1 Respnsable administratif(ve) - inscriptin/rendez-vus (H/F) (Vir définitin de fnctin détaillée en annexe) Département des Services Lgistiques Service lgistique patient Secteur accueil patient à temps plein VOTRE PROFIL 1. Vus remplissez les cnditins d accès suivantes : Qualificatins et expériences (Diplôme belge / diplôme recnnu équivalent par la Fédératin Wallnie - Bruxelles) Niveau / Orientatin Graduat/baccalauréat à rientatin administrative u gestin (secrétariat, lgistique, gestin des ressurces humaines, marketing, ) Expérience Une expérience en gestin d'équipe est frtement suhaitée, de préférence dans le dmaine administratif u de l'accueil Une expérience en milieu hspitalier est suhaitée Ou seln les règles de mbilité interne suivantes applicables aux agents du CHU Grade requis Ancienneté Secrétaire administratif / Rédacteur Ancienneté de grade de 6 ans exigée Rédacteur + Rédacteur cmptable Ancienneté de grade de 6 ans exigée Rédacteur cmptable Ancienneté de grade de 4 ans exigée Cnnaissances infrmatiques et spécifiques: - Une cnnaissance pratique des lgiciels de bureautique (wrd, excel, Outlk, pwerpint) est requise. - Des cnnaissances de base en législatin sciale cnstituent un atut. Appel /4

2 Vus pssédez les cmpétences suivantes : - Flexibilité hraire (supervisin d'équipes prestant en pauses et en hraires décalés) et gégraphique (déplacements réguliers sur les sites d Esneux, Aywaille, Chaudfntaine, le centre lgistique de Chênée et Sart Tilman) - Esprit d'initiative - Améliratin cntinue - Assertivité / gestin des cnflits - Gestin du stress - Organisatin / Crdinatin des tâches - Management des persnnes / animatin dans une équipe 2. Vus êtes de cnduite répndant aux exigences de la fnctin et juissez de vs drits civils et plitiques. 3. Vus dispsez des aptitudes physiques requises cnstatées par le médecin du travail. CONDITIONS D ENGAGEMENT Cntrat à durée indéterminée dès que pssible Site de prestatin : Centre Lgistique de Chênée; seln les nécessités du service, ces prestatins purrnt s'effectuer sur un des autres sites d'activité du CHU. Hraire : temps plein, sit 38h/semaine, à raisn de 7h36' par jur. La fnctin nécessite une flexibilité cmpte tenu des hraires pratiqués par les équipes supervisées (secteur inscriptin/rendez-vus : du lundi au dimanche, entre 7h et 20h30 (1h de temps de repas) Rémunératin mensuelle brute à temps plein : eurs (1.55) Echelle au grade de Secrétaire administratif sans valrisatin d ancienneté à l index 1,6406 (juillet 2016) Mntant à majrer éventuellement des allcatins de fyer u de résidence. Pssibilité de valrisatin de l expérience prfessinnelle. Pur le persnnel CHU, en cas de prmtin, maintien du barème actuel et btentin d une indemnité pur fnctin supérieure pendant la péride prbatire. MODALITES DE SELECTION Entretien de présélectin (par téléphne u en ns bureaux) en fnctin du nmbre de candidatures Epreuve de bureautique (excel) Assessment (Evaluatin des cmpétences prfessinnelles par un bureau externe de selectin) Entrevue finale avec jury Appel /4

3 DEPOT DE VOTRE CANDIDATURE Cette fnctin vus intéresse. Vus crrespndez au prfil recherché. Envyez vtre candidature pur le 5 mars 2017 au plus tard, de préférence par mail (recrutement@chu.ulg.ac.be) u Par écrit : Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement à l attentin de Madame S.BILLET CHU de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman (B35) à 4000 Liège, Elle dit être accmpagnée des dcuments suivants : lettre de mtivatin curriculum vitae détaillé pht d identité Si vus n'êtes pas membre du persnnel du CHU, vus devez également furnir : Cpie de vtre carte d'identité rect/vers (avec pht de bnne qualité) Cpie du diplôme requis (u cpie de la recnnaissance de l'équivalence) et de ses annexes (frmatins thérique et pratique) Référence de l appel à rappeler dans tute crrespndance : Appel Respnsable administratif(ve) - inscriptin/rendez-vus au Service lgistique patient POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE Sur la nature exacte des tâches liées à l empli, vus puvez vus présenter u vus infrmer auprès de Mnsieur Alain DIDDEREN, tel: 04/ Nus vus cnseillns vivement de vus infrmer préalablement sur la fnctin à purvir. A prps des frmalités administratives, vus puvez vus adresser au Département de Gestin des Ressurces Humaines - Service Recrutement DI FALCO Gina: 04/ , recrutement@chu.ulg.ac.be Appel /4

4 Centre Hspitalier Universitaire de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement Appel /4

5 Respnsable administratif - Inscriptin/rendez-vus MISSION Le respnsable administratif assiste le respnsable de secteur dans la gestin pératinnelle et administrative de sn secteur. Il garantit la cntinuité de l activité liée à : L accueil téléphnique de la prise de rendez-vus L accueil des patients des sites de plycliniques L accueil administratif des patients et la réalisatin des inscriptins Psitinnement rganisatinnel Département des Services Lgistiques Service lgistique patient Secteur accueil patient Liens hiérarchiques Sus l autrité du chef de service lgistique patient et du respnsable de secteur accueil patient Sus la supervisin A autrité sur les agents du secteur accueil patient Supervise Cllabratins internes Liens fnctinnels - Les respnsables et agents du service lgistique patient et plus particulièrement les autres respnsables administratifs du secteur accueil patient - L'ensemble du persnnel des divers départements et services du CHU et plus particulièrement le service administratin des patients et les services médicaux Cllabratins externes - L'Ulg La définitin de fnctin est un dcument bjectif et nn exhaustif qui frmalise le cntenu de la fnctin. Celle-ci est susceptible d évluer, ntamment, seln les nécessités du service. Page 1 sur 4

6 Respnsabilités et activités transversales Organisatin qutidienne de l'activité Organiser et répartir le travail: tâches péridiques, pnctuelles et exceptinnelles Assurer la cntinuité du travail Définir les besins en matériel / cnsmmables et veiller à leur utilisatin adéquate Superviser l'applicatin des prcédures et cntrôler la qualité des prestatins jurnalières Assurer la gestin des prblèmes liés à l'activité pératinnelle qutidienne et prpser des slutins Visin prspective de l'activité Participer à l'évlutin de l'activité avec un suci de qualité Accmpagner les changements au sein de l'entité Gestin des équipes Cntrôler les présences et le respect des hraires et en infrmer le respnsable En cas de prblèmes u de changements prpser des mdificatins de l'encadrement fnctinnel Assurer la cmmunicatin au sein de sn équipe, prévenir et gérer les cnflits Assurer l'accueil, l'intégratin du nuveau persnnel Veiller à la respnsabilisatin, à la mtivatin et au bien-être au travail du persnnel A la demande, participer au recrutement et à la frmatin du persnnel A la demande, participer à la préparatin des évaluatins du persnnel Implicatin dans les activités du service Réaliser les activités spécifiques et/u pnctuelles déléguées par le respnsable hiérarchique Accueil Respnsabilités et activités spécifiques Organiser l activité et furnir les utils permettant un accueil de qualité et une rientatin des patients, des familles, des visiteurs, des cllabrateurs et/u furnisseurs de l'institutin Répndre aux demandes d'infrmatins des visiteurs, cllabrateurs et/u aux furnisseurs de l'institutin Gestin des cntacts Assurer la gestin de la prise de rendez-vus Gestin des inscriptins Assurer la gestin des signalétiques patients et des inscriptins aux plycliniques et aux urgences Assurer le lien et les échanges avec la cellule supprt du supprt administratin des patients Gestin des paiements Installer les caisses et cntrôler les fnds de caisse S'ccuper de la clôture des caisses et de la transmissin de l'argent cnfrmément aux directives Supprt administratif à l'activité Participer à la gestin administrative du service (ex. missins de secrétariat, rédactin de rapprts u autres dcuments, archivages des ntificatins à l'autrité, gestin de la dcumentatin, etc.) Page 2 sur 4

7 Implicatin dans les activités du service Remplacer, à la demande, le respnsable hiérarchique u un cllègue en cas d'absence Page 3 sur 4

8 Annexe à la définitin de fnctin Cadre de l activité règlementatin(s) interne(s) et/u externe(s) Prcédures et réglementatins internes au CHU, au département u au service Li crdnnée sur les hôpitaux du 7 aût 1987 et ses différents arrêtés d'exécutin Li du 22 aût 2002 relative aux drits du patient Page 4 sur 4