Procédure connexe à la Politique relative à la divulgation par les bénévoles en position de leadership et les employés et à leur protection

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1 Sciété canadienne de la sclérse en plaques Prcédure cnnexe à la Plitique relative à la divulgatin par les bénévles en psitin de leadership et les emplyés et à leur prtectin Appruvée le 10 juin 2010 par l équipe de la haute directin Révisin apprtée en nvembre 2012 au titre de maître d œuvre Cntexte Le cnseil d administratin natinal de la Sciété canadienne de la sclérse en plaques a appruvé la Plitique relative à la divulgatin par les bénévles en psitin de leadership et les emplyés et à leur prtectin le 20 nvembre La plitique en questin a pur bjectif d établir une prcédure seln laquelle tus les bénévles en psitin de leadership* et les emplyés peuvent signaler qu ils nt des mtifs raisnnables de crire qu une infractin u qu un acte répréhensible grave a été cmmis u est sur le pint d être cmmis au sein de la Sciété de la SP, d une part, et de préciser cette respnsabilité qui incmbe à tus les bénévles en psitin de leadership et aux emplyés, d autre part. Cette plitique s applique aux activités des bénévles en psitin de leadership et des emplyés de tus les échelns de la Sciété de la SP. Cmme l autrise la Plitique, l équipe de la haute directin* a élabré une prcédure que devrnt suivre les bénévles en psitin de leadership et les emplyés pur signaler les infractins supçnnées à la li, aux réglementatins cnnexes u aux plitiques, prcédures et pratiques en vigueur au sein de la Sciété de la SP. *Définitins Les bénévles en psitin de leadership snt des bénévles qui assument une fnctin de directin en raisn de leur statut de membres d un cnseil d administratin de la Sciété de la SP. L équipe de la haute directin cmprend le président et chef de la directin, les vice-présidents à l écheln natinal ainsi que les présidents des divisins. Définitin d une infractin u d un acte répréhensible Les infractins et actes répréhensibles graves cmprennent ntamment : la dérgatin à une li fédérale u prvinciale u à une réglementatin cnnexe; l usage abusif des fnds u des biens de la Sciété de la SP; les pratiques d affaires cntraires à l éthique; tute atteinte à la réputatin de la Sciété de la SP; 1

2 une actin u une missin qui cause un risque pur la vie, la santé u la sécurité des clients, des bénévles, des emplyés u d autres persnnes assciées à la Sciété de la SP; le fait d rdnner u de cnseiller à une persnne de cmmettre une infractin u un acte répréhensible. Prcédure de signalement Nrmalement, un bénévle en psitin de leadership u un emplyé suhaitant frmuler des allégatins relativement à un cas supçnné d infractin u d acte répréhensible grave devrait s adresser à sn dirigeant bénévle (par ex. le président du cnseil u du cmité pertinent), s il est un bénévle en psitin de leadership, u à sn supérieur immédiat, s il est un emplyé. Tutefis, par suci de cnfidentialité et en raisn d un pssible cnflit d intérêts u d autres circnstances, ce type d allégatins peut être adressé à une autre persnne cmme : le supérieur immédiat; le président de la divisin; le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines; le président et chef de la directin de la Sciété de la SP; la persnne prépsée au service d assistance téléphnique externe pur la divulgatin d actes fautifs : Les allégatins prtant sur un cas supçnné d infractin u d acte répréhensible grave (u plainte) devraient, de préférence, être frmulées par écrit afin que le fait signalé sit parfaitement clair. Ce type d allégatins peut tutefis être frmulé verbalement. Tut signalement devrait repser sur des faits plutôt que sur des suppsitins, en plus d être le plus précis pssible, de srte que la situatin puisse être évaluée de manière apprpriée. Une persnne qui reçit une plainte devrait en infrmer immédiatement le viceprésident en chef des finances et vice-président des ressurces humaines et ne pas uvrir d enquête de sa prpre initiative. S il est présumé que le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines n a pas respecté la Plitique, il incmbe au président et chef de la directin de la Sciété de la SP de diriger le prcessus d enquête. S il est présumé que le président et chef de la directin de la Sciété de la SP n a pas respecté la Plitique, il incmbe au président du cnseil d administratin natinal et au vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines de diriger le prcessus d enquête. La Plitique et la prcédure cnnexe impliquent que les persnnes qui fnt cnnaître leurs préccupatins relativement à d éventuels actes répréhensibles u infractins le fnt de bnne fi. La Sciété de la SP peut prendre des mesures disciplinaires cntre tute persnne ayant frmulé des allégatins nn fndées 2

3 d infractin u d acte répréhensible lrsqu il a été pruvé que celles-ci nt été faites de manière incnsidérée, avec malveillance u malgré le fait que leur auteur savait qu elles étaient fausses. Délais prescrits pur le traitement des plaintes La persnne qui reçit des allégatins ayant trait à un cas supçnné d infractin u d acte répréhensible grave devrait en infrmer immédiatement le viceprésident en chef des finances et vice-président des ressurces humaines. Si ce dernier n est pas dispnible, la persnne devrait rapprter les allégatins en questin au président et chef de la directin. Lrsqu il reçit une plainte, le vice-président en chef des finances et viceprésident des ressurces humaines dispse d un délai de 10 jurs uvrables pur adresser un accusé de réceptin à la persnne qui a frmulé la plainte et (s il y a lieu) à sn superviseur immédiat, au président de la divisin u au président et chef de la divisin de la Sciété de la SP. Le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines devra créer un cmité d examen dans un délai de 25 jurs uvrables suivant la réceptin de la plainte. Le temps qu il faudra pur étudier et résudre la plainte dépendra de la nature de celle-ci. De manière générale, tutefis, ce délai ne devrait pas dépasser 120 jurs uvrables suivant la réceptin de la plainte. Le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines infrmera le plaignant du résultat de l enquête dans un délai de 25 jurs uvrables, tut au plus, suivant la fin de l enquête. Enquête et réslutin des plaintes Après avir reçu une plainte relative à une infractin u à un acte répréhensible grave de l une des persnnes mentinnées ci-dessus, le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines dit créer un cmité d examen et uvrir une enquête, laquelle cmprendra une discussin avec le plaignant, pur dcumenter, étudier et résudre la plainte en questin. Le viceprésident en chef des finances et vice-président des ressurces humaines dit veiller, avec l aide du cmité d examen, à ce que les enquêteurs affectés aux cas supçnnés d infractin u d acte répréhensible grave sient indépendants, impartiaux et prfessinnels. Dans le prcessus de frmatin du cmité d examen, le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines devrait prendre en cmpte l expertise particulière et la dispnibilité des membres des services pertinents tels que ceux des finances, des ressurces humaines et de la gestin des risques. Le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines présidera le cmité d examen. De plus, certains vlets de l enquête peuvent nécessiter le recurs à des cmpétences spécialisées. 3

4 Tus les emplyés et les bénévles de la Sciété de la SP snt tenus de cpérer à tute enquête entreprise cnfrmément à la présente prcédure. Tutes les plaintes ayant trait à une infractin u à un acte répréhensible demeurernt cnfidentielles, dans la mesure du pssible. Tutefis, même si l n peut dépser de manière annyme une plainte pur une infractin u un acte répréhensible, ce type de pratique peut nuire à l enquête menée relativement à la plainte, du fait que la «bnne fi» du plaignant ne peut être établie de façn indéniable. En cas d activités criminelles, il sera impératif de cnsulter le président et chef de la directin pur déterminer si la plice dit mener l enquête, participer aux investigatins en curs u encre uvrir une enquête indépendante. Respnsabilités du cmité d examen Le cmité d examen assumera les respnsabilités suivantes : 1. aider le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines à veiller à ce que chaque enquête fasse appel à une prcédure et à des ressurces humaines cmpétentes, adaptées au palier d autrité législative cncerné (sit fédéral, prvincial u territrial); 2. aider le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines à assurer le recurs aux ressurces et aux cmpétences apprpriées pur que sit effectué en temps pprtun l examen cmplet des rapprts d allégatins établis relativement à une infractin u à un acte répréhensible grave; 3. s assurer qu aucune des parties cncernées n est en cnflit d intérêts; 4. crdnner et faciliter, à titre cnsultatif, la mise en œuvre des crrectifs apprpriés, cnfrmément aux diverses plitiques et prcédures de la Sciété de la SP applicables. La réslutin peut cnsister à rejeter la plainte si celle-ci s avère injustifiée. Le rôle et l bjectif du cmité d examen ne cnsistent aucunement à limiter u à suspendre des investigatins entreprises cnfrmément à la li u à une plitique en vigueur. De plus, le cmité d examen n est pas habilité à entamer des investigatins sans fndement apprprié. Le rôle du cmité d examen vise, d une part, à prcurer des cnseils relativement aux activités d investigatin u à en assurer la crdinatin, et, d autre part, à faciliter les cmmunicatins entre les parties cncernées, cnfrmément à la demande du vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines. Respnsabilités des plaignants Les plaignants, sit les persnnes qui supçnnent qu une infractin u qu un acte répréhensible grave a été cmmis, divent assumer les respnsabilités suivantes : 1. furnir l infrmatin qui leur a dnné au départ de bnnes raisns de crire qu une infractin u un acte répréhensible grave avait été cmmis; tute plainte nn fndée u malveillante, frmulée verbalement u par 4

5 écrit, est cnsidérée cmme une «activité légalement inapprpriée» au sujet de laquelle la Sciété de la SP est en drit de prendre des mesures; 2. ne pas chercher à btenir des preuves qu ils ne snt pas en drit de cnnaître; le seul fait d accéder à de telles preuves peut être cnsidéré cmme une activité inapprpriée; 3. agir de bnne fi envers le vice-président en chef des finances et viceprésident des ressurces humaines, les persnnes chargées de l enquête u les autres intervenants auxquels ils fnt part de leurs supçns d infractin u d acte répréhensible grave et auxquels ils divent cmmuniquer tute l infrmatin cnnue relativement aux allégatins rapprtées; tute persnne qui rapprte un cas supçnné d infractin u d acte répréhensible grave dit s attendre à être interrgée par les investigateurs autrisés de la Sciété de la SP; 4. dans le cas d une plainte annyme, furnir suffisamment de preuves crrbrant celle-ci pur qu une enquête puisse être entamée; une enquête prtant sur un acte répréhensible nn précis u des allégatins générales ne purra être entreprise en l absence de preuves vérifiables; aussi, étant dans l impssibilité d interrger un plaignant annyme, les investigateurs peuvent avir de la difficulté à évaluer la crédibilité des allégatins frmulées et dnc ne pas puvir enquêter sur celles-ci; 5. ne pas mener d enquête à titre persnnel aucun plaignant n est autrisé à s engager dans des activités d investigatin autres que celles que les investigateurs autrisés purraient lui cnfier. De plus, la Sciété de la SP dit s acquitter des bligatins mentinnées ci-dessus. 1. La Sciété de la SP dit veiller à préserver la cnfidentialité de l identité des plaignants, dans la mesure du pssible, seln les dispsitins de la li et les besins de l enquête. Dans les cas ù le plaignant révèle sn identité, l rganisme n est plus tenu d en prtéger la cnfidentialité. 2. La Sciété de la SP, qui ne tlère aucun acte de représailles, dit assurer la prtectin des plaignants cntre d éventuelles représailles. Nul ne peut cmmettre d abus u d actes de harcèlement, prférer des menaces, prendre des mesures discriminatires u néfastes pur l empli envers tute persnne ayant signalé de bnne fi une infractin u un acte répréhensible pssible. 3. Le drit des plaignants à une prtectin cntre les représailles ne leur prcure aucune immunité en cas de cnnivence cnstatée relativement à l bjet de leurs allégatins u à celui de l enquête dnnant suite à leur plainte. 4. La Sciété de la SP dit infrmer les plaignants du statut de leur plainte, à mins que des cnsidératins juridiques priritaires ne l en empêchent u que cela ne lui sit préjudiciable. 5

6 Respnsabilités et drits des participants à une enquête Les persnnes qui détiennent de l infrmatin sur l bjet d une enquête divent assumer les respnsabilités énumérées ci-dessus, qu elles sient des bénévles se truvant u nn en psitin de leadership u des emplyés de la Sciété de la SP. 1. Les persnnes qui snt interrgées dans le cadre d une enquête u qui snt priées d y participer d une manière u d une autre, ntamment en furnissant de l infrmatin, snt tenues de cllabrer pleinement avec les investigateurs autrisés de la Sciété de la SP. 2. Tute persnne participant à une enquête devrait s abstenir d en divulguer l existence u les détails u de faire part de la teneur de sn témignage à quicnque n a pas de lien avec l enquête en questin. En aucun cas, un participant ne devrait discuter de l bjet de l enquête, de la nature des preuves requises u furnies, ni des témignages apprtés aux investigateurs, à mins que ces derniers n y cnsentent. 3. Les demandes de cnfidentialité frmulées par les participants sernt respectées dans la mesure du pssible, seln les dispsitins de la li et les besins de l enquête. 4. Les bénévles et les emplyés nt drit à une prtectin cntre les représailles dnt ils purraient être victimes en raisn de leur participatin à une enquête dnnée. Drits et respnsabilités du témin principal dans une enquête Le témin principal dans une enquête est la persnne qui fait l bjet d une prcédure visant à établir des faits à la suite d allégatins frmulées à sn encntre u de preuves recueillies au curs d investigatins. La décisin de mener une enquête ne cnstitue pas une accusatin; il s agit plutôt d un prcessus neutre ayant pur bjectif l établissement de faits. Une enquête ne permet pas tujurs de cnclure qu une infractin u un acte répréhensible grave a été cmmis et, dans l éventualité d une telle cnclusin, elle n abutit pas frcément à la désignatin de l auteur de l infractin u de l acte répréhensible en questin. Le témin principal dans une enquête juit des drits énncés ci-dessus. 1. L identité du témin principal devrait rester cnfidentielle, dans la mesure du pssible, seln les dispsitins de la li et les besins de l enquête. 2. Nrmalement, le témin principal devrait être infrmé du fait que des allégatins nt été frmulées à sn encntre, dès qu une enquête frmelle est entamée, et avir la pssibilité de témigner durant l enquête. 3. Le témin principal a le drit de cnsulter les persnnes de sn chix. Il peut ntamment se faire représenter et même faire appel à un avcat. 4. À mins de mtifs impérieux justifiant une dispsitin cntraire, le témin principal devrait avir la pssibilité de réagir aux pints de preuve matériels cntenus dans le rapprt d enquête qui le cncerne. 6

7 5. Les allégatins d acte répréhensibles frmulées à l encntre du témin principal devraient être cnsidérées cmme étayées, uniquement si la prépndérance des preuves appuie lesdites allégatins. 6. Tute persnne faisant l bjet d une enquête a le drit d être infrmée des résultats de celle-ci. Si les allégatins frmulées cntre elle ne snt pas étayées, il cnviendra de cnsulter cette dernière pur décider si la divulgatin des résultats de l enquête est dans sn intérêt et dans l intérêt de la Sciété de la SP. 7. Les mesures disciplinaires u les crrectifs pris à l égard d un cntrevenant, à la suite d une enquête menée en vertu de la Plitique, devraient être cnfrmes aux prcédures applicables aux bénévles et aux emplyés en matière de cnduite et de mesures disciplinaires. Le témin principal dans une enquête dit remplir les bligatins énncées ci-dessus. 1. Le témin principal a le devir de cpérer avec les investigateurs dans la mesure ù cette cllabratin ne cmprmet pas sa prtectin cntre l aut-incriminatin en vertu de la législatin fédérale, prvinciale u territriale. 2. Le témin principal ne dit pas nuire à l enquête et dit tenir cmpte des avertissements u des remntrances des investigateurs à cet égard. Nul ne peut retirer, détruire u mdifier des preuves, ni chercher à influencer, à diriger u à intimider des témins. Respnsabilités des investigateurs Les investigateurs snt les persnnes autrisées par la Sciété de la SP à mener des investigatins et des analyses de faits relativement à des allégatins d infractin u d acte répréhensible grave. Le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines, avec l aide du cmité d examen, s assurera que les investigateurs nt les cmpétences pertinentes. Des ressurces techniques u autres peuvent être utilisées, au besin, pur faciliter l enquête. En agissant dans le cadre de leur mandat, les investigateurs exercent leur autrité et leurs drits d accès à l infrmatin en vertu des plitiques et des prcédures de la Sciété de la SP. Il est d une imprtance primrdiale que les investigateurs sient indépendants et impartiaux, dans les faits et en apparence. Les investigateurs divent faire preuve d équité, d bjectivité, d intégrité, de sens éthique et de rigueur dans l bservatin des nrmes juridiques et prfessinnelles. Surveillance et cnfrmité Il incmbe au vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines de la Sciété de la SP, cnjintement avec les autres membres de la haute directin, de diriger les activités de surveillance de l applicatin des rientatins de la Plitique et de la présente prcédure ainsi que de veiller au 7

8 respect des mdalités de cette plitique. Les vice-présidents du Bureau natinal et les présidents des divisins divent cnfirmer l bservatin de la présente plitique et de la prcédure cnnexe, tus les tris mis. Le vice-président en chef des finances et vice-président des ressurces humaines dit aviser sans délai le président et chef de la directin de tute plainte dépsée relativement à des supçns d infractin u d acte répréhensible ainsi que des mesures et des slutins qui en nt déculé. Le président et chef de la directin dit, quant à lui, aviser le cnseil natinal d administratin de tute plainte dépsée relativement à des supçns d infractin u d acte répréhensible ainsi que des mesures et des slutins qui en nt déculé, et ce, avant la tenue des réunins prévues au calendrier du cnseil. Révisin de la Plitique et de la prcédure cnnexe Cnfrmément aux directives de la Plitique, le cnseil d administratin natinal dit réviser ladite plitique au mins tus les cinq ans après sn apprbatin. La présente prcédure, quant à elle, dit être révisée chaque année par l équipe de la haute directin. \DisclsurePrtectPrceduresApprvedExecChampTitleRevNv2013-FR 8