Marche à suivre pour les réservations et la billetterie effectuées par système informatisé de réservations (SIR)

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1 1 Marche à suivre pur les réservatins et la billetterie effectuées par système infrmatisé de réservatins (SIR) Veuillez nter qu à partir du 1 er janvier 2014, les mdificatins apprtées à l état des segments d un itinéraire par suite d un changement à l hraire devrnt être traitées le plus tôt pssible et au mins 48 heures avant le départ du vl. La plitique d Air Canada stipule qu il ne peut y avir qu une seule réservatin par vyageur et par trajet. Veuillez passer en revue les pratiques de réservatin et les appliquer. 1. Si vtre agence utilise plus d un SIR, vus devez faire la réservatin et la billetterie dans le même SIR. 2. Vus ne puvez pas créer des segments en duble en les transférant d un SIR à l autre. Air Canada n assumera pas les frais engagés par le transfert de segments entre des SIR u par la cnversin des PNR dans les SIR des agences. Les Centres téléphniques d Air Canada n aidernt pas une agence qui tente de rappeler un PNR d un autre SIR. 3. Vus ne puvez pas faire de réservatins actives u passives en duble. Cela cmprend tute cmbinaisn de réservatins qui ne snt pas lgiquement pssibles. 4. Les segments passifs ne snt pas autrisés. Exceptinnellement, Air Canada permettra la créatin de segments passifs pur les dssiers de grupe (10 passagers u plus) initialement créés par Air Canada, s ils cmprennent des services intertransprteurs u si l autrisatin préalable d Air Canada figure au dssier. Les PNR de grupe ne divent être rappelés qu une seule fis et qu au mment de la billetterie. 5. Les agents de vyages qui émettent des billets pur le cmpte de sus-agents divent le faire à partir de la réservatin initialement créée dans le SIR. 6. Vus ne puvez pas retenir des places à brd d un vl en prévisin de ventes futures ptentielles. Le nm au cmplet et le titre de civilité de chaque vyageur divent être entrés dans le système au mment de la réservatin. Aucun changement de nm n est autrisé. Les crrectins de nm ne snt autrisées qu en cas de faute d rthgraphe u pur refléter le nm précisé dans des dcuments juridiques. 7. Les réservatins fictives u spéculatives, y cmpris la pratique cnsistant à blquer u à retenir une réservatin en raisn d une demande attendue u de l indécisin du client, ne snt autrisées en aucune circnstance. 8. Le recurs aux segments uverts dit être limité dans la mesure du pssible. 9. Les mdificatins apprtées à l état des segments d un itinéraire par suite d un changement à l hraire, d irrégularités d explitatin, de la cnfirmatin des intentins des vyageurs, de l annulatin d un vl u de tute autre circnstance sernt mises en file d attente dans vtre SIR et devrnt être traitées au mins 24 heures avant le départ du vl. C est le cas ntamment pur l annulatin des segments avec et sans billetterie dnt le cde d état est UN, NO, HX, WK, WL u WN. Veuillez également traiter u annuler, seln le cas, tus les segments superflus dnt le cde d état est UC, US u DS qui se truvent dans vs dssiers. Veuillez nter qu à partir du 1 er janvier 2014, les mdificatins apprtées à l état des segments d un itinéraire par suite d un changement à l hraire devrnt être traitées le plus tôt pssible et au mins 48 heures avant le départ du vl. 12/2/2013 5:08 PM. Sus réserve de mdificatins sans préavis.

2 2 10. Les réservatins et les annulatins successives effectuées dans le but de reprter l échéance de billetterie ne snt pas permises. 11. Vus ne puvez utiliser le cde de transprteur d Air Canada avec des numérs de vl fictifs pur enregistrer de l infrmatin de vl d un transprteur nn inscrit dans le SIR. 12. Les PNR d essai et de frmatin divent être créés en «mde frmatin» seulement et ne divent pas avir d incidence sur le stck de places d Air Canada. 14.1) Air Canada se réserve le drit d établir des ntes de débit u des factures (peu imprte le pint de vente) dans les cas suivants : a. défectin de la part de clients dnt les dssiers dans vtre SIR cmprtent des numérs de billets nn valides; b. vtre agence annule un billet sans annuler les réservatins pur les vls qui y snt assciés; La perceptin des frais se fera au myen d'une nte de débit u d'une facture par passager u par PNR pur les réservatins dnt l'échéance de billetterie est dépassée et qui dnnent lieu à des défectins. a. Les itinéraires intra-canada et transfrntaliers en classe écnmique entraînernt des frais de 100 $ CAD/USD. b. Les itinéraires intra-canada et transfrntaliers en Classe affaires entraînernt des frais de 150 $ CA/US. c. Les itinéraires internatinaux en classe écnmique et en Classe affaires internatinale, entraînernt des frais de 150 $ CA/US. NOTA : Les billets assciés aux réservatins faites au myen d'un SIR divent être émis cnfrmément aux règles tarifaires. Si la réservatin n est plus nécessaire, elle dit être annulée immédiatement, avant le départ, par l'entremise du SIR. c) Vtre agence tente de cnturner les règles relatives aux segments de vls unis, c'est-à-dire lrsqu'une crrespndance est réservée pur un pint d'rigine et une destinatin, et que l'un des segments est annulé afin d'btenir accès au stck de places de vls internatinaux. Une nte de débit u une facture d'un mntant de 250 $ CAD/USD par passager u par PNR sera établie pur les segments de vls unis indiqués et réservés afin d'btenir accès à l'inventaire des vls internatinaux. 14.2) Air Canada se réserve le drit d'émettre des ntes de débit u des factures lrsqu'une agence met d'annuler des places en duble pur lesquelles des billets nt été émis et n'nt pas été rembursés avant le départ. Exemples de vilatin : billets multiples émis pur le même passager et réservés dans un SMD, réservatins effectuées dans un SMD et en ligne, réservatins multiples en ligne u billets multiples dans un même PNR. Qu est-ce qu une réservatin en duble? Il s agit d une série de réservatins simultanées pur un même passager et pur des vls qui ne peuvent pas tus être pris parce que l hraire ne le permet pas u que l itinéraire est illgique. Il peut s agir des cas suivants : plus d une réservatin faite pur le même passager; une réservatin faite dans le même PNR u dans un PNR différent; une réservatin faite pur les mêmes segments de vl u pur des segments de vl différents; une réservatin faite pur les mêmes classes u pur des classes différentes; une réservatin faite dans le même SIR u dans un SIR différent. 12/2/2013 5:08 PM. Sus réserve de mdificatins sans préavis.

3 3 MONTANTS DES NOTES DE DÉBIT OU DES FACTURES Avant le départ, annulatin de place : Étape 1: L'agence dit indiquer à la ligne OSI qu'il s'agit du rembursement d'une réservatin en duble et indiquer un renvi vers le billet qui sera utilisé. Étape 2 : Lrsque l'agence remburse la réservatin en duble, elle reçit une nte de débit de 50 $ pur erreur de billetterie parce qu'elle a suivi les instructins et crrigé l'erreur. Si l'agence cmmunique avec les Services de rembursement pur le traitement du rembursement ci-dessus, Air Canada impsera les frais suivants : 100 $ CAD/USD pur les itinéraires intérieurs et transfrntaliers; 150 $ CAD/USD d'erreur de billetterie pur les itinéraires internatinaux; plus 100 $ CAD/USD de frais de traitement. Si l'agence cmmunique avec les Services de rembursement pur le traitement du rembursement décrit ci-dessus et qu'il y a des invendus, Air Canada impsera, peu imprte le pint de vente, des frais de traitement de 100 $ CAD/USD, les frais de mdificatin assrtis à la règle tarifaire la plus restrictive du billet nn utilisé, PLUS : 100 $ CAD/USD pur les itinéraires intérieurs et transfrntaliers; 150 $ CAD/USD pur les itinéraires internatinaux; Si l'agence cmmunique avec les Services de rembursement pur le traitement d'un rembursement lrsqu'il y a deux billets assciés à un PNR et une place réservée (aucun invendu) : des frais de traitement de 100 $ CAD/USD et des frais d'erreur de billetterie de 50 $ CAD/USD sernt imputés. Nta : Les frais ci-dessus peuvent être supérieurs à la valeur du billet en duble. Si l'agence traite le rembursement et qu'il y a un invendu, Air Canada exigera des frais, peu imprte le pint de vente. Si vus n'indiquez pas de renvi vers le billet en duble cmme mentinné ci-dessus, l'agence recevra une nte de débit nn cntestable pur la pleine valeur du billet. Si vus indiquez un renvi vers le billet et que vus suivez la prcédure, Air Canada impsera, en plus des frais de traitement de 100 $ CAD/USD, et des frais de mdificatin assrtis à la règle tarifaire la plus restrictive du billet nn utilisé, une nte de débit de : $ CAD/USD pur les itinéraires intérieurs et transfrntaliers; $ CAD/USD d'erreur de billetterie pur les itinéraires internatinaux Nta : Les frais ci-dessus peuvent être supérieurs à la valeur du billet en duble. Afin d'éviter les ntes de débit : a) Veuillez activer les messages u les avertissements d'air Canada cncernant l'annulatin de places en duble. b) Annulez un des billets avant le départ, indiquez un renvi dans le PNR rembursé en précisant le deuxième numér de billet et rembursez directement le client. À la vérificatin du rembursement, seuls des frais d'erreur de 50 $ CAD/USD plus taxes sernt facturés. 12/2/2013 5:08 PM. Sus réserve de mdificatins sans préavis.

4 4 15. Air Canada se réserve le drit d interdire à une agence l accès à sn stck de places u à sa fnctinnalité de réservatin si cette agence : - a des ntes de débit u des factures pur des infractins cmmises relativement à des réservatins qui snt en suffrance depuis plus de 30 jurs; - a effectué des réservatins et de la billetterie frauduleuses; - cmpte 10 cas u plus de défectin u encre a un taux de défectin de 25 % pur un mis dnné. 16. Air Canada exige la billetterie électrnique pur tus les itinéraires qui y snt admissibles. L émissin de billets papier pur répndre aux préférences du client n est plus autrisée. Air Canada se réserve le drit d établir des ntes de débit u des factures de 50 $ CAD/USD, u l équivalent dans la mnnaie lcale, par infractin. 17. Tut espace cnfirmé u en liste d attente réservé par un SIR dit être annulé avant de remburser u d annuler un billet. 18. Air Canada interdit la billetterie but à but, la billetterie à cupns perdus et la billetterie tangente, qui snt des pratiques visant à btenir u tarif intérieur au tarif applicable. Ces pratiques cnstituent une infractin aux réslutins de l industrie ainsi qu aux barèmes et tarifs fficiels, et purraient entraîner l émissin d une nte de débit pur la différence avec le tarif applicable u l bligatin, pur le passager, de payer la différence à l aérprt. La billetterie but à but cmprend une cmbinaisn d'au mins deux tarifs aller-retur dans le but de cnturner les règles tarifaires applicables, cmme la cnditin d achat à l avance et la cnditin de séjur minimal. Sus réserve de mdificatins sans préavis. La billetterie tangente Il s'agit de billets vendus à des tarifs aller-retur pur des allers simples u du paiement d'un tarif à partir d'un pint autre que le pint d'rigine réel du client u jusqu'à un pint au-delà de sa destinatin réelle. Pénalités Si Air Canada juge qu un abnné à un SIR s est engagé dans des pratiques qui entrent en cnflit avec les lignes directrices énncées dans le présent dcument, elle lui impsera la pénalité suivante : Des frais d administratin de 50 $ CAD¹ u de 50 $ USD par nte de débit pur les agences situées au Canada u aux États-Unis, respectivement; Frais de 8 $ CAD¹ u $8 USD par passager par trnçn de vl, à l'exceptin des pénalités assciées à la défectin d'un client, aux règles relatives aux segments de vls unis et à la billetterie ds à ds, la billetterie à cupns perdus et la billetterie tangente, qui snt précisées aux paragraphes 14, 17 et 18. ¹ Ou l équivalent dans la mnnaie lcale pur les agences situées ailleurs qu au Canada u aux États-Unis. Fire aux questins 1. Quel est l bjectif de la marche à suivre pur les réservatins et la billetterie par système infrmatisé de réservatins (SIR)? Le but est d éliminer les dépenses sans valeur ajutée déculant des pratiques de réservatin inapprpriées des agences de vyages. Certaines agences ne savent pas que certaines pratiques entraînent, pur la Sciété, des cûts inutiles qui ne snt pas liés aux prduits passages réels. Le prgramme de vérificatin du SIR sensibilise les agences à la plitique d Air Canada sur les prcédures de réservatin et de billetterie effectuées au myen de différents SIR. 12/2/2013 5:08 PM. Sus réserve de mdificatins sans préavis.

5 5 2. Qu arrive-t-il lrsqu une agence de vyages ne se cnfrme pas à la plitique d Air Canada? Si Air Canada détermine que les pratiques de réservatin et de billetterie d une agence de vyages ne respectent pas sa plitique, elle peut établir des ntes de débit et facturer des frais d administratin de 50 $ CAD u de 50 $ USD par nte de débit 3. Une agence de vyages peut-elle réserver des segments passifs? Nn. Elle ne peut recurir aux segments passifs que pur créer des PNR de grupe avec des segments assurés par d autres transprteurs. Veuillez cmmuniquer avec vtre furnisseur de SIR afin d btenir de plus amples renseignements sur la marche à suivre pur la facturatin et les questins administratives. PNR de grupe avec segments assurés par d autres transprteurs réservés par Air Canada : Ces PNR ne peuvent être demandés au myen de la fnctinnalité de rappel des PNR de grupe. Air Canada exige de recevir un message OSI avec les numérs de billets et une référence au numér de PNR de grupe d Air Canada. 4. Cmment une agence de vyages peut-elle éviter les demandes multiples de PNR de grupe? L agence ne peut rappeler un PNR de grupe qu une seule fis, juste avant la billetterie. 5. En ce qui cncerne les réservatins de grupe cnsidérées cmme des cas spéciaux, Air Canada autrise-t-elle les segments passifs? Quelles que sient les circnstances, Air Canada n autrise pas l utilisatin de segments passifs pur les réservatins de grupe cnsidérées cmme des cas spéciaux. Dans le cas des changements nécessitant le fractinnement du PNR de grupe initial, Air Canada permet de redemander le PNR mdifié et de réémettre le u les billets afin de tenir cmpte du changement. 6. Cmment une agence de vyages peut-elle dnner de la frmatin au myen du cde AC? Tus les SIR ffrent aux agences de vyages un mde d essai et de frmatin. Veuillez cmmuniquer avec vtre furnisseur de SIR pur cnnaître la marche à suivre. 7. Qu entend-n par réservatins et annulatins multiples inapprpriées? Air Canada cnsidère que des réservatins u des annulatins multiples d un même segment pur un même client snt inapprpriées si elles snt effectuées dans le but de reprter l échéance de billetterie. 8. Cmment une agence de vyages peut-elle furnir au client un tarif exact, taxes et suppléments cmpris, si elle ne peut créer un PNR? Il n est pas nécessaire de créer un PNR pur furnir des renseignements sur le prix u l hraire. Une agence de vyages peut établir un itinéraire pur les besins du calcul tarifaire, à cnditin de ne pas fermer le PNR (abandn du PNR au lieu de transactin de fin). 9. Cmment une agence de vyages peut-elle éviter des segments en duble si le client le demande? Il incmbe à l agence de s assurer que ses agents respectent les prcédures de réservatin et de billetterie d Air Canada. Les segments en duble entraînent des frais sans valeur ajutée et réduisent les places dispnibles. 10. Une agence de vyages est-elle autrisée à mdifier le nm d un client? Nn. Les crrectins de nm ne snt autrisées qu en cas de faute d rthgraphe u pur refléter le nm précisé dans des dcuments de vyage. 11. Les agences de vyages reçivent-elles un avertissement lrsqu elles mettent d annuler des réservatins sans billetterie u d exécuter les messages envyés par Air Canada dans la file d attente des agences? Oui. Les agences de vyages reçivent un avertissement si elles n annulent pas les réservatins sans billetterie. Il leur incmbe d annuler tute réservatin sans billetterie dans leur SIR avant la date de départ et d exécuter les messages d Air Canada reçus dans la file d attente de l agence. 12/2/2013 5:08 PM. Sus réserve de mdificatins sans préavis.