NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDLP/N Date: 18 juillet 2007

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE SECRETARIAT GENERAL Directin des affaires financières et de la lgistique Sus-directin de la lgistique et du patrimine Bureau des myens lgistiques Adresse :78 rue de Varenne Paris 07 SP Suivi par : Tél. : Fax : Date de mise en applicatin : IMMEDIATE NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDLP/N Date: 18 juillet 2007 Le Ministre de l'agriculture et de la pêche à Mesdames et Messieurs les directeurs et chefs de service d'administratin centrale, des services décncentrés et des établissements d'enseignement Objet : Mise en œuvre de l'arrêté du 24 mai 2007 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels et cllabrateurs du ministère de l agriculture et de la pêche Bases juridiques : Décret n du 3 juillet 2006 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels civils de l'etat Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de missin prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels civils de l'etat. Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels civils de l'etat. Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilmétriques prévues à l'article 10 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels civils de l'etat. Résumé : Cnditins et mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels et cllabrateurs du ministère de l agriculture et de la pêche. Mts-clés : missins, déplacements, vyages, transprt, extérieur, séjurs, indemnités, vyagiste, utre mer, étrangers. Pur exécutin : Administratin centrale, Services décncentrés, Etablissement d'enseignement Destinataires Pur infrmatin : Syndicats

2 Cnfrmément au décret n du 3 juillet 2006, qui remplace désrmais les cinq décrets qui régissaient auparavant les rembursements des frais de déplacement, un arrêté en date du 24 mai 2007, publié au Jurnal fficiel de la République française du 10 mai 2007, fixe les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels du ministère et des persnnes qui interviennent pur le cmpte de ses services. La présente nte de service prte sur les nuvelles mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels et cllabrateurs du ministère de l agriculture et de la pêche. Il est suligné que la respnsabilité de l'rdnnateur s'est accrue. En effet tutes les pièces justificatives snt cnservées chez lui, seuls l'rdre de missin et l'état de frais étant envyés chez le payeur. Dès lrs, une attentin plus particulière sera prtée à la vérificatin des états de frais. 1 - LE MARCHE VOYAGISTE DE L ADMINISTRATION CENTRALE Le recurs aux services du vyagiste est bligatire, cnfrmément au cde des marchés publics. Dans le cas ù le vyagiste établit une prpsitin de vyage à un tarif ne répndant pas au suhait du ministère, il appartient au service gestinnaire de demander une nuvelle prpsitin tarifaire plus satisfaisante. Il cnviendra néanmins de veiller au cntenu des prestatins à facturer (billet mdifiable, rembursable, échangeable ). 2 - MISSION EN METROPOLE 21 - FRAIS DE REPAS : REMBOURSEMENT FORFAITAIRE Les frais de repas en France métrplitaine snt rembursés frfaitairement sur la base de l indemnité fixée par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de missin prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet L'agent n'a pas à prduire de factures de restauratin u de pièces justificatives quelcnques. Par cntre, il dit certifier par une mentin sur l'état de frais, u le cas échéant par une attestatin sur l'hnneur signée par ses sins, qu'il n'a pas pris de repas dans un restaurant administratif u assimilé FRAIS D'HEBERGEMENT : REMBOURSEMENT FORFAITAIRE A 60 Les frais d'hébergement en France métrplitaine snt rembursés sur la base d'un frfait fixé à 60 par nuit, sur prductin d'une facture u d'une pièce cmptable riginale (facture d'hôtel, camping, quittance de lyer ). Il n'y a pas de distinctin entre Paris et la prvince. L'indemnité de nuitée n'est pas attribuée lrsque l'agent est lgé gratuitement. Cette pièce cmptable dit cmprter la date et le cût TTC des prestatins. L'indemnité cmprend la lcatin de la chambre, la taxe de séjur, ainsi que le petit déjeuner. Il est cnseillé aux missinnaires de veiller à la cnfrmité de leur facture d'hébergement afin de ne pas rencntrer de prblème lrs du rembursement.

3 23 - VERSEMENT DES INDEMNITES DE SEJOUR Les agents peuvent prétendre au versement d indemnités jurnalières dans les cnditins prévues par le régime applicable sur le territire ù s'effectue leur déplacement. A titre d'exemple, un agent en prvenance des DOM et effectuant sn déplacement en métrple bénéficiera des taux d'indemnisatin applicables en métrple. 24 APPRECIATION DE LA DUREE DE LA MISSION LORS DE L'UTILISATION DU TRAIN ET DE L'AVION La missin cmmence à l'heure de départ de la résidence administrative et finit à l'heure de retur dans cette même résidence. Tutefis l'autrité administrative peut, pur des raisns d'rdre pratique (hraires, durée, cût des transprts...) prendre en cmpte la résidence familiale dans la déterminatin des drits à indemnisatin. La durée de la missin peut ainsi être déterminée en fnctin : de l'heure de départ de la résidence administrative u de la résidence familiale, de l'heure de retur à la résidence administrative u à la résidence familiale. Pur un même déplacement, il est pssible de cnsidérer que la missin cmmence à l'heure de départ de la résidence administrative et s'achève à l'heure de retur dans la résidence familiale u inversement. Néanmins, l'autrité administrative chargée de signer l'rdre de missin et l'état de frais, ainsi que l'rdnnateur, purrnt demander à l'agent de justifier des délais de rute qui sembleraient imprtants et/u inchérents par rapprt aux heures indiquées par exemple sur les titres de transprt. Un certificat administratif signé par l'autrité administrative, devra alrs être jint au dssier de l'agent pur en justifier la raisn FRAIS DE PARKING Les frais de parking snt rembursés sur présentatin d'une pièce justificative. La persnne chargée de signer l'état de frais ainsi que l'rdnnateur purrnt demander à l'agent de justifier tute inchérence, u abus par rapprt à la missin effectuée. Un certificat administratif signé par l'autrité administrative devra également être jint pur en justifier la raisn FRAIS DE TAXI L'utilisatin de ce myen de transprt dit être justifiée cnfrmément à l'arrêté du 24 mai 2007 et réservée aux parcurs de curte distance. Le rembursement sera effectué sur présentatin d'une pièce justificative. A l'étranger, les frais de taxi pur se rendre de l'aérprt u de la gare, vers la ville de destinatin indiquée sur l'rdre de missin snt rembursés. Ils ne le snt pas pur les vyages effectués à l'intérieur de cette ville TRANSPORTS EN COMMUN Lrsque l'agent se déplace par les transprts en cmmun, il peut prétendre, sur la base la plus écnmique, à la prise en charge de ses frais de transprt sur prductin des justificatifs de paiement auprès du seul rdnnateur.

4 En cas de nécessité de service et sur autrisatin du supérieur hiérarchique, dans la limite des crédits dispnibles, l'agent peut vyager en classe supérieure SUPPRESSION DES ABATTEMENTS Les abattements en cas de séjur dans une même lcalité à partir du 11ème jur snt supprimés. 3 - MISSION OUTRE-MER ET ETRANGER : OBLIGATION DE FOURNIR UNE FACTURE D'HEBERGEMENT Pur puvir prétendre à la ttalité des indemnités frfaitaires de séjur, la prductin par l'agent de sa facture d'hébergement est bligatire. Aucune facture de restaurant n'est à jindre au dssier de l'agent. Pur l utre-mer, le taux maximal de l indemnité de missin est réduit : de 65 % lrsque l agent est lgé gratuitement, de 17,5 % lrsqu il est nurri à l un des repas du midi u du sir, de 35 % lrsqu il est nurri gratuitement aux repas du midi et du sir. Pur l étranger, les taux des indemnités de missin snt réduits : de 65 % lrsque l agent est lgé gratuitement, de 17,5 % lrsqu il est nurri à l un des repas du midi u du sir, de 35 % lrsqu il est nurri gratuitement aux repas du midi et du sir. A l'étranger, la ntin de grupe classant les agents dans des catégries est supprimée. Les agents sernt rembursés sur la base des indemnités prévues par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de missin prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet L'agent peut se faire remburser, sur présentatin de factures riginales, les frais engagés pur la délivrance d un passeprt u d'un visa, u pur subir des vaccins bligatires. Lrsque le vyage est effectué par la vie aérienne, les frais de transprts en cmmun u de taxi pur se rendre de l'aérprt au lieu de missin indiqué sur l'rdre de missin peuvent être pris en charge. A l'étranger, les frais de taxi à l'intérieur de la lcalité de la missin ne snt pas rembursés. Cnfrmément à la dérgatin prévue à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, en cas de missin effectuée à l'étranger par le ministre, les membres de sn cabinet, u par tute persnne sur autrisatin du directeur cncerné, les indemnités jurnalières peuvent être majrées. Elles snt alrs calculées sur la base de cinq tiers des taux fixés par l'arrêté susvisé du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de missin prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet Dans la mesure du pssible, cette dérgatin devra être mentinnée au préalable sur l rdre de missin. 4 TOURNEE OUTRE-MER OU DEPLACEMENT DE SERVICE A L INTERIEUR DU PAYS DE RESIDENCE. En applicatin de l arrêté du 3 juillet 2006 susvisé, le taux maximal de l indemnité de missin qui peut être attribuée à l ccasin d une turnée est égal à 70% du taux maximal de l indemnité de missin applicable dans la cllectivité d utre-mer cnsidérée tel que prévu à l article 1 de l arrêté précité.

5 L agent en pste à l étranger effectuant un déplacement de service à l intérieur du pays de sa résidence administrative perçit 90% du taux des indemnités jurnalières fixés par l arrêté du 3 juillet 2006 susvisé. 5 DISPOSITIONS COMMUNES 51 REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGES PAR DES PERSONNES EXTERIEURES AU MAP. Tute persnne étrangère au ministère de l'agriculture et de la pêche qui participe aux rganismes cnsultatifs, u qui intervient pur le cmpte et à la demande des structures du MAP, peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de déplacement. Les taux des indemnités de séjur susceptibles d'être alluées aux intéressés snt ceux des indemnités de missin prévues pur les agents de l'état, et le rembursement de leurs frais de transprt s'effectue dans les mêmes cnditins que pur ces derniers, leur résidence administrative étant cnfndue avec leur résidence familiale. Il est nécessaire de préciser sur les rdres de missin, u cnvcatins valant rdre de missin, quelle est la structure chargée de payer les états de frais présentés, en vérifiant au préalable la dispnibilité des crédits. 52 AVANCE SUR FRAIS DE DEPLACEMENT. Les avances snt cnsenties à hauteur de 75 % du mntant des frais prévisinnels pur les missins en France métrplitaine et l'utre-mer. Pur l'étranger l'avance est cnsentie à hauteur de 100 % du mntant des frais prévisinnels. Tute missin nn effectuée ayant fait l bjet d une avance devra faire l bjet d un rembursement par l'agent au payeur dans les plus brefs délais. Tute missin annulée, y cmpris le jur même de la missin, devra faire l bjet d un signalement auprès du vyagiste et des services respnsables de la réservatins des billets. En effet, à défaut d annulatin, le vyagiste facture la missin au service gestinnaire. 53 CARTES D'ABONNEMENT. L'achat par l'administratin de cartes d'abnnement peut être autrisé lrsque la fréquence des déplacements pur les besins du service le justifie, et afin qu'il en résulte une écnmie. 54 UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL Lrs de l'établissement du premier rdre de missin, lrsque le véhicule persnnel est utilisé, u dans le cas d'un changement de véhicule persnnel, l'agent devra jindre à sn dssier la cpie de sa carte grise pur cntrôle de la puissance fiscale du véhicule. Il n'est plus nécessaire de furnir ensuite une cpie de la carte grise à l'appui des autres dssiers. L'agent dit signer la certificatin, sur sn rdre de missin, qu'il est bien assuré dans les cnditins prévues à l'article 10 du décret n du 3 juillet 2006, même s'il se fait remburser sur la base du tarif SNCF. L'agent dit alrs signer sus cette mentin.

6 55 DELAIS DE TRANSMISSION DES DOSSIERS. Il est cnstaté que certains dssiers snt envyés pur paiement plusieurs mis après la missin. Ces dssiers ne répndant plus aux prcédures mises en place par le ministère nécessitent un traitement plus lurd, ntamment par les services gestinnaires de l'administratin centrale. Afin de ne pas retarder le traitement des dssiers envyés dans les délais, les états de frais datant de plus de quatre mis ne fernt pas l'bjet d'un traitement priritaire par les services gestinnaires, sauf urgence dûment signalée par currier par la hiérarchie de l'agent. A ce titre, il est rappelé que dès le retur de sa missin, l'agent dit faire parvenir sn état de frais accmpagné de tutes ses pièces justificatives, et cnfrme à la réglementatin en vigueur. Le service gestinnaire, après cntrôle de la cnfrmité du dssier, remburse l'agent dans les meilleurs délais. 56 CONDITIONS TARIFAIRES PARTICULIERES. Dans le cas ù le séjur du missinnaire est prlngé afin de faire bénéficier l administratin de meilleures cnditins tarifaires de billets d avin pur les vyages de l utre-mer vers la métrple sur cnvcatin de l administratin centrale, les indemnités de séjur supplémentaires peuvent être rembursées sus réserve de la prductin par l autrité administrative d un dcument justifiant l analyse cmparative des cûts et des bénéfices. Le Secrétaire Général Dminique SORAIN

7 TABLEAU DE SYNTHESE DES TAUX D INDEMNITES LIEU INDEMNITÉ JOURNALIÈRE REPAS NUITÉE OBSERVATIONS 60 Métrple Néant 15,25 frfait De métrple vers l'étranger Taux annexe 1 x 100% Puis mdulatin en fnctin Suppressin distinctin Paris -prvince Article 2 alinéa 2 arrêté budget du 3 juillet 2006 Taux utre mer Agent en pste à l'étranger effectuant un déplacement à l'intérieur du pays de sa résidence administrative De métrple vers la Martinique, la Guadelupe, la Guyane, la Réunin, Maytte, St Pierre et Miqueln Taux annexe 1 x 90% Puis mdulatin en fnctin 90 x 100 % puis mdulatin en fnctin Article 3 alinéa 2 arrêté budget du 3 juillet 2006 Article 2 alinéa 1 arrêté budget du 3 juillet 2006 Taux utre mer Turnée De métrple vers la Nuvelle- Calédnie, Wallis et Futuna et la Plynésie Française 90 x 70 % puis mdulatin en fnctin 120 x 100 % puis mdulatin en fnctin Article 3 alinéa 1 arrêté budget du 3 juillet 2006 Taux utre mer Article 2 alinéa 1 arrêté budget du 3 juillet 2006 Taux utre mer Turnée 120 x 70 % puis mdulatin en fnctin Article 3 alinéa 1 arrêté budget du 3 juillet 2006 Taux utre mer