Appel d offre relatif à la sélection des Prestataires Equipements informatiques dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017

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1 Appel d ffre relatif à la sélectin des Prestataires Equipements infrmatiques dans le cadre du Champinnat du Mnde de Handball 2017 CAHIER DES CHARGES JUIN 2016

2 Smmaire 1. PREAMBULE Cntexte Le Champinnat du Mnde de Handball Respnsabilité et bjectifs du CO France Descriptif du marché Matériel à furnir Dépliement des équipements Maintenance des équipements Le règlement de l appel d ffre Article 1. Objet de la cnsultatin Article 2. Cnditin de participatin à la cnsultatin Article 3. Calendrier de la cnsultatin Article 4. Critères de sélectin Article 5. Lts Article 6. Cntenu des prpsitins Article 7. Réceptin des ffres Article 8. Questins Article 9. Cnfidentialité ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE Dcument à cmpléter

3 1. PREAMBULE 1.1. Cntexte Le 15 décembre 2011, la Fédératin Internatinale de Handball (IHF) a désigné la France cmme pays hôte du Champinnat du Mnde de Handball Masculin en La Fédératin Française de Handball (FFHB) s est vu cnfier par cntrat cnclu le 1 er février 2015, la respnsabilité exclusive de l rganisatin du Champinnat du Mnde de Handball Masculin 2017 qui se dérulera en France du 11 au 29 janvier Pur assurer la réussite de l événement et mbiliser l ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé le Cmité d Organisatin FRANCE 2017 («CO France 2017»), assciatin Li 1901, chargée de l rganisatin du Champinnat du Mnde de Handball Masculin L Assemblée Générale cnstitutive du CO France 2017 s est tenue le 30 nvembre Le Champinnat du Mnde de Handball 2017 Le Champinnat du Mnde de Handball 2017 se dérulera du 11 au 29 janvier 2017 seln le calendrier prévisinnel de cmpétitin jint en Annexe 1. 8 sites nt été retenus pur accueillir la cmpétitin : 4 sites accueillernt les matchs de phase préliminaire (phase de pules) : Nantes ; Ruen ; Metz ; Paris. 4 sites accueillernt les matchs de phase éliminatire (1/8 ième et ¼ de finale) : Mntpellier ; Albertville ; Lille ; Paris. Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales) Brest accueillera la «Cupe du Président» (matchs de classement cncernant les équipes nn qualifiées à l issue de la phase préliminaire) Respnsabilité et bjectifs du CO France 2017 Le cmité sera en charge de pilter et de mettre en œuvre, d un pint de vue natinal et sur chacun des sites de cmpétitin retenus, l ensemble des pératins d rganisatin du Champinnat du Mnde de Handball Masculin France La FFHB s est fixé tris bjectifs majeurs pur le Champinnat du Mnde Masculin de Handball France Qualité : Organiser une cmpétitin au plus haut standard internatinal. Le Handball s affirme, en France et à l internatinal, cmme un des sprts de salle majeurs. Le Champinnat du Mnde en est une vitrine privilégiée : la FFHB se dit d rganiser une cmpétitin au niveau des plus grands événements sprtifs internatinaux. L excellence de l rganisatin devra répndre vire dépasser les attentes de tutes les ppulatins : les jueurs, leurs délégatins, les médias, les partenaires, la famille du Handball, les puvirs publics, les spectateurs et les téléspectateurs. 3

4 Spectacle et fête ppulaire : Célébrer le Handball avec le grand public. Le Champinnat du Mnde, c est la fête du Handball, attendue par la famille du Handball natinale et internatinale : les licenciés, les fans, les dirigeants... Le Champinnat du Mnde devra impliquer et faire participer le plus grand nmbre : plus qu une successin de matchs, l événement dit devenir une grande fête ppulaire et prpser un spectacle attractif pur tus. Ouverture et héritage : Cntribuer au dévelppement du Handball et établir de nuveaux partenariats durables. L accueil du Champinnat du Mnde de Handball 2017 dit permettre de franchir une nuvelle étape dans le dévelppement du Handball, en s uvrant à d autres hrizns : intéresser de nuveaux publics et les amener à s intéresser, regarder et à assister aux cmpétitins ; inciter de nuvelles entreprises à nuer des partenariats avec les clubs prfessinnels et les structures fédérales ; cnvaincre de nuveaux médias de relayer ns infrmatins. L une des fnctins essentielles incmbant au CO FRANCE 2017et faisant l bjet de cette cnsultatin, cnsiste à s assurer de la mise en place et du bn fnctinnement de l ensemble des pératins relatives à la restauratin des VIP et de l Organisatin du Champinnat du Mnde

5 2. Descriptif du marché Le présent Cahier des Charges a pur bjet de définir les besins du CO en termes d Equipements infrmatiques, nécessaires à la tenue du Champinnat du Mnde de Handball Les prestatins cncernent : la furniture des équipements (rdinateurs, imprimantes, webcams) et des cnsmmables pur les imprimantes ; le dépliement des équipements sur les sites de cmpétitin ; la maintenance des équipements durant tute la durée de la cmpétitin Matériel à furnir Remarque générale : Les besins n étant pas encre entièrement arrêtés, les vlumes ci-dessus purrnt être ajustés ultérieurement. Besins Pstes infrmatiques Le tableau ci-dessus présente la vlumétrie des besins en PC fixe et prtable : PC fixe PC prtable TOTAL Besin par site TOTAL 8 SITES Caractéristiques principales : - Les PC divent dispser d une cnfiguratin classique pur une utilisatin bureautique, d une licence Micrsft Office (Wrd, Excel, Pwerpint), et idéalement avir tus la même versin du système d explitatin. - Les PC fixes divent être cmpsés d une unité centrale, un écran (entre 17 et 20 puces), une suris et un clavier (azerty). - Les PC prtables divent dispser d un antivl. Imprimantes Le tableau ci-dessus présente la vlumétrie des besins en imprimantes : Imprimante A4 Imprimante A3 Imprimante A6 accred TOTAL Besin par site TOTAL 8 SITES

6 Caractéristiques principales : - Les imprimantes divent être laser ; culeur u mnchrme. - Les imprimantes A6 peuvent être des imprimantes A4 avec un chargeur extérieur acceptant le frmat A6. Webcams Le tableau ci-dessus présente la vlumétrie des besins en webcams : Webcam Besin par site 4 TOTAL 8 SITES 32 Caractéristiques principales : - Les webcams servirnt à la prise de pht d identité pur les accréditatins ; une réslutin standard sera suffisante. - Une prise USB sera nécessaire. Durée d utilisatin : Les sites snt activés seln le calendrier ci-dessus. D une manière générale, l ensemble des dispsitifs devrnt être pératinnels dans les différents espaces au plus tard seln le planning suivant : Espaces rganisatin : J-4 Espaces cmpétitin : J-3 Espaces média : J-3 Espaces hspitalités : J-1 Le prestataire adaptera sn planning d installatin / désinstallatin en cnséquence. De plus, le démntage des équipements devra être terminé le lendemain du dernier match pur éviter le vl. 6

7 PHASE DE POULES 1/8 1/4 1/2 Finales sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar PARIS I I I I M ff M M M M M M ff M M M ff M ff M M M M R R NANTES I I I I I M M M M M M ff M R R METZ I I I I I M ff M M M M M M R R ROUEN I I I I I M M M M M M ff M R R LILLE I I I I I M M ff M R R ALBERTVILLE I I I I I M M ff M R R MONTPELLIER I I I I I M M ff M R R BREST I I I I I M M M R R Légende : Installatin Match day Repli 2.2. Dépliement des équipements Le prestataire sera en charge des éléments suivants : - Gestin lgistique de l apprvisinnement des équipements infrmatiques sur chaque site : livraisn, stckage, inventaire Les lieux de livraisn snt les 8 sites de cmpétitin. - Dépliement et intégratin de ces équipements dans les espaces de chaque site. Le CO indiquera au préalable au prestataire la répartitin des équipements dans les différents espaces. - Cnfiguratin des pstes clients et des imprimantes. - Raccrdement aux réseaux. A nter qu une petite équipe de bénévles (2 à 3 par site) purra assister le prestataire pendant la phase de dépliement Maintenance des équipements Le prestataire devra assurer une maintenance et un supprt technique seln les standards de ce type de grands événements seln deux pérides distinctes : Jur de match : présence sur site (H-4h / Fin+2h) ; Hrs jur de match : astreinte téléphnique et interventin sur site dans un délai de 2 heures le cas échéant. Cette maintenance matérielle devra être réactive, avec réparatin u remplacement des machines défectueuses. Les bénévles purrnt assister le prestataire pur les petites pératins de maintenance. 7

8 3. Le règlement de l appel d ffre Le CO FRANCE 2017 se réserve le drit de mdifier à tut mment le présent règlement de la cnsultatin, ntamment sn calendrier. Article 1. Objet de la cnsultatin L bjet de la cnsultatin est de s attacher les services d un prestataire de services pur les Equipements infrmatiques dans le cadre du Mndial de Handball Le prestataire devra assurer la gestin intégrale des pératins décrites dans le présent dcument. Le CO précise que les besins et dnnées exprimés dans le présent dcument cnstituent des éléments sumis à évlutin d ici à la péride de dépliement. Ce dcument présente dnc les besins prévisinnels tels qu estimés au jur de sa rédactin par le CO et sur la base desquels les candidats snt invités à présenter leur ffre. Article 2. Cnditin de participatin à la cnsultatin Le CO n est pas engagé par cette cnsultatin et ce, jusqu à ce qu un cntrat sit signé par les deux parties. Le CO se réserve le drit de sélectinner les prestataires cnsultés avec lesquels il suhaite négcier et d arrêter les négciatins à n imprte quel mment sans que les prestataires cnsultés puissent prétendre à une quelcnque indemnité. Le CO se réserve le drit d accepter u de refuser les répnses à cette cnsultatin sans être bligé de mtiver les raisns de sn chix. Article 3. Calendrier de la cnsultatin - Mercredi 22 juin : publicatin de la cnsultatin. - Mercredi 17 aut à midi : limite de remise des ffres au CO FRANCE Mi- septembre : Sélectin du/des prestataire(s) Article 4. Critères de sélectin Les ffres des candidats sernt jugées seln deux critères : La qualité de l ffre qui s appréciera en fnctin des paramètres suivants, sans rdre d imprtance et de façn nn exhaustive : La capacité du prestataire à gérer l ensemble des besins identifiés au sein du présent cahier des charges. La capacité à prpser pur la missin une rganisatin dédiée garantissant la qualité du service et une grande réactivité. La capacité à présenter des suggestins de nature à amélirer le cahier des charges. Les expériences effectuées par le prestataire sur des événements récents et/u similaires. 8

9 Le prix prpsé pur la réalisatin de la prestatin sur la base des hypthèses de vlume et de lieux indiquées dans le présent cahier des charges. Article 5. Lts La cnsultatin est cnstituée de 8 lts crrespndant à chaque site de cmpétitin : Lt 1 : Albertville, Lt 2 : Brest, Lt 3 : Lille, Lt 4 : Metz, Lt 5 : Mntpellier, Lt 6 : Nantes, Lt 7 : Paris, Lt 8 : Ruen Les candidats snt autrisés à répndre partiellement à la présente cnsultatin en ne prpsant leur service que pur certains lts. Les candidats devrnt faire apparaitre de manière explicite les lts auxquels ils répndent. Article 6. Cntenu des prpsitins 6.1. Cntenu administratif Le candidat devra furnir les pièces administratives suivantes : - Présentatin de la sciété : structure, références, expériences lrs d événements équivalents, - Bilan et cmpte de résultat des deux derniers exercices cmptables - Extrait K bis de mins de 3 mis, - Une attestatin d assurance pur les risques prfessinnels - Organigramme de l équipe en charge du prjet, en identifiant clairement le/la chef de prjet, le/la respnsable de chaque élément et le/la prteur/euse de chaque cmpétence requise pur cette missin. - Un prjet de cntrat type adapté au marché cncerné et à la prpsitin frmulée par le prestataire Cntenu technique Le candidat devra : - Cmmuniquer la grille tarifaire des prestatins indiquées dans l annexe 1 ; - Préciser les mdalités tarifaires ; - Préciser les caractéristiques techniques des équipements prpsés ; - Détailler les ressurces humaines et lgistiques prévues pur le dépliement ; - Détailler les mdalités de maintenance, jur de match et hrs jur de match. 9

10 Article 7. Réceptin des ffres Les ffres purrnt être adressées, au chix, par : - à l adresse suivante : adrien.guy@francehandball2017.rg - Currier : dans une envelppe fermée avec la mentin «Appel d Offre Equipements infrmatiques CO France 2017», avec l indicatin «NE PAS OUVRIR» et dépsée u adressée au : Cmité d Organisatin du Champinnat du Mnde de Handball Masculin France , rue du Pint du Jur Bulgne-Billancurt Article 8. Questins Les questins sur la cnsultatin peuvent être adressées par au respnsable technlgie du CO France 2017 à l adresse suivante : adrien.guy@francehandball2017.rg Article 9. Cnfidentialité Le CO FRANCE 2017 attire l attentin des candidats sur le caractère cnfidentiel de la prestatin envisagée. A ce titre les candidats cnsultés s engagent à cnserver strictement cnfidentielle tute infrmatin échangée avec la CO FRANCE 2017 tant lrs de la cnsultatin que de l exécutin des services attendus. Chacune des parties est infrmée et prend acte du caractère déterminant des engagements qu elle a suscrits au titre du présent article eu égard aux cnséquences dmmageables que purrait entraîner tut manquement à ses bligatins. 10

11 4. ANNEXE 1 : GRILLE TARIFAIRE Dcument à cmpléter Désignatin Vlumes pur chiffrage ALB BRE LIL MET MON NAN PAR ROU Mise à dispsitin 8 J 7 J 8 J 12 J 8 J 12 J 23 J 12 J PC fixe PC prtable Imprimante A4 - culeur Imprimante A4 - mnchrme Imprimante A3 - culeur 1 Imprimante A3 - mnchrme 1 Imprimante A6 - culeur 1 Webcam 1 Dépliement Livraisn / Reprise 1 Installatin / paramétrage / repli 1 Maintenance Astreinte jur de match 1 Astreinte hrs jur de match Précisins : Les durées indiquées pur la mise à dispsitin crrespndent à la péride de J-4 du premier match, jusqu au sir du dernier match de chaque site. Il est demandé aux candidats de renseigner : Mise à dispsitin : les tarifs unitaires des équipements mentinnés, seln la durée indiquée, avec les éventuels prix dégressifs seln les vlumes cmmandés. Dépliement : les mntants frfaitaires, sur la base des vlumétries d équipements indiquées dans le dcument. Maintenance : les cuts jurnaliers des persnnels. Les mntants pur le dépliement et la maintenance divent intégrer tus les frais de missin des persnnels (transprt, hébergement, restauratin) et leurs utillages. 11