GARDE CÔTIÈRE CANADIENNE PROJET DE RENOUVELLEMENT DES HÉLICOPTÈRES SIMULATEUR COMPLET DE VOL

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1 GARDE CÔTIÈRE CANADIENNE PROJET DE RENOUVELLEMENT DES HÉLICOPTÈRES SIMULATEUR COMPLET DE VOL RAPPORT FINAL DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ Prjet : Prjet de renuvellement des hélicptères de la Garde côtière canadienne simulateur cmplet de vl Date de sumissin : Le 7 janvier 2016 Sumis au : Directeur, Surveillance de l'équité Sumis par : PPI Cnsulting Limited Centrepinte Chambers 86, prmenade Centrepinte Ottawa (ON) K2G 6B Ottawa Trnt Canada Atlantique

2 Table des matières 1 INTRODUCTION ATTESTATION D ASSURANCE EXIGENCE DU PROJET MANDAT ET OBSERVATIONS DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ PROCESSUS DE DEMANDE D INFORMATION Activité surveillée Observatins du spécialiste en surveillance de l équité - Prcessus de demande d infrmatin PROCESSUS DE DEMANDE DE PROPOSITIONS Péride uverte de la sumissin Évaluatin de la prpsitin technique Sumissins financières Observatins du spécialiste en surveillance de l équité Prcessus de DP DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

3 1 INTRODUCTION Le 22 aût 2012, PPI Cnsulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pur bserver le prcessus d'apprvisinnement lié à l acquisitin d hélicptères légers, myens et plaires, et d un simulateur cmplet de vl par la Garde côtière canadienne (GCC). Le présent rapprt prte sur le prcessus d apprvisinnement d un simulateur cmplet de vl. La demande de prpsitins (DP) a été publiée par Travaux publics et Services guvernementaux Canada (TPSGC), qui s appelle maintenant Services publics et Apprvisinnement Canada (SPAC), au nm de la Garde côtière canadienne à la suite de la demande de sumissins F /I. PPI Cnsulting Limited est un tiers indépendant en ce qui cncerne la présente activité. Nus avns examiné tus les renseignements furnis et avns pu bserver tutes les activités pertinentes. Nus sumettns par la présente ntre rapprt final prtant sur les activités du surveillant d'équité cncernant le prcessus de lettre d intérêt/demande d infrmatin de la demande de sumissins F /G publiée le 16 ctbre 2014, ainsi que le prcessus de demande de prpsitins de la demande de sumissins F /I publiée le 29 juin 2015, et l évaluatin ultérieure. Le présent rapprt cmprend ntre attestatin d'assurance, un résumé de la prtée et des bjectifs de ntre mandat et les bservatins pertinentes tirées des activités qui nt été tenues. 3

4 2 ATTESTATION D ASSURANCE Seln ntre avis de prfessinnels, le prcessus de demande de prpsitins de la Garde côtière canadienne en vue de l acquisitin d un simulateur cmplet de vl que nus avns bservé a été réalisé de façn équitable, uverte et transparente. Original signé par Jhn Davis, PDG, PPI Cnsulting Limited Original signé par Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité Original signé par Mairi Curran, spécialiste en surveillance de l'équité 4

5 3 EXIGENCE DU PROJET La Garde côtière canadienne ffre des services destinés à assurer la sécurité, la rentabilité et l efficacité du déplacement des navires dans les eaux canadiennes par la furniture de systèmes et de services d aide à la navigatin, de services de cmmunicatin maritime et de gestin du trafic maritime, de services de brise-glace et de surveillance des glaces, et de services d entretien des chenaux. La GCC est également respnsable du vlet maritime du prgramme fédéral de recherche et de sauvetage et de l interventin envirnnementale en milieu marin. La GCC a élabré un plan de Renuvellement de la Fltte, sit une stratégie d investissement à lng terme afin de mderniser sa fltte de navires et d hélicptères vieillissants. Le plan de Renuvellement de la Fltte incluait l acquisitin d hélicptères légers, myens et plaires, et d un simulateur cmplet de vl. Deux prcessus d acquisitin précédents nt permis la sélectin de l hélicptère léger Bell 429 et de l hélicptère myen Bell 412 EPI. Le simulateur ffrira une platefrme pur la frmatin sur l hélicptère léger de la GCC Cnfiguratin A Bell 429 et l hélicptère myen de la GCC Cnfiguratin A Bell 412 EPI pur le cycle de vie prévu de 30 ans de la nuvelle fltte. Le simulateur cmplet de vl dit être suffisamment capable et cnfigurable pur ffrir la frmatin initiale et cntinue d hélicptère et vérifier les cmpétences, ainsi qu ffrir une frmatin pertinente de mise en situatin dans un envirnnement synthétique réaliste cmpatible avec les pératins par hélicptère de la GCC. 4 MANDAT ET OBSERVATIONS DU SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ PPI Cnsulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l équité afin d bserver le prcessus de demande d infrmatin et le prcessus de demande de prpsitins de la Garde côtière canadienne en vue de l acquisitin prpsée d un simulateur cmplet de vl, et d attester de l'équité, de l'uverture et de la transparence de cette activité surveillée. Cnfrmément aux cnditins de ntre mandat, nus avns pris cnnaissance des dcuments prvisires pertinents, nus avns bservé les activités jusqu à la fin de l étape de demande de prpsitins, nus avns fait part des pints relatifs à l'équité à l autrité cntractante et à l autrité technique de la GCC et nus avns veillé à ce que les répnses furnies et les mesures de suivi sient raisnnables et apprpriées. Vici un résumé des activités du surveillant de l équité pendant sn mandat, ainsi que ses bservatins cnnexes. 5

6 4.1 PROCESSUS DE DEMANDE D INFORMATION Activité surveillée Pendant le prcessus de demande d infrmatin, le spécialiste en surveillance de l équité a assisté aux réunins suivantes : Tris cycles de réunins cmmercialement cnfidentielles cmme suit : Cycle 1 tenue les 12, 13 et 14 nvembre 2014 avec cinq (5) fabricants de simulateurs cmplets de vl intéressés; Cycle 2 tenue les 28, 29 et 30 janvier et le 2 février 2015 avec quatre (4) fabricants de simulateurs cmplets de vl intéressés; Cycle 3 tenue le 29 avril et le 5 mai 2015 avec deux (2) fabricants de simulateurs cmplets de vl intéressés. Un trisième fabricant a annulé sa réunin prévue. Visites de tris fabricants de simulateurs cmplets de vl, tenues les 19, 20 et 24 février 2015; Réunins/discussins de l équipe de prjet pur examiner le statut, évaluer l apprche, résudre les questins, évaluer les critères et les spécificatins. Pendant le prcessus de demande d infrmatin, le spécialiste en surveillance de l équité a reçu les dcuments suivants aux fins d examen : la demande de lettre d intérêt; l ébauche de la demande de prpsitins (DP) affichée le 31 mars Le spécialiste en surveillance de l équité a reçu de nmbreuses rééditins des dcuments prvisires aux fins d examen. L autrité cntractante a élucidé de manière satisfaisante tutes les questins sulevées par le surveillant de l équité par rapprt aux spécificatins techniques/au prcessus; la crrespndance avec l industrie, p. ex. la crrespndance cntenant des précisins aux questins sulevées pendant les réunins cmmercialement cnfidentielles; l ébauche du plan d évaluatin; les prcès-verbaux des réunins cmmercialement cnfidentielles; Les dcuments et les activités réalisées à cette étape respectaient les principes d équité ci-dessus : Tus les prmteurs éventuels nt eu la même ccasin et reçu les mêmes renseignements en même temps; Les prmteurs éventuels nt eu la même ccasin de frmuler des cmmentaires cncernant les exigences et l apprche d'apprvisinnement prpsée; Le client a tenu dûment cmpte des cmmentaires des prmteurs éventuels en fnctin d une évaluatin des besins pératinnels et fnctinnels du client; 6

7 Les demandes de précisins u d explicatins supplémentaires nt été acheminées à tus les participants Observatins du spécialiste en surveillance de l équité - prcessus de demande d infrmatin Le spécialiste en surveillance de l équité a examiné l ébauche des dcuments d invitatin à sumissinner et a participé à tris cycles de réunins cmmercialement cnfidentielles avec les fabricants de simulateurs cmplets de vl, ainsi qu aux visites de tris fabricants intéressés. Tutes les demandes de précisins des fabricants de simulateurs cmplets de vl pendant les réunins cmmercialement cnfidentielles nt été traitées par l équipe de la GCC et l autrité cntractante, pendant u après les réunins. Les mêmes renseignements nt été furnis à tus les participants. Tutes les bservatins et les demandes de précisins frmulées par le surveillant de l équité nt été abrdées par l équipe de la GCC et l autrité cntractante. L équipe de la GCC et l autrité cntractante étaient tutes deux respnsables de furnir des précisins lrsqu elles étaient demandées par le surveillant de l équité. 4.2 PROCESSUS DE DEMANDE DE PROPOSITIONS Pendant le prcessus de demande de prpsitins, le spécialiste en surveillance de l équité a reçu les dcuments suivants aux fins d examen : L ébauche et le dcument définitif de la demande de prpsitins; L ébauche et le dcument définitif du plan d évaluatin; L examen des questins de précisin et répnses furnies pendant la péride uverte de la sumissin; La crrespndance avec l industrie Péride uverte de la sumissin La demande de prpsitins cncernant le simulateur cmplet de vl a été publiée le 29 juin 2015 avec une date de clôture initiale du 31 aût 2015, et prtait le numér de demande de sumissins F /I. Pendant la péride uverte de la sumissin, six mdificatins nt été affichées sur le système d invitatins uvertes à sumissinner en répnse à 37 questins de l industrie. Dans la mdificatin 006 en date du 25 septembre 2015, la date de clôture a été reprtée au 7 ctbre Deux prpsitins nt été reçues avant l'heure de clôture. 7

8 4.2.2 Évaluatin de la prpsitin technique Le spécialiste en surveillance de l équité a assisté aux réunins suivantes : Réunins d évaluatin avec tris équipes séparées d évaluateurs tenues les 15, 21 et 23 ctbre, ainsi que les 9 et 12 nvembre 2015; Réunin tenue le 27 nvembre 2015 avec l autrité cntractante de SPAC pur examiner et vérifier les prpsitins cncernant le prix. Le prcessus suivant a été lancé afin d évaluer les prpsitins : Chaque évaluateur a effectué sn prpre examen indépendant et sa prpre ntatin de la prpsitin dans sn cahier de travail; Après la réalisatin d examens indépendants, les évaluateurs nt participé à des réunins pur s entendre sur l évaluatin btenue par cnsensus des exigences bligatires et évaluées; Les exigences techniques bligatires nt été examinées afin de vérifier la cnfrmité aux renseignements furnis dans la matrice de cnfrmité et les renseignements à l appui dans la prpsitin. Un dssier de cnfrmité u de nn-cnfrmité a été enregistré dans le registre principal, ainsi que la justificatin. Les ntes des exigences évaluées et la justificatin des ntes nt été cnsignées dans le registre principal. Les évaluateurs nt utilisé le principe de la majrité pur déterminer une nte, lrsqu il y avait un écart au niveau des ntes des évaluateurs. L évaluateur qui n était pas d accrd a cnsigné sa nte dans sn cahier de travail, ainsi qu un cmmentaire indiquant qu il a accepté la nte majritaire. La nte majritaire était la nte cnsignée dans le registre principal. Les évaluateurs nt cnsigné et parafé tut changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels; Le surveillant de l équité a cnfirmé que chaque membre de l équipe d évaluatin était d accrd quant aux ntes cnsensuelles définitives et à la justificatin des exigences techniques nn cnfrmes; Tus les évaluateurs nt cnfirmé leur accrd quant aux ntes cnsignées et nt indiqué qu ils cryaient que les deux prmteurs nt été traités de manière équitable et juste; L équipe d évaluatin a signé le registre cnsensuel. L examen des dcuments et la surveillance des activités par le surveillant de l équité à cette étape tenaient cmpte des principes de l équité, de l uverture et de la transparence, ntamment : Le plan d évaluatin se cnfrme aux dcuments d apprvisinnement publiés; Les membres de l équipe d évaluatin nt été chisis et cnfirmés avant la réceptin des répnses; Tus les évaluateurs et bservateurs devraient recevir une frmatin sur l évaluatin, pendant laquelle ils devraient être infrmés des éléments suivants, au minimum : 8

9 identité des répndants et déclaratin des cnflits d intérêts par les évaluateurs; prtcles de cnfidentialité; cntrôle des dcuments; prcessus de précisin; aperçu des cahiers de travail cntenant la ntatin et de la méthde d évaluatin individuelle; explicatin des critères cachés; explicatin de l équité et du besin d un traitement bjectif, unifrme et équitable de tutes les prpsitins; rientatin en ce qui cncerne l évaluatin de l infrmatin dans la prpsitin uniquement nn pas les renseignements des cntacts précédents, cnnaissances persnnelles, etc. Les critères et les utils d évaluatin devraient être établis avant la réceptin des prpsitins et devraient crrespndre à la DP, c.-à-d. ne cntenir aucun critère d évaluatin caché; Les sumissins devraient être enregistrées et cnsignées au mment de leur réceptin, en indiquant clairement qu elles nt été sumises à temps; Le prix devrait être inclus dans une envelppe séparée (s il y a lieu); Les prpsitins respectaient les exigences de sumissin bligatires; Le prcessus d établissement d une nte par une équipe d évaluateurs devrait être établi avant la réceptin des prpsitins (cnsensus, majrité, myenne, etc.); La même équipe d évaluateurs devrait évaluer tutes les répnses (u des parties des répnses); L évaluatin devrait être réalisée par l équipe d évaluatin d une manière unifrme et équitable sans preuve de partialité; Un lieu sûr pur l évaluatin dit être truvé pur la péride d évaluatin; Les dcuments des prpsitins devraient être prtégés physiquement dans un lieu sûr. À la fin de l évaluatin technique, une des deux prpsitins reçues a été jugée nn cnfrme à de nmbreuses exigences techniques bligatires. La deuxième prpsitin a été jugée cnfrme Sumissins financières L analyste des cûts de SPAC a examiné la cnfrmité de la capacité financière du sumissinnaire et l a cnfirmé, cnfrmément au prcessus établi dans la DP. La prpsitin respectait également les exigences de cntenu canadien. Le surveillant de l équité a rencntré l autrité cntractante de SPAC afin d examiner la sumissin financière de la prpsitin cnfrme. La sumissin financière était cmplète et respectait les exigences de la DP. Le surveillant de l équité n avait aucune préccupatin en matière d équité liée l évaluatin financière. 9

10 4.2.4 Observatins du spécialiste en surveillance de l équité prcessus de demande de prpsitins Le surveillant de l équité a assisté aux séances d évaluatin des sumissins techniques. Il cnfirme que le prcessus a été mené de façn équitable, uverte et transparente cnfrmément au prcessus établi dans la DP. Le surveillant de l équité a examiné la prpsitin financière. Il cnfirme que le prcessus a été mené de façn équitable, uverte et transparente cnfrmément au prcessus établi dans la DP. Tutes les demandes de précisin des fabricants de simulateurs cmplets de vl pendant le prcessus de clarificatin des sumissins nt été abrdées par l équipe de la GCC et l autrité cntractante et publiées en tant que mdificatins. Les mêmes renseignements nt été furnis à tus les participants. Tutes les bservatins u les demandes de précisin du spécialiste en surveillance de l équité nt été abrdées par l équipe de la GCC et l autrité cntractante. L équipe de la GCC et l autrité cntractante étaient respnsables de furnir des précisins lrsqu elles étaient demandées par le surveillant de l équité. Les équipes d évaluatin étaient cmpétentes et assidues dans le cadre de leur évaluatin des prpsitins. Les deux prpsitins nt été évaluées de façn unifrme et équitable. À la fin du prcessus d évaluatin, la prpsitin cnfrme a été retenue. 10

11 5 DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE N Dcument Date/heure du dcument 1. Prjet pur les hélicptères (MPO) Lettre d intérêt/demande Le 20 aût 2012 d infrmatin F /A 2. Prjet pur les hélicptères (MPO) Avis de prjet de marchés Le 13 décembre 2012 F /B 3. Prjet pur les hélicptères (MPO) Avis de prjet de marchés Le 3 avril 2013 F /C 4. Prjet pur les hélicptères (MPO) Lettre d intérêt/demande Le 22 avril 2013 d infrmatin F /D 5. Prjet pur les hélicptères (MPO) Avis de prjet de marchés Le 6 juin 2013 F /E 6. Prjet pur les hélicptères (MPO) Avis de prjet de marchés Le 24 février 2014 F /F Prjet pur les hélicptères (MPO) Lettre d intérêt F7013- Le 16 ctbre /G Lettre d intérêt Prjet pur les hélicptères (MPO) Lettre d intérêt F7013- Le 14 nvembre /G Lettre d intérêt Mdificatin Avis de prjet de marchés (F /H) Le 31 mars Avis de prjet de marchés (F /H) Le 10 avril 2015 Mdificatin 001 Demande de prpsitins, demande de sumissins F7013- Le 29 juin /I, date de clôture du 31 aût 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 001 Le 13 juillet 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 002 Le 14 aût 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 003 Le 21 aût 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 004 Le 4 septembre 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 005 Le 11 septembre 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU Mdificatin 006 Le 28 septembre 2015 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001 11

12 Addenda au Rapprt final Le 8 mars 2016 Addenda au Rapprt final du surveillant de l'équité en date du 7 janvier 2016 relativement au simulateur cmplet de vl du prjet de renuvellement des hélicptères de la Garde côtière canadienne. Le présent addenda au Rapprt final du surveillant de l'équité prte sur la péride suivant la cnclusin de la phase d'évaluatin. Attributin du cntrat, cmmunicatins et cmptes rendus Le cntrat a été attribué le 2 février Une lettre a été envyée au sumissinnaire nn retenu le 4 février Les deux sumissinnaires nt demandé un cmpte rendu. Un cmpte rendu a été furni au sumissinnaire retenu le 18 février 2016 et au sumissinnaire nn retenu le 4 mars Le surveillant de l équité a reçu des cpies de la crrespndance et des dcuments des cmptes rendus, et a assisté aux cmptes rendus. Le prcessus utilisé respectait les exigences de la demande de prpsitins. Les deux sumissinnaires nt été traités de la même manière et de façn juste. Le surveillant de l'équité émet par la présente l'pinin sans réserve suivante cncernant l attributin du cntrat, les cmmunicatins et les cmptes rendus de chaque prmteur. Seln ntre avis de prfessinnels, le prcessus d apprvisinnement pur chisir un simulateur cmplet de vl et les services s y rattachant que nus avns bservé a été réalisé de façn équitable, uverte et transparente. Original signé par Jhn Davis, PDG, PPI Cnsulting Limited Original signé par Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité 12