CHARTE DE FONCTIONNEMENT DU CLUB SPORTIF CREDIT AGRICOLE CREDIT LYONNAIS

Transcription

1 CHARTE DE FONCTIONNEMENT DU CLUB SPORTIF CREDIT AGRICOLE CREDIT LYONNAIS Versin : 4.0 Date de mise à jur : 23 Juin 2006

2 Smmaire :... 2 Préambule OBJET ET CHAMP D APPLICATION Cntexte d applicatin de la Charte de l AS CACL Objet de la Charte et champ d applicatin Objet Dmaines cuverts Partenaires cncernés REGLES & PROCESSUS DE GESTION ADMINISTRATIVE Administratin des sectins Cnditins de créatin d une sectin sprtive Cnditins de viabilité d une sectin sprtive Lieu de pratique des activités Déclaratin de la cmpsitin du Cmité de directin de la sectin Typlgie des sectins Relatin des sectins avec les Fédératins Sprtives Règles de sélectin des furnisseurs Les intervenants salariés Les furnisseurs de prestatins de services Les furnisseurs de biens d équipement et de furnitures Règles liées aux investissements des sectins Renuvellement d actifs prpriété du grupe CA SA Equipements prpres à une sectin Gestin des adhérents Cnditins d adhésin Ayants drit seln les CE des UES cnventinnées Quta d adhérents hrs cnventin Accès aux lcaux sprtifs Assurances Prcessus de gestin des adhésins Les acteurs du prcessus Dérulement du prcessus d adhésin REGLES & PROCESSUS BUDGETAIRES Budget des Sectins Principe Cas des sectins à activités de séjurs Elabratin des budgets prévisinnels Eléments du Budget Prévisinnel Plitique de tarifs et de participatin aux activités Demande de budget Présentatin de la demande et dnnées à furnir à l AS CACL Arbitrage du CS CACL Présentatin au Cmité de suivi financier Envi par le CS CACL des demandes de budgets aux CE des UES Validatin des Budgets Répnses des CE des UES Charte AS CACL 2 / 17 Mise à jur 18/08/06

3 342 Ajustement après arbitrages Clauses de révisin du budget en curs d année Réalisatin du budget Prcessus de réalisatin du budget Règles à appliquer au règlement des charges Règlement des furnisseurs Plafnds et autrisatins de dépenses Règle relative aux acmptes Rembursement de frais des adhérents Encaissement des prduits Recuvrement des ctisatins Recuvrement des subventins des CE d UES cnventinnés Suivi des engagements et situatin cmptable Clôture de l exercice Synthèse et ratis de gestin Synthèse des activités Synthèse des cûts Cmmunicatin & fnctinnement Obligatins de Cmmunicatin et Fnctinnement du CS CACL : Cmmunicatin avec les adhérents Cmmunicatin avec les sectins Cmmunicatin avec le Cmité de Suivi Financier Cmmunicatin avec les CE des UES Obligatins de Cmmunicatin et Fnctinnement des sectins Cmmunicatin avec les adhérents Cmmunicatin avec le CS CACL Supprts de Cmmunicatin mis à dispsitin par le CS CACL Supprts papiers Plaquette Annuelle de Présentatin de l Assciatin et des Sectins Bulletin Annuel Myens électrniques Messagerie électrnique Intranet Internet LISTE DES ANNEXES A LA CHARTE DU CS CACL Annexes de catégrie A : Textes de référence Annexes de catégrie B : Listes de partenaires et de leurs interlcuteurs Annexes de catégrie C : Barèmes, critères et cnditins Annexes de catégrie D : Frmulaires supprt d échanges entre partenaires Charte AS CACL 3 / 17 Mise à jur 18/08/06

4 Préambule La fusin entre l AS CASA et le GROUPE SPORTIF du CREDIT LYONNAIS a dnné naissance au CS CACL. La dimensin de ntre nuvelle assciatin rend nécessaire l utilisatin d un dcument de référence pur apprter une aide aux sectins en facilitant leur gestin curante et leur relatin avec le CS CACL. Ce dcument s intitule LA CHARTE DU CS CACL. il annule et remplace tus dcuments précédents. La Charte ccupe une place bien précise dans la hiérarchie des textes régissant le CS CACL : 1 Les statuts du CS CACL, texte fndateur du CS CACL 2 La Cnventin avec les CE des UES du Grupe 3 La Charte de fnctinnement du CS CACL 4 Le manuel de prcédures 5 - Le règlement intérieur des sectins Charte AS CACL 4 / 17 Mise à jur 18/08/06

5 1 OBJET ET CHAMP D APPLICATION 11 - Cntexte d applicatin de la Charte du CS CACL Le CS CACL a été créée le 30 janvier 2005, suite à la fusin de l AS Grupe CASA avec le Grupe Sprtif du Crédit Lynnais. Le schéma ci-dessus résume les différents partenaires ainsi que leurs relatins dans le fnctinnement de la vie sprtive du grupe. Pur plus de détails, se reprter aux statuts du CS CA CL (annexe A1). CS CACL Sectins sprtives Adhérent Salarié Cmité de suivi financier CE des UES UES Le CS CACL : assure l rganisatin de la vie sprtive au bénéfice des salariés des UES du grupe adhérentes au CS CACL. Les sectins sprtives : assurent l animatin sprtive par discipline en prpsant des activités à leurs adhérents. (annexe A2) Les adhérents : s inscrivent dans les sectins pur pratiquer une u plusieurs activités sprtives. Les CE des UES participant au financement du CS CACL : Sur la base de prgrammes et de règles appruvés, ils participent au financement des activités sprtives des adhérents par des subventins. Le Cmité de suivi financier : est une instance paritaire cnsultative entre les CE des UES et le CS CACL Objet de la Charte et champ d applicatin Objet Le CS CACL étant cnstituée de sectins, tutes différentes par leurs activités et leur taille, un ensemble de règles cmmunes est indispensable pur assurer la chérence d ensemble tut en préservant l autnmie de chaque sectin dans le chix et la gestin des activités qu elle prpse à ses adhérents. L bjectif premier est d apprter une aide aux sectins pur faciliter leur gestin curante et leurs relatins avec le CS CACL. L bjet de la Charte est de furnir aux partenaires du CS CACL un référentiel de règles, de prcédures et d utils dans le but d harmniser la gestin des sectins et de faciliter leurs relatins avec le CS CACL en ffrant la meilleure visibilité pssible aux partenaires financiers (CE). La Charte a également pur but de frmaliser cncrètement les mdalités d applicatin de la Cnventin entre le CS CACL et les CE des UES, et d en ffrir la meilleure lisibilité aux sectins. Les clauses pératinnelles de cet accrd snt détaillées sus frme de tableaux dans les annexes Dmaines cuverts La Charte a pur ambitin de définir les règles cuvrant les principaux dmaines de gestin et de frmaliser les principaux prcessus : - La gestin des sectins, - La gestin des adhésins, - L élabratin et le suivi des budgets, et la gestin cmptable, - Les mdalités d interventin financière sur les activités prpsées aux adhérents, - La cmmunicatin des sectins avec les adhérents et avec les instances. Charte AS CACL 5 / 17 Mise à jur 18/08/06

6 123 - Partenaires cncernés L ensemble des partenaires décrit au titre 11 est impliqué dans le fnctinnement de cette Charte : - Elle régit le cadre de fnctinnement des sectins au sein du CS CACL - Elle apprte aux CE des UES cncernées (annexe B5) des garanties quand au sérieux des prcessus de gestin et à l empli des subventins versées - Elle blige les CE des UES à respecter les engagements budgétaires définis et validés en cncertatin avec le Cmité de Suivi Financier - Elle s impse à l ensemble des adhérents. Charte AS CACL 6 / 17 Mise à jur 18/08/06

7 2 - REGLES & PROCESSUS DE GESTION ADMINISTRATIVE 21 - Administratin des sectins Les structures de directin et de représentatin des sectins snt décrites dans les statuts Titre III - A dans les articles 11 à Cnditins de créatin d une sectin sprtive Tute persnne, satisfaisant aux cnditins d adhésin au CS CACL, peut dépser un prjet de créatin d une nuvelle sectin sprtive auprès du bureau du Cnseil d administratin du CS CACL. - Le prjet dit décrire, cnfrmément au mdèle utilisé par les sectins actives : - Les activités prpsées et les lieux d exercice, - Les partenaires envisagés, - Les mdalités de leur interventin, - Un prjet de budget pur le démarrage de la sectin. - Les cnditins à remplir snt les suivantes : - Les activités prpsées ne divent pas être redndantes avec celles de sectins existantes, - L engagement frmel d au mins 10 adhérents, salariés d UES adhérentes u leurs ayants drit, à s inscrire à la future sectin. Le bureau du CS CACL (annexe B1) examinera la demande de créatin de la sectin et sumettra le prjet en Cnseil d administratin. En cas d acceptatin, un budget de démarrage sera attribué pur le lancement de la sectin. Le premier exercice s effectuera en régime prbatire. Cnfrmément aux statuts, l Assemblée générale rdinaire du CS CACL devra valider la décisin de créatin de la sectin. Après un vte psitif, celle-ci sera inscrite dans la liste des sectins du CS CACL (annexe A2) Cnditins de viabilité d une sectin sprtive La cnditin première de viabilité d une sectin est que le nmbre de ses participants respecte le nmbre minimal de 10 adhérents. En cas de franchissement de seuil, la sectin passe en régime prbatire pur l exercice suivant et devra, dans ce cas, retruver l effectif faute de qui elle sera supprimée Lieu de pratique des activités Les sectins du CS CACL rganisent l essentiel des activités pur leurs adhérents en régin parisienne sauf lrsque la nature de ces activités exige que la pratique se dérule dans des régins spécifiques mer, mntagne. Des srties u séjurs peuvent être rganisés en prvince u à l étranger. La participatin à des cmpétitins fficielles u amicales peut s effectuer lrs de déplacements en prvince u à l étranger. Les dépenses engendrées par ces déplacements divent être prévues au budget des sectins Déclaratin de la cmpsitin du Cmité de directin de la sectin Après la tenue de leur assemblée générale, les sectins divent déclarer la cmpsitin actualisée de leur Cmité de Directin et de leur bureau. L annexe D1 Cmpsitin du Cmité de directin de la sectin - purra être utilisée cmme supprt. Au delà des fnctins fficielles, il sera pratique, par la même ccasin de désigner le crrespndant de la sectin avec le CS CACL pur le traitement des adhésins. Charte AS CACL 7 / 17 Mise à jur 18/08/06

8 215 - Typlgie des sectins La typlgie définie dans la Charte précédente distingue 4 familles et reste pertinente. L annexe A3 Classificatin des sectins par famille - dnne la ventilatin des sectins par famille. Famille Caractéristiques Activités 1 Sprts cllectifs Entraînements réguliers sus la cnduite d un entraîneur Matchs fficiels, Rencntres amicales, Entraînements 2 Sprts de lisir & de cmpétitins individuelles hmlguées. Entraînements réguliers sus la cnduite d un prfesseur. Cmpétitins fficielles individuelles u par équipes. Entraînements individuels u en équipes, Pratique individuelle étalée sur l année. 3 Sprts de lisir avec une activité marginale en cmpétitin Activités pnctuelles de séjurs avec déplacements en prvince u à l étranger. 4 Sprts de relaxatin et de remise frme sus la cnduite d un prfesseur. Curs cllectifs étalés sur l année u stages péridiques avec prfesseur Relatin des sectins avec les Fédératins Sprtives Chaque sectin affiliée à une Fédératin sprtive dit prendre en charge : - L affiliatin en tant que club à la Fédératin sprtive en charge de sa discipline, - Le paiement des éventuelles redevances des clubs à leur Fédératin et/u à leur Ligue, - La créatin et le renuvellement des licences annuelles des adhérents auprès de la Fédératin sprtive, - Le recueil et la déclaratin annuelle à l instance fédérale du «certificat médical d aptitude à la pratique sprtive» qu exigent certaines Fédératins sprtives préalablement à l inscriptin aux cmpétitins. - Sur demande des Fédératins sprtives, les sectins divent déclarer les sciétés du grupe adhérent au CS CACL. A cette fin, le CS CACL tient à la dispsitin des sectins la liste actualisée des sciétés UES du grupe ayant signé la cnventin. (annexe B5) Règles de sélectin des furnisseurs Il faut distinguer plusieurs types de furnisseurs intervenant dans le cadre des activités des sectins : Les intervenants salariés Cmpte tenu des risques inhérents, le CS CACL suhaite limiter les cas de salariés intervenant dans les sectins aux situatins particulières présentées par les sectins et entérinées par le bureau de l Assciatin Les furnisseurs de prestatins de services Les sectins divent faire en srte de cntractualiser l achat de prestatins auprès de leurs intervenants et ce, en s effrçant de mettre en évidence l bligatin de résultats de leur part. En particulier, le recurs à des prestatins de leçns u d entraînements dit faire apparaître clairement la cntrepartie du prix en termes de nmbre de séances, de durée, de calendrier ainsi que du cntenu qualitatif de la prestatin (à définir en cntenu pédaggique et technique). Il est de l intérêt de sectins que la sélectin des furnisseurs s établisse sur la base d une mise en cncurrence et d un cahier des charges définissant aussi précisément que pssible le résultat à btenir. Le paiement des prestatins s effectuera sur justificatif et devra crrespndre à un décupage défini sans ambiguïté cnfrmément au cntrat établi (péride calendaire u ensemble de résultats btenus). Charte AS CACL 8 / 17 Mise à jur 18/08/06

9 Les furnisseurs de biens d équipement et de furnitures Autant que pssible, les sectins divent slliciter plusieurs prpsitins cncurrentes pur l acquisitin de biens d équipement u de furnitures. Seln les mntants en cause, le Cnseil d administratin purra demander un dssier de chix avec différentes prpsitins détaillant la furniture et les prix. Cf Annexe C2 Plafnds de dépenses autrisés et délégatin de signature Règles liées aux investissements des sectins Renuvellement d actifs prpriété du grupe CA SA Les actifs du grupe CA SA snt renuvelés à la charge exclusive du grupe CA SA Equipements prpres à une sectin Si une sectin suhaite réaliser un investissement dans un équipement prpre à sa discipline, elle devra sumettre la demande au Cnseil d administratin du CS CACL. Les charges d amrtissement lui sernt impactées Gestin des adhérents Cnditins d adhésin Tut salarié d une UES cnventinnée (ainsi que ses ayants drit) peut demander à adhérer à une sectin sprtive sans préjuger de sn niveau technique dans la discipline cnsidérée. Les sectins devrnt faire en srte d assurer l équité entre les adhérents. Elles devrnt s rganiser pur mettre en place des activités par niveau et permettre à leurs adhérents de prgresser. Les demandeurs sans attache avec une UES cnventinnée peuvent être pris en cmpte dans la limite des qutas définis par la sectin et le CS CACL sus réserve d un parrainage d un adhérent salarié d une UES cnventinnée. Tut adhérent devra s acquitter de l adhésin au CS CACL, des ctisatins & participatins à la sectin, ainsi éventuellement, de la part cmplémentaire adhérent seln sn UES. L adhésin n est effective qu après versement de la ttalité des smmes dues. Le CS CACL est suverain dans la décisin d accepter u nn une demande d adhésin. (article 7 des statuts du CS CACL) Ayants drit seln les CE des UES cnventinnées La ntin d ayant dit peut différer et est fnctin de la définitin qu en dnne le CE de l UES de rattachement de l adhérent. Les critères divent être précisés: - Prise en charge des cnjints - Prise en charge des enfants et universitaires, jusqu à quel âge : 18 ans? 25 ans? - Prise en charge des préretraités - Prise en charge des retraités Ces critères permettent de définir si un adhérent entre u nn dans le calcul de subventin à reverser aux sectins. Les CE des UES cnventinnés devrnt cmmuniquer au CS CACL les cnditins de prise en charge de leurs salariés ainsi que celles de leurs ayants drit Quta d adhérents hrs cnventin Le CS CACL n a pas pur missin de créer un club recrutant ses pratiquants à l extérieur. Sa finalité est d ffrir aux salariés du grupe un éventail d activités sprtives pur leur prpre épanuissement. Par ailleurs, le règlement de certaines Fédératins sprtives limite l accès aux cmpétitins fficielles aux seuls salariés des sciétés. Charte AS CACL 9 / 17 Mise à jur 18/08/06

10 Le quta maximum d adhérents de statut nn cnventinné est fixé à 10 % par sectin, à l exceptin des sprts cllectifs pur lesquels un assuplissement de la règle est prévu. Les sectins peuvent fixer un quta inférieur, par exemple, en n acceptant aucun adhérent extérieur au grupe. Les demandes d adhésin des UES du grupe n ayant pas encre signé la cnventin peuvent également être limitées en cas de nécessité Accès aux lcaux sprtifs Les règles d accès aux lcaux sprtifs du Grupe Crédit Agricle snt sumises à celles édictées par les respnsables de la gestin des lcaux et de la sécurité Assurances Le CS CACL, ainsi que ses adhérents, snt cuverts par une assurance cllective. La prise en cmpte de cette assurance prend effet à la date d enregistrement de l adhérent par le CS CACL. Les accidents u sinistres divent être déclarés dans un délai de 48 heures uvrées au CS CACL Prcessus de gestin des adhésins Les acteurs du prcessus Les acteurs internes du prcessus d adhésin snt : L adhérent, demandeur de l adhésin, il devra être en pssessin du frmulaire de demande défini par le CS CACL u spécifique à une sectin. Le crrespndant du CE de l UES de l adhérent, qui devra valider les demandes. La sectin Le CS CACL Dérulement du prcessus d adhésin Les demandes d adhésin snt adressées, au myen du frmulaire d adhésin défini par le CS CACL u la sectin d adhésin (annexe D2), au crrespndant CE de l UES du demandeur. Le crrespndant du CE, vérifie, valide et vise la demande (en cas de refus, il le signifie à l intéressé). Il envie les demandes validées, accmpagnées des chèques et d éventuelles pièces jintes (certificat médical par exemple) au respnsable de la sectin cncernée. La sectin vérifie les mntants des ctisatins & participatins et éventuellement le mntant de la part cmplémentaire de l adhérent. Elle transmet dans les meilleurs délais au CS CACL les demandes validées. Le CS CACL enregistre l adhésin et prend en charge la cuverture assurance des adhérents Charte AS CACL 10 / 17 Mise à jur 18/08/06

11 3 REGLES & PROCESSUS BUDGETAIRES 31 - Budget des Sectins Principe Le financement du CS CACL est assuré par les différents CE des UES ayant signé la cnventin. Chacun des CE est suverain dans ses décisins et fixe le niveau des subventins qu il accrde aux sectins sprtives en fnctin de ses myens et de ses prirités. Les budgets divent être validés début décembre de chaque année, afin que les fiches d adhésins sient dispnibles dès le 1 er janvier de l année suivante Cas des sectins à activités de séjurs Le cas général s applique à la plupart des sectins, cependant, une variante purra être intrduite cncernant les sectins appartenant à la famille 3, dnt l activité est essentiellement cnstituée de séjurs parmi lesquelles : le ski, la mntagne, la vile,.. Dans ce cas, le fnctinnement de la sectin est plus basé sur la ntin de «participants» que sur celle d «adhérents». La ctisatin annuelle à la sectin purra être facultative, la participatin cnstituant l essentiel des ressurces de la sectin Elabratin des budgets prévisinnels 321 Eléments du Budget Prévisinnel Le budget prévisinnel devra cmprter les éléments suivants : Le prgramme d activité de la sectin Une estimatin des charges Le cût myen par adhérent Cût myen d un adhérent = Ensemble des charges de la sectin Nmbre d adhérents de la sectin Le taux de participatin des adhérents La ntin de taux de participatin des adhérents crrespnd à la part payée par tut adhérent, quelle que sit l interventin de sn CE. C est un purcentage qui se calcule simplement par la frmule : Taux de participatin des adhérents = Smme des ctisatins et participatins Smme des charges de la sectin Cette ntin vient cmpléter celle du Cût myen d un adhérent définie précédemment et fait partie des dnnées de l argumentaire qui accmpagnera la demande de budget. Ce taux permet de cmparer différentes sectins au sein d une même famille et purra être utilisé lrs de l arbitrage des demandes de budget par le bureau du CS CACL Plitique de tarifs et de participatin aux activités Les sectins peuvent avir une plitique de tarifs qui différencie les abndements entre les différentes activités, et ce, en fnctin de cnsidératins qui leur snt prpres. La ntin de ctisatin est symblique cncernant les sectins aux multiples activités pur lesquelles les adhérents paie une participatin lrs de l inscriptin à chaque manifestatin. Charte AS CACL 11 / 17 Mise à jur 18/08/06

12 Un équilibre devra être truvé, en fnctin des activités prpsées, entre le mde «abnnement» représenté par la ctisatin et le mde «cnsmmatin» représenté par la participatin aux différentes activités Demande de budget Présentatin de la demande et dnnées à furnir au CS CACL La sectin devra furnir un tableau (annexe D4) dans lequel sernt indiqués : Nmbre ttal d adhérents estimé pur l année Le nmbre d adhérents estimé par UES cnventinnée et hrs cnventin Ttal des charges Cût myen d un adhérent Taux de participatin des adhérents Le mntant de budget demandé par adhérent d UES cnventinnée Arbitrage du CS CACL Le CS CACL cnslide les demandes de l ensemble des sectins. Le bureau du CS CACL examine le prjet de chaque sectin et demande aux respnsables des éventuelles cmpléments d infrmatins et crrectins. Suite à cet examen, le bureau détermine par sectin le mntant de la demande de budget 333 Présentatin au Cmité de suivi financier Le CS CACL sumet au Cmité de suivi financier le prjet cnslidé pur l ensemble des sectins avec le mntant de budget demandé pur validatin. Cette validatin par le Cmité de suivi financier est une garantie pur les CE des UES cnventinnées du respect de l esprit de la Cnventin et du bien fndé des demandes des sectins 334 Envi par le CS CACL des demandes de budgets aux CE des UES Après arbitrage interne par le CS CACL et validatin par le Cmité de suivi financier, les demandes de l ensemble des sectins snt transmises à chacun des CE des UES cnventinnées. 34 Validatin des Budgets 341 Répnses des CE des UES Les CE des UES transmettrnt au CS CACL leur répnse sus la frme du tableau furni dans l annexe D5, reprenant les éléments suivants : Le nmbre d adhérents pris en charge, Le mntant de subventin allué par adhérent, Le mntant glbal de subventin crrespndant pur la sectin Cas des CE délégant la répartitin de leur subventin par sectin au CS CACL Certains CE d UES ne suhaitent pas intervenir dans la ventilatin de leur subventin entre les sectins et délèguent cette tâche au CS CACL. Dans ce cas, le CS CACL effectuera le calcul, sur la base du mntant de subventin allué. 342 Ajustement après arbitrages Suite au retur des arbitrages de la part du CS CACL, qui peut mdifier le mntant de la demande de budget, et des UES, qui fixent le mntant de leur subventin, les sectins aurnt éventuellement à s ajuster pur assurer leur équilibre de gestin. Suite à ces ajustements, elles purrnt mettre en frme leur budget définitif et cmmuniquer à leur adhérents les mdalités d adhésin et de participatin à leurs activités. Charte AS CACL 12 / 17 Mise à jur 18/08/06

13 343 - Clauses de révisin du budget en curs d année Tut événement puvant induire une dérive de l équilibre budgétaire d une sectin dit être signalé au bureau du CS CACL. Celui-ci examinera les causes et les mesures à prendre, en relatin avec les respnsables de la sectin et si nécessaire, avec les respnsables des CE cncernés. Les mdificatins éventuelles de budget sernt sumises au Cnseil d administratin du CS CACL Réalisatin du budget Prcessus de réalisatin du budget Le paiement des charges ainsi que l encaissement des prduits est effectué par le service en charge de la tenue de la cmptabilité du CS CACL. Les trésriers &trésriers adjint, à défaut, les présidents des sectins, snt les interlcuteurs désignés. Les paiements et encaissements snt transmis via les brdereaux de charges et de prduits mis à dispsitin des sectins par le CS CACL (annexes D6 & D7) Règles à appliquer au règlement des charges Aucun paiement ne sera effectué sans justificatif du mntant de la dépense et de sn bjet. L imprimé brdereau de charge dit être rempli et accmpagner tutes les pièces justificatives des paiements à effectuer. Il dit être signé par le trésrier de la sectin u sn adjint, à défaut, par le président de la sectin Règlement des furnisseurs Les règlements de factures snt effectués sur justificatif tels que facture, ticket de caisse à entête du furnisseur, currier ayant pur bjet un appel de fnds (redevance fédérale par exemple), currier d annnce de cmpétitin dnnant les mdalités d engagement (drits d inscriptin et participatin par cmpétiteur) Plafnds et autrisatins de dépenses A cncurrence du mntant du budget validé Règle relative aux acmptes Le mntant d un acmpte ne peut dépasser 30 % du mntant ttal de la dépense. Le devis u le cntrat ainsi que la demande de paiement de l acmpte devrnt être furnis Rembursement de frais des adhérents Seule la qualité d adhérent uvre le drit au rembursement des frais pur les dépenses engagées par des persnnes. Tute demande de rembursement devra être accmpagnée des pièces justificatives riginales. L annexe C3 dnne les plafnds de rembursement cmmuns aux sectins seln la nature des dépenses (transprt, hébergement, restauratin, ) ainsi que ceux, prpres aux sectins (équipements persnnel liés à la pratique de la discipline) Encaissement des prduits L imprimé brdereau de prduits (annexe D7) dit être rempli et accmpagner tus les myens de paiement à créditer au cmpte de la sectin. Il dit être signé par le trésrier de la sectin u sn adjint, à défaut, par le président de la sectin Recuvrement des ctisatins Lrs du traitement des adhésins, les paiements jints recuvrent plusieurs catégries de prduits : la ctisatin au CS CACL, la ctisatin à la sectin, la part cmplémentaire adhérent, les diverses participatins telles que licence, Ces prduits sernt traités avec les lts d adhésins transmises au CS CACL Charte AS CACL 13 / 17 Mise à jur 18/08/06

14 Recuvrement des subventins des CE d UES cnventinnés Le CS CACL à en charge le recuvrement des subventins alluées aux sectins auprès des CE des UES. Le mntant à créditer au cmpte de la sectin sera calculé sur les bases arbitrées en début d exercice : Mntant allué par le CE par adhérent à la sectin x adhérents à la sectin Le versement purra s effectuer sur la base des adhésins enregistrées chaque trimestre u semestre Le suivi du nmbre d adhésin par sectin et par UES dit être régulier pur détecter tut écart par rapprt aux prévisins et réagir en cnséquences. Ce suivi dit être effectué aussi bien par les sectins que par les CE des UES Suivi des engagements et situatin cmptable Chaque sectin dit s assurer d avir les ressurces dispnibles avant d engager une dépense. Les sectins divent veiller à tute dérive de leur équilibre budgétaire. En cas de détectin d un risque de dépassement, les respnsables divent se mettre en rapprt avec le CS CACL et examiner avec le bureau les actins de sauvegarde à entreprendre. En fnctin de la gravité de la situatin, le bureau de le CS CACL se réserve le drit de blquer le paiement des factures. Les sectins et, en particulier les trésriers, divent veiller en permanence à l équilibre de leur budget et avir pur suci cnstant la maîtrise de leurs dépenses ainsi que le recuvrement de leurs prduits Clôture de l exercice Le CS CACL fnctinne par année civile Seules les factures relatives à des biens u des services livrés avant le 31 décembre de l année d exercice peuvent être cmptabilisées pur l exercice. Seuls les prduits relatifs à des pératins s étant dérulées avant le 31 décembre peuvent être créditées pur l exercice Synthèse et ratis de gestin Les dnnées de synthèse et les calculs de ratis nt pur bjectif de résumer les activités d une année éculée et de servir de base de réflexin pur prévir le dérulement des exercices suivants Synthèse des activités Il s agit d avir des dnnées chiffrées cncernant le nmbre d adhérents ttal (par UES et par statut et éventuellement par âge, niveau sprtif,.),le nmbre de manifestatins rganisées, et le nmbre de participants à chacune d entre elles Synthèse des cûts Il s agit d avir une vue précise, tutes charges cmprises, du cût de revient des différentes activités prpsées par la sectin qu elle que sit la discipline pratiquée, ainsi que les participatins reçues des adhérents. Il est également intéressant de déterminer les parts de budget respectives cnsacrées aux différentes activités. Charte AS CACL 14 / 17 Mise à jur 18/08/06

15 4 COMMUNICATION & FONCTIONNEMENT Les chapitres précédents, au travers de la descriptin des prcessus de gestin, mettent en évidence la nécessité des circuits de cmmunicatin reliant le CS CACL aux autres acteurs de la vie sprtive et écnmique du club. 41 Obligatins de Cmmunicatin et Fnctinnement de l AS CACL : 411 Cmmunicatin avec les adhérents Le CS CACL met ntamment à la dispsitin des adhérents et futurs adhérents. Des Infrmatins générales sur les sectins (activités, sites, calendrier, tarifs, respnsables, cntacts) Le frmulaire d adhésin en vigueur pur l année curante Ses statuts Sa Charte de fnctinnement Et plus généralement l ensemble des dcuments cités au chapitre 5 Liste des annexes Elle rganise l Assemblée Générale annuelle dnt les temps frts snt La cmmunicatin du Rapprt Mral La cmmunicatin du Rapprt Financier Le renuvellement partiel du cllège d administrateurs élus au Cnseil d Administratin Une remise de récmpenses 412 Cmmunicatin avec les sectins Le CS CACL réceptinne et valide Les adhésins enregistrées par les sectins Les Charges et Prduits réalisés par les sectins Les synthèses et ratis des sectins Elle furnit péridiquement aux sectins La liste de leurs adhérents Leur situatin cmptable Elle valide les budgets demandés et ntifie les subventins accrdées. 413 Cmmunicatin avec le Cmité de Suivi Financier Le CS CACL furnit La synthèse des activités des sectins La synthèse des demandes budgétaires des sectins Elle rganise les réunins du Cmité de Suivi Financier et recueille sn avis sur les budgets. 414 Cmmunicatin avec les CE des UES Le CS CACL effectue les demandes de subventins et réceptinne les ntificatins de subventins. Charte AS CACL 15 / 17 Mise à jur 18/08/06

16 42 Obligatins de Cmmunicatin et Fnctinnement des sectins Cmmunicatin avec les adhérents La sectin met à la dispsitin des adhérents et futurs adhérents Des Infrmatins générales et détaillées de ses activités (prgramme de l année) Les mdalités pratiques d adhésin et de participatin Les règles de gestin et d rganisatin à l usage des adhérents Le règlement intérieur de la sectin qui cntient les règles prpres à la sectin. Elle rganise sn Assemblée Générale annuelle dnt les temps frts snt La cmmunicatin du Rapprt Mral La cmmunicatin du Rapprt Financier L électin de sn Cmité Directeur 422 Cmmunicatin avec le CS CACL Se reprter au Supprts de Cmmunicatin mis à dispsitin par le CS CACL Supprts papiers Outre le frmulaire d adhésin - imprimé de base du CS CACL (rect ; fiche de renseignement, vers : tarifs et crrespndants) et les dcuments cités au chapitre 5 Liste des annexes, le CS CACL assure deux diffusins imprtantes d infrmatin : Plaquette Annuelle de Présentatin de l Assciatin et des Sectins Plaquette destinée à présenter synthétiquement l Assciatin (Bureau, Cnseil d Administratin, Secrétariat) et les sectins (Activités, Sites, Tarifs, Cntact). Tirage supérieur au nmbre des adhérents. Diffusin dans les sites sprtifs et les espaces CE Bulletin Annuel Publicatin de type «magazine» relatant les faits marquants de la saisn sprtive. Cntributin des sectins pur la rédactin et l illustratin des articles sus la respnsabilité éditriale du CS CACL. Tirage supérieur au nmbre des adhérents. Diffusin dans les sites sprtifs et les espaces CE Myens électrniques Messagerie électrnique Le secrétariat du CS CACL dispse d une bite aux lettres : CSCACL (adresse internet : ascacl@lcl.fr) Intranet Un site Intranet dédié au CS CACL est en curs de dévelppement. Il regrupera tut les textes fficiels du club (statuts, charte, prcédures, ) ainsi que tut les frmulaires (adhésin, tarifs, ). Chaque sectin du CS CACL dispsera d un espace sur le site pur cmmuniquer sur ses différentes activités et sur la vie de la sectin Internet A dévelpper Charte AS CACL 16 / 17 Mise à jur 18/08/06

17 5 LISTE DES ANNEXES A LA CHARTE DE L AS CACL Dcuments dispnibles auprès du CS CACL Annexes de catégrie A : Textes de référence Annexe A1 : Statuts du CS CACL Annexe A2 : Liste des sectins du CS CACL Annexe A3 : Classificatin des sectins du CS CACL par famille Annexe A4 : Manuel de Prcédures du CS CACL Annexes de catégrie B : Listes de partenaires et de leurs interlcuteurs Annexe B1 : Cmpsitin du bureau du CS CACL Annexe B2 : Cmpsitin du Cnseil d administratin du CS CACL Annexe B3 : Liste des crrespndants du CS CACL par fnctin Annexe B4 : Liste des sectins et de leurs respnsables Annexe B5 : Liste des CE d UES cnventinnés et de leurs crrespndants Annexe B6 : Cmpsitin du Cmité de Suivi Financier Annexes de catégrie C : Barèmes, critères et cnditins Annexe C1 : Critères de prise en charge des adhérents par les CE des UES cnventinnées Annexe C2 : Plafnds de dépenses autrisés et délégatin de signature Annexe C3 : Barème de rembursement de frais aux adhérents Annexes de catégrie D : Frmulaires supprt d échanges entre partenaires Annexe D1 : Cmpsitin du Cmité de Directin de la sectin Annexe D2 : Frmulaire type d adhésin à une sectin du CS CACL Annexe D3 : Fiche descriptive des activités des sectins Annexe D4 : Demande de subventins des sectins aux CE des UES cnventinnées Annexe D5 : Répnse des CE des UES aux demandes de subventins des sectins Annexe D6 : Brdereau de charges Annexe D7 : Brdereau de prduits Charte AS CACL 17 / 17 Mise à jur 18/08/06