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1 Départemet Villes, Echages, Territoires LTR 111, logistique de distributio Le titre du documet Présetatio du cours achats Alai ALLEAUME Iterveat expert achats, ALTARIS 10 mars

2 Présetatio de l iterveat Alai ALLEAUME Igéieur Cetrale Paris, Alai dispose d ue expériece professioelle de plus de trete as das les achats dot seize e poste opératioel (Reault, Géérale des Eaux, Fraçaise des Jeux) et quatorze as e tat que cosultat expert achats (Eurosept, puis Altaris). Alai a créé le cabiet ALTARIS e Alai eseige das plusieurs mastères spécialisés achats (HEC, ESSEC, MAI, ) das le domaie des systèmes d iformatio achats et a co-rédigé l ouvrage «Maagemet des achats» publié e 2007 par u collectif de professeurs de HEC. Il est l auteur de l ouvrage «les achats pour o-spécialistes» paru chez Duod e avril

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7 La ouvelle doe écoomique reforce le rôle des achats AVANT MAINTENANT Demade forte Nécessité de s'adapter au marché Outil de productio à pleie capacité Impératif de flexibilité et de prix Les approvisioemets sot critiques U objectif : le délai Optimisatio du sourcig Les Services Etudes fot le choix des fourisseurs pricipaux L'acheteur approvisioe les produits dot a besoi l outil de productio L'acheteur "ved" les besois de l'etreprise à l'extérieur L'acheteur ved so savoir faire e itere et deviet l'iterlocuteur privilégié des Sces Etudes - 7 -

8 Les ouveaux ejeux écoomiques AVANT : - demade forte - l'offre pilote le marché MAINTENANT : - demade stabilisée - le marché régule l'offre COUTS DES PRODUITS ACHETES + COUTS DE FONCTIONNEMENT + MAIN D'OEUVRE + AMORTISSEMENT + MARGE = PRIX DE VENTE PROPOSE SUR LE MARCHE PRIX DE VENTE ACCEPTE PAR LE MARCHE - AMORTISSEMENTS - MAIN D'OEUVRE - COUTS DE FONCTIONNEMENT - COUTS DES PRODUITS ACHETES = OBJECTIF DE MARGE DE L'ENTREPRISE DE LA PERFORMANCE DES ACHATS DEPENDENT DIRECTEMENT LES RESULTATS DE L'ENTREPRISE - 8 -

9 Les ouveaux ejeux écoomiques : l exteralisatio La maîtrise des coûts passe par l exteralisatio des activités traitées plus efficacemet par les fourisseurs AVANT Période de demade forte => Nécessité de maîtriser les approvisioemets pour absorber la motée e charge de l'outil de productio -> Itégratio Voloté de maîtriser l'esemble de la filière techique Voloté d'idépedace idustrielle EXEMPLES D'EXTERNALISATION MAINTENANT Période de demade stabilisée => Nécessité de gérer les à coups de la demade : appel gééral à la sous-traitace Nécessité de se recetrer sur so métier de base et de faire appel à des prestataires spécialisés, Gais de productivité obteus par des cotrats de progrès pluri-auels passés avec les prestataires Service gééraux : ettoyage, gardieage, accueil, restauratio collective Autres domaies : ifogérace iformatique, gestio de la paie, télémarketig, Facility maagemet : maiteace techique de bâtimets, maiteace idustrielle, - 9 -

10 Les ouveaux ejeux écoomiques : % achats vs CA de l etreprise Le poids des achats das le chiffre d'affaires des etreprises e cesse d augmeter das u cotexte global d exteralisatio : INDUSTRIE : PEUGEOT > 75 % ALCATEL-LUCENT > 70% THOMSON > 70% THALES > 55% BANQUE & ASSURANCE : 35% à 50% Rappel : das les aées 70/80 part achats e moyee das l idustrie : de 30 à 50%

11 Les ouveaux ejeux écoomiques : l apport des achats La réductio des coûts d'achat costitue u puissat levier d'amélioratio de la retabilité et/ou de la performace. Situatio de départ Amélioratio actio achats Situatio après la mise e oeuvre Achats 50-5 % 47,5 Autres coûts Résultat % 7,5-11 -

12 Les ouveaux ejeux écoomiques : la chaîe de valeur Le cycle idustriel et la chaîe de valeur des fourisseurs LA PRESSION DU MARCHE DES MATIERES PREMIERES M A T I E R E S P R E M I E R E S 1er iveau de trasformatio PRODUITS SEMI FINIS 2ème iveau de trasformatio COMPOSANTS ET SOUS ENSEMBLES 3ème iveau de trasformatio E N S E M B L I E R LA PRESSION DU MARCHE DES PRODUITS DE CONSOMMATION LE MARCHÉ

13 Le positioemet des achats das l etreprise Les achats ue foctio trasversale qui iteragit avec les autres foctios de l etreprise Productio Qualité Logistique Fiace gestio Achats R & D Juridique Vetes & Marketig Services gééraux

14 Le processus achats au cœur des processus de l etreprise M A R C H E S F O U R N IS S E U R S F L U X D IN F O R M A T IO N S F O N C T IO N A C H A T S F O N C T IO N C O M M E R C IA L E F L U X M A T IE R E S M A R C H E S C L IE N T S

15 Les différetes dimesios de la foctio achats Techique : commuicatio itere et extere Iciter ses parteaires iteres et exteres à cocevoir e terme de foctioalités Savoir repérer les bos fourisseurs Itroduire les produits de demai pour iciter à iover Coaître la gestio de productio de so etreprise Commerciale : Faire part de sa puissace d achats à l extérieur de so etreprise Négocier des cotrats clairs, complets et équilibrés Admiistrative : Mettre e place u système de gestio des commades, de livraisos, de factures Mettre e place u système Assurace Qualité Fourisseur Etablir des tableaux de bord pour suivre les objectifs Etablir les cotrats Ecoomique : Etudier les marchés Maîtriser les prix et leur évolutio

16 La répartitio des rôles das le processus achats UTILISATEUR PRESCRIPTEUR RESPONSABLE BUDGETAIRE ACHETEUR RESPONSABILITE Défiit le besoi Défiit les spécificatios techiques Décide du motat et autorise la dépese Aalyse les possibilités du marché et sélectioe la meilleure offre coût/qualité Marketig achat METHODOLOGIE Cahier des charges foctioel Cahier des charges techique Cotrôle budgétaire Appel d offres Cotrat OBJECTIF Satisfaire les besois de so activité Optimiser le rapport coût/performace (aalyse de la valeur) Equilibre fiacier Positioemet sur le marché risque coût Alterative ENJEU Satisfactio du besoi Optimisatio techique Alteratives budgétaires Orgaisatio des sources

17 Le rôle de l acheteur C est l iterlocuteur clé e charge de la performace d ue ou plusieurs familles d achats. Il iterviet sur l esemble des tâches du processus depuis l expressio du besoi et l aalyse des marchés jusqu à la satisfactio du besoi e apportat des techiques d acheteurs professioelles (leviers à appliquer ex: aalyse des besois, études de marchés formalisées, aalyse de la valeur, plas de progrès) pour certaies souvet iexistates sas acheteur Il aide à la défiitio du juste besoi Il assure les relatios opératioelles avec les fourisseurs et veille au bo déroulemet des cotrats e assurat la remotée des iformatios du terrai. (bila d exécutio) Il présete à la sigature les marchés, e foctio des seuils défiis

18 Le rôle du prescripteur Il est resposable du cahier des clauses techiques qu il exprime sous forme foctioelle et quatitative Il s assure de la satisfactio des besois des cliets Il peut se faire appuyer par u expert pour le rédiger Il le valide ou le fait valider par sa hiérarchie Le prescripteur peut être u utilisateur fial, u chef de projet, Das le cas d achats baals (segmet articles catalogables, prestatios stadards) le cahier des clauses techiques peut être rédigé par l acheteur Il participe au suivi d exécutio

19 Le rôle de l approvisioeur Il prépare les ordres de commade das le cadre de cotrats établis par l acheteur et validés par les hiérarchies Il effectue la réceptio qualitative et quatitative, et la réceptio das le système d iformatio. C est parfois u(e) assistate de service, parfois u utilisateur, parfois u approvisioeur à temps plei Il est garat du suivi d exécutio qui se trasforme e bila d exécutio à la fi du cotrat

20 Les différets «métiers» de l achats Log Terme Marketig Achat Détermier les zoes d ejeux Élaborer ue politique d achats Fixer des objectifs Bâtir des budgets Participer à la défiitio des produits avec les prescripteurs Pratiquer la veille techologique et commerciale Coaître les marchés fourisseurs Evaluer et homologuer les fourisseurs Cosulter les fourisseurs Négocier et cotracter avec les fourisseurs Moye Terme Acheteurs Coaître les fourisseurs Coaître les besois passés, actuels et futurs Cotrôler les performaces des fourisseurs Régler les litiges Exploiter les calculs de besois Traiter les DA Court Terme Approvisioeurs Passer les commades et appels de livraiso Relacer, suivre e itere comme e extere Ordoacer les factures Gérer les stocks

21 La démarche marketig achats : le modèle des 5 forces de Porter Fourisseurs ouveaux etrats Opportuités ouveaux etrats Différeciatio produits/services Coût du ticket d etrée 3 Les sous-traitats de mes fourisseurs Le marché fourisseur Mes cocurrets à l achat Pouvoir de égociatio des fourisseurs Marchés oligopolistiques Impact busiess cliet 4 Iovatio & opportuités de substitutio Pouvoir de égociatio des cliets Itégratio amot Faible coût de chagemet Opportuités ouvelles alteratives Coût de substitutio Ratio Prix/Valeur relative

22 Les différets «métiers» de l achats das la visio CT/MT/LT COURT TERME MOYEN TERME LONG TERME TÂCHES Ordoacemet Demades d appro Commade Dépaages Régularisatios Relace Litiges (quatité, qualité, coût, délais) Liaiso avec le demadeur Demade de prix et délais Cosultatio Evaluatio des fourisseurs Suivi des fourisseurs Négociatio des cotrats Négociatio itere Pilotage de la défiitio des besois Aalyse de la valeur Travail e équipe sur la veille techologique Aalyse du marché Recherche de ouveaux fourisseurs VALEUR AJOUTEE Augmetatio dispoibilité Service utilisateur Optimisatio des flux d approvisioemet Dimiutio des risques Réductio des prix et délais Ratioalisatio des bases fourisseurs Ratioalisatio des flux admiistratifs Réductio des coûts Réductio du cycle d achat Réductio du cycle d appro Optimisatio des flux iteres et exteres APPROVISIONNEMENT LOGISTIQUE ACHAT MARKETING ACHAT

23 Les différets «métiers» de l achats Activités achat et activités approvisioemet : savoir qui fait quoi? Achat Approvisioemet Aalyse des besois : Défiitio des produits Formalisatio des spécificatio Prévisios Stadardisatio / substitutio Marketig achats : Aalyses de marché Aalyses des risques Sélectio fourisseurs Négociatio / cotrats : Négociatio, élaboratio des cotrats Aalyse des performaces (produits, fourisseurs) Visites fourisseurs Passatio des commades : Elaboratio des demades d achat Passatio des commades Suivi et traitemet des litiges (Qualité) Traitemet des factures / Paiemets : Liquidatio / madatemet Traitemet des litiges (facturatio / paiemets) Suivi du paiemet Divers admiistratif / Suivi : Suivi des marchés Suivi des budgets Classemet

24 Les résultats attedus de la foctio achats Réaliser des gais quatitatifs et qualitatifs Gais e prix : Pla de réductio des coûts, suivi des gais, Gais e coûts : Réductio du ombre de commades, factures,.. Gais e prestatios : Coditios de paiemet, garaties, optios supplémetaires... Gais e temps : Réductio des délais d approvisioemet (hors prod) Mettre e œuvre ue déotologie achats MAITRISE de la mise e cocurrece CONFIDENTIALITE des dossiers JUSTIFICATION des choix du couple produit / fourisseur à partir de critères objectifs Cotribuer à la maîtrise des risques à l achat Maîtrise du RISQUE FOURNISSEUR Maîtrise du RISQUE PRODUIT Maîtrise du RISQUE LOGISTIQUE Maîtrise du RISQUE JURIDIQUE

25 La missio des achats : exemple de «lettre de missio» Rechercher et acquérir les bies et services demadés (défiitio foctioelle) : - au iveau de qualité requis, assuré et maiteu (cahier des charges précis) - das les quatités écessaires (sous réserve de la liberté de décisio e matière de stock et de politique d'approvisioemet) - au coût global d'acquisitio le plus bas - das les délais écessaires - e assurat les coditios de services associés Cotribuer à améliorer la compétitivité Assurer la sécurité - péreité à court et moye terme (maîtriser et gérer les risques d'approvisioemet) Gérer / développer la relatio avec les fourisseurs Cotribuer à l iovatio permaete Cotribuer à la créatio de valeur (valeur ajoutée)

26 La missio des achats Aticiper vis-à-vis des marchés fourisseurs les besois à moye et log terme de l etreprise Veille marchés fourisseur

27 La missio des achats Explorer les marchés fourisseurs afi de trouver les meilleures sources d approvisioemet pour l'etreprise qui lui permettrot de coserver u avatage cocurretiel sur le marché Global sourcig

28 La missio des achats Etablir les coditios écessaires à l'acquisitio des bies et services dot l'etreprise a besoi, et ce, sur des bases pérees Maîtrise des risques cotractuels et gestio du risque fourisseur

29 La missio des achats Cotribuer aux choix stratégiques de l'etreprise afi qu'elle coserve ue positio domiate sur ses marchés par ue actio cotiue d optimisatio de sa valeur ajoutée Approche make or buy? mai d'oeuvre : sous traitace ou délocalisatio gestio des moyes : sous traitace idustrielle savoir-faire : parteariat idustriel

30 La missio des achats Cosolider e itere avec l'esemble des directios opératioelles,et mettre e oeuvre u marketig achats adapté aux choix techiques, idustriels et commerciaux à court, moye et log terme Marketig achats

31 La positioemet des achats das l orgaisatio La motée e puissace des Achats se traduit das les orgaigrammes : Directio Géérale AVANT Directio Commerciale Directio Idustrielle Directio Techique Directio des Achats Services Qualité Services Logistiques Directio Géérale MAINTENANT Directio Commerciale Directio des Achats Directio Idustrielle Directio de la Qualité Directio Techique jour-1.ppt Le Directeur des Achats est au Comité Exécutif de la Directio Géérale et participe aux décisios stratégiques de l'etreprise

32 La positioemet des achats das l orgaisatio Cela déped de la maière dot les Achats sot perçus das l'etreprise, mais cela est souvet lié au type d'activité et à la taille de l'etreprise Foctio de rattachemet des Achats et perceptio Directio géérale Positio stratégique des achats : le Directeur des Achats participe au Comité Exécutif Directio fiacière Les Achats sot vus comme u cetre de profit Directio Idustrielle Les Achats sot liés à l'activité de productio ; il s'agit avat tout d'approvisioer das le respect des objectifs QCD (qualité/coût/délais) Directio Admiistrative Les Achats admiistret les besois d'achats écessaires au foctioemet de l'etreprise (achats de frais gééraux)

33 Les différetes typologies d orgaisatio achats Selo la culture de l etreprise (cetralisée, décetralisée), sa taille (multi-sites, périmètre europée ou modial) et so iveau de maturité das la mise e œuvre d ue politique achats, o trouve différets types d orgaisatio achats : > la structure achats cetralisée > la coordiatio achats simple > la coordiatio achats hiérarchique > l orgaisatio par acheteurs pilotes > l orgaisatio e réseau

34 Les différetes typologies d orgaisatio achats Depuis les aées 90 se sot développées das les grads groupes des orgaisatios matricielles avec ue orgaisatio achats à deux étages : > des structures achats par filiale et/ou pays/régio qui reportet auprès d ue Directio locale > ue structure achats au iveau corporate qui assure la coordiatio des achats mais sas lie hiérarchique avec les resposables achats locaux Ce mode de foctioemet requiert u mode de gouverace bie adapté qui doit predre e compte à la fois la culture de l etreprise et prioriser les ejeux : > idée force : globaliser les achats qui peuvet l être sas cetraliser via des acheteurs leaders qui pilotet des groupes de travail > autre idée force : mutualiser et partager ce qui peut l être : outils & méthodes, référetiel métier, via l aimatio d ue commuauté achats Ce foctioemet amèe à créer des rôles et défiitio de postes spécifiques : > KCM : Key Commodity Maager > KSAM : Key Supplier Accout Maager

35 Le cycle achats et les ejeux associés Achat amot Achat Approvisioemet Potetiel de gais + de 30 % Expressio et défiitio des besois Préparatio de l achat et prise e compte des cotraites d approvisioemet Sélectio des fourisseurs et cosultatio de 0 à 10 % de 15 à 30 % Choix Des fourisseurs Négociatio/ cotractualisatio De 0 à 3 % Mise e œuvre des cotrats et pilotage

36 Le processus achats type ELABORATION STRATEGIE VEILLE MARCHÉ & PRODUITS OBJECTIFS ACHATS SOURCING ELABORATION DES STRATEGIES D ACHATS PAR DOMAINE Marketig Achats Achats amot Achats aval SPECIFICATION & GLOBALISATION DES BESOINS CHOIX DE LA LISTE FOURNISSEURS & CONSULTATION NEGOCIATION ET SELECTION ELABORATION DU CONTRAT DEMANDE D ACHAT EMISSION DES COMMANDES RECEPTION CONTRÔLE FACTURES MISE A JOUR PANEL FOURNISSEUR PILOTAGE DES INDICATEURS QCD Qualité/Coûts/Délais GESTION DE LA QUALITÉ FOURNISSEURS

37 La mise e œuvre des «best practices» : les leviers d achats Etape Actio Liste des leviers Expressio du besoi 1 Travailler e biôme prescripteur acheteur Aalyse amot Marketig achats 2 Formaliser les aalyses de marché 3 Homologuer les fourisseurs avat l achat Normalisatio du besoi 4 Impliquer l acheteur das la défiitio du besoi 5 Impliquer le fourisseur das la défiitio du besoi 6 Rédiger u cahier des charges foctioel 7 Valoriser les cotraites 8 Stadardiser le besoi Cosultatio Effet volume 9 Effectuer des effets volume das le temps 10 Réduire le ombre de fourisseurs 11 Effectuer des regroupemets das l espace Mise e cocurrece 12 Mettre e cocurrece efficacemet 13 Formaliser la préparatio de la égociatio Aalyse des risques Suivi Aalyse et décompositio des coûts Amélioratio cotiue du besoi 14 Décomposer les coûts 15 Evaluer les risques et les préveir 16 Choisir e foctio du coût global d acquisitio 17 Améliorer les coûts associés à l achat 18 Mesurer la performace globale de l achat 19 Mettre e place u pla de progrès

38 Les leviers d achats : agir das trois directios Stadardiser / simplifier les référeces par rapport au marché de l'offre Combattre la "sur spécificatio" Globaliser au maximum les achats sur les segmets commus Possibilité d'acheter e groupemet Diffuser les marchés à l'esemble des acheteurs Coaître les fourisseurs et leurs offres Se faire coaître auprès des fourisseurs Orgaiser le suivi de l exécutio des marchés Négocier Optimiser la durée des cotrats / compétitio sur le marché de l'offre Défiir des politiques Achat et fixer des objectifs de gai Limiter / élimier les stocks "sauvages" Coût Qualité Services Maagemet du coût global Utiliser l accord- cadre pour créer des paels de fourisseurs Revoir les processus de la demade d'achat à la livraiso Optimiser le coût global Recourir aux commades e lige Réduire les achats dissidets Réduire le coût total du cycle de vie Itégrer le coût des fouritures et de l'etretie lors de l'achat d'équipemet Demader des remises sur volume das la défiitio du besoi Réduire les coûts de trasactio Demader des factures cosolidées (au miimum mesuellemet ) Mise e place d'ue solutio carte achat pour les petites dépeses Dématérialisatio des procédures d'appel d'offres

39 Quelles sot les évolutios e cours? Du poit de vue de la foctio achats Du poit de vue des stratégies achats mises e oeuvre

40 Les évolutios e cours de la foctio achats La trasformatio de la foctio achat e cetre de profit Dom aies clés Achats traditioels Achats com pétitifs Objectifs de l etreprise Optimisatio de la valeur ajoutée Obteir le prix le plus bas Recetrage sur le métier pour être leader sur so marché Optimisatio du coût global Nom bre de fourisseurs Grad ombre de fourisseurs pour la mise e cocurrece Pael restreit de fourisseurs dot le ombre est optimisé par u processus de sélectio Sélectio des fourisseurs Dirigée par les cotraites et l historique Guidée par la stratégie d etreprise Relatios parteariales à log terme Négociatio cotractuelle Cotrat coup par coup Accord cadre sas objectifs précis Recherche commue des opportuités de développemet d activités Cotrats-cadres avec des objectifs précis Relatios avec les fourisseurs Aalyse itere, sélectio et égociatio Réceptio des commades puis facturatio Fixatio du coût d achats avec objectifs et idicateurs Partages des prévisios de commades

41 Les évolutios e cours de la foctio achats Le développemet de ouveaux outils, dits de e-achats, qui s appuiet sur les techologies web et dédiés au métier achats Solutios esourcig Solutios eprocuremet Achat Approvisioemet Défiitio du besoi Cosult atio Négociat io techiqu e & commerc iale E N C H E R E S Choix fourisse ur DA Comm ade Récept io Suivi report ig Négociatios e lige e-catalogues Ue partie des égociatios peut se faire sous forme d echères

42 Les évolutios e cours du poit de vue des stratégies achats Ue trasformatio rapide des règles du jeu du commerce iteratioal qui écessite aticipatio et adaptatio cotiues Augmetatio de la pressio cocurretielle par ue offre modiale diversifiée et globalisatio des marchés Pressio croissate sur les prix écessitat des actios de réductio des coûts e rupture avec les politiques achats précédetes : - approche LCC : Low Cost Coutries - développemet de l offshore pour les prestatios iformatiques Des cycles de développemet de plus e plus courts : «Time-to-Market» Ue cocetratio ecore plus forte sur le «core busiess» : -outsourcig importat vers de gros acteurs spécialistes du FM (Véolia, Facéo,..) voire cessio complète des moyes idustriels auprès d acteurs spécialisés comme Flextroic

43 Les évolutios e cours du poit de vue des stratégies achats U cadre règlemetaire qui évolue et imposera de plus e plus de ouveaux modes opératoires Trasparece fiacière - e Frace : loi de sécurité fiacière (LSF) - aux USA et pour toute etreprise cotée au NYSE : loi Sarbaes-Oxley (SOX) Resposabilité sociétale et eviroemetale (RSE) - reforcemet des règles d éthiques - cotrôle des coditios d employabilité (travail des efats,...) - respect des ormes eviroemetales - respect des egagemets du Global Compact Act - cotributio à la réductio des cosommatios et/ou au recyclage (reverse logistic)

44 Ue tedace forte : l importace de la part des achats de service Ue évolutio importate de la part achetée das le domaie des services : Aées 70 : exteralisatio des prestatios de moyes gééraux : ettoyage, Aées 80 : exteralisatio de prestatios à forte valeur ajoutée (ifogérace iformatique, ) et développemet de l offre locatio évolutive, Aées 90 : développemet de l offre Outsourcig/Facility Maagemet, Aées 2000 : développemet des Cetres de Services Partagés, extesio de l offre Facility Maagemet au domaie idustriel, ouvelles offres de service iformatique : gestio de parc e full service, SaaS (Software as a Service), U périmètre achats qui couvre u spectre très large de prestatios : prestatios de moyes gééraux, prestatios d assistace iformatique, prestatios itellectuelles d expertise, prestatios RH, études & développemet, maiteace, marketig/commuicatio, locatios, FM, prestatios logistique, voyages

45 Les tedaces actuelles Démarche cotrat de progrès Egagemet de moyes egagemet de résultats Importace du cotrat de service (SLA : Service Level Agreemet) Acquisitio de capital itellectuel valorisatio du capital immatériel de l etreprise Approche buy or lease full service/budle services Shared Services exteralisés (Cetre de Service partagés) Offshore earshore

46 Impacts sur la gestio de la relatio fourisseur Evolutio des modes de rémuératio Evolutio des cotrats de service (SLA) Approche SRM (Supplier Relatioship Maagemet) : Supplier Scorecard, KSAM (Key Supplier Accout Maager) Approche orietée cliet : Customer Commitmet Customer Itelligece Démarche achats Customer Value (icluat l approche cliet itere)

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