SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : Spécifications techniques requises

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1 SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : Spécificatins techniques requises INFORMATIONS GÉNÉRALES Technlgie de signature : Le cncepteur dit décrire le type de technlgie de signature ffert aux clients finaux numérique u électrnique. Détails : Décrire smmairement le prcessus de signature ainsi que les niveaux de et avantages de la technlgie prpsée. Hébergement : Les seuls lieux d hébergement autrisés snt le Canada et les États-Unis. Hébergement de la slutin : Le cncepteur dit indiquer le u les lieux d hébergement de la slutin, ainsi que les sites de relève. Hébergement des frmulaires signés : Le cncepteur dit indiquer le u les lieux d hébergement du stckage des dnnées, ainsi que les sites de relève. Dans le cas d un intégrateur de technlgie de signature, il est imprtant de mentinner le lieu d incrpratin du furnisseur de la technlgie de signature. Système de redndance : Le cncepteur dit indiquer la stratégie de redndance mise en place. Détails : Si aucune stratégie/système de redndance n est en place, le cncepteur dit indiquer : la péride maximale pendant laquelle il peut y avir perte d infrmatin en relatin avec la stratégie de sauvegarde; le prcessus qu il entend mettre en place pur se prémunir cntre la perte d infrmatin advenant un bris d équipement entre deux sauvegardes. GESTION DES FORMULAIRES OACIQ Frmat des fichiers pur le chargement des frmulaires à signer : Le cncepteur dit indiquer les divers frmats de fichiers autrisés sur lesquels l utilisateur purra appser sa signature. Persnnalisatin des znes de signature : Le cncepteur dit indiquer le type d usager qui est autrisé à persnnaliser les diverses znes de signature. Il dit indiquer également le nmbre maximal de signatures par frmulaire. Sauvegarde des znes de signature sus frme de gabarit : Le cncepteur dit indiquer si la slutin permet de sauvegarder des gabarits de frmulaires avec les znes de signature préétablies, et de cnstituer une librairie de frmulaires à signer. Détails : Ce faisant, lrsque l utilisateur vudra faire signer un frmulaire existant, il ne lui sera pas nécessaire de définir les znes de signature, car elles aurnt été sauvegardées au préalable. Stckage des frmulaires prédéfinis sur le site du furnisseur : Le cncepteur dit indiquer s il est pssible de cnserver une librairie de frmulaires prédéfinis, préciser la limite de frmulaires puvant être cnservés ainsi que le frmat des fichiers. Jumelage autmatique du frmulaire chargé avec un gabarit prédéfini : Le cncepteur dit indiquer si le système permet de jumeler autmatiquement un frmulaire chargé par l utilisateur avec un frmulaire prédéfini cntenu dans la librairie de frmulaires. Interface multilingue anglais et français : Obtenir du cncepteur une cpie des interfaces de gestin des frmulaires afin d en valider la qualité. Persnnalisatin de l interface : Le cncepteur dit indiquer si l interface de gestin des frmulaires peut être persnnalisée aux culeurs/ lgs d un curtier. Détails : Il devra furnir un exemple de persnnalisatin SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES REQUISES PAGE 1 DE 5

2 GESTION DES SIGNATAIRES, SÉCURITÉ DES ACCÈS Gestin de multiples signataires : Le cncepteur dit indiquer si le système permet la gestin de multiples signataires, tant pur l acquéreur que le vendeur, et indiquer le nmbre maximal de signataires. Gestin du flux/séquence des signataires : Le cncepteur dit décrire le prcessus de gestin des signataires. Détails : Il devra décrire cmment l utilisateur peut cntrôler le flux de signature des signataires seln l une des deux ptins suivantes : Prcessus en série/séquence : Sus-entend qu un ensemble de frmulaires à signer ne purra être transmis au prchain signataire que lrsque le premier signataire aura achevé avec succès la signature de l ensemble des frmulaires; Prcessus en parallèle : Sus-entend qu un ensemble de frmulaires à signer peut être transmis à tus les signataires simultanément et indépendamment de l état d achèvement. Dans le cas ù les signataires snt représentés par différents intervenants, le système de signature électrnique u numérique dit permettre un prcessus d affaires. Persnnalisatin des curriels à l ensemble des signataires : Le cncepteur devra furnir un exemple de persnnalisatin des curriels acheminés aux signataires. Détails : Si aucune persnnalisatin n est permise, le cncepteur devra furnir un exemple du message qui sera transmis aux signataires. Persnnalisatin de la langue du curriel par le signataire : Le cncepteur devra indiquer si l n peut persnnaliser la langue du curriel qui sera acheminé pur chacun des signataires. Niveaux de : Le cncepteur devra décrire le prcessus et les divers mécanismes de fferts qui permettrnt aux signataires d accéder au site sécurisé cntenant les frmulaires à signer. Détails : Au minimum, la slutin de signature devra permettre de définir un premier niveau de pur accéder au site de signature. Mt de passe requis pur accéder au site SMS, téléphne : Ce niveau de permettra à l utilisateur de cnfigurer un mt de passe qui sera transmis par téléphne u par SMS (u tute autre frme qu un curriel) aux divers signataires des frmulaires. Base de cnnaissances c.-à-d. validatin avec questins par un tiers : Ce niveau de permet à l utilisateur de déléguer à un tiers agence de rapprt de crédit tel qu Equifax, la gestin de l accès au site sécurisé. Ainsi, le signataire devra répndre par téléphne à une série de questins reliées à sn dssier de crédit. Si les répnses snt adéquates, le signataire btiendra un drit d accès au site sécurisé. Jurnalisatin des transactins : Le cncepteur dit démntrer la prcédure de suivi des transactins faites dans le système. Le jurnal dit indiquer la persnne exécutant l pératin, ainsi que l heure et la date à laquelle la transactin a été exécutée. De plus, pur tus les signataires des frmulaires, le cncepteur devra démntrer qu il cnserve l adresse IP utilisée par le signataire, de même que la date et heure de réceptin des dcuments, de signature des frmulaires et de retransmissin des dcuments. Détails : Le cncepteur devra furnir une cpie du jurnal des transactins. Attributin des accès : Le cncepteur dit indiquer les utils de gestin des accès. Il dit indiquer quel grupe d individus u quel individu autrise quels individus, ainsi que les mécanismes garantissant l intimité d accès des individus (mdificatin des mts de passe). Détails : Étant dnné que l utilisateur peut utiliser le système de signature sans être membre d une chambre immbilière, il sera imprtant de savir si le cncepteur exige que l OACIQ sit l unique respnsable de l attributin des accès. Si tel était le cas, cette slutin ne serait pas suhaitable et viable. Grupe d utilisateurs : Le cncepteur dit indiquer les grupes d utilisateurs qui nt accès au système. Cette descriptin dit définir qui snt les utilisateurs faisant partie de ces grupes, leurs drits et leurs privilèges administrateur, utilisateur, signataire, etc. Maintien de la cnfidentialité d accès : Le cncepteur dit indiquer les mécanismes permettant d assurer le maintien de la cnfidentialité d accès des utilisateurs, particulièrement lrsque l applicatin est accessible par les clients et qu une authentificatin électrnique est requise. Résiliatin des drits d accès : Le cncepteur dit décrire les prcessus permettant d interrmpre l accès au système à ceux qui n nt plus les privilèges d accès, quelle qu en sit la raisn : changement d agence, fin de l abnnement au service, etc. Le prcessus dit permettre de recnnaitre à temps la résiliatin de l accès et d interrmpre immédiatement l accès SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES REQUISES PAGE 2 DE 5

3 GESTION DU FLUX DES SIGNATAIRES Saisie d une date d expiratin délai de signature pur le flux de signataires : Le cncepteur dit indiquer si le système permet d appliquer un délai de signature, sit une date de fin u un délai en heures u en jurs. Gestin du délai des rappels aux signataires : Le système devra permettre un mécanisme de suivi et de rappel auprès des signataires, les avisant qu un dcument u une série de dcuments snt prêts à être signés. Le cncepteur devra furnir un exemple de ce rappel afin de s assurer que le rappel sit dispnible en français. Alerte autmatique au gestinnaire du prcessus curriel : Le système devra permettre d aviser autmatiquement par curriel l utilisateur/ gestinnaire afin de cnnaitre l état d avancement du prcessus de signature. Visualisatin de l état d avancement du prcessus de signature : Le système devra permettre de visualiser à l écran l état d avancement du prcessus de signature. PROCESSUS DE SIGNATURE DES FORMULAIRES Interface multilingue anglais et français : Le cncepteur dit s assurer que tutes les interfaces qui sernt affichées aux signataires sient en anglais et en français. Accessibilité par un navigateur IE, Safari, Firefx, Chrme : Le cncepteur devra furnir la liste de tus les navigateurs autrisés ainsi que leurs numérs de versins. Applicatin Andrid, iphne, ipad : Il s agit de déterminer si la slutin de signature est accessible, à l aide d une applicatin spécifique, par les téléphnes intelligents u les tablettes numériques. Le cncepteur devra furnir une liste des platefrmes autrisées. Affichage et acceptatin d un cnsentement avant de débuter le prcessus de signature : Le cncepteur dit permettre d afficher et d exiger que le signataire accepte le cnsentement avant de démarrer le prcessus de signature. Détails : Le cncepteur devra permettre de persnnaliser le frmulaire de cnsentement en anglais et en français. Platefrme acceptée pur le prcessus de signature : Le cncepteur dit spécifier les platefrmes dispnibles qui purraient être utilisées par les signataires durant le prcessus de signature. Optin de signature : Le cncepteur dit décrire les diverses ptins de signature ffertes aux signataires. L utilisatin du clavier avec sélectin du type de calligraphie serait une ptin de base minimale. Navigatin assistée aux znes de signature : Le cncepteur dit permettre au signataire de naviguer rapidement entre les znes de signature, et l infrmer du purcentage u du stade d achèvement du prcessus de signature. Znes de signature bien identifiées : Le système dit clairement indiquer les znes précises ù les signatures u les initiales devrnt être appsées par le signataire. Sauvegarde du frmulaire signé : Le système dit permettre de sauvegarder le frmulaire signé sur la platefrme du signataire, ainsi que d héberger et de stcker les frmulaires sur le u les serveurs du cncepteur/furnisseur de la slutin. Capacité d exprter un ensemble de dcuments signés : Le cncepteur dit permettre au gestinnaire du prcessus de signature d avir la capacité de sélectinner et d exprter un ensemble de dcuments signés en frmat PDF. Prcédure mise en place pur s assurer qu un dcument signé n est pas altéré : Le cncepteur dit démntrer qu un dcument signé ne purra être altéré. Il devra décrire le prcessus de certificatin des dcuments PDF utilisés afin d en assurer l authenticité SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES REQUISES PAGE 3 DE 5

4 INCLUSIONS OBLIGATOIRES OU ÉQUIVALENTES AU CONTRAT LIANT LE FOURNISSEUR ET LES CLIENTS Les clauses cntractuelles énncées ci-dessus u des clauses équivalentes devrnt bligatirement être incluses dans tut cntrat liant le furnisseur à un client, en anglais u en français, en fnctin de la langue chisie par le client. Le furnisseur devra furnir, en vue de sn accréditatin par l OACIQ, cpie du cntrat qu il entend utiliser dans le cadre de sa relatin d affaires avec les clients. Lrsque les clauses énncées ci-dessus ne sernt pas reprduites intégralement au cntrat, des frais supplémentaires sernt exigés pur fin d apprbatin des équivalences. Sus-traitants ATTENDU QUE le Client est un curtier/une agence au sens de la Li sur le curtage immbilier et ses règlements, qu il/elle est assujetti(e) au puvir de surveillance et de cntrôle de l Organisme d autréglementatin du curtage immbilier du Québec («OACIQ») ainsi qu aux puvirs du syndic de l OACIQ; ATTENDU QUE le Client détient des infrmatins cnfidentielles, incluant des renseignements persnnels dnt la cnservatin, l utilisatin et la destructin snt sujettes aux règlements adptés en vertu de la Li sur le curtage immbilier et des dispsitins de la Li sur la prtectin des renseignements persnnels dans le secteur privé; ATTENDU QUE le Client est tenu d aviser les persnnes cncernées de l endrit ù snt cnservés leurs renseignements persnnels; ATTENDU QUE le Furnisseur recnnaît l imprtance de préserver la cnfidentialité des infrmatins cnfidentielles, incluant des renseignements persnnels, et que tute divulgatin nn autrisée de ceux-ci serait susceptible de causer des préjudices imprtants au Client et aux persnnes visées par les renseignements; ATTENDU QUE le Client et le Furnisseur suhaitent, cnfrmément aux bligatins légales leur incmbant, cnvenir des bligatins et mesures destinées à encadrer l utilisatin du caractère cnfidentiel des infrmatins cnfidentielles et des renseignements persnnels cmmuniqués dans le cadre de l exécutin de ce cntrat et à assurer leur maintien; Le Furnisseur dit encadrer les activités et btenir des engagements cntractuels de ses sus-traitants afin de s assurer qu ils respectent les bligatins stipulées à ce cntrat. Nnbstant les termes des ententes susceptibles d intervenir entre le Furnisseur et ses sus-traitants, le Furnisseur est respnsable de l entièreté des bligatins suscrites aux mdalités du cntrat en regard des services, ainsi que du maintien de la cnfidentialité des infrmatins cnfidentielles et des renseignements persnnels, et il est garant envers le Client de la pleine exécutin de ces bligatins. Clisnnement des Actifs infrmatinnels Équipements dédiés Restrictin à lcalisatin gégraphique Avis et cpératin en cas de demande u rdnnance d accès par des autrités Le Furnisseur s engage à furnir les services et à cnserver les dcuments du Client de façn à en assurer le clisnnement lgique. Les parties recnnaissent que cela n exclut pas le recurs aux installatins d hébergement d un tiers agissant cmme sus-traitant du Furnisseur. Nte : Dans la mesure ù la sensibilité de l infrmatin le cmmande et justifie des cûts plus élevés, certains furnisseurs ffrent des équipements dédiés. Le cas échéant, la clause suivante peut être utilisée : Le Furnisseur s engage à recurir à l utilisatin d équipements dédiés à la prestatin des services afin d assurer le clisnnement des Actifs infrmatinnels du client. Les parties recnnaissent que cela n exclut pas le recurs aux installatins d hébergement d un tiers agissant cmme sus-traitant du Furnisseur. Le Furnisseur s engage à aviser le Client de l emplacement gégraphique des installatins, équipements et systèmes utilisés dans le cadre de l exécutin du cntrat et sur lesquels sernt hébergés les applicatins et actifs infrmatinnels du Client. Le Furnisseur s engage à n utiliser que des installatins u équipements sis à l intérieur des limites territriales du Canada u des États Unis. Lrsque le Furnisseur u l un de ses sus-traitants reçit une rdnnance émise par un tribunal, une smmatin (subpena), u une autre requête administrative exigeant la cmmunicatin d infrmatins cnfidentielles, le Furnisseur devra aviser immédiatement, et dans un délai maximal de quatre (4) heures, le Client. Les bligatins du furnisseur en vertu de ce paragraphe s appliquent à l égard de tute demande entraînant l accès u la cmmunicatin de des Dcuments et de l Infrmatin cnfidentielle du Client, indépendamment du fait que la demande u l rdnnance prte spécifiquement u nn sur ceux-ci. Le Furnisseur devra et s engagera, dans la mesure permise par la li, à vérifier la légalité de la prcédure d émissin u d btentin de la demande u de l rdnnance, et s ppser à la demande u requérir une remise de sn exécutin, afin de permettre au Client de réviser l bjet de la demande u de l rdnnance et faire valir, le cas échéant, ses drits u ceux de ses clients. Dans l éventualité ù le Furnisseur ne peut aviser le Client en temps pprtun, u qu il ne peut légalement l infrmer de la demande u de l rdnnance en temps pprtun, le Furnisseur s engage à infrmer le Client dès qu il sera légalement autrisé à le faire. Le Furnisseur maintiendra, dans la mesure permise par la li, un registre des demandes SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES REQUISES PAGE 4 DE 5

5 INCLUSIONS OBLIGATOIRES OU ÉQUIVALENTES AU CONTRAT LIANT LE FOURNISSEUR ET LES CLIENTS (SUITE) Cnfidentialité Cnfidentialité Cnfidentialité Le Furnisseur s engage à prendre et à appliquer les mesures de prpres à assurer la prtectin et le maintien de la cnfidentialité, de l intégrité et de l accessibilité des Actifs Infrmatinnels, par un mécanisme de chiffrement des dcuments et des dnnées au mment de leur transmissin et pendant leur cnservatin, ainsi que des mesures relatives au cntrôle d accès, à l authentificatin des utilisateurs et à la cntinuité des pératins qui snt raisnnables cmpte tenu, ntamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisatin, de leur quantité et de leur supprt. Les prcessus en place divent également viser à empêcher les incidents et atteintes à la, les erreurs, la malveillance, ainsi que la divulgatin u la destructin d infrmatin sans autrisatin. Le Furnisseur dit se dter d un mécanisme d audit u de vérificatin permettant d attester du respect des règles et prcessus en place. Le Furnisseur recnnaît qu il se verra cmmuniqué, et aura accès à, des Actifs infrmatinnels et des dcuments cmprtant des infrmatins cnfidentielles, incluant des renseignements persnnels recueillis et cnservés par le Client dans le cadre de ses activités (l Infrmatin cnfidentielle). Le Furnisseur recnnaît que l Infrmatinte cnfidentielle demeure la prpriété exclusive du Client u que celui-ci en est le détenteur au sens de la Li sur la prtectin des renseignements persnnels dans le secteur privé; qu il peut ainsi revendiquer les dcuments cmprtant de telles Infrmatins cnfidentielles, et que tute divulgatin nn autrisée de cette Infrmatin cnfidentielle lui causerait des préjudices imprtants. Le Furnisseur s engage à préserver le caractère cnfidentiel de l Infrmatin cnfidentielle dans le cadre de l exécutin du cntrat et à prendre, à chacune des étapes de l exécutin du cntrat, tutes les mesures apprpriées à cette fin : Préserver la cnfidentialité des cdes d utilisateur, mts de passe et clés de chiffrement seln les meilleures pratiques de l industrie; Faire signer au préalable, à tute persnne affectée par le Furnisseur à la manipulatin u au traitement de l infrmatin cnfidentielle, un engagement de cnfidentialité et un engagement relatif au respect des mesures de dnt la teneur est cnfrme à celles apparaissant aux annexes «Engagement de cnfidentialité» et «Engagement Mesures de de l infrmatin», restreindre l accès, la cmmunicatin u la divulgatin des Infrmatins cnfidentielles à ces seules persnnes; Utiliser l Infrmatin cnfidentielle uniquement aux fins pur lesquelles elles nt été cmmuniquées; Cllabrer avec le Client, et ses clients le cas échéant, afin de permettre aux persnnes visées d exercer leur drit d accès et de rectificatin de leurs renseignements persnnels; Cllabrer avec le Client afin de prcéder à la destructin des renseignements persnnels et des prfils d utilisateur en cnfrmité avec le calendrier de cnservatin applicable; Drit de vérificatin Avis et cpératin en cas d atteinte à la Assurance Résiliatin et destructin Cllabrer à tute enquête u vérificatin cncernant le respect de la cnfidentialité de l Infrmatin cnfidentielle. Le Furnisseur recnnaît au Client le drit de s assurer, en tut temps, du respect des bligatins suscrites ci-dessus et à la Li sur la prtectin des renseignements persnnels dans le secteur privé et à la Li sur le curtage immbilier incluant, si nécessaire, l accès à ses installatins. Le Furnisseur s engage, au même titre que le Client, à cllabrer à tute enquête u vérificatin faite par les autrités cmpétentes. Le Furnisseur s engage à aviser sans délai, et dans un délai maximal de quatre (4) heures le Client de tut accès u tentative d accès nn autrisé u de tute atteinte au caractère cnfidentiel de l Infrmatin cnfidentielle, et de tut incident susceptible de représenter un risque d atteinte à la u à la cnfidentialité de l Infrmatin cnfidentielle. Le Furnisseur s engage au surplus à pser sans délai les actes nécessaires afin de pallier au risque d atteinte cntinue, à prcéder à une enquête afin d identifier tute vulnérabilité et à apprter les crrectifs nécessaires afin d éviter tute répétitin d un tel incident. Les parties prcédernt cnjintement à l analyse et à la gestin de la situatin afin de minimiser les risques et d identifier les intervenants apprpriés en fnctin du risque. Le Furnisseur dit suscrire et maintenir en vigueur pendant la durée du cntrat à ses frais et auprès de cmpagnies d assurance recnnues, une plice d assurance respnsabilité prfessinnelle d un minimum de cinq cent mille dllars ( $ en dllars canadiens) par évènement, avec une franchise n excédant pas $ cuvrant, sans s y limiter, les pertes et dmmages qui résultent d erreurs u missins dans l exécutin du cntrat. Cette plice d assurance prfessinnelle devra également cmprendre la même cuverture relativement aux pirates infrmatiques (hackers) qui purraient accéder par effractin aux Actifs infrmatinnels du Client, à une erreur u une missin attribuable au Client, et inclure l avenant cntre la destructin, la mdificatin, la perte u autres cas similaires relativement aux dnnées, infrmatins et dcuments du Client. Le Furnisseur dit, lrs de la terminaisn, de la résiliatin u l annulatin du cntrat, remettre au Client l ensemble des Infrmatins cnfidentielles dans un délai de 30 jurs suivant la date d applicatin de la terminaisn u la fin, et ce, quelle que sit la nature des infrmatins u le supprt sur lequel elles snt cntenues SYSTÈME DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE OU NUMÉRIQUE : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES REQUISES PAGE 5 DE 5