Procédure d administration du paiement de la subvention à une RSG

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1 Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

2 Page 2 TABLE DES MATIERES Avant-prps....3 Mandat du bureau crdnnateur...4 Obligatin de la RSG...6 Prcédure relative au nn-respect des échéances prévues...8 Ntes...10 Péride transitire et de mise en place de la prcédure...11 ANNEXES De l inscriptin au départ d un enfant... A Schéma prcédure relative au nn-respect des échéances prévues... B Définitins... C Détail des subventins à réclamer par la RSG... D Aide-mémire sur le cntenu du frmulaire de réclamatin des subventins et de la fiche d assiduité...e Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

3 Page 3 AVANT-PROPOS La présente prcédure a pur but d établir les paramètres liés à l administratin de la subventin sur la cntributin réduite u exemptée dans un bjectif de saine gestin des fnds publics et de la faire cnnaître à l ensemble des persnnes cncernées. Elle respecte la li et les règlements en vigueur et tient cmpte également des infrmatins et instructins 3 et 4 reçues du Ministère de la Famille et des Aînés. De plus, cette prcédure a été sumise au cmité cnsultatif le 18 septembre 2007 pur cnsultatin. Pur l élabratin de cette prcédure, nus nus smmes inspiré des travaux d un cmité réginal cmpsé de représentants de BC et du RCPE et ce, dans un bjectif de standardisatin des pratiques administratives. La fiche d assiduité qui vus sera prpsée a été cnçue par ce même cmité et validée par un avcat afin de s assurer qu elle crrespndait aux exigences du MFA. Celle-ci repse sur les cnsidérant suivants : le bureau crdnnateur a le mandat d administrer le paiement des subventins aux RSG (réf. instructin n 4) ; la RSG a l bligatin de cmmuniquer au bureau crdnnateur les renseignements nécessaires pur l exercice de ses attributins, dnt l administratin d une subventin (réf. instructin n 4) ; le bureau crdnnateur dit adpter une prcédure relative au nn-respect des échéances prévues (réf. instructin n 4). Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

4 Page 4 Mandat du bureau crdnnateur d administrer le paiement des subventins aux RSG Cmpte tenu que Le bureau crdnnateur a l bligatin de rendre des cmptes au Ministère sur la présence réelle des enfants et sur la saine gestin des fnds publics (art. 97,5 de la Li). À cet effet, il ; s assurera que le dssier de l enfant sit cmplet et que la décisin du BC ait été rendue avant le début de fréquentatin et ce, dans les 5 jurs uvrables de la réceptin de la demande d admissibilité à la cntributin réduite (réf. art. 17 du Règlement sur la cntributin réduite) ; effectuera 2 fis par année (décembre et avril) une vérificatin afin de s assurer que les places ccupées crrespndent au besin du parent et à la fréquentatin prévue à l entente de service signée avec celui-ci. Pur ce faire, il prendra cnnaissance des banques d absences des enfants et fera un suivi écrit auprès des RSG dnt les enfants présenternt un taux de plus de 20 % d absence (à partir du nmbre ttal de jurs d uverture de la péride cuverte) et une cpie cnfrme sera acheminée aux parents cncernés. Sn analyse prendra en cnsidératin les cas d exceptin. Le bureau crdnnateur est tenu de s assurer que les fiches d assiduité cntiennent tus les renseignements exigés (réf. instructin n 3), ainsi il : s assurera que les frmulaires utilisés par la RSG cntiennent tutes les infrmatins exigées (réf. instructin n 3) ; versera les subventins à la RSG seln les fiches d assiduité et les frmulaires de réclamatin de subventins qui lui snt transmis, en cnfrmité avec l entente de service (réf. instructin n 4) ; s assurera, après le versement de subventin, de vir à ce que les frmulaires sient dûment cmplétés et signés et fera les suivis nécessaires auprès de la Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

5 Page 5 RSG. Ainsi, si une RSG se vit dans l bligatin de transmettre la cpie d une fiche nn signée par le parent, la subventin lui sera tut de même versée si celle-ci est acheminée au BC. Elle aura jusqu au currier interne suivant pur transmettre la cpie dûment signée (réf. instructin n 3) ; se réfèrera à la prcédure relative au nn-respect des échéances prévues en cas de nn-cllabratin de la RSG. Cncernant les versements réguliers, la péride de prestatin de services des RSG pur le calcul de la subventin est fixée à 2 semaines. Également, le bureau crdnnateur devra verser la subventin au plus tard le vendredi suivant la fin de la péride de prestatins de services des RSG (réf. art. 42,5 de la Li). Pur ce faire, il : établira avant la fin de l année financière (1 er avril au 31 mars) un calendrier de versements des subventins, en infrmera à l ensemble des RSG et leur transmettra au plus tard la dernière semaine du mis de mars (réf. instructin n 4) ; versera les subventins en respect du dit calendrier (réf. instructin n 4); prduira et distribuera un brdereau pur chaque rétributin qui devra être cnservé par la RSG pur fins d impôts (réf. instructin n 4). Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

6 Page 6 Obligatin de la RSG de cmmuniquer au bureau crdnnateur les renseignements nécessaires pur l exercice de ses attributins, dnt l administratin d une subventin Cmpte tenu que la RSG a l bligatin de cmmuniquer sans délai au bureau crdnnateur les renseignements nécessaires pur chacun des enfants admissibles à une place à cntributin réduite (PCR, PCRS, ECP) (réf. instructin n 4). A cet effet, elle dit faire parvenir au BC : le frmulaire de demande d admissibilité à la cntributin réduite dûment cmplété accmpagné de tus les dcuments exigés et avir l autrisatin du BC avant le début de la fréquentatin de l enfant (réf. art. 16 et 18 du Règlement sur la cntributin réduite) ; Dans les cas d exceptin ù le parent est dans l impssibilité de furnir les certificats de naissance et/u l attestatin de services de garde reçus, un délai purra lui être accrdé. Si à l échéance, les dcuments snt tujurs manquants, le BC se réfèrera à l étape 3 de la prcédure relative au nnrespect des échéances prévues ; Dans le cas d une inscriptin urgente (départ précipité d un enfant, fermeture du BC), la RSG devra furnir le dssier d inscriptin dès l uverture des bureaux. une entente de service en vigueur (réf. art. 9 sur le Règlement sur la cntributin réduite) ; Lrs du renuvellement de celle-ci, la RSG dit s assurer que tus les renseignements cncernant le parent sient à jur (ses crdnnées et dans le cas d un enfant ccupant une place ECP s il est tujurs prestataire d aide de dernier recurs) (réf. art. 21,5 et art. 19 sur le Règlement sur la cntributin réduite). une attestatin de services de garde reçus au départ de l enfant (réf. art. 20 du Règlement sur la cntributin réduite). Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

7 Page 7 la RSG dit tenir et cnserver une fiche d assiduité pur chaque enfant qu elle reçit : celle-ci dit indiquer (utre les éléments requis par le Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance et les éléments prévus par l instructin n 4) le type de garde (jur, sir, nuit) et le mntant de la cntributin parentale perçue pur la péride visée et être signée par le parent qui atteste la présence réelle de l enfant et la cntributin versée. La RSG dit également y indiquer les jurs de fermeture du service (service nn dispnible, demie-jurnée) et attester, en signant la fiche, l exactitude des renseignements qui y figurent. Dans le cas ù la fiche d assiduité est utilisée pur effectuer une réclamatin de subventin, elle devra aussi cmprendre les éléments prévus par l instructin n 4. la RSG a l bligatin de transmettre une réclamatin de subventin 1, ainsi elle : achemine au BC une fiche d assiduité par enfant admissible à une place à cntributin réduite cmprtant la réclamatin de subventin et ce, même si le service de garde est fermé (réf. instructin n 4); dit faire parvenir ses fiches d assiduité et/u frmulaire de réclamatin de subventin au BC avant 9h00 le lundi précédent le dépôt de la subventin tel que présenté dans le calendrier. Celles-ci peuvent être transmises par currier interne, télécpieur, la pste u numériseur. la RSG dit puvir démntrer qu elle a perçu la cntributin parentale (sectin réservée à cet effet sur la fiche d assiduité). 1 Peu imprte le myen chisi, la réclamatin dit cmprendre l ccupatin réelle de l enfant pur la péride de garde (jurs de garde inscrits dans l entente de services) la u les catégries de subventin auxquelles il dnne drit (PCR, PCRS, ECP, pupn, enfant handicapé), le mntant de la subventin réclamée, s il y a lieu, le u les jurs de fermeture du service ainsi que la signature de la RSG qui atteste l exactitude des renseignements qui y figurent (réf. instructin n 4). Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

8 Page 8 Prcédure relative au nn-respect des échéances prévues Cnsidérant qu il a le mandat d administrer le paiement des subventins aux RSG et cnfrmément aux instructins 3 et 4 du Ministère de la Famille et des Aînés et le calendrier des versements, le CPE Québec-Centre inc. bureau crdnnateur de la garde en milieu familial pur le territire de Limilu décrit dans sa prcédure les dispsitins relatives à la suspensin d un versement de subventin ainsi qu à la levée de cette suspensin lrs de la réceptin de la réclamatin. La gradatin des sanctins, advenant le retard de la réceptin de la réclamatin de subventin (fiches d assiduité et/u frmulaire de réclamatin de subventin) et/u des dcuments manquants à l inscriptin se lit cmme suit : ÉTAPE 1 Lrsque les fiches d assiduité et la réclamatin de subventin snt manquantes, le bureau crdnnateur cmmunique avec la RSG par téléphne afin de l infrmer et lui ffrir un délai pendant le traitement de la rétributin. Le BC nte la date, l heure et la raisn de l appel au registre des retards ; Le dépôt de la subventin ne subit pas de retard lrsque les infrmatins manquantes snt furnies avant la transmissin des infrmatins à l institutin financière 1. Lrsque le délai n est pas respecté u lrsque le bureau crdnnateur est dans l impssibilité de jindre la RSG u de lui laisser un message, celui-ci suspend le versement de la subventin. La levée de cette suspensin se fait dès la réceptin de la réclamatin. Le dépôt se fait sans retard lrsque le fichier de transmissin à l institutin financière 1 n est pas encre effectué u la jurnée qui suit la réceptin et le traitement. 1 Le CPE-BC Québec-Centre versera les subventins le jeudi suivant la péride de prestatin des services. Tutefis, il se dégage des respnsabilités advenant le cas ù Desjardins épruveraient des prblèmes techniques puisque l'institutin financière garantit le dépôt à la date demandée si le fichier est acheminé 36 heures avant. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

9 Page 9 ÉTAPE 2 Lrsque la situatin se prduit une deuxième fis, le BC cmmunique de nuveau par téléphne avec la RSG, après avir terminé le traitement des autres fiches. La RSG est infrmée de la situatin et le bureau crdnnateur peut lui dnner un nuveau délai. Le BC nte la date, l heure et la raisn de l appel au registre des retards ; Il s ensuit autmatiquement une pssibilité de retard dans le traitement et le dépôt de la subventin. Le BC transmet un avis écrit. Lrsque le délai n est pas respecté u lrsque le bureau crdnnateur est dans l impssibilité de jindre la RSG u de lui laisser un message, celui-ci suspend le versement de la subventin. La levée de cette suspensin se fait lrs de la réceptin de la réclamatin et le dépôt de la subventin est fait dès que pssible. ÉTAPE 3 Lrsque la situatin se prduit à une trisième reprise, le bureau crdnnateur suspend le versement de la subventin sans avis. La levée de cette suspensin se fait lrs de la réceptin de la réclamatin et le dépôt de la subventin est fait lrs de la prchaine rétributin. Le BC émettra un avis de manquement. Lrsque l échéance déterminé pur la transmissin des dcuments exigés à la demande d admissibilité à la cntributin réduite est éculé, le parent n est plus admissible à celleci et la subventin est suspendue. La levée de cette suspensin se fait lrs de la réceptin des dcuments manquants lrs de la rétributin suivante. Ces étapes snt cumulées sur une péride d une année, sit du 1 er avril au 31 mars de chaque année. Cette prcédure ne limite pas les respnsabilités du bureau crdnnateur à l égard de l btentin des autres renseignements nécessaires au paiement de la subventin ni à l égard de sn mandat de surveillance cncernant l exactitude des renseignements reçus. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

10 Page 10 NOTES Le vérificateur externe peut exiger les fiches d assiduité pur mener à bien sn mandat de vérificatin de la présence réelle des enfants ; Pur les besins de sa vérificatin des présences réelles, le vérificateur peut exiger la prductin des riginaux des fiches d assiduité cnservées par la RSG. Dans ce cas, le BC est tenu d btenir, auprès des RSG cncernées, les riginaux requis. Ces dcuments divent être returnés à la RSG après la vérificatin ; Le bureau crdnnateur peut, lrsqu il le déterminera, verser la subventin avant de recevir la réclamatin de la RSG ; il devra par la suite faire les ajustements nécessaires au paiement suivant ; Le délai de cnservatin des dcuments inclus au dssier de l enfant (fiches assiduité, ententes de service) est de 6 ans (art. 99) ; Tute crrectin à apprter cncernant la fréquentatin d un enfant, les fiches d assiduité et tuchant les subventins versées dit être signalée. Les smmes en lien avec cette crrectin sernt sit prélevées u versées seln la nature de celle-ci dans l année financière en curs. Tutefis, des crrectins purrnt être transmises jusqu au 15 avril de la péride financière suivante. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

11 Page 11 PERIODE TRANSITOIRE ET DE MISE EN PLACE DE LA PROCÉDURE Échéancier 18 septembre 2007 Présentatin de la prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG aux membres du cmité cnsultatif pur cnsultatin. 19 ctbre 2007 Distributin et infrmatin de la prcédure et du nuveau calendrier des versements à l ensemble des RSG par le biais du currier interne. Du 1er nvembre au 2 décembre 2007 Mise à niveau des dcuments chisis et utilisés par les RSG afin de crrespndre aux exigences. 3 décembre 2007 Mise en vigueur de la prcédure. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

12 Annexe A DE L INSCRIPTION AU DEPART D UN ENFANT À l inscriptin d un enfant La RSG fait parvenir au BC l entente de service qu elle a cnclue avec le parent de même que la demande d admissibilité signée du parent accmpagnée de tus les qui y snt dcuments exigés : Certificat de naissance de l enfant ; Certificat du parent qui signe la demande u preuve de cityenneté canadienne u résidence permanente ; Preuve d aide de dernier recurs, s il y a lieu avec lettre de référence s il y a lieu ; Attestatin de services de garde reçus, s il y a lieu. La RSG fait parvenir au BC la demande d admissibilité signée du parent de même que l entente de service qu elle a cnvenue avec le parent. Dans des cas d exceptin, les certificats de naissance et/u l attestatin de services de garde reçus ne snt pas furnis. Le BC purra lui accrder un délai. Réf. p. 6 La RSG furnit les dcuments manquants lrs de l inscriptin. Le BC appruve l inscriptin de l enfant avant le début de la fréquentatin La RSG ne furnit pas, à l échéance établie, les dcuments manquants lrs de l inscriptin. La RSG fait parvenir ses fiches d assiduité et/u frmulaire de réclamatin dans les délais indiqués au calendrier établi. La RSG fait parvenir ses fiches d assiduité et/u frmulaire de réclamatin hrs des délais indiqués au calendrier établi. La RSG achemine tutes ses fiches parmi lesquelles certaines ne snt pas signées par les parents. Réf. p. 7 La RSG achemine tutes ses fiches signées des parents qui attestent que l infrmatin qui est cntenue reflète la réalité. Réf. p. 7 La Prcédure relative au nn-respect des échéances prévues sera suivie. Réf. p. 8 Le BC verse les subventins seln les réclamatins de la RSG La RSG aura dans sa case les fiches nn signées et devra faire le suivi auprès du parent et les returner au BC lrs du currier interne suivant. Au départ de l enfant La RSG indique la date de fin de fréquentatin de l enfant sur sa dernière fiche d assiduité et achemine l attestatin des services de garde reçus au BC. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

13 SCHÉMA PROCÉDURE RELATIVE AU NON-RESPECT DES ÉCHÉANCES PRÉVUES Annexe B Étape 1 Les fiches d assiduité et la réclamatin de subventin snt manquantes à 9h le lundi précédent le dépôt de subventin. Le BC cmmunique avec la RSG par téléphne l infrme et lui ffre un délai pendant le traitement de la rétributin. Le dépôt de la subventin ne subit pas de retard lrsque les infs manquantes snt furnies avant la transmissin du fichier à l institutin financière. Le BC est dans l impssibilité de jindre la RSG u de lui laisser un message. Il suspend le versement de subventin. La levée de cette suspensin se fait dès la réceptin des infs manquantes. Le dépôt de la subventin ne subit pas de retard lrsque les infs manquantes snt furnies avant la transmissin du fichier à l institutin financière. Dans le cas cntraire, il sera fait la jurnée qui suit la réceptin et le traitement. Étape 2 La situatin décrite à l étape 1 se prduit une 2 e fis. Le BC cmmunique avec la RSG par téléphne l infrme après le traitement des autres fiches. Le BC peut lui accrder un nuveau délai. Le délai accrdé n est pas respecté. Le BC est dans l impssibilité de jindre la RSG u de lui laisser un message. Il s en suit autmatiquement une pssibilité de retard dans le traitement et le dépôt de la subventin. Le versement de subventin est suspendu. La levée de cette suspensin se fait lrs de la réceptin de la réclamatin et le dépôt de la subventin est fait dès que pssible Le BC transmet un avis écrit. Étape 3 La situatin décrite à l étape 1 se prduit une 3 e fis. Le BC transmet un avis de manquement. Le parent n a pas transmis les dcuments exigés à la demande d admissibilité dans le délai établi. L enfant n est plus admissible à la cntributin réduite. Le BC suspend le versement de subventin sans avis. La levée de cette suspensin se fait lrs de la réceptin des infrmatins manquantes et le dépôt de la subventin est fait lrs de la prchaine rétributin. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

14 Annexe C DÉFINITIONS Fiche d assiduité Frmulaire de smmaire de réclamatin de subventin Dcument servant à réclamer au bureau crdnnateur le versement de subventin de chacun des enfants dnt le cntenu est réglementé et détaillé dans une instructin du MFA et les règlements en vigueur ; La RSG dit en faire parvenir une cpie signée par elle et le parent seln le calendrier prévu par le BC ; La fiche d assiduité dit cntenir les infrmatins exigées par le Ministère et est nécessaire afin d être en mesure de rendre des cmptes à ce dernier sur les présences réelles des enfants. Dcument dnt le cntenu est détaillé dans une instructin du Ministère (n 4) PCR Place à cntributin réduite PCRS Place à cntributin réduite d un enfant d âge sclaire Enfant handicapé Subventin spécifique pur un enfant ayant la subventin pur un enfant handicapé Cntributin parentale ECP Exemptin de la cntributin parentale (gratuité) Pupn Enfant de mins de 18 mis Mntant ttal devant être payé par le parent seln les services furnis et/u seln l entente de service de garde Mntant payé Mntant réellement payé par le parent MFA Ministère de la Famille et des Aînés Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

15 Annexe D DETAIL DES SUBVENTIONS A RECLAMER PAR LA RSG SUBVENTION PCR (maximum 20 jurs par 4 semaines) Jurnée Plus de 4 heures à un maximum de 10 heures de garde L enfant reçit 2 cllatins et un repas, généralement le dîner, aux heures prévues par la RSG pur la furniture de ces services Ou Une péride cntinue de plus de 4 heures pur l enfant présent de sir u de nuit, durant laquelle sn smmeil ne lui permet pas de recevir une cllatin. Demi-jurnée Péride de garde cntinue de 2.5 heures à 4 heures de garde Ou Une péride de garde cntinue de plus de 4 heures durant laquelle l enfant ne peut recevir le repas u l une u l autre des cllatins cmpte tenu que sa présence n est 18,50 $ 9,25 $ pas prévue aux heures établies par la RSG pur la furniture de ces services. SUBVENTION ECP (maximum de 2.5 jurs/semaine à l exceptin d entente particulière) Jurnée Plus de 4 heures à un maximum de 10 heures de garde 7,00 $ Demi-jurnée Péride de garde cntinue de 2.5 heures à 4 heures de garde 3,50 $ SUBVENTION POUPON (enfant âgé de mins de 18 mis Jurnée Plus de 4 heures à un maximum de 10 heures de garde 9,55 $ Demi-jurnée Péride de garde cntinue de 2.5 heures à 4 heures de garde 4,77 $ SUBVENTION HANDICAPÉ Jurnée Plus de 4 heures à un maximum de 10 heures de garde 25,50 $ Demi-jurnée Péride de garde cntinue de 2.5 heures à 4 heures de garde 12,75 $ SUBVENTION PCRS Jurnée de classe (max. 180 jurs seln le calendrier sclaire) Jurnée pédaggique (max. 20 jurs seln le calendrier sclaire) JOURNÉE FÉRIÉE Snt cnsidérées cmme nn reprtables Minimum de 2.5 heures de garde en péride cntinue u discntinue qui se situe entre 6h30 et 18h30 Péride de garde, cntinue u nn, d au mins 5 heures qui se situe entre 6h30 et 18h30 Lundi de Pâques, fête des Patrites, fête du Travail, Actin de Grâces Le jur de l an : 1 er janvier, fête Natinale : 24 juin, fête du Canada : 1 er juillet, Nël : 25 décembre 2,15 $ 15,35 $ Subventin versée pur les enfants présents seulement. Subventin versée pur tus les enfants seln l entente de service signée avec le parent. Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

16 Annexe E AIDE-MEMOIRE SUR LE CONTENU DU FORMULAIRE SOMMAIRE DE RECLAMATION DES SUBVENTIONS ET DE LA FICHE D ASSIDUITE 1. Frmulaire de smmaire de réclamatin des subventins pur l ensemble des enfants Occupatin réelle de l enfant pur la péride ; Jurs de garde inscrits dans l entente de services de garde ; La u les catégries de subventin auxquelles il dnne drit (PCR, ECP, pupn, enfant handicapé); Le mntant de la subventin réclamée, s il y a lieu ; Le u les jurs de fermeture du service ; La signature de la RSG qui atteste l exactitude des renseignements qui y figurent ; 2. Fiche d assiduité Les éléments requis par le Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance (art. 123) : Les nms du parent et de l enfant ; Les dates et jurnées u demi-jurnées de présence u d absence de l enfant ; La date à cmpter de laquelle les services de garde ne snt plus requis ; Mise à jur qutidiennement ; Signée par les parents à tutes les 4 semaines. Les éléments requis par le Règlement sur la cntributin réduite (art. 24 : Le prestataire de services dit, en tut temps, puvir démntrer au ministre qu il a perçu la cntributin réduite du parent ( ) et permettre, par sa tenue de livres, la vérificatin de ces renseignements) : La date du paiement de la cntributin parentale ; Le mde de paiement de la cntributin parentale ; Le nmbre de jurnées de garde pur lesquelles la cntributin a été payée. Les éléments requis par les instructins du MFA : Le type de garde (jur, sir, nuit) ; Le mntant de la cntributin parentale perçue pur la péride visée ; Etre signée par le parent qui atteste de la présence réelle de l enfant et la cntributin versée ; Les jurs de fermeture du service ; La RSG dit attester, en signant la fiche, l exactitude des renseignements qui y figurent. 3. Dcument cmbiné fiche d assiduité et frmulaire «Smmaire de réclamatin des subventins» Dans le cas ù la fiche d assiduité est utilisée pur effectuer une réclamatin de subventin, elle devra aussi cmprendre les éléments prévus par l instructin n 4 cncernant le frmulaire smmaire de réclamatin de subventins. L ensemble des infrmatins énumérées aux pints 1 et 2 devrnt y figurer. Surce : Regrupement des centres de la petite enfance, juillet 2007 Prcédure d administratin du paiement de la subventin à une RSG

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