Guide des bonnes pratiques

Transcription

1 Livret 3 MINISTÈRE DE LA RÉFORME DE L'ÉTAT, DE LA DÉCENTRALISATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE 3 Guide des bonnes prtiques OUTILS DE LA GRH

2 Guide des bonnes prtiques Tble des mtières 1. Introduction p Objet du document p Présenttion du document p Mode d emploi des fiches prtiques p Liste des fiches bonnes prtiques p Glossire p Guide des procédures p Rppel sur les instnces consulttives p Procédures devnt les commissions de réforme p. 7 - Procédure côté employeur - Procédure côté secrétrit 2.3. Procédures devnt les comités médicux p Procédure côté employeur - Procédure côté secrétrit 2.4. Procédure reltive u comité médicl supérieur p Bonnes prtiques p Bonnes prtiques secrétrits p Bonnes prtiques services employeurs p. 52 p. 2

3 1) Introduction 1.1. Objet du document Le présent livrble est un guide méthodologique, présenté comme un recueil de bonnes prtiques, à destintion des cteurs des Comités Médicux et Commissions de Réforme. Il été rédigé à prtir des conclusions de l étt des lieux de l ctivité de ces instnces consulttives rélisées en Cet étt des lieux, rélisé sur un échntillon d cteurs représenttifs principlement services employeurs et secrétrits des instnces, notmment permis d identifier de nombreuses bonnes prtiques mises en œuvre loclement pr les secrétrits des instnces et les services employeurs. Ces bonnes prtiques sont présentées dns le présent document destiné ux différents cteurs intervennt dns le cdre de ces instnces Présenttion du document L première prtie du document est un guide des procédures, qui décrit les procédures à suivre en CM et en CR. Il y est fit référence à des bonnes prtiques ux différentes étpes. L deuxième prtie du document est un recueil de fiches de bonnes prtiques. Les bonnes prtiques sont clssées en deux prties : les bonnes prtiques à l dresse des secrétrits d une prt, les bonnes prtiques à l dresse des employeurs d utre prt. Chcune de ces prties est divisée en thèmes. Chque bonne prtique porte un numéro, ce qui permet de retrouver les fiches de bonnes prtiques qui correspondent à chque pstille de couleur des schéms de procédures. Exemple : L étpe nommée «Mldie», extrite d une procédure, fit référence ux bonnes prtiques n 1, 2, et 3 : BP n 1 BP n 2 BP n 3 Mldie Dns le détil de l procédure, ces bonnes prtiques sont identifiées : Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers Dns l deuxième prtie des documents, les bonnes prtiques font chcune l objet d une fiche détillée. Les pstilles de couleur Les pstilles de couleur font référence ux bonnes prtiques secrétrits font référence ux bonnes prtiques employeurs p. 3

4 Guide des bonnes prtiques 1.3. Mode d emploi des fiches prtiques Chcune des fiches correspond à une bonne prtique. Chcune des bonnes prtiques porte un numéro renvoynt u guide des procédures. Chque fiche suit le modèle ci-dessous. L fiche ci-près est un modèle de fiche de bonne prtique qui en explique le contenu : en ROUGE pprit le contenu propre à chque fiche. [Domine de l Bonne prtique] Bonne prtique [Intitulé de l Bonne prtique] Entité [Entité concernée pr l Bonne prtique] N XX Objectif Descriptif (Définition et objectif générl de l Bonne prtique) (Description détillée de l Bonne prtique : premier point) (Description détillée de l Bonne prtique : deuxième point) Mise en œuvre (Détil de l mise en œuvre de l Bonne prtique : première étpe / premier point) (Détil de l mise en œuvre de l Bonne prtique : deuxième étpe / deuxième point) Points d ttention (Point d ttention prticulier concernnt l Bonne prtique) Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre Evlution de l intérêt et de l difficulté de mise en œuvre de l Bonne prtique p. 4

5 1.4. Liste des fiches Bonnes prtiques Domine N Intitulé Entité Modèles de 1 Utilistion d un bordereu de sisie formlisé Secrétrits documents 2 Utilistion d un modèle de demnde d informtion Secrétrits complémentire 3 Utilistion d un modèle de convoction à une Secrétrits expertise médicle 4 Utilistion d un rpport d expertise type Secrétrits 5 Utilistion d un modèle de convoction à une sénce Secrétrits 6 Utilistion d un modèle de lettre d informtion à l gent Secrétrits 7 Utilistion d un modèle de lettre d informtion u Secrétrits médecin de prévention 8 Utilistion d un modèle de lettre d informtion Secrétrits à l employeur 9 Utilistion de PV type Secrétrits Informtion 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs Secrétrits des employeurs 11 Diffusion de clendriers prévisionnels des sénces Secrétrits 12 Diffusion d une brochure méthodologique Secrétrits 13 Orgnistion d une réunion nnuelle d informtion Secrétrits Suivi des 14 Tenue d un chrono informtisé des dossiers Secrétrits dossiers 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Secrétrits 16 Gestion des dossiers prioritires Secrétrits 17 Élbortion d une fiche de synthèse Secrétrits 18 Archivge des dossiers Secrétrits Respect du 19 Prise de rendez-vous pour l expertise médicle Secrétrits secret médicl Informtion 1 Diffusion d une brochure d informtion Employeurs des gents 2 Alerte des gents en mont Employeurs Suivi des dossiers 3 Tenue d un fichier de suivi Employeurs Anlyse de 4 Étude collégile de l imputbilité Employeurs l imputbilité p. 5

6 Guide des bonnes prtiques 1.5. Glossire Terme AS / MP CIG CLD CLM CM CR CMS FPE FPT FPH Définition Accident de Service / Mldie Professionnelle Centre Interdéprtementl de Gestion Congé Longue Durée Congé Longue Mldie Comité Médicl Commission de Réforme Comité Médicl Supérieur Fonction publique de l Ett Fonction publique Territorile Fonction Publique Hospitlière 2) Guide des procédures 2.1. Rppel sur les instnces consulttives Que sont les Comités Médicux et les Commissions de Réforme et que font-ils? Dns le droit de l fonction publique, des grnties procédurles ccompgnent l décision de l dministrtion en mtière de congés pour rison de snté. A ce titre, des instnces consulttives sont menées à donner un vis vnt que l dministrtion ne prenne s décision pour octroyer un congé de mldie. Ces instnces consulttives sont le Comité Médicl, l Commission de Réforme et le Comité Médicl Supérieur. Le Comité Médicl est une instnce consulttive composée de médecins gréés désignés pr l dministrtion, qui donne obligtoirement un vis sur les questions liées à l snté des gents de droit public (octroi et renouvellement des congés de mldie ). Ses vis obligtoires sont consulttifs et ne lient ps l dministrtion (excepté dns trois cs). Il existe des comités médicux ministériels et des comités médicux déprtementux ; L Commission de Réforme est une instnce consulttive médicle et pritire (composée des médecins membres du comité médicl, de représentnts de l dministrtion et de représentnts du personnel). Elle donne obligtoirement un vis sur l imputbilité u service d un ccident ou d une mldie (excepté lorsque l dministrtion reconnît l imputbilité) et sur l étt de snté, les infirmités ou le tux d invlidité qui en découle. L vis de l commission ne lie ps l dministrtion. Il existe des commissions de réforme ministérielles et des commissions de réforme déprtementles ; Le Comité Médicl Supérieur est une instnce consulttive ntionle composée de médecins nommés pr le ministre chrgé de l snté. Il est sisi en ppel des vis émis en première instnce pr les Comités Médicux. p. 6

7 Il convient de noter que ces instnces sont compétentes pour les fonctionnires pprtennt ux trois versnts de l fonction publique. Le CM et le CMS sont églement compétents dns certines procédures concernnt les gents non titulires Procédures devnt les commissions de réforme Prmi les ctégories de dossiers nécessitnt l sisine obligtoire de l Commission de Réforme, existe un cs prticulier : celui des demndes de reconnissnce de l imputbilité u service des ccidents et des mldies, en vue de l obtention d un congé de mldie, de longue mldie ou de longue durée. Dns ce cs, l CR n est sisie que si l employeur ne reconnît ps l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie*. En rison de s spécificité, cette procédure ser l seule à être détillée. *Avnt l réforme doptée en 2008, l CR devit nécessirement exprimer un vis sur l imputbilité u service des ccidents et mldies des gents, ce qui engendrit un grnd nombre de dossiers à triter pour celle-ci. Depuis l réforme de 2008, l imputbilité u service des ccidents et mldies peut être reconnue directement pr l employeur, et l CR n est sisie que si l employeur ne reconnît ps cette imputbilité. Cette réforme insi contribué à l forte diminution du nombre de dossiers trités pr l CR. A) Cs prticulier des demndes de reconnissnce de l imputbilité u service des ccidents et des mldies, en vue de l obtention d un congé de mldie, de longue mldie ou de longue durée Deux scénrios sont lors possibles : Cs où l imputbilité S il y une reltion certine de cuse à effet entre l ccident et le service, est reconnue pr l employeur prend une décision ccordnt un congé de mldie, de longue l employeur mldie ou de longue durée imputble u service (Figure 1) Cs où l imputbilité Æ Si l imputbilité u service pprît contestble, l employeur sisit l CR n est ps reconnue (Figure 1) pr l employeur Æ L seconde phse de l procédure se déroule devnt l CR (Figure 2), à l suite de s sisine (Figure 1) p. 7

8 Guide des bonnes prtiques Procédure côté employeur Étpe 1 Mldie / Accident de l gent Accident/Mldie Informtion de l employeur BP n 12 BP n 1 Étpe 2 Constitution du dossier et expertise médicle Expertise médicle Réception du rpport d expertise et constitution du dossier Demnde d expertise médicle pr l employeur BP n 3 BP n 4 Étpe 3 Exmen de l imputbilité BP n 4 Instruction du dossier Imputbilité reconnue Imputbilité non reconnue Étpe 4 Trnsmission du dossier pr l employeur, le cs échént, à l commission de réforme Décision de reconnissnce de l AS/MP Sisie de l CR : envoi du dossier u secrétrit BP n 13 BP n 1 Figure 1 : Procédure CR Préprtion pr l employeur (cs de l étude de l imputbilité) Étpe 1 : Mldie / Accident de l gent Lorsqu un gent contrcte une mldie ou est victime d un ccident survenu (e) dns l exercice de ses fonctions ou à l occsion de l exercice de ses fonctions et en informe son employeur, ce dernier doit étudier l imputbilité u service de cet ccident ou de cette mldie. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique L gent fit une déclrtion d ccident ou de mldie uprès de son chef de service. Bonne prtique n 1 Diffusion d une brochure d informtion à l gent p. 8

9 Étpe 2 : Constitution du dossier et expertise médicle L employeur constitue un dossier en ynt indiqué prélblement à l gent les pièces à fournir. Il rssemble les pièces complémentires qui lui serviront à décider de l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie, pr exemple le certifict médicl initil étbli soit pr le médecin tritnt de l gent, soit pr un médecin hospitlier. L employeur fit procéder à une enquête dministrtive et, s il y lieu, fit exminer l gent pr un médecin gréé expert, fin de l ssister dns son étude de l imputbilité, en cs de doute. Le cs échént, l employeur prend le rendez-vous uprès du médecin gréé expert et convoque l gent à cette expertise. Bonne prtique n 3 Utilistion d un modèle de convoction à une expertise médicle Le médecin expert envoie les conclusions de l expertise à l employeur, qui correspondent à un vis médicl sur l imputbilité de l ccident ou de l mldie u service. Ces conclusions sont ssorties d un rpport médicl, dressé sous pli fermé et confidentiel, qui ne pourr être consulté pr l employeur, mis que ce dernier devr dresser u secrétrit de l CR, notmment dns le cs où l CR est effectivement sisie. Bonne prtique n 4 Utilistion d un rpport d expertise type Étpe 3 : Instruction du dossier L employeur étudie l imputbilité de l ccident ou de l mldie. Bonne prtique n 4 Etude collégile de l imputbilité Étpe 4 : Trnsmission du dossier pr l employeur, le cs échént, à l commission de réforme Si l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie est reconnue pr l employeur, il peut informer directement l gent de s décision, sns demnder l vis de l CR. Si l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie n est ps reconnue, ou si un doute persiste, l employeur sisie l CR : le dossier de l gent est complété (déclrtion d ccident de service, certifict médicl initil, rpport d enquête, procès-verbl de police ) et envoyé u secrétrit de l CR. Bonne prtique n 13 Réunion nnuelle d informtion secrétrits-employeurs Bonne prtique n 1 Utilistion d un bordereu de sisine formlisé p. 9

10 Guide des bonnes prtiques Procédure côté secrétrit Étpe 5 Réception du dossier pr le secrétrit de l CR Réception du dossier Tritement et nlyse du dossier BP n 12 BP n 16 BP n 2 BP n 10 BP n 15 BP n 18 Non Complet BP n 5 Oui Étpe 6 Préprtion de l CR pr le secrétrit Préprtion session BP n 6 BP n 9 BP n 7 BP n 11 BP n 8 BP n 17 Étpe 7 Non Quorum Tenue de l CR Oui Pssge en sénce BP n 9 BP n 17 Étpe 8 Suites de l CR Édition et envoi du PV BP n 18 Réception du PV pr l employeur, prise de décision Figure 3 : Procédure CR Tritement pr le secrétrit Étpe 5 : Mldie / Accident de l gent À l réception du dossier : Le secrétrit vérifie que l sisine est justifiée. Dns le cs de l exmen de l imputbilité, le dossier doit contenir un document précisnt que l imputbilité n ps été reconnue pr l employeur. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique Bonne prtique n 16 Gestion des dossiers prioritires Le secrétrit de l CR vérifie que l gent concerné n ps déjà un dossier (pr exemple dns le cs d une rechute). Le cs échént, l historique est repris du dossier précédent. p. 10 Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers

11 Le secrétrit vérifie que le dossier est bien complet. S il mnque des pièces, le secrétrit contcte l employeur pr téléphone ou emil selon le degré d urgence du dossier. Bonne prtique n 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs Bonne prtique n 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Bonne prtique n 2 Diffusion d un modèle de demnde d informtion complémentire Une fois le dossier complet : Le dossier est mis à l ordre du jour de l prochine session. Étpe 6 : Préprtion de l CR pr le secrétrit Bonne prtique n 11 Diffusion d un clendrier prévisionnel des sénces à tous les membres Convoction des membres de l CR : L convoction est envoyée ux membres de l CR (représentnts de l dministrtion et du personnel et médecins siégent) vec l ordre du jour qui les concerne ccompgné des pièces préprtoires. Bonne prtique n 5 Diffusion d un modèle de convoction à une sénce Informtion de l gent Le secrétrit de l CR informe le fonctionnire de l dte d exmen de son dossier u moins 8 jours vnt cette dte (FPE). Pour l FPT et l FPH, le secrétrit de l commission convoque l gent concerné u moins 15 jours vnt l réunion. Bonne prtique n 6 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l gent Informtion des utres cteurs Le secrétrit informe le médecin de prévention et l employeur du pssge du dossier à l prochine sénce. Bonne prtique n 7 Diffusion d un modèle de lettre u médecin de prévention Bonne prtique n 8 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l employeur Préprtion des dossiers : Le secrétrit réunit les informtions qui seront étudiées en cours de sénce. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le PV est pré-renseigné à prtir des principles informtions se rpportnt à l gent. Bonne prtique n 9 Utilistion de PV type p. 11

12 Guide des bonnes prtiques Étpe 7 : Tenue de l CR Le secrétrit veille u respect de l ordre du jour et remplit u fur et à mesure l fiche de synthèse du dossier. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le secrétrit remplit informtiquement les PV qui sont signés en fin de sénce pr les médecins et les représentnts présents. Bonne prtique n 9 Utilistion de PV type Étpe 8 : Suites de l CR Les PV remplis en sénce sont envoyés ux employeurs dès que possible. A minim, une copie du PV et une fiche récpitultive du dossier sont conservés pr le secrétrit de l CR. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers A réception du PV, l employeur prend une décision sur le cs de l gent. B) Autres cs (demnde d lloction temporire d ctivité, mise en disponibilité d office, demnde d lloction d invlidité temporire, mise à l retrite pour invlidité) L procédure s effectue en deux grndes phses successives, identiques à celles décrites supr dns le A) : Une première phse concerne l préprtion du dossier pr l employeur en vue de l sisine de l CR. Elle reste subordonnée à une demnde de l gent (ATI, AIT) ou peut être diligentée d office pr l employeur (mise en disponibilité d office, mise à l retrite pour invlidité) L seconde phse de l procédure se déroule devnt l CR, à l suite de s sisine (voir procédure décrite supr dns le A) et résumée à l figure 2) p. 12

13 2.3. Procédure devnt les comités médicux L procédure s effectue églement en deux grndes phses successives Une première phse concerne l préprtion de l sisie du CM (Figure 3). Elle ne fit intervenir que l gent, son employeur et, le cs échént, un médecin gréé expert désigné pr l dministrtion. L seconde phse de l procédure correspond u tritement du dossier pr les secrétrits des CM (Figure 4). Procédure côté employeur Accident/Mldie BP n 1 BP n 2 BP n 3 Étpe 1 Mldie de l gent Consulttion du médecin tritnt Demnde de congé ssortie d un certifict médicl dressé à l employeur Congé mldie de plus de 6 mois, CLM, CLD Étpe 2 Constitution et trnsmission du dossier pr l employeur Oui Constitution du dossier pr l employeur BP n 12 Sisine du CM : envoi du dossier u secrétrit BP n 13 BP n 1 Figure 3 : Procédure CM Préprtion pr l employeur Étpe 1 : Mldie de l gent L gent déjà bénéficié de six mois de congé de mldie «ordinire» et envoie une demnde de prolongtion ssortie d un certifict médicl de son médecin tritnt à son supérieur hiérrchique. L gent est tteint d une mldie qui présente un crctère invlidnt et de grvité confirmée ou est tteint d une ffection relevnt de l un des cinq groupes de mldies (tuberculose, mldie mentle, ffection cncéreuse, poliomyélite, ou SIDA) et demnde un congé de longue mldie ou de longue durée en trnsmettnt à son supérieur hiérrchique un certifict médicl de son médecin tritnt, spécifint qu il est susceptible de bénéficier d un CLM ou d un CLD. Bonne prtique n 1 Diffusion d une brochure d informtion ux gents p. 13

14 Guide des bonnes prtiques Bonne prtique n 2 Alerter les gents en mont Bonne prtique n 3 Tenir un fichier de suivi Étpe 2 : Constitution et trnsmission du dossier pr l employeur L employeur constitue un dossier vec l gent, regroupnt les documents demndés pr le CM. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique L employeur envoie le dossier complété u secrétrit du CM. Bonne prtique n 1 Utilistion d un bordereu de sisine formlisé Bonne prtique n 13 Réunion nnuelle d informtion p. 14

15 Procédure côté secrétrit Réception du dossier BP n 16 BP n 18 Tritement et nlyse du dossier BP n 2 BP n 10 BP n 15 Étpe 3 Réception du dossier pr le secrétrit de l CM Non Complet Oui Demnde d expertise BP n 3 BP n 19 Expertise et rpport d expertise BP n 4 Étpe 4 Préprtion de l CM pr le secrétrit Préprtion session BP n 5 BP n 6 BP n 7 Non Présence des membres BP n 8 BP n 10 BP n 11 BP n 17 Étpe 5 Oui Tenue de l CM Pssge en sénce BP n 9 BP n 17 Émission d un vis BP n 18 Étpe 6 Suites de l CM Envoi du PV pour décision de l employeur Figure 4 : Procédure CM Tritement pr le secrétrit Étpe 3 : Réception du dossier pr le secrétrit du CM Réception du dossier : Le secrétrit du CM vérifie si l gent concerné n ps déjà un dossier. Le cs échént, l historique est repris à prtir du dossier précédent. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers Bonne prtique n 16 Gestion des dossiers prioritires p. 15

16 Guide des bonnes prtiques Le secrétrit vérifie que le dossier est bien complet. S il mnque des pièces, le secrétrit contcte l employeur pr téléphone ou emil selon le degré d urgence du dossier. Bonne prtique n 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Bonne prtique n 2 Diffusion d un modèle de demnde d informtion complémentire Bonne prtique n 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs L expertise médicle : Si l gent doit subir une expertise médicle, le secrétrit du CM choisit le médecin expert (en fonction du dossier, notmment du certifict fourni pr le médecin tritnt), prend le rendez-vous pour l gent et envoie une convoction à l gent. Exception : Lorsque l gent ne peut ps se déplcer cr il est hospitlisé, le CM peut s ppuyer sur les comptes-rendus des médecins hospitliers à titre d expertises. Bonne prtique n 3 Diffusion d un modèle de convoction à une expertise médicle Bonne prtique n 19 Prise de rendez-vous pour l expertise médicle Le rpport d expertise est envoyé u secrétrit pr le médecin expert. Bonne prtique n 4 Utilistion d un rpport d expertise type Une fois le dossier complet : Le dossier est mis à l ordre du jour de l prochine session pr le secrétrit du CM. Étpe 4 : Préprtion du CM pr le secrétrit Bonne prtique n 11 Diffusion du clendrier prévisionnel des sénces Préprtion des dossiers : Le secrétrit réunit les informtions qui seront étudiées en cours de sénce. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le PV est pré-renseigné vec les informtions reltives à l gent. Convoction des membres du CM : L convoction est envoyée ux membres du CM et ux médecins de prévention vec l ordre du jour qui les concerne. Bonne prtique n 5 Diffusion d un modèle de convoction à une sénce p. 16

17 Informtion de l gent : Le secrétrit informe pr courrier l gent du pssge en sénce de son dossier. Bonne prtique n 6 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l gent Informtions des utres cteurs Le secrétrit informe le médecin de prévention et l employeur du pssge du dossier à l prochine sénce. Bonne prtique n 7 Diffusion d un modèle de lettre d informtion u médecin de prévention Bonne prtique n 8 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l employeur Bonne prtique n 10 Tenu d un nnuire des contcts employeurs Étpe 5 : Préprtion du CM pr le secrétrit Le secrétrit du CM veille u respect de l ordre du jour et remplit u fur et à mesure une feuille de synthèse du dossier / une feuille de route. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le secrétrit remplit informtiquement les PV qui sont signés en fin de sénce pr les médecins siégent. Bonne prtique n 9 Utilistion d un PV type Étpe 6 : Suites du CM Les PV remplis en sénce sont envoyés ux employeurs dès que possible. A minim, une copie du PV et une fiche récpitultive du dossier sont conservés pr le secrétrit du CM. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers A réception du PV, l employeur prend une décision sur le cs de l gent et en notifie l gent. Le Comité Médicl Supérieur peut être sisi en ppel pr l utorité dministrtive, soit de s propre inititive, soit à l demnde de l gent, de l vis émis pr le comité médicl. p. 17

18 Guide des bonnes prtiques 2.4. Procédure reltive u comité médicl supérieur L sisie du Comité médicl supérieur donne lieu à l procédure suivnte (Figure 5) : Étpe 1 Trnsmission du dossier u CMS Réception du dossier pr le CMS Étpe 2 Rédction et envoi d une synthèse médico-dministrtive Rédction d une synthèse médico-dministrtive Envoi de l synthèse à un médecin spéciliste expert Étpe 3 Tenue du CMS et envoi de l vis à l employeur Tenue du CMS en présence de l expert : Anlyse du dossier Avis Émission de l vis Envoi de l vis à l employeur Étpe 4 Rédction de l vis et décision de l employeur Réception de l vis et décision de l employeur Figure 6 : Procédure CMS Étpe 1 : Trnsmission du dossier u CMS L dministrtion informe de l ppel le CM qui trnsmet ussitôt le dossier médicl du fonctionnire. Étpe 2 : Rédction et envoi d une synthèse médico-dministrtive L équipe du CMS rédige une synthèse médico-dministrtive. Cette synthèse est envoyée ux médecins experts spécilistes du CMS (selon l pthologie de l gent). Le médecin envoie son expertise médicle. Étpe 3 : Tenue du CMS et envoi de l vis à l employeur Le dossier psse en sénce en présence du ou des médecins spécilistes (discussion, vis pris collégilement) ; un vis sur le dossier est émis et rédigé sous forme de PV. Étpe 4 : Réception de l vis et décision de l employeur L employeur reçoit l vis du CMS et prend une décision concernnt son gent. Si, à l suite de l vis du CMS, l décision de l employeur est contestée pr l gent, ce dernier pourr sisir le tribunl dministrtif compétent. p. 18

19 3) Bonnes prtiques Les fiches ci-dessous décrivent les bonnes prtiques pouvnt être mises en plce pr les secrétrits d une prt et les employeurs d utre prt. Afin de les ssister dns cette tâche, une description est fournie insi que des exemples de mise en œuvre, notmment élborés pr les secrétrits des déprtements rencontrés. Les exemples fournis ne sont ps des modèles mis des sources d inspirtion que chque secrétrit devr dpter à son déprtement, dns le respect de l réglementtion Bonnes prtiques secrétrits Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un bordereu Entité Secrétrits CM-CR N 1 de sisine formlisé Objectif Pour clrifier l sisine et donc fciliter l prise en chrge des dossiers et l pertinence des vis, un bordereu de sisine devrit être créé pr les secrétrits fin d être utilisé pr les employeurs u moment de l envoi du dossier. Descriptif Le bordereu de sisine est joint u dossier envoyé pr l employeur u moment de l sisine du CM ou de l CR. Un bordereu type pr instnce doit être diffusé. Le bordereu indique : Les principles informtions se rpportnt à l gent (nom, poste, grde ) L cuse de l sisine (liste prédéfinie des cs de sisine) Le crctère urgent le cs échént (et s justifiction en quelques lignes) L liste des pièces contenues dns le dossier Le bordereu liste les cuses de sisine possible vec l question posée ssociée de mnière stndrdisée : l employeur coche l question du cs précis. L liste des pièces est dressée : elle comprend l liste des pièces communes et l liste des pièces spécifiques u type de sisine choisie. L employeur coche les pièces qu il jointes : cel constitue une check-list. Mise en œuvre Étpe 1 : Production du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Diffusion ux employeurs pr le secrétrit Points d ttention Les cs de sisine doivent être rédigés vec ttention pour être exhustifs et clirs. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 19

20 p. 20 Guide des bonnes prtiques

21 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de demnde Entité Secrétrits CM-CR N 2 d informtion complémentire Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de lettre / mil de demnde d informtion complémentire permettr de simplifier le trvil d instruction des dossiers des secrétrits et des employeurs en utomtisnt et en stndrdisnt les procédures. Descriptif Le modèle de lettre / mil de demnde d informtion complémentire est utilisé pr les secrétrits et concerne des demndes d informtion ux employeurs sur les dossiers des gents. Ce modèle mis à disposition inclut : Des listes de pièces pour cocher l pièce mnqunte Des espces pour jouter des pièces spécifiques à un dossier et non prévues Des espces de rédction libre pour expliquer le cs échént en quoi l pièce est nécessire Mise en œuvre Étpe 1 : Crétion du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle Points d ttention Ce modèle de document doit être en cohérence vec le bordereu de sisine (Bonne Prtique n 1) fin que les listes de pièces soient les mêmes et soient mises à jour en prllèle. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 21

22 Guide des bonnes prtiques Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de convoction Entité Secrétrits CM-CR N 3 à une expertise médicle Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de convoction à une expertise médicle permettr de simplifier le trvil des employeurs et des secrétrits. De plus, des documents clirs fciliteront l compréhension de l gent qui reçoit l convoction et qui doit se rendre u rendez-vous. Descriptif Le modèle de convoction ser utilisé pr les secrétrits lorsqu ils prendront les rendez-vous d expertise pour les gents. Cette convoction prend l forme d une lettre qui est envoyée à l gent concerné lorsque le rendez-vous pour l expertise médicle été pris, pr le secrétrit. Le modèle inclut : Des informtions précises sur le rendez-vous (nom du médecin, dresse, dte et heure du rendez-vous) Un rppel sur les droits et les obligtions de l gent vis-à-vis de ce rendez-vous Le contct de l personne à prévenir en cs d impossibilité de se rendre u rendez-vous Mise en œuvre Étpe 1 : Crétion du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle pr le secrétrit Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, cette lettre d informtion devr pouvoir être éditée utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 22

23 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un rpport Entité Secrétrits CM-CR N 4 d expertise type Objectif Un rpport d expertise médico-dministrtive type doit permettre d méliorer l qulité des expertises, lesquelles doivent permettre à l dministrtion d pprécier les droits de l gent u regrd de son régime de protection socile, tout en fcilitnt l mission des médecins gréés. Descriptif Les rpports d expertise sont dptés ux différents cs de sisine. Ils sont composés de huit éléments : Une introduction Un rppel des fits et historique Les pièces figurnt u dossier L expression du fonctionnire (déclrtions lors de l expertise ) L exmen clinique L discussion (les termes du débt) Les conclusions (répondre clirement à toutes les questions) et formuler un résultt : oui/ non / Autre Dte et signture Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction conjointe du rpport d expertise type pr le secrétrit et des médecins. Afin de fciliter l mission des médecins, l dministrtion pourr étblir un questionnire type fin de préciser les questions technique uxquelles il doit être répondu dns le rpport d expertise. Étpe 2 : Diffusion ux médecins Le rpport d expertise type pourr être envoyé pr le secrétrit u médecin choisi pour l expertise en même temps que les pièces du dossier, de préférence sous formt électronique. Points d ttention Certins médecins bien équipés pourrient préférer rédiger leurs expertises dns un formt proposés pr leurs outils. Si ce formt répond u besoin, l doption du rpport-type ne doit ps être rendu obligtoire. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 23

24 p. 24 Guide des bonnes prtiques

25 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de convoction Entité Secrétrits CM-CR N 5 à une sénce Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de convoction à une sénce de CM-CR permettr de simplifier le trvil des employeurs et des secrétrits et d ccroitre l clrté et donc l compréhension des documents pr les représentnts. Descriptif Le modèle de convoction ser utilisé pr les secrétrits u moment de l convoction des membres de l CR ou du CM, selon les cs : Les médecins siégent Les représentnts du personnel Les représentnts des employeurs L gent (pour l CR dns l FPT/FPH) Cette convoction prend l forme d une lettre qui est envoyée à l personne concernée lorsque l sénce est fixée, pr le secrétrit. Elle inclut : L ordre du jour pour l prtie qui intéresse le destintire : liste des gents dont le dossier est étudié en sénce vec le type de demnde Les informtions prtiques sur l sénce : horire, slle, prking, etc. Mise en œuvre Étpe 1 : Crétion du modèle pr le secrétrit. Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle pr le secrétrit et mise à disposition sur les sites institutionnels et/ ou extrnet dédié Rppel de l réglementtion : s gissnt des commissions de réforme, pour l FPT et l FPH les convoctions doivent être envoyées ux membres titulires de l commission et à l gent u moins 15 jours vnt l dte de l sénce. Pour l FPE, le secrétrit de l CR informe le fonctionnire de l dte d exmen de son dossier u moins 8 jours vnt cette dte. En ce qui concerne les comités médicux, pour les trois versnts de l fonction publique, le secrétrit du comité doit informer le fonctionnire de l dte à lquelle le comité exminer son dossier. Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, ce modèle de lettre de convoction devr pouvoir être édité utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 25

26 Guide des bonnes prtiques Modèle de convoction à une sénce Modèle de lettre d informtion à l gent p. 26

27 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de lettre Entité Secrétrits CM-CR N 6 d informtion à l gent Objectif Réglementirement, l gent doit être prévenu de l dte à lquelle son dossier ser exminé en sénce insi que de ses droits, notmment de l possibilité de consulter son dossier, des voies de recours possibles devnt le comité médicl supérieur. Une lettre type permettrit d hrmoniser les procédures et de s ssurer de l qulité de l informtion délivrée à l gent. Descriptif Courrier d informtion formel indiqunt l dte de l sénce. Les droits de l gent sont décrits de mnière conforme à l réglementtion dns des termes simples. Dns les cs où l gent peut ssister à l sénce, notmment pour l FPT et l FPH, les modlités de cette informtion sont joutées pr le secrétrit. Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction de l lettre type pr le secrétrit. Étpe 2 : Utilistion utomtique L lettre est envoyée ux gents concernés vnt chque sénce dns les délis réglementires. Rppel de l réglementtion : l gent doit être informé u moins 8 jours vnt l sénce pour l FPE et 15 jours vnt l sénce pour l FPT et l FPH. Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, cette lettre d informtion devr pouvoir être éditée utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 27

28 Guide des bonnes prtiques Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de lettre d informtion Entité Secrétrits CM-CR N 7 destiné u médecin de prévention Objectif L crétion et l diffusion d un modèle de lettre / mil d informtion destiné u médecin de prévention permettr de simplifier le trvil de diffusion d informtions des secrétrits qui tiendront insi les médecins de prévention informés de l réunion du comité médicl ou de l commission de réforme lorsque ces instnces doivent connître le dossier d un fonctionnire ffecté dns les services uxquels ils sont ttchés. Descriptif Ce modèle est utilisé pr les secrétrits pour informer les médecins de prévention de l tenue de l sénce du comité médicl ou de l commission de réforme. Le courrier inclut : L liste des gents qui sont du ressort du médecin de prévention et dont le dossier v être exminé à l prochine sénce insi que l cuse de l sisine Des informtions sur l sénce : dte Des informtions sur l personne à contcter dns le cs où le médecin de prévention souhiterit obtenir l communiction du dossier et présenter des observtions écrites vnt l sénce. Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction du modèle Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle pr le secrétrit Rppel de l réglementtion : le médecin de prévention doit obligtoirement être informé du pssge en sénce d un gent ffecté dns les services uxquels il est ttché et il peut présenter ses observtions écrites ou ssister à l sénce. Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, cette lettre d informtion devr pouvoir être éditée utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Pour communiquer l lettre, les sécrétrits doivent disposer des coordonnées à jour des médecins de prévention. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 28

29 p. 29

30 Guide des bonnes prtiques Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de lettre d informtion Entité Secrétrits CM-CR N 8 à l employeur Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de lettre / mil d informtion à l employeur permettr de fciliter l informtion des employeurs pr les secrétrits. Les employeurs doivent être mieux informés cr les gents se tournent vers eux en priorité lorsqu ils ont des questions. Descriptif Ce modèle est utilisé pr les secrétrits pour prévenir les employeurs que les dossiers de leurs gents vont être étudiés à l prochine sénce. Le courrier inclut : L liste des gents qui sont du ressort du médecin de prévention et dont le dossier v être exminé à l prochine sénce insi que l cuse de l sisine Des informtions sur l sénce : dte Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle pr le secrétrit et mise à disposition sur les sites institutionnels et/ ou extrnet dédié. Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, cette lettre d informtion devr pouvoir être éditée utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Pour communiquer l lettre, les sécrétrits doivent disposer des coordonnées à jour des employeurs. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 30

31 p. 31

32 Guide des bonnes prtiques Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un PV type Entité Secrétrits CM-CR N 9 Objectif Afin de fciliter l lecture et l compréhension du PV pr les employeurs, insi que s préprtion pr les secrétrits, un PV type devrit être mis en plce. Descriptif Le PV type est le document officiel, signé pr les membres de l instnce consulttive, qui indique l vis pris pr cette instnce. Le PV type comprend : Les principles informtions reltives à l gent, notmment l objet de l demnde L vis rendu (cses à cocher reltives à l ptitude ux fonctions, u reclssement, ux différents types de congés de mldie : octroi, renouvellement, limite des droits ) Les observtions (quelques lignes) L dte et l signture des membres Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction conjointe du PV type pr le secrétrit et des médecins siégent. Étpe 2 : Utilistion utomtique pr le CM et l CR. Le PV est finlisé pendnt l exmen du dossier pr les secrétires et signé à l fin de l sénce. Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, ce PV devr pouvoir être édité utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 32

33 p. 33

34 p. 34 Guide des bonnes prtiques

35 Informtion des employeurs Bonne prtique Tenue d un nnuire Entité Secrétrits CM-CR N 10 contcts employeurs Objectif L tenue d un nnuire des contcts employeurs pr les secrétrits des CM-CR permettr de leur fciliter les contcts vec les employeurs (services RH) insi qu vec les médecins de prévention. Descriptif L nnuire répertorie les coordonnées : Des interlocuteurs employeurs : personne référent u service RH Du médecin de prévention L nnuire doit être : Exhustif et à jour Orgnisé de fçon à pouvoir retrouver fcilement n importe quel contct employeur (clssement pr zone géogrphique, pr fonction publique, puis pr ordre lphbétique ) Dns un premier temps, l nnuire peut être conçu sous l forme d un fichier Excel qui centrlise les contcts pour un secrétrit Mise en œuvre Étpe 1 : Elbortion de l structure du fichier Étpe 2 : Alimenttion de l nnuire pr le secrétrit Mise à jour régulière de l nnuire : Au fil de l eu : lorsqu un employeur informe le secrétrit d un chngement Ponctuellement : à l occsion d éventuelles réunions d informtion entre secrétrits et employeurs Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, ce PV devr pouvoir être édité utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 35

36 Guide des bonnes prtiques Annuire contct employeurs p. 36

37 Informtion des employeurs Bonne prtique Diffusion de clendriers Entité Secrétrits CM-CR N 11 prévisionnels des sénces Objectif L conception et l diffusion nnuelle d un clendrier prévisionnel des sénces pr les secrétrits permettront une nticiption des sénces pour les différents cteurs concernés qui, de ce fit, pourront mieux s orgniser et plnifier leurs trvux. Descriptif Ce clendrier prévisionnel, propre à chque secrétrit, est à destintion des employeurs et des membres des instnces (médecins, représentnts du personnel, de l dministrtion). Ce clendrier récpitule les principles informtions concernnt les sénces à venir : Dtes et horires Lieu Le clendrier permet ux médecins en prticulier de plnifier leur prticiption bien en mont vec le secrétrit. Mise en œuvre Étpe 1 : Elbortion du clendrier pr le secrétrit, en reltion vec les médecins et en fonction des disponibilités Étpe 2 : Diffusion du clendrier prévisionnel ux personnes concernées pr emil ou courrier. Médecins siégent en sénce Représentnts du personnel, de l dministrtion Services employeurs Étpe 3 : Plnifiction du médecin présent à chque sénce sur les mois à venir, voire l nnée. Points d ttention Des indisponibilités imprévues des médecins ne sont ps à exclure mlgré l diffusion du clendrier mis pourront être gérées en mont. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre Clendrier prévisionnel des sénces Sénce (CM ou CR) Dte Horire Lieu Médecins présents p. 37

38 Guide des bonnes prtiques Informtion des employeurs Bonne prtique Diffusion d une brochure Entité Secrétrits CM-CR N 12 méthodologique Objectif L diffusion d une brochure méthodologique pr les secrétrits uprès des employeurs permettr de clrifier les procédures et de fciliter l collbortion entre secrétrits et employeurs. Descriptif L brochure pour destintires les employeurs. Elle inclur : Un descriptif des procédures Les pièces à fournir pour étblir un dossier Les documents types utilisés Des bonnes prtiques et conseils Pour être efficce, l brochure méthodologique doit être : Clire et pédgogique, ccessible ux personnes n ynt ps de formtion juridique Complète et réunir dns une seule source l ensemble des questionnements Précise pour éviter les difficultés de compréhension Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction de l brochure pr le secrétrit en respectnt l réglementtion en vigueur Pour l rédction, le secrétrit pourr s inspirer de documents déjà produits sur le terrin Étpe 2 : Diffusion de l brochure ux employeurs Points d ttention L brochure devr être mintenue à jour. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 38

39 DIRECTION DÉPARTEMENTALE DES AFFAIRES SANITAIRES ET SOCIALES COMMISSION DE RÉFORME (Collectivités Territoriles et Hospitlières) Éléments indispensbles à l instruction d un dossier Dns chque déprtement, il est institué une Commission de Réforme déprtementle compétente à l égrd des personnels mentionnés à l rticle 15. Cette Commission est plcée sous l présidence du Préfet ou de son représentnt, qui dirige les délibértions mis ne prticipe ps ux votes. p. 39

40 Guide des bonnes prtiques Commision de réforme (Collectivités Térritoriles et hospitlières) Éléments indispensbles à l instruction d un dossier L commission de réforme est une instnce consulttive, qui donne un vis à l demnde de l dministrtion à lquelle pprtient l gent. Cet vis est communiqué u fonctionnire sur s demnde. L Commission Déprtementle de Réforme émet obligtoi-rement un vis sur : L reconnissnce de l imputbilité u service d un ccident ou d une mlde professionnelle lorsqu ils entrînent un rrêt de trvil de plus de 15 jours et quelque soit l durée de l rrêt dns le cs où il y urit désccord entre l Administrtion et le médecin tritnt de l gent (suf pour l fonction publique hospitlière où tous les dossiers sont soumis en commission de réforme ; L prise en chrge des rrêts de trvil, des soins, de cures thermles, l méngement du poste de trvil, l reprise à mitemps thérpeutique (un n mximum pr mldie professionnelle ou ccident) ; Les infirmités et le tux d invlidité en vue de l ttribution éventuelle de l Alloction Temporire d Invlidité ; L mise à l retrite pour invlidité si l gent présente une inptitude définitive et bsolue à ses fonctions à l suite : - d un ccident ou d une mldie reconnus imputbles u service ; - d une mldie ordinire, d une ffection ouvrnt droit à Congé Longue Mldie ou Congé Longue Durée (à l épuisement des droits sttutires) et qu il ne totlise ps 107 trimestres de service dns le cs d infirmités non imputbles. L octroi de presttions diverses : - lloction pour l ssistnce d une tierce personne ; - pension de veufs ; - pensions d orphelins infirmes ; - congés ux fonctionnires réformés de guerre ; - lloction d invlidité temporire lorsque l gent est plcé en disponibilité d office pour rison de snté. Le secrétrit de l Commission de Réforme informe : le fonctionnire de l dte à lquelle son dossier ser exminé, dns un déli minimum règlementire de 15 jours pour les fonctions publiques territorile et hospitlière. L intéressé est invité à prendre connissnce, personnellement ou pr l intermédiire de l personne de son choix, de l prtie dministrtive de son dossier et de l prtie médicle de celui-ci pr l intermédiire d un médecin qu il désigne à cet effet. De même qu l peut se fire entendre pr l Commission de Réforme ou fire entendre l personne de son choix. L Administrtion (rticle 19 du décret du ) d origine du fonctionnire pour informer du pssge des dossiers de leurs gents en commission de réforme PIECES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT LORS DE LA TRANSMISSION DES DOSSIERS EN COMMISSION DE REFORME. 1 - Accident du trvil Lettre de l dministrtion ne souhitnt ps reconnître l imputbilité : Déclrtion d ccident signée pr l gent. Enquête permettnt de déterminer les cuses, l nture, les circonstnces de temps et de lieu et les conséquences pprentes de l ccident. Rpport du supérieur hiérrchique. Rpport des témoins (s il y en ) ou consttions détillées pr écrit Certifict médicl initil décrivnt les lésions résultnt de l ccident et fixnt l nture excte et l durée de soins insi que, le cs échént, un rrêt de trvil. Si rrêts ou soins prolongés, de nouveux certificts sont fournis et lorsque l étt de snté est rétbli ou consolidé. Certifict médicl finl (si consolidtion vec séquelles mentionnée sur le certifict, l gent doit être vu en expertise pour que le médecin grée fixe une dte de consolidtion et un tux d IPP éventuel). Une fiche de renseignements dûment complétée. Idem pour ccident de trjet + PV de gendrmerie, constt mible, pln étblissnt que l ccident eu lieu sur le trjet le plus direct entre son domicile et son trvil ordre de mission. 2 - Mldies professionnelles contrctées en services Lettre de l dministrtion ne souhitnt ps reconnître l imputbilité : Certifict médicl du médecin tritnt. Rpport du supérieur hiérrchique qui précise les tâches effectuées pr l gent. Avis du médecin du trvil précisnt l reltion directe et certine entre l pthologie présentée et les tâches effectuées pr l gent et indiqunt le numéro de tbleu correspondnt à l pthologie. éventuellement une expertise qui ur été diligentée ultérieurement pr l dministrtion vnt le pssge du dossier en Commission de Réforme. Une fiche de renseignements dûment complétée. 3 - Retrite pour invlidité Demnde de l intéressé PV du comité médicl précisnt l inptitude définitive et bsolue Formulire AF3 étbli pr un médecin générliste grée qui devr fixer les tux pour chque pthologie, à l entrée dns l dministrtion et à l veille de l rdition des cdres. Indiquer le nombre de trimestres de trvil effectués pr l gent (pour que l procédure simplifiée s pplique : infirmité non imputbles u service et 107 trimestres de cotistions). Fournir l ttesttion de reclssement de l Cisse des Dépôts et Consigntions complétée. Une fiche de renseignements ci-jointe dûment complétée. Retrite pour invlidité. Pour ATI : fournir un rrêté d imputbilité + rpport médicl + dossier complet. 4 - Mjortion pour tierce personne Toutes les pièces du dossier de mise à l retrite pour invlidité insi que l exmen du droit à l mjortion spécile pour l ssistnce d une tierce personne ; 5 - Presttions d ssurnces invlidité PV du Comité Médicl concernnt l mise en disponibilité. Avis de l CPAM. Une fiche de renseignements, dûment complétée. 6 - Congé u titre de l rticle 441 de l loi de 1928 Le fonctionnire droit à ce congé pendnt une période de 2 ns durnt toute s crrière. Pour présenter ces dossiers en Commission, il fut : Demnde de l intéressé u bénéfice de ce congé. Désigntion des infirmités (document que l gent en s possession pr le Secrétrit des Anciens Combttnts. Ce document est nécessire ux membres de l Commission pour pouvoir ccorder ce congé). Une fiche de renseignements dûment complétée. Contesttion de l vis de l Commission de Réforme DELAI : L réglementtion ne prévoit ps de déli pour contester les conclusions du médecin gréé. En prtique celle-ci doivent être formulées dès que les conclusions ou vis litigieux sont connues pr le fonctionnire ou l dministrtion. Une lettre de contesttion de l gent. Un certifict médicl détillé du médecin tritnt qui rgumente l contesttion. Une fiche de renseignements ci-jointe, dûment complétée. POUR TOUTE DEMANDE SOUMISE A LA COMMISSION DE REFORME, UNE FICHE DE RENSEIGNEMENT DOIT OBLIGATOIREMENT ETRE TRANSMISE AVEC L INTEGRALITE DU DOSSIER. p. 40

41 Commision de réforme des gents des collectivités, territoriles et hospitlières Notice de renseignements (document à joindre impértivement à chque demnde, fute de quoi celle-ci ne pourr être recevble) ADMINISTRATION : NOM et Prénom de l gent : Dte de nissnce : Grde et Affecttion : Résidence : Dte de première contesttion : (de l ccident ou de l mldie professionnelle) Dte de l rechute : Résumé succint de l ccident ou N de l mldie professionnelle : Constttions médicles détillées (précisées sur le certifict médicl initil) : Motifs de sisine de l Commission : Imputbilité de l AT ou MP N Imputbilité de l RECHUTE Prise en chrge des SOINS Prise en chrge d une CURE THERMALE Demnde d A.T.I. Demnde de reprise à temps prtiel thérpeutique Demnde de retrite pour invlidité Autres p. 41

42 Guide des bonnes prtiques Informtion des employeurs Bonne prtique Orgnistion d une réunion nnuelle Entité Secrétrits CM-CR N 13 d informtion Objectif Une réunion nnuelle permettrit de s ssurer que les documents de référence sont bien identifiés et utilisés pr les services mlgré les chngements d équipes tout en insturnt des échnges informels positifs entre les secrétrits et les services RH pour entretenir de bonnes reltions de trvil. Descriptif Une réunion nnuelle permettrit de réunir les secrétrits et les principux employeurs du déprtement. Pour les gros déprtements, deux ou trois réunions pourront être orgnisées pour réprtir les employeurs. Au cours de l réunion : Les équipes seront présentées Les outils seront présentés (guide, documents type ) Les contcts employeurs seront mis à jour Des questions-réponses seront échngées Cette réunion doit être pédgogique et convivile. Mise en œuvre L réunion est orgnisée une fois pr n pr le secrétrit qui peut être ssisté pr d utres membres de l DDCS pour l orgnistion. Des supports de présenttion pourrient être préprés pr le secrétrit. Points d ttention Il ne s git ps d une formtion des employeurs pr les secrétrits, ces derniers n ynt ps été formés pour donner des formtions. Il s git simplement de présenter les outils et d humniser les reltions. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 42

43 Suivi des dossiers Bonne prtique Tenue d un chrono informtisé Entité Secrétrits CM-CR N 14 des dossiers Objectif Afin de bien contrôler les délis, tous les cteurs doivent être impliqués. Un meilleur suivi des dossiers pr les employeurs fvoriser l fibilistion et l réduction des délis (réduction des retrds dns l sisie du CM ou de l CR ). Descriptif Tous les secrétrits devrient mettre en plce un suivi informtisé de l vncement des dossiers. Ce suivi permettr à l fois de suivre l vncement des différents dossiers, mis églement de pouvoir disposer d indictions sur les échénces des principles étpes et insi de pouvoir mettre en plce des mesures correctives (pr exemple si le déli qui s écoule entre l réception du dossier et l réception des pièces complémentires nécessires est trop long, il fudr nécessirement relncer les employeurs). Ce suivi peut être rélisé u sein d une ppliction informtique si le secrétrit l utilise, sinon un fichier Excel prtgé similire u modèle fourni est à construire. Le simple enregistrement sur un chier ppier est insuffisnt notmment pour à l fois suivre l vncement des dossiers (en stock et en flux), mis églement disposer d indictions utiles pour le pilotge. Mise en œuvre Étpe 1 : Elbortion de l outil pr le secrétrit. Définir les jlons qu on v suivre (pr instnce), et l définition précise ssociée à ce jlon (pr exemple un dossier est complet si ) Formliser les règles de tenue du fichier : qui est responsble de l mise à jour du dossier, dte de l mise à jour Étpe 2 : Mettre en plce l utilistion du fichier. De préférence en début de mois Il fudr voir défini l procédure pour suivre les dossiers en stock (pr exemple dès qu une étpe été frnchie dns l procédure, pr exemple l réception de l expertise, on crée s ligne ). Points d ttention L outil à mettre en plce doit rester simple, doit voir un périmètre suffisnt mis limité ux événements les plus significtifs. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 43

44 Guide des bonnes prtiques Chrono informtisé des dossiers p. 44

45 Suivi des dossiers Bonne prtique Gestion efficce des dossiers Entité Secrétrits CM-CR N 15 incomplets Objectif Les dossiers incomplets trnsmis pr les employeurs sont à l origine de retrds importnts dns l gestion des dossiers pr les CM/CR. En complément d un dispositif visnt à une réduction à l source du nombre de ces dossiers (pr l diffusion de listes de pièces à fournir), l insturtion d une procédure spécifique permettr d optimiser l gestion de ces dossiers et de réduire les délis. Descriptif Une procédure clire à suivre en cs de réception d un dossier incomplet doit être définie. A titre d exemple : S il mnque une pièce listée dns le guide méthodologique, un emil est envoyé u service RH de l employeur En l bsence de réponse, le secrétrit CM-CR envoie une relnce pr emil puis contcte le service RH pr téléphone Si le dossier est urgent, le secrétrit contcte directement le service RH pr téléphone S il s git d une pièce non listée (cs rre), le secrétrit CM-CR contcte directement pr téléphone le service RH pour justifier le besoin de cette pièce Si le service RH n ps pu être contcté ou que l pièce n ps été envoyée dns un déli de 1 mois à compter de l réception du dossier, une lettre de relnce est envoyée Si l pièce n toujours ps été reçue dns un déli de 2 mois à compter de l réception du dossier, le cs est pssé en sénce et ser journé fute de pièce. Mise en œuvre Étpe 1 : Mise u point de l strtégie du secrétrit sur ce sujet Une lettre type de relnce pourr être définie pr le secrétrit Étpe 2 : Communiction ux employeurs de l procédure définie Points d ttention Il serit pertinent d impliquer dns l définition de cette procédure des représentnts des employeurs Pour que cette procédure fonctionne, les secrétrits doivent pouvoir disposer des contcts téléphonique et emils à jour des services RH (Bonne Prtique n 10) Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 45

46 Guide des bonnes prtiques Suivi des dossiers Bonne prtique Gestion des dossiers Entité Secrétrits CM-CR N 16 prioritires Objectif Une meilleure communiction entre les employeurs et les secrétrits u sujet des dossiers prioritires (pr exemple, un fonctionnire prvenu à l expirtion de ses droits sttutires à congé de mldie) permettr de triter plus vite les dossiers urgents et insi éviter que les gents se trouvent dns des situtions critiques. Descriptif Au moment de l sisine de l instnce consulttive, l employeur peut indiquer u secrétrit que le dossier envoyé est urgent. Si le secrétrit juge que le dossier est effectivement urgent, il le considérer comme prioritire et en triter l instruction u plus vite. Mise en œuvre Étpe 1 : Prise en compte de cette bonne prtique dns l élbortion du bordereu de sisine (Bonne prtique n 1) diffusé ux employeurs. Étpe 2 : Lors de l sisine, l employeur coche l cse «Urgent» en cs de besoin et justifie l urgence en quelques lignes. Étpe 3 : Tous les dossiers reçus sont triés dès leur rrivée u secrétrit (dès l réception du courrier) : Les dossiers clssiques sont positionnés à l suite dns l «file d ttente» ttribuée à un des secrétires Les dossiers déclrés «urgents» sont très rpidement consultés (quelques minutes) : si l urgence est reconnue pr le secrétrit, le dossier est positionné en hut de l file, à défut il est mis à l suite comme les utres. Étpe 4 : Un dossier reconnu comme urgent est donc trité plus rpidement. Points d ttention Il fudr bien indiquer ux employeurs qu il ne fut ps buser de cette option et n indiquer qu un dossier est urgent que lorsqu il l est réellement sinon le tri ne s opérer plus. Cette bonne prtique ne peut fonctionner de mnière efficce que s il y un premier tri rpide des dossiers dès leur rrivée. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 46

47 Suivi des dossiers Bonne prtique Élbortion d une fiche Entité Secrétrits CM-CR N 17 de synthèse Objectif Les outils informtiques utilisés ujourd hui sont insuffisnts pour suivre efficcement le dossier. Une fiche de synthèse permettrit de disposer rpidement de l historique et des points sillnts du dossier et fciliterit l tâche des secrétrits en sénce et dns le suivi de ces sénces. Descriptif L fiche de synthèse est une fiche crtonnée (pour l solidité) comportnt les informtions principles sur l gent insi qu un tbleu vec les informtions principles : Dtes et objet de chcune des demndes Historique des rrêts Dtes des sénces Avis rendus Mise en œuvre Étpe 1 : Mise u point pr le secrétrit. Étpe 2 : Utilistion pr le secrétrit : l fiche est conservée pr le secrétrit dns le dossier de l gent et complétée et mise à jour à chque fois que l gent fit l objet d un vis en CM ou CR. Points d ttention Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 47

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50 Guide des bonnes prtiques Suivi des dossiers Bonne prtique Archivge des dossiers Entité Secrétrits CM-CR N 18 Objectif L rchivge des dossiers pr le secrétrit des CM-CR, à l issue de leur exmen en sénce, permettr à l fois de grder une trce des documents constitutifs et des vis émis et de retrouver fcilement un dossier en cs de nouvelle sisine pr un gent. Descriptif L rchivge des dossiers consiste à regrouper l ensemble des pièces dministrtives, des données sur l historique des congés, l ensemble des pièces médicles et tout utre document lié u dossier, à les clsser et à les stocker. Les dossiers rchivés incluent une copie du PV émis pr l instnce consulttive près pssge du dossier en sénce. L rchivge des dossiers sert essentiellement à voir une bse documentire dns le cs où un gent besoin de sisir une nouvelle fois une instnce consulttive ; cel fcilite l instruction d un nouveu dossier pr exemple. L rchivge des dossiers doit respecter les règles reltives u secret médicl (rmoires sécurisées). Mise en œuvre Étpe 1 : Après émission du PV pr l instnce consulttive, sélection des pièces du dossier à conserver et rssemblement vec une copie du PV dns un seul support (type chemise). Étpe 2 : Choix d une méthode d rchivge, pr exemple pr fonction publique puis pr ordre lphbétique selon le nom de l gent Étpe 3 : Edition, impression et jout u dossier d un récpitultif des pièces qu il contient. Étpe 4 : Archivge des dossiers dns des rngements dédiés et sécurisés (secret médicl). Points d ttention Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 50

51 Respect du secret médicl Bonne prtique Prise de rendez-vous pour Entité Secrétrits CM-CR N 19 l expertise médicle Objectif L procédure excte à suivre pour l prise de rendez-vous dns le cdre de l expertise médicle doit être clrifiée fin de contenir les délis d une prt et de s ssurer du respect du secret médicl d utre prt. Descriptif L prise de rendez-vous est effectuée pr les secrétrits cr elle exige une connissnce de l pthologie de l gent pour le choix du médecin expert : il s git de respecter le secret médicl. Les seules exceptions à cette règle sont les expertises demndées pr l employeur en mont de l sisine de l CR (imputbilité u service d une mldie ou d un ccident et ppliction des dispositions du code des pensions civiles et militires de retrite). L prise de rendez-vous doit s ccompgner de l envoi d une convoction stndrdisée à l gent (Bonne prtique n 3) et du rpport d expertise type u médecin (Bonne prtique n 4). Mise en œuvre Sensibilistion des secrétrits et des employeurs à cette procédure. Points d ttention Une prise de rendez-vous pr l gent lui-même s est révélée être l cuse de délis importnts. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 51

52 Guide des bonnes prtiques 3.2. Bonnes prtiques Services Employeurs Informtion des gents Bonne prtique Diffusion d une brochure Entité Employeurs N 1 d informtion Objectif L diffusion d une brochure d informtion à destintion des gents permettrit de les informer sur l existence des procédures, leurs droits, les cs de sisine des instnces, l description du dispositif et leurs référents en cs de sisie. Descriptif L brochure est stndrdisée et diffusble à tous les gents. Contenu : explictions simples des procédures et foclistion uniquement sur les informtions essentielles pour les gents (cs de sisine, description du dispositif, référents employeurs ). Forme : brochure divisée en chpitres (procédures, droits ), schéms explictifs pour illustrer les procédures. L brochure voction à être pédgogique et comprise pr tous. Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction de l brochure pr l dministrtion : Personnes connissnt bien les besoins des équipes : secrétrits CM-CR, services RH employeurs Personnes mitrisnt l réglementtion en vigueur. Au cours de l rédction, l dministrtion pourr s inspirer de documents déjà produits Étpe 2 : Diffusion des brochures ux gents pr chque dministrtion : sous forme ppier le jour de leur rrivée pr exemple, lors de l ouverture d une procédure, pr l mise à disposition pour téléchrgement sur l extrnet du dispositif. Points d ttention L diffusion des brochures pr les employeurs uprès de leurs gents pourr s ccompgner d jouts tels que : coordonnées utiles u sein de l dministrtion, ccès à l brochure vi l intrnet de l dministrtion, etc. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 52

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54 Guide des bonnes prtiques Informtion des gents Bonne prtique Alerte des gents en mont Entité Employeurs N 2 Objectif Informer les gents, vnt qu ils n tteignent le seuil de six mois de congés de mldie consécutifs, que toute demnde de prolongtion, u-delà ce cette période, devr être soumise à l vis du comité médicl. Ainsi, l gent, sns ttendre l fin de l période de six mois en cours, enverr une demnde de prolongtion de congé qui pourr être exminée en temps utile pr le comité médicl. Descriptif Les gents sont informés de l procédure de sisine du comité médicl pour toute demnde de prolongtion de congé de mldie u-delà de six mois consécutifs. L lerte comprend : Un rppel synthétique des procédures de sisine des instnces pr l dministrtion et des référents utiles Un rppel des droits des gents en cs de sisine des instnces médicles À ce stde, il s git simplement d informer l gent pour nticiper l ouverture d un dossier nécessitnt l sisine du comité médicl. Mise en œuvre L lerte prendrit l forme d un courrier ou d un mil, envoyé pr l employeur. Pour les dossiers en CM, le courrier pourrit pr exemple être envoyé u bout de cinq mois de congés consécutifs. Une lettre type d informtion pourrit être mise en plce pr les employeurs. Points d ttention Cette bonne prtique permet d éviter que le comité médicl sttue vec retrd sur l demnde de prolongtion de l gent. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 54

55 Bonjour Mr Mrtin, Vous êtes en congé mldie depuis le 1 er mrs 2012, soit depuis qutre mois. Je me permets donc de vous contcter pour vous informer de vos droits. Dns le cs où votre étt de snté nécessitit un prolongement de votre rrêt, u-delà de six mois, je vous informe que cette demnde de prolongtion devr être soumise, obligtoirement, à l vis du comité médicl. L procédure étnt ssez longue, je vous invite à nticiper cette démrche. Vous trouverez ci-joint une brochure décrivnt : Les différents types de dispositifs (congé de mldie, congé de longue mldie, congé de longue durée ) Un descriptif des instnces consulttives intervennt dns l procédure et leur rôle. Je vous invite à prendre un rendez-vous vec nos services dès que possible pour échnger vec vous sur cette question et répondre à vos interrogtions. p. 55

56 Guide des bonnes prtiques Suivi des dossiers Bonne prtique Tenue d un fichier de suivi Entité Employeurs N 3 Objectif Afin de bien contrôler les délis, tous les cteurs doivent être impliqués. Un meilleur suivi des dossiers pr les employeurs fvoriser l réduction des délis (réduction des retrds dns l sisie du CM ou de l CR ). Les employeurs sont libres de choisir le moyen de ce suivi. Descriptif Certins employeurs disposent d outils RH leur permettnt de suivre les congés mldie de leurs gents et les procédures en CM-CR. Pour les employeurs ne disposnt ps de tels outils, un outil simple, de type fichier Excel, pourrit être développé. Ce fichier permettrit de suivre, pour chque gent : Les événements touchnt à s snté (congés mldie...) vec les dtes correspondntes, y compris ntérieurs à l sisie des instnces consulttives. Les événements liés à l procédure devnt le CM ou l CR. Cet outil ider les employeurs à préprer les dossiers pour le CM ou l CR : l historique de l gent est mieux connu et tous les dossiers sont trités de mnière proctive pour éviter qu ils rrivent dns une impsse procédurle. Mise en œuvre Étpe 1 : Elbortion de l outil pr l dministrtion. Étpe 2 : Utilistion régulière de l outil pr l employeur. Points d ttention L outil, pour rester simple, doit voir un périmètre suffisnt mis limité ux événements liés ou pouvnt découler sur une sisine du CM ou de l CR. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 56

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58 Guide des bonnes prtiques Anlyse de l imputbilité Bonne prtique Étude collégile de l imputbilité Entité Employeurs N 4 Objectif L étude collégile de l imputbilité u service des ccidents / mldies des gents permettr de réunir des compétences de différents niveux (dministrtif, médicl) fin de fciliter l prise de décision. Descriptif L étude de l imputbilité peut se fire lors d une réunion réunissnt plusieurs personnes plutôt que pr un individu seul. Cette décision est prise en croisnt différentes compétences. Mise en œuvre Mise en plce de groupes de trvil internes, composés pr exemple : de personnels du service RH (côté dministrtif) du médecin de prévention (côté médicl) du médecin gréé expert (côté médicl) Points d ttention Cette prtique ne doit ps lourdir l procédure mis simplifier l prise de décision. Tous les employeurs n uront ps les moyens de l mettre en œuvre : ils pourront s dpter à l tille de leur structure. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 58

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60 DGAFP - Bureu de l communiction - Octobre 2013