Guide des bonnes pratiques

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1 Livret 3 MINISTÈRE DE LA RÉFORME DE L'ÉTAT, DE LA DÉCENTRALISATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE 3 Guide des bonnes prtiques OUTILS DE LA GRH

2 Guide des bonnes prtiques Tble des mtières 1. Introduction p Objet du document p Présenttion du document p Mode d emploi des fiches prtiques p Liste des fiches bonnes prtiques p Glossire p Guide des procédures p Rppel sur les instnces consulttives p Procédures devnt les commissions de réforme p. 7 - Procédure côté employeur - Procédure côté secrétrit 2.3. Procédures devnt les comités médicux p Procédure côté employeur - Procédure côté secrétrit 2.4. Procédure reltive u comité médicl supérieur p Bonnes prtiques p Bonnes prtiques secrétrits p Bonnes prtiques services employeurs p. 52 p. 2

3 1) Introduction 1.1. Objet du document Le présent livrble est un guide méthodologique, présenté comme un recueil de bonnes prtiques, à destintion des cteurs des Comités Médicux et Commissions de Réforme. Il été rédigé à prtir des conclusions de l étt des lieux de l ctivité de ces instnces consulttives rélisées en Cet étt des lieux, rélisé sur un échntillon d cteurs représenttifs principlement services employeurs et secrétrits des instnces, notmment permis d identifier de nombreuses bonnes prtiques mises en œuvre loclement pr les secrétrits des instnces et les services employeurs. Ces bonnes prtiques sont présentées dns le présent document destiné ux différents cteurs intervennt dns le cdre de ces instnces Présenttion du document L première prtie du document est un guide des procédures, qui décrit les procédures à suivre en CM et en CR. Il y est fit référence à des bonnes prtiques ux différentes étpes. L deuxième prtie du document est un recueil de fiches de bonnes prtiques. Les bonnes prtiques sont clssées en deux prties : les bonnes prtiques à l dresse des secrétrits d une prt, les bonnes prtiques à l dresse des employeurs d utre prt. Chcune de ces prties est divisée en thèmes. Chque bonne prtique porte un numéro, ce qui permet de retrouver les fiches de bonnes prtiques qui correspondent à chque pstille de couleur des schéms de procédures. Exemple : L étpe nommée «Mldie», extrite d une procédure, fit référence ux bonnes prtiques n 1, 2, et 3 : BP n 1 BP n 2 BP n 3 Mldie Dns le détil de l procédure, ces bonnes prtiques sont identifiées : Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers Dns l deuxième prtie des documents, les bonnes prtiques font chcune l objet d une fiche détillée. Les pstilles de couleur Les pstilles de couleur font référence ux bonnes prtiques secrétrits font référence ux bonnes prtiques employeurs p. 3

4 Guide des bonnes prtiques 1.3. Mode d emploi des fiches prtiques Chcune des fiches correspond à une bonne prtique. Chcune des bonnes prtiques porte un numéro renvoynt u guide des procédures. Chque fiche suit le modèle ci-dessous. L fiche ci-près est un modèle de fiche de bonne prtique qui en explique le contenu : en ROUGE pprit le contenu propre à chque fiche. [Domine de l Bonne prtique] Bonne prtique [Intitulé de l Bonne prtique] Entité [Entité concernée pr l Bonne prtique] N XX Objectif Descriptif (Définition et objectif générl de l Bonne prtique) (Description détillée de l Bonne prtique : premier point) (Description détillée de l Bonne prtique : deuxième point) Mise en œuvre (Détil de l mise en œuvre de l Bonne prtique : première étpe / premier point) (Détil de l mise en œuvre de l Bonne prtique : deuxième étpe / deuxième point) Points d ttention (Point d ttention prticulier concernnt l Bonne prtique) Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre Evlution de l intérêt et de l difficulté de mise en œuvre de l Bonne prtique p. 4

5 1.4. Liste des fiches Bonnes prtiques Domine N Intitulé Entité Modèles de 1 Utilistion d un bordereu de sisie formlisé Secrétrits documents 2 Utilistion d un modèle de demnde d informtion Secrétrits complémentire 3 Utilistion d un modèle de convoction à une Secrétrits expertise médicle 4 Utilistion d un rpport d expertise type Secrétrits 5 Utilistion d un modèle de convoction à une sénce Secrétrits 6 Utilistion d un modèle de lettre d informtion à l gent Secrétrits 7 Utilistion d un modèle de lettre d informtion u Secrétrits médecin de prévention 8 Utilistion d un modèle de lettre d informtion Secrétrits à l employeur 9 Utilistion de PV type Secrétrits Informtion 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs Secrétrits des employeurs 11 Diffusion de clendriers prévisionnels des sénces Secrétrits 12 Diffusion d une brochure méthodologique Secrétrits 13 Orgnistion d une réunion nnuelle d informtion Secrétrits Suivi des 14 Tenue d un chrono informtisé des dossiers Secrétrits dossiers 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Secrétrits 16 Gestion des dossiers prioritires Secrétrits 17 Élbortion d une fiche de synthèse Secrétrits 18 Archivge des dossiers Secrétrits Respect du 19 Prise de rendez-vous pour l expertise médicle Secrétrits secret médicl Informtion 1 Diffusion d une brochure d informtion Employeurs des gents 2 Alerte des gents en mont Employeurs Suivi des dossiers 3 Tenue d un fichier de suivi Employeurs Anlyse de 4 Étude collégile de l imputbilité Employeurs l imputbilité p. 5

6 Guide des bonnes prtiques 1.5. Glossire Terme AS / MP CIG CLD CLM CM CR CMS FPE FPT FPH Définition Accident de Service / Mldie Professionnelle Centre Interdéprtementl de Gestion Congé Longue Durée Congé Longue Mldie Comité Médicl Commission de Réforme Comité Médicl Supérieur Fonction publique de l Ett Fonction publique Territorile Fonction Publique Hospitlière 2) Guide des procédures 2.1. Rppel sur les instnces consulttives Que sont les Comités Médicux et les Commissions de Réforme et que font-ils? Dns le droit de l fonction publique, des grnties procédurles ccompgnent l décision de l dministrtion en mtière de congés pour rison de snté. A ce titre, des instnces consulttives sont menées à donner un vis vnt que l dministrtion ne prenne s décision pour octroyer un congé de mldie. Ces instnces consulttives sont le Comité Médicl, l Commission de Réforme et le Comité Médicl Supérieur. Le Comité Médicl est une instnce consulttive composée de médecins gréés désignés pr l dministrtion, qui donne obligtoirement un vis sur les questions liées à l snté des gents de droit public (octroi et renouvellement des congés de mldie ). Ses vis obligtoires sont consulttifs et ne lient ps l dministrtion (excepté dns trois cs). Il existe des comités médicux ministériels et des comités médicux déprtementux ; L Commission de Réforme est une instnce consulttive médicle et pritire (composée des médecins membres du comité médicl, de représentnts de l dministrtion et de représentnts du personnel). Elle donne obligtoirement un vis sur l imputbilité u service d un ccident ou d une mldie (excepté lorsque l dministrtion reconnît l imputbilité) et sur l étt de snté, les infirmités ou le tux d invlidité qui en découle. L vis de l commission ne lie ps l dministrtion. Il existe des commissions de réforme ministérielles et des commissions de réforme déprtementles ; Le Comité Médicl Supérieur est une instnce consulttive ntionle composée de médecins nommés pr le ministre chrgé de l snté. Il est sisi en ppel des vis émis en première instnce pr les Comités Médicux. p. 6

7 Il convient de noter que ces instnces sont compétentes pour les fonctionnires pprtennt ux trois versnts de l fonction publique. Le CM et le CMS sont églement compétents dns certines procédures concernnt les gents non titulires Procédures devnt les commissions de réforme Prmi les ctégories de dossiers nécessitnt l sisine obligtoire de l Commission de Réforme, existe un cs prticulier : celui des demndes de reconnissnce de l imputbilité u service des ccidents et des mldies, en vue de l obtention d un congé de mldie, de longue mldie ou de longue durée. Dns ce cs, l CR n est sisie que si l employeur ne reconnît ps l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie*. En rison de s spécificité, cette procédure ser l seule à être détillée. *Avnt l réforme doptée en 2008, l CR devit nécessirement exprimer un vis sur l imputbilité u service des ccidents et mldies des gents, ce qui engendrit un grnd nombre de dossiers à triter pour celle-ci. Depuis l réforme de 2008, l imputbilité u service des ccidents et mldies peut être reconnue directement pr l employeur, et l CR n est sisie que si l employeur ne reconnît ps cette imputbilité. Cette réforme insi contribué à l forte diminution du nombre de dossiers trités pr l CR. A) Cs prticulier des demndes de reconnissnce de l imputbilité u service des ccidents et des mldies, en vue de l obtention d un congé de mldie, de longue mldie ou de longue durée Deux scénrios sont lors possibles : Cs où l imputbilité S il y une reltion certine de cuse à effet entre l ccident et le service, est reconnue pr l employeur prend une décision ccordnt un congé de mldie, de longue l employeur mldie ou de longue durée imputble u service (Figure 1) Cs où l imputbilité Æ Si l imputbilité u service pprît contestble, l employeur sisit l CR n est ps reconnue (Figure 1) pr l employeur Æ L seconde phse de l procédure se déroule devnt l CR (Figure 2), à l suite de s sisine (Figure 1) p. 7

8 Guide des bonnes prtiques Procédure côté employeur Étpe 1 Mldie / Accident de l gent Accident/Mldie Informtion de l employeur BP n 12 BP n 1 Étpe 2 Constitution du dossier et expertise médicle Expertise médicle Réception du rpport d expertise et constitution du dossier Demnde d expertise médicle pr l employeur BP n 3 BP n 4 Étpe 3 Exmen de l imputbilité BP n 4 Instruction du dossier Imputbilité reconnue Imputbilité non reconnue Étpe 4 Trnsmission du dossier pr l employeur, le cs échént, à l commission de réforme Décision de reconnissnce de l AS/MP Sisie de l CR : envoi du dossier u secrétrit BP n 13 BP n 1 Figure 1 : Procédure CR Préprtion pr l employeur (cs de l étude de l imputbilité) Étpe 1 : Mldie / Accident de l gent Lorsqu un gent contrcte une mldie ou est victime d un ccident survenu (e) dns l exercice de ses fonctions ou à l occsion de l exercice de ses fonctions et en informe son employeur, ce dernier doit étudier l imputbilité u service de cet ccident ou de cette mldie. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique L gent fit une déclrtion d ccident ou de mldie uprès de son chef de service. Bonne prtique n 1 Diffusion d une brochure d informtion à l gent p. 8

9 Étpe 2 : Constitution du dossier et expertise médicle L employeur constitue un dossier en ynt indiqué prélblement à l gent les pièces à fournir. Il rssemble les pièces complémentires qui lui serviront à décider de l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie, pr exemple le certifict médicl initil étbli soit pr le médecin tritnt de l gent, soit pr un médecin hospitlier. L employeur fit procéder à une enquête dministrtive et, s il y lieu, fit exminer l gent pr un médecin gréé expert, fin de l ssister dns son étude de l imputbilité, en cs de doute. Le cs échént, l employeur prend le rendez-vous uprès du médecin gréé expert et convoque l gent à cette expertise. Bonne prtique n 3 Utilistion d un modèle de convoction à une expertise médicle Le médecin expert envoie les conclusions de l expertise à l employeur, qui correspondent à un vis médicl sur l imputbilité de l ccident ou de l mldie u service. Ces conclusions sont ssorties d un rpport médicl, dressé sous pli fermé et confidentiel, qui ne pourr être consulté pr l employeur, mis que ce dernier devr dresser u secrétrit de l CR, notmment dns le cs où l CR est effectivement sisie. Bonne prtique n 4 Utilistion d un rpport d expertise type Étpe 3 : Instruction du dossier L employeur étudie l imputbilité de l ccident ou de l mldie. Bonne prtique n 4 Etude collégile de l imputbilité Étpe 4 : Trnsmission du dossier pr l employeur, le cs échént, à l commission de réforme Si l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie est reconnue pr l employeur, il peut informer directement l gent de s décision, sns demnder l vis de l CR. Si l imputbilité u service de l ccident ou de l mldie n est ps reconnue, ou si un doute persiste, l employeur sisie l CR : le dossier de l gent est complété (déclrtion d ccident de service, certifict médicl initil, rpport d enquête, procès-verbl de police ) et envoyé u secrétrit de l CR. Bonne prtique n 13 Réunion nnuelle d informtion secrétrits-employeurs Bonne prtique n 1 Utilistion d un bordereu de sisine formlisé p. 9

10 Guide des bonnes prtiques Procédure côté secrétrit Étpe 5 Réception du dossier pr le secrétrit de l CR Réception du dossier Tritement et nlyse du dossier BP n 12 BP n 16 BP n 2 BP n 10 BP n 15 BP n 18 Non Complet BP n 5 Oui Étpe 6 Préprtion de l CR pr le secrétrit Préprtion session BP n 6 BP n 9 BP n 7 BP n 11 BP n 8 BP n 17 Étpe 7 Non Quorum Tenue de l CR Oui Pssge en sénce BP n 9 BP n 17 Étpe 8 Suites de l CR Édition et envoi du PV BP n 18 Réception du PV pr l employeur, prise de décision Figure 3 : Procédure CR Tritement pr le secrétrit Étpe 5 : Mldie / Accident de l gent À l réception du dossier : Le secrétrit vérifie que l sisine est justifiée. Dns le cs de l exmen de l imputbilité, le dossier doit contenir un document précisnt que l imputbilité n ps été reconnue pr l employeur. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique Bonne prtique n 16 Gestion des dossiers prioritires Le secrétrit de l CR vérifie que l gent concerné n ps déjà un dossier (pr exemple dns le cs d une rechute). Le cs échént, l historique est repris du dossier précédent. p. 10 Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers

11 Le secrétrit vérifie que le dossier est bien complet. S il mnque des pièces, le secrétrit contcte l employeur pr téléphone ou emil selon le degré d urgence du dossier. Bonne prtique n 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs Bonne prtique n 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Bonne prtique n 2 Diffusion d un modèle de demnde d informtion complémentire Une fois le dossier complet : Le dossier est mis à l ordre du jour de l prochine session. Étpe 6 : Préprtion de l CR pr le secrétrit Bonne prtique n 11 Diffusion d un clendrier prévisionnel des sénces à tous les membres Convoction des membres de l CR : L convoction est envoyée ux membres de l CR (représentnts de l dministrtion et du personnel et médecins siégent) vec l ordre du jour qui les concerne ccompgné des pièces préprtoires. Bonne prtique n 5 Diffusion d un modèle de convoction à une sénce Informtion de l gent Le secrétrit de l CR informe le fonctionnire de l dte d exmen de son dossier u moins 8 jours vnt cette dte (FPE). Pour l FPT et l FPH, le secrétrit de l commission convoque l gent concerné u moins 15 jours vnt l réunion. Bonne prtique n 6 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l gent Informtion des utres cteurs Le secrétrit informe le médecin de prévention et l employeur du pssge du dossier à l prochine sénce. Bonne prtique n 7 Diffusion d un modèle de lettre u médecin de prévention Bonne prtique n 8 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l employeur Préprtion des dossiers : Le secrétrit réunit les informtions qui seront étudiées en cours de sénce. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le PV est pré-renseigné à prtir des principles informtions se rpportnt à l gent. Bonne prtique n 9 Utilistion de PV type p. 11

12 Guide des bonnes prtiques Étpe 7 : Tenue de l CR Le secrétrit veille u respect de l ordre du jour et remplit u fur et à mesure l fiche de synthèse du dossier. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le secrétrit remplit informtiquement les PV qui sont signés en fin de sénce pr les médecins et les représentnts présents. Bonne prtique n 9 Utilistion de PV type Étpe 8 : Suites de l CR Les PV remplis en sénce sont envoyés ux employeurs dès que possible. A minim, une copie du PV et une fiche récpitultive du dossier sont conservés pr le secrétrit de l CR. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers A réception du PV, l employeur prend une décision sur le cs de l gent. B) Autres cs (demnde d lloction temporire d ctivité, mise en disponibilité d office, demnde d lloction d invlidité temporire, mise à l retrite pour invlidité) L procédure s effectue en deux grndes phses successives, identiques à celles décrites supr dns le A) : Une première phse concerne l préprtion du dossier pr l employeur en vue de l sisine de l CR. Elle reste subordonnée à une demnde de l gent (ATI, AIT) ou peut être diligentée d office pr l employeur (mise en disponibilité d office, mise à l retrite pour invlidité) L seconde phse de l procédure se déroule devnt l CR, à l suite de s sisine (voir procédure décrite supr dns le A) et résumée à l figure 2) p. 12

13 2.3. Procédure devnt les comités médicux L procédure s effectue églement en deux grndes phses successives Une première phse concerne l préprtion de l sisie du CM (Figure 3). Elle ne fit intervenir que l gent, son employeur et, le cs échént, un médecin gréé expert désigné pr l dministrtion. L seconde phse de l procédure correspond u tritement du dossier pr les secrétrits des CM (Figure 4). Procédure côté employeur Accident/Mldie BP n 1 BP n 2 BP n 3 Étpe 1 Mldie de l gent Consulttion du médecin tritnt Demnde de congé ssortie d un certifict médicl dressé à l employeur Congé mldie de plus de 6 mois, CLM, CLD Étpe 2 Constitution et trnsmission du dossier pr l employeur Oui Constitution du dossier pr l employeur BP n 12 Sisine du CM : envoi du dossier u secrétrit BP n 13 BP n 1 Figure 3 : Procédure CM Préprtion pr l employeur Étpe 1 : Mldie de l gent L gent déjà bénéficié de six mois de congé de mldie «ordinire» et envoie une demnde de prolongtion ssortie d un certifict médicl de son médecin tritnt à son supérieur hiérrchique. L gent est tteint d une mldie qui présente un crctère invlidnt et de grvité confirmée ou est tteint d une ffection relevnt de l un des cinq groupes de mldies (tuberculose, mldie mentle, ffection cncéreuse, poliomyélite, ou SIDA) et demnde un congé de longue mldie ou de longue durée en trnsmettnt à son supérieur hiérrchique un certifict médicl de son médecin tritnt, spécifint qu il est susceptible de bénéficier d un CLM ou d un CLD. Bonne prtique n 1 Diffusion d une brochure d informtion ux gents p. 13

14 Guide des bonnes prtiques Bonne prtique n 2 Alerter les gents en mont Bonne prtique n 3 Tenir un fichier de suivi Étpe 2 : Constitution et trnsmission du dossier pr l employeur L employeur constitue un dossier vec l gent, regroupnt les documents demndés pr le CM. Bonne prtique n 12 Diffusion d une brochure méthodologique L employeur envoie le dossier complété u secrétrit du CM. Bonne prtique n 1 Utilistion d un bordereu de sisine formlisé Bonne prtique n 13 Réunion nnuelle d informtion p. 14

15 Procédure côté secrétrit Réception du dossier BP n 16 BP n 18 Tritement et nlyse du dossier BP n 2 BP n 10 BP n 15 Étpe 3 Réception du dossier pr le secrétrit de l CM Non Complet Oui Demnde d expertise BP n 3 BP n 19 Expertise et rpport d expertise BP n 4 Étpe 4 Préprtion de l CM pr le secrétrit Préprtion session BP n 5 BP n 6 BP n 7 Non Présence des membres BP n 8 BP n 10 BP n 11 BP n 17 Étpe 5 Oui Tenue de l CM Pssge en sénce BP n 9 BP n 17 Émission d un vis BP n 18 Étpe 6 Suites de l CM Envoi du PV pour décision de l employeur Figure 4 : Procédure CM Tritement pr le secrétrit Étpe 3 : Réception du dossier pr le secrétrit du CM Réception du dossier : Le secrétrit du CM vérifie si l gent concerné n ps déjà un dossier. Le cs échént, l historique est repris à prtir du dossier précédent. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers Bonne prtique n 16 Gestion des dossiers prioritires p. 15

16 Guide des bonnes prtiques Le secrétrit vérifie que le dossier est bien complet. S il mnque des pièces, le secrétrit contcte l employeur pr téléphone ou emil selon le degré d urgence du dossier. Bonne prtique n 15 Gestion efficce des dossiers incomplets Bonne prtique n 2 Diffusion d un modèle de demnde d informtion complémentire Bonne prtique n 10 Tenue d un nnuire des contcts employeurs L expertise médicle : Si l gent doit subir une expertise médicle, le secrétrit du CM choisit le médecin expert (en fonction du dossier, notmment du certifict fourni pr le médecin tritnt), prend le rendez-vous pour l gent et envoie une convoction à l gent. Exception : Lorsque l gent ne peut ps se déplcer cr il est hospitlisé, le CM peut s ppuyer sur les comptes-rendus des médecins hospitliers à titre d expertises. Bonne prtique n 3 Diffusion d un modèle de convoction à une expertise médicle Bonne prtique n 19 Prise de rendez-vous pour l expertise médicle Le rpport d expertise est envoyé u secrétrit pr le médecin expert. Bonne prtique n 4 Utilistion d un rpport d expertise type Une fois le dossier complet : Le dossier est mis à l ordre du jour de l prochine session pr le secrétrit du CM. Étpe 4 : Préprtion du CM pr le secrétrit Bonne prtique n 11 Diffusion du clendrier prévisionnel des sénces Préprtion des dossiers : Le secrétrit réunit les informtions qui seront étudiées en cours de sénce. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le PV est pré-renseigné vec les informtions reltives à l gent. Convoction des membres du CM : L convoction est envoyée ux membres du CM et ux médecins de prévention vec l ordre du jour qui les concerne. Bonne prtique n 5 Diffusion d un modèle de convoction à une sénce p. 16

17 Informtion de l gent : Le secrétrit informe pr courrier l gent du pssge en sénce de son dossier. Bonne prtique n 6 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l gent Informtions des utres cteurs Le secrétrit informe le médecin de prévention et l employeur du pssge du dossier à l prochine sénce. Bonne prtique n 7 Diffusion d un modèle de lettre d informtion u médecin de prévention Bonne prtique n 8 Diffusion d un modèle de lettre d informtion à l employeur Bonne prtique n 10 Tenu d un nnuire des contcts employeurs Étpe 5 : Préprtion du CM pr le secrétrit Le secrétrit du CM veille u respect de l ordre du jour et remplit u fur et à mesure une feuille de synthèse du dossier / une feuille de route. Bonne prtique n 17 Elbortion d une fiche de synthèse Le secrétrit remplit informtiquement les PV qui sont signés en fin de sénce pr les médecins siégent. Bonne prtique n 9 Utilistion d un PV type Étpe 6 : Suites du CM Les PV remplis en sénce sont envoyés ux employeurs dès que possible. A minim, une copie du PV et une fiche récpitultive du dossier sont conservés pr le secrétrit du CM. Bonne prtique n 18 Archivge des dossiers A réception du PV, l employeur prend une décision sur le cs de l gent et en notifie l gent. Le Comité Médicl Supérieur peut être sisi en ppel pr l utorité dministrtive, soit de s propre inititive, soit à l demnde de l gent, de l vis émis pr le comité médicl. p. 17

18 Guide des bonnes prtiques 2.4. Procédure reltive u comité médicl supérieur L sisie du Comité médicl supérieur donne lieu à l procédure suivnte (Figure 5) : Étpe 1 Trnsmission du dossier u CMS Réception du dossier pr le CMS Étpe 2 Rédction et envoi d une synthèse médico-dministrtive Rédction d une synthèse médico-dministrtive Envoi de l synthèse à un médecin spéciliste expert Étpe 3 Tenue du CMS et envoi de l vis à l employeur Tenue du CMS en présence de l expert : Anlyse du dossier Avis Émission de l vis Envoi de l vis à l employeur Étpe 4 Rédction de l vis et décision de l employeur Réception de l vis et décision de l employeur Figure 6 : Procédure CMS Étpe 1 : Trnsmission du dossier u CMS L dministrtion informe de l ppel le CM qui trnsmet ussitôt le dossier médicl du fonctionnire. Étpe 2 : Rédction et envoi d une synthèse médico-dministrtive L équipe du CMS rédige une synthèse médico-dministrtive. Cette synthèse est envoyée ux médecins experts spécilistes du CMS (selon l pthologie de l gent). Le médecin envoie son expertise médicle. Étpe 3 : Tenue du CMS et envoi de l vis à l employeur Le dossier psse en sénce en présence du ou des médecins spécilistes (discussion, vis pris collégilement) ; un vis sur le dossier est émis et rédigé sous forme de PV. Étpe 4 : Réception de l vis et décision de l employeur L employeur reçoit l vis du CMS et prend une décision concernnt son gent. Si, à l suite de l vis du CMS, l décision de l employeur est contestée pr l gent, ce dernier pourr sisir le tribunl dministrtif compétent. p. 18

19 3) Bonnes prtiques Les fiches ci-dessous décrivent les bonnes prtiques pouvnt être mises en plce pr les secrétrits d une prt et les employeurs d utre prt. Afin de les ssister dns cette tâche, une description est fournie insi que des exemples de mise en œuvre, notmment élborés pr les secrétrits des déprtements rencontrés. Les exemples fournis ne sont ps des modèles mis des sources d inspirtion que chque secrétrit devr dpter à son déprtement, dns le respect de l réglementtion Bonnes prtiques secrétrits Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un bordereu Entité Secrétrits CM-CR N 1 de sisine formlisé Objectif Pour clrifier l sisine et donc fciliter l prise en chrge des dossiers et l pertinence des vis, un bordereu de sisine devrit être créé pr les secrétrits fin d être utilisé pr les employeurs u moment de l envoi du dossier. Descriptif Le bordereu de sisine est joint u dossier envoyé pr l employeur u moment de l sisine du CM ou de l CR. Un bordereu type pr instnce doit être diffusé. Le bordereu indique : Les principles informtions se rpportnt à l gent (nom, poste, grde ) L cuse de l sisine (liste prédéfinie des cs de sisine) Le crctère urgent le cs échént (et s justifiction en quelques lignes) L liste des pièces contenues dns le dossier Le bordereu liste les cuses de sisine possible vec l question posée ssociée de mnière stndrdisée : l employeur coche l question du cs précis. L liste des pièces est dressée : elle comprend l liste des pièces communes et l liste des pièces spécifiques u type de sisine choisie. L employeur coche les pièces qu il jointes : cel constitue une check-list. Mise en œuvre Étpe 1 : Production du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Diffusion ux employeurs pr le secrétrit Points d ttention Les cs de sisine doivent être rédigés vec ttention pour être exhustifs et clirs. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 19

20 p. 20 Guide des bonnes prtiques

21 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de demnde Entité Secrétrits CM-CR N 2 d informtion complémentire Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de lettre / mil de demnde d informtion complémentire permettr de simplifier le trvil d instruction des dossiers des secrétrits et des employeurs en utomtisnt et en stndrdisnt les procédures. Descriptif Le modèle de lettre / mil de demnde d informtion complémentire est utilisé pr les secrétrits et concerne des demndes d informtion ux employeurs sur les dossiers des gents. Ce modèle mis à disposition inclut : Des listes de pièces pour cocher l pièce mnqunte Des espces pour jouter des pièces spécifiques à un dossier et non prévues Des espces de rédction libre pour expliquer le cs échént en quoi l pièce est nécessire Mise en œuvre Étpe 1 : Crétion du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle Points d ttention Ce modèle de document doit être en cohérence vec le bordereu de sisine (Bonne Prtique n 1) fin que les listes de pièces soient les mêmes et soient mises à jour en prllèle. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 21

22 Guide des bonnes prtiques Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un modèle de convoction Entité Secrétrits CM-CR N 3 à une expertise médicle Objectif L crétion et l utilistion d un modèle de convoction à une expertise médicle permettr de simplifier le trvil des employeurs et des secrétrits. De plus, des documents clirs fciliteront l compréhension de l gent qui reçoit l convoction et qui doit se rendre u rendez-vous. Descriptif Le modèle de convoction ser utilisé pr les secrétrits lorsqu ils prendront les rendez-vous d expertise pour les gents. Cette convoction prend l forme d une lettre qui est envoyée à l gent concerné lorsque le rendez-vous pour l expertise médicle été pris, pr le secrétrit. Le modèle inclut : Des informtions précises sur le rendez-vous (nom du médecin, dresse, dte et heure du rendez-vous) Un rppel sur les droits et les obligtions de l gent vis-à-vis de ce rendez-vous Le contct de l personne à prévenir en cs d impossibilité de se rendre u rendez-vous Mise en œuvre Étpe 1 : Crétion du modèle pr le secrétrit Étpe 2 : Utilistion utomtique du modèle pr le secrétrit Points d ttention Afin de fciliter le trvil des secrétrits, cette lettre d informtion devr pouvoir être éditée utomtiquement ou pr publipostge depuis leur outil informtique. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 22

23 Modèles de documents Bonne prtique Utilistion d un rpport Entité Secrétrits CM-CR N 4 d expertise type Objectif Un rpport d expertise médico-dministrtive type doit permettre d méliorer l qulité des expertises, lesquelles doivent permettre à l dministrtion d pprécier les droits de l gent u regrd de son régime de protection socile, tout en fcilitnt l mission des médecins gréés. Descriptif Les rpports d expertise sont dptés ux différents cs de sisine. Ils sont composés de huit éléments : Une introduction Un rppel des fits et historique Les pièces figurnt u dossier L expression du fonctionnire (déclrtions lors de l expertise ) L exmen clinique L discussion (les termes du débt) Les conclusions (répondre clirement à toutes les questions) et formuler un résultt : oui/ non / Autre Dte et signture Mise en œuvre Étpe 1 : Rédction conjointe du rpport d expertise type pr le secrétrit et des médecins. Afin de fciliter l mission des médecins, l dministrtion pourr étblir un questionnire type fin de préciser les questions technique uxquelles il doit être répondu dns le rpport d expertise. Étpe 2 : Diffusion ux médecins Le rpport d expertise type pourr être envoyé pr le secrétrit u médecin choisi pour l expertise en même temps que les pièces du dossier, de préférence sous formt électronique. Points d ttention Certins médecins bien équipés pourrient préférer rédiger leurs expertises dns un formt proposés pr leurs outils. Si ce formt répond u besoin, l doption du rpport-type ne doit ps être rendu obligtoire. Intérêt Très fort Fort Moyen Fible Difficulté reltive Fible Moyenne Forte Très forte de mise en œuvre p. 23

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