Progiciel de gestion de la restauration collective du centre de recherche INRA Poitou-Charentes

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1 INSTITUT NATIONAL DE LA RECHERCHE AGRONOMIQUE Centre de Recherche de Poitou-Charentes Le Chêne- RD150 CS Lusignan Progiciel de gestion de la restauration collective du centre de recherche INRA Poitou-Charentes CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES C. C. P. C.C.P. Août 2015

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE 3 ARTICLE 2 LOCALISATION DES PRESTATIONS 3 ARTICLE 3 - DOCUMENTS CONTRACTUELS 3 ARTICLE 4 - DECOMPOSITION EN TRANCHE ET LOTS 3 ARTICLE 5 - MAITRISE D OEUVRE 3 ARTICLE 6 - DELAI D EXECUTION ET PENALITES : Délais d'exécution des prestations : Pénalités pour retard - Primes d'avance 3 ARTICLE 7 MODALITES DE REGLEMENT : Factures : Paiement 4 ARTICLE 8 CONTROLES ET RECEPTION : Réception : Documents fournis après exécution 5 ARTICLE 9 - SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES DU MARCHÉ : Objet de la prestation : Contexte informatique : Formation du personnel : Maintenance et assistance 7 ARTICLE 10 - NATURE DE LA GARANTIE 7 Page 2

3 Article 1 OBJET DU MARCHE Le présent document a pour but de définir les fournitures et prestations nécessaires à la mise en place d un progiciel de gestion pour la restauration collective du Centre INRA Poitou-Charentes. Article 2 LOCALISATION DES PRESTATIONS L ensemble de la prestation sera mise en œuvre conjointement sur le site du Chêne à Lusignan (86600) et le site du Magneraud à St Pierre d Amilly (17700) où se trouvent les services de restauration collective. Article 3 - DOCUMENTS CONTRACTUELS Le Marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : - l acte d engagement, - le présent Cahier des Clauses Particulières dont l exemplaire daté et signé par le candidat est conservé dans les archives de l Administration et fait seul foi, - le Cahier des Clauses Administratives Générales (C.C.A.G) applicables aux marchés publics de fournitures courantes et services approuvé par arrêté du 19 janvier 2009 publié au JORF du 19 mars Article 4 - DECOMPOSITION EN TRANCHE ET LOTS Les prestations ne comportent qu une seule tranche et qu un seul lot avec options. Article 5 - MAITRISE D OEUVRE La maîtrise d œuvre est assurée par l INRA Centre de Poitou-Charentes. Article 6 - DELAI D EXECUTION ET PENALITES Délai d'exécution des prestations Le prestataire retenu devra mettre en place une solution qui sera opérationnelle au 1 er janvier de l année Elle sera installée préalablement pour reprise des données, formation et tests (en novembre ou décembre 2015) Pénalités pour retard - Primes d'avance Par dérogation à l'article 14 du C.C.A.G., le régime des pénalités applicables est le suivant : il sera appliqué une pénalité d'un montant forfaitaire égal à 1/500ème du montant HT du marché considéré, selon la formule suivante : P= V (Valeur du marché) x R (nombre de jours de retard) 500 Article 7 MODALITES DE REGLEMENT 7.1: Factures Les factures afférentes aux paiements seront envoyées à : INRA Centre de Poitou-Charentes Service Financier et Comptable Le Chêne RD 150 CS LUSIGNAN Page 3

4 Elles seront établies en un original et trois (3) copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : les nom et adresse du Titulaire, le n de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement, le n et la date du marché, la liste des matériels et le prix unitaire forfaitaire de chacun d entre eux, le montant hors taxe, le taux et le montant de la remise le cas échéant, le taux et le montant de la T. V. A., le montant T. T. C., la date Paiement Par application de l article 98-1 du Code des Marchés Publics modifié, le délai global de paiement est de 30 jours maximum à compter de la réception de la facture dans les formes prescrites. Il se fait par virement administratif au compte du Titulaire précisé à l Acte d Engagement. Le défaut de paiement dans le délai fixé fait courir de plein droit et sans autres formalités des intérêts moratoires calculés depuis l expiration dudit délai, jusqu au jour de paiement. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points. L Ordonnateur chargé d émettre le titre de paiement est le Président du Centre de Recherches de POITOU- CHARENTES, Le Chêne, RD 150, CS 80006, LUSIGNAN. Le comptable assignataire de la dépense est l Agent Comptable Secondaire de l INRA-Nantes Rue de la Géraudière CS NANTES CEDEX 03. Article 8 CONTROLES ET RECEPTION Réception L installation devra être en parfait ordre de marche et répondre aux objectifs définis. Un procès verbal d admission et de réception sera établi par l INRA. La réception interviendra une fois l ensemble des équipements mis en service et testé, ainsi que la formation des personnes utilisatrices effectuée. Les tests lors de la réception porteront sur les points suivants : - test du matériel sur le réseau INRA, - test sur la base de données et les logiciels d exploitation. La formation des personnes utilisatrices du système s effectuera après la tenue des essais sur le matériel connecté au réseau INRA. La date de cette formation sera programmée d un commun accord avec les différents interlocuteurs. Le règlement du solde du marché ne pourra intervenir qu après le déroulement de la formation et la réception de la prestation Documents fournis après exécution Les modalités de présentation des documents à fournir après exécution ne font l'objet d'aucune stipulation particulière et seront conformes aux stipulations du C.C.A.G. Article 9- SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES DU MARCHÉ Page 4

5 9.1- Objet de la prestation La solution proposera les fonctionnalités habituelles de ce type de progiciel : Identification des convives ; Gestion des comptes ; Gestion financière ; Sorties périodiques ; Intégration des périphériques : imprimante, terminal de caisse, lecteur de badge RFID. En dehors de ces fonctionnalités, la solution proposée devra : Etre commune aux deux restaurants INRA sur les sites de Lusignan et du Magneraud. Permettre une utilisation du compte de l usager dans l un ou l autre des restaurants, quel que soit le compte de rattachement (par exemple : un agent ayant son compte à Lusignan pourra déjeuner au Magneraud et payer grâce à son compte de Lusignan). Prendre en compte la possibilité d avoir des prestataires de restauration différents sur les deux sites. Intégrer les règles contractuelles des marchés de restauration soit la gestion de tarifs différenciés (cotisation annuelle, admission, subvention, forfait ) et être évolutive en fonction des modifications contractuelles. Etre adaptée pour un nombre d usagers de 300/400 personnes environ, gérer une vingtaine de sous comptes de facturation, autoriser le paiement par plateau avec une évolution possible vers un paiement au plat, autoriser l introduction de nouvelle ligne de facturation (exemple : boisson) Permettre des sorties périodiques sur caisse, avec des éléments obligatoires comme : o Un récapitulatif des passages par mois global ; o Un récapitulatif par entité et par droit forfaitaire (agents subventionnés ou non). Comprendre un système de réservation des repas en ligne, par les usagers, de n importe quel poste de travail (Intranet ou Extranet) en utilisant les navigateurs les plus courants compatibles avec les systèmes d exploitation Windows, Linux et Mac. Ce système doit pouvoir se connecter au référentiel propre de l INRA (système d authentification s appuyant sur un annuaire, LDAP ou AD). Il doit être simple et convivial, utilisable par l ensemble des usagers. Permettre au prestataire de restauration de connaitre le nombre de repas journaliers à servir par site. Deux solutions sont envisageables : o Tous les usagers sont inscrits d office tous les jours et une interface web permet à chacun de se désinscrire lorsqu il ne déjeune pas. o Chaque usager doit s inscrire en ligne pour réserver ses repas. Les usagers pourront se désinscrire ou réserver leur repas jusque la veille du repas. Le système sera bloqué le jour même. Une option permettra de bloquer les désinscriptions ou réservations avant cette période si besoin. La désinscription ou la réservation pourra se faire au jour le jour ou par période entière. Le rechargement des comptes se fera par le prestataire de restauration (paiement par chèque ou espèce). En option, il sera chiffré la possibilité de procéder au rechargement par carte bleue : 1 / sur terminal accessible dans les restaurants, 2 / en ligne via internet ou extranet Contexte informatique Dans le cas d une solution client serveur, le serveur sera hébergé par les services informatiques de l INRA. Une machine virtuelle (pré-installée avec le système d exploitation opérationnel) sera mise à disposition du prestataire. Dans la mesure du possible, le matériel existant devra être intégré à la solution : Lusignan : Terminal (PC sous XP) + Lecteur de proximité HID (datant de 2008) Magneraud : Lecteur de proximité HID (datant de 2008) Page 5

6 La solution doit permettre l interrogation de l application depuis n importe quel poste de travail (une dizaine de connexions simultanées a minima). Elle devra être évolutive. La solution sera pourvue d un système automatique de sauvegarde ou d export des données vers un serveur de stockage INRA. A la fin des sauvegardes la création et l envoi d un rapport sur le déroulement des opérations (pour vérification) est attendu. Le logiciel pourra facilement être mis à jour (ex : changement des taux de TVA). Les fichiers de sortie (éditions) devront être exploitables dans un tableur (format CSV, XLS ) et exportables en format PDF. Le prestataire assurera la récupération des données sur les solutions actuelles (MoneyWin 2007 et Pas sage collectivité 2008) et procédera à la saisie et aux paramétrages sur sa solution. Il devra prendre en charge/supporter les éventuelles contraintes de portabilités (erreur de diagnostic, oublis, sous-estimation diverses ) sans surcoût pour l Inra. Un document technique validé au préalable par le prestataire et l INRA et détaillant l architecture et les caractéristiques nécessaires au bon fonctionnement de la solution, sera fourni et consigné. 9.3 Formation du personnel Les utilisateurs devront être formés à la solution avant déploiement de celle-ci. Des sessions de formations seront programmées sur les deux sites (Lusignan et Magneraud). Des formations distinctes seront organisées en fonction des activités (gestion financière, gestion des comptes, éditions ). Pour les deux sites, les formations concerneront : Le personnel de restauration : 4 à 6 personnes. Les membres des associations des usagers des restaurants (AUR) : 10 personnes. Les membres de l administration INRA : 1 à 2 personnes. Un accompagnement lors de la mise en service de la solution et dans la période qui suivra est également demandé Maintenance et assistance Le prestataire détaillera les conditions d assistance et de maintenance qu il est en mesure de proposer : dans le cadre de la garantie, dans le cadre d un contrat de maintenance d une durée de trois ans. Article 10 - NATURE DE LA GARANTIE La garantie sera au minimum de 1 an pièces, main d œuvre et déplacement. Le délai de garantie court à compter de la date d admission/réception de la solution. Le 28 août 2015 Lilian GIRY Directeur des Services d Appui Page 6